Como podemos apreciar en el gráfico a continuación, tras el proceso de “Contacto con el cliente” sigue el proceso de “Elaboración de propuesta”, como se puede apreciar en el siguiente gráfico:
Figura 27 Procesos operativos de ERM, ubicación del proceso piloto Fuente: Elaboración propia
Como se mencionó líneas arriba, toda propuesta incluye dos aspectos: a) La propuesta técnica que comprende la definición del alcance del proyecto
en función de las actividades y entregables especificando la metodología a emplearse y la rigurosidad de la misma; ya sea se trate de Estudio de Impacto Ambiental (EIA) o una Auditoría Ambiental, Monitoreo Ambiental, etc. La propuesta técnica le permite a ERM demostrar el expertise de sus consultores. Es parte importante del posicionamiento de la marca de ERM. Normalmente
9 Según L. Agudelo (2012) este diagrama representa la mejor forma de diagramar un proceso porque
además del flujo del proceso permite identificar a los responsables funcionales o las áreas responsables de cada actividad.
en las licitaciones, las propuestas de ERM obtienen el puntaje más alto por la profundidad del detalle de la propuesta y la maestría en la redacción de los informes.
b) La propuesta económica es la fijación del precio cobrable al cliente en función de la cantidad de horas que se requerirán de cada especialista multiplicándose por la cantidad de horas por el rate o tarifa por hora de cada consultor según su nivel (junior, medior, senior, director, socio). Asimismo, los honorarios de todos los subcontratistas que se requerirán para la implementación del proyecto son cobrados al cliente siendo afectado por un multiplicador llamado mark up (comisión por subcontratistas y gastos) que se fija entre un 5% a 15% adicional por los esfuerzos administrativos. De igual forma, los gastos de cualquier índole relacionados con la implementación del proyecto son cobrados al cliente siendo afectados por el mencionado mark up. En resumen, ERM fija el precio del servicio como se ilustra en el siguiente caso: Para fines didácticos, imaginemos que ERM está trabajando en un Monitoreo Ambiental cuyo alcance ha sido definido tal como exige la autoridad gubernamental en materia de Medio Ambiente del Estado: SENACE. Para cumplir con el alcance de este monitoreo ERM requerirá 40 horas de trabajo de campo de un consultor nivel 1 (CL1), 20 horas de trabajo de gabinete de un CL2, 5 horas de revisión del Gerente de Proyecto (CL3) y 2 horas de revisión del Socio a Cargo (CL5). Asimismo, se requerirán los servicios de un experto en Arqueología para redactar el expediente de petición del CIRA (Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos) y los servicios de un logístico para
el apoyo en la salida a campo. Por último, se requerirá el alquiler de una camioneta para acceder al predio del monitoreo, tickets aéreos de ida y vuelta para el consultor CL1, el arqueólogo y el logístico y gastos de alimentación, traslado local y alojamiento de los tres.
La propuesta económica de este caso se vería así:
Figura 28 Simulación de costeo de proyecto con datos referenciales Fuente: Elaboración propia
Por tanto, el precio final cobrable al cliente sería de S/. 25,980.00 para este pequeño monitoreo arqueológico. De concretarse la venta, el Revenue sería:
(1) Labor
Nivel Horas Rate Subtotal
CL1 40 120 4800 CL2 20 180 3600 CL3 5 350 1750 CL5 2 600 1200 11350 (2) Subcontractor
Especialidad Costo Mark Up Subtotal Arqueólogo 3500 0.1 3850 Soporte logístico 2200 0.1 2420 6270 (3) Expenses
Concepto Costo Mark Up Subtotal Alquiler de camioneta 2500 0.1 2750 Vuelos 1950 0.1 2145 Alimentación 600 0.1 660 Movilidad local 150 0.1 165 Alojamiento 2400 0.1 2640 8360 Valor de la propuesta económica 25980
Labor + Subcontractor + Expenses = S/. 25,980.00 y el Net Revenue sería: Labor + Subcontractor Mark Up + Expenses Mark Up = 11,350 + 570 + 760 = S/. 12,680.00
Como se mencionó en la introducción de este objetivo específico, la caracterización se llevó a cabo mediante el Diagrama Funcional, el cual nos permitió identificar el alcance del proceso (inicio y fin), los responsables del proceso, la secuencia de actividades, las decisiones que deben tomarse en el desarrollo del proceso y nos brinda la idea de cliente-proveedor interno. Tras la descripción narrada de los Gerentes de Proyecto y los Directores, se elaboró el Diagrama Funcional del Proceso de Elaboración de Propuesta, como sigue:
Figura 29 Diagrama Funcional Inicial del Proceso de “Elaboración de Propuesta Fuente: Elaboración propia
Como podemos observar, es un proceso clave pues no solo presenta relaciones entre clientes y proveedores internos, sino también entre el Socio a Cargo o Gerente de Proyecto (dependiendo de quien asuma el liderazgo del proyecto) y el cliente externo. Al momento de la caracterización de este proceso no contaba con indicadores de desempeño. No se medían y, por tanto, no se gestionaban los resultados de este proceso específico. A continuación presentamos el Formato de Proceso con la información relevante para la caracterización del proceso:
Proceso:
Macroproceso Proceso █ Sub-proceso Actividad Tarea
Nro: 2017OP001 Fecha Elaboración: 14/03/2017 RESPONSABLES:
Cargos, Dptos, Pers INICIA: Primera acción TERMINA: Última acción ELABORÓ: Persona y Dpto OBJETIVO:
Qué pretende el proceso
Indicador de Gestión INSUMOS:
Datos de Entrada:
Listados, información, tablas
Producto que recibe:
1) e-mail del cliente solicitando invitando a ERM a participar de la licitación para la concesión del proyecto medioambiental / e-mail del cliente solicitando un servicio a ERM.
--- Acta del cliente con la especificación de los resultados esperados tras el cierre del proyecto medioambiental. Formatos ERM no cuenta con formatos predeterminados para este proceso. PROVEEDORES:
Cargos, Dpto, Pers. PRODUCTOS:
Datos de Salida:
Listados, información, tablas
Producto que entrega:
En la Propuesta Técnica se detallan los objetivos del proyecto y su desglose a nivel de tareas. Información relevante acerca de las comunidades aledañas al área geográfica en cuestión (mapas), sustento bibliográfico y metodológico para la propuesta desarrollada por ERM. En la propuesta económica se entrega una hoja de cálculo con los detalles de los costos del proyecto (horas de consultores, honorarios de subcontratistas y gastos relacionados) --- ERM entrega el informe con el detalle del alcance del proyecto (Propuesta Técnica) y la cotización de la propuesta técnica (Propuesta Económica) al representante del cliente con quien se negociarán más adelante los términos del contrato en caso de ser ERM elegido como proveedor del servicio
Formatos ERM no cuenta con formatos predeterminados para este proceso. CLIENTES:
Cargos, Dpto, Pers. RECURSOS HUMANOS:
Cargos y cantidad EQUIPOS Y MATERIAL
Necesarios para realizar el proceso