Para obtener un total compromiso de la organización es indispensable que los líderes de los procesos intervengan continuamente en ellos conociéndolos y entendiéndolos ya que son ellos los guías a lo largo del proceso, y son quienes le harán entender a sus colaboradores el rumbo de la organización y de qué forma van a obtener el objetivo trazado. Para afrontar la oportunidad de mejora, que los líderes del proceso deben controlar más de cerca cada actividad se propone:
Propuesta de implementar la herramienta BPMS
Ilustración # 11 Pasos del Business Process Management System
Como se pude observar en la ilustración #9 el primer paso es definir los procesos, luego se modelan, se implementa la herramienta para obtener el mejoramiento continuo de los procesos. El Bussines Process Management es una herramienta que permite el tipo de administración enfocada en la gestión de procesos de negocio, ya que permite explorar nuevas formas de administrar procesos y de aplicar en ellos propuestas de mejoramiento. De esta manera permite integrar la propuesta de mejoramiento en el numeral 8.1 al proceso y así obtener una propuesta de mejoramiento integrada que me impacta las dos principales oportunidades de mejora identificadas.
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Actualmente en la Dirección Nacional de Crédito Constructor no tiene un control claro sobre su proceso, presenta reprocesos, sobre carga laboral, los líderes del proceso intervienen en el en ciertas actividades hasta el final del proceso y desconocen que sucede durante la ejecución de las actividades, la implementación del Business Process Managment permite a la cabeza del proceso tener un control y seguir paso a paso el proceso para tener un BPMS ideal se debe tener.
Modelamiento de procesos de negocio
Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio
Generación actualización y publicación de documentación de procesos
Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso
Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio
Automatización de Procesos
Colaboración entre las integrantes que participan en la cadena productiva de la organización
Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final
Análisis de procesos y comportamiento de la operación
Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento generado en la operación del proceso57
Adicionalmente el BPMS integra los procesos de la organización con los del constructor permitiendo alcanzar un dominio en los procesos de terceros,
La gestión documental como se ha evidenciado a lo largo del trabajo es sumamente importante para la organización y esta es fundamental en el desarrollo de la implementación del BPMS ya que proporciona información vital para los sistemas de información y para los procesos de negocio, siendo un factor esencial para que los procesos respondan en cualquier momento.
Es importante que los líderes de los procesos y los colaboradores se sientan comprometidos con la implementación del BPMS y reconozcan sus bondades y beneficios de esta manera lograr que se involucren activamente en la propuesta, del tal manera obtener los mejores beneficios.
Dentro de la propuesta es importante resaltar que se van a digitalizar formatos y se van a plantear medios para el envío y recepción de la información entre el constructor y Davivienda. En la misma medida se va a permitir que el constructor esté más cerca del proceso y conozca el estado de su solitud, generando un ambiente más confortable, brindándole al constructor claridad en la prestación del servicio de tal manera generar compromiso del constructor con la organización.
57 Proyectogrado2010.googlecode.com
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Ilustración #12 Implementación del Business Process Management System
En las organizaciones cuando se propone la implementación de un sistema de información surgen, barreras de los usuarios, en cuanto a conocimiento de la herramienta, adaptabilidad a las necesidades, “en la mayoría de casos son los usuarios quienes deben adaptarse a la forma de trabajar del sistema, en lugar de que el sistema se adapte a las necesidades específicas del usurario.”58
Por este motivo el BPMS plantea una seria de siete pasos como se puede observar en la ilustración #10 donde inicialmente se realiza la modelación de los procesos. Se modelan los datos de la organización. Se definen las formas, esto tiene relación con formatos, tablas, que permitan una interactividad más sencilla entre el usuario y el sistema. Se establecen las reglas del negocio esto tiene que ver con políticas de la organización, controles específicos que se deben cumplir en el proceso para cumplir con la normatividad exigida por los entes de control en este caso la Superintendencia financiera de Colombia. Posteriormente se definen los participantes, los cuales son los colaboradores que intervienen en el proceso con el fin de asignar responsables a cada tarea. Luego se integran los 5 pasos con los sistemas de información de la organización y finalmente se ejecuta el proceso, permitiendo a los líderes de este, un panorama más claro de los procesos mejorando la planificación y la toma de decisiones de esta manera gestionar y mejorar los procesos de la organización.
58 FERNANDEZ, Vicenç. Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada en el modelado. Barcelona: Ediciones UPC , 2006.p. 38
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Propuesta definición de formas en el proceso de crédito constructor.
El BPMS permite realizar y controlar formas y formatos en uno de los pasos de la propuesta de implementación y en la Dirección Nacional de Crédito Constructor se identificaron dos formatos que actualmente son manuales y son los que tienen más uso en la organización estos son:
Lista de chequeo información financiero Lista de chequeo información técnica
Lo que se busca es digitalizar estas dos listas de chequeo y que el ejecutivo constructor, como el constructor puedan acceder a ellas de tal forma que evidencien la información faltante.
Para ello esta propuesta busca definir un portal constructor y la digitalización de estos dos formatos que son soportados con el BPMS.
La propuesta del portal constructor consiste en explicar el funcionamiento del portal el cual se ejecutaría sobre la plataforma que tiene Davivienda en internet, la cual les permitirá al constructor, ejecutivo y líderes del proceso, consultar el estado de la solicitud del crédito hasta su aprobación.
Adicionalmente se podrá realizar una gestión logística sobre los documentos del proceso, ya que serviría como medio de recepción y despacho de documentos, así se lograría tener un medio ágil y seguro para el transporte de los documentos del proceso.
El constructor y ejecutivo constructor recibirían un usuario y contraseña el portal permitiría agilizar él envió y recepción de documentos, ya que el ejecutivo constructor, y la sociedad constructora podrían subir los archivos por este medio para que el área de gestión documental encargada de toda la logística documental del proceso, reciba la documentación de una forma rápida y sencilla.
A continuación se muestra como sería el ingreso al portal por parte del ejecutivo y del constructor.
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Ilustración #14 Propuesta ingreso al portal constructor
El perfil puede ser constructor o ejecutivo constructor. El área de gestión documental, serán los administradores de la logística documental e ingresaran directamente desde el BPMS que estará integrado con este portal constructor.
89 DOCUMENTOS FINANCIEROS
CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO SOCIEDAD Y SOCIOS COMPOSICIÓN ACCIONARIA SOCIEDAD Y SOCIOS
ESTADOS FINANCIEROS SOCIEDAD Y SOCIOS CON CORTE ULTIMO AÑO Y ACTUALIZADOS A LA FECHA
DECLARACIÓN DE RENTA DEL ULTIMO AÑO SOCIEDAD Y SOCIOS DECLARACIÓN DE RENTA SOCIOS ULTIMO AÑO
FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO CERTIFICACIÓN DE PREVENTAS CUADRO DE PROYECTOS
CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL LOTE