4.2.1. Ciclo de ingresos Objetivo
Identificar los procesos que se tiene en el ciclo de ingresos y estandarizar los registros contables que se realizan durante dicho proceso.
Alcance
Departamento de ventas, Contador y bodeguero.
Venta de flor nacional y exportaciones Políticas
Las exportaciones se efectuaran únicamente cuando existan DAUs (Documentación Aduanera Única) vigentes, situación que será verificada previo al envío de la flor al aeropuerto.
Liquidar los DAUs de forma mensual, para cumplir lo dispuesto con aduana.
No se podrá realizar ventas a los clientes que tengan cartera vencida, cheques protestados o que hayan tenido algún inconveniente con la empresa.
El Gerente Financiero de la empresa deberá aprobar la lista de precios de las flores, la cual deberá especificar su vigencia y con este documento actualizado se podrá realizar el invoice al cliente.
En caso que al cliente se le otorgue precios diferentes a los precios actualizados, el Gerente Financiero deberá autorizar la venta por escrito.
Para el envío de la mercadería, se deberá adjuntar la documentación obligatoria requerida por el SRI.
Toda mercadería retirada del cuarto frio, se tendrá que registrar en el documento de salida de inventario, el cual será previamente enumerado.
El ingreso de ventas será contabilizado al momento de haber finalizado el acuerdo con el cliente.
Notas de crédito
Políticas
Existen tres casos en los se puede realizar una nota de crédito: Wire Transfer, Devolución de mercadería y Materiales del cliente.
o Wire Transfer.- Al momento que el cliente realiza el pago mediante una transferencia bancaria, el banco cobra comisión y otros gastos administrativos, por lo cual el pago será menor que el ingreso de venta ejecutada.
o Devolución de mercadería.- Cuando el cliente regresa mercadería a la empresa. o Material del cliente.- Existen ocasiones en las cuales el cliente entrega el material, en el cual desea que la mercadería sea empacada. Al momento de realizar el pago, se disminuye el valor del material de empaque entregado a la empresa.
Las notas de crédito deben tener previa enumeración y ser autorizadas por el SRI.
Toda nota de crédito debe ser firmada por el cliente quien la reciba.
Si por alguna razón la nota de crédito no puede ser enviada para que sea firmada, la empresa deberá enviarla escaneada, para que el cliente la imprima, la firme y la reenvíe a la empresa.
Las notas de crédito serán registradas en el módulo de cuentas por cobrar para que sean contabilizadas en el sistema, no se admite que la nota de crédito sea registra directamente en el módulo de contabilidad.
Créditos y Provisión de Cuentas
Políticas
El Gerente Financiero realizará una evaluación de los clientes, basándose en la información crediticia del cliente. Según la calificación asignada al cliente se concederá el monto de crédito. La calificación y montos máximos son los siguientes:
Tabla No. 2
Calificación a Clientes
Fuente: Rose Success
Elaborado por: Daniel Eduardo Cañizares Tapia
CALIFICACIÓN MONTO MÁXIMO PLAZO A $15.000 0 a 60 días B $5.000 0 a 30 días C $0 0
El departamento de ventas es el encargado de gestionar el cobro de pago de los clientes.
Los cobros únicamente se los realizará mediante cheque o transferencia bancaria sin importar si proviene de bancos nacionales o extranjeros, en caso de cheque, es necesario que este cruzado y a nombre de la empresa, adicionalmente el mismo debe ser depositado en un lapso de 48 horas. En caso de transferencias bancarias, se deberá constatar el débito en la cuenta en la cual fue realizada dicha transferencia.
Si existiera incumpliendo de pago en la fecha estipulada, se realizaran recordatorios constantes con la finalidad de que la deuda sea cancelada.
En caso que la deuda no sea pagada entre 100 y 120 días después del plazo establecido, se procederá a enviar una notificación, en la cual se informará que se tomarán acciones legales. Si fuese el caso en el cual la deuda ascienda a más de 120 días, el Gerente General realizará una demanda judicial, para que el pago sea realizado.
Quincenalmente, el Gerente Financiero realizará el análisis de antigüedad de cartera con el fin de ejecutar las provisiones necesarias según el siguiente cuadro:
Tabla No. 3
Provisión de incobrables
DÍAS DE VENCIMIENTO % DE PROVISIÓN
De 0 a 30 días 0% De 31 a 90 días 10% De 91 a 120 días 25% De 121 a 180 días 50% De 181 a 360 días 75% De 361 días en adelante 100%
Fuente: Rose Success
Elaborado por: Daniel Eduardo Cañizares Tapia
Se podrá dar de baja las deudas de los clientes en los siguientes casos: o Si la cuenta por cobrar tiene más de cinco años de vencimiento o Quiebra o insolvencia del deudor
o Liquidación o cancelación del permiso de funcionamientos
o Una vez que se tenga certeza de que la cuenta por cobrar a un cliente no será recuperable por un motivo en específico.
El Gerente Financiero es el único que puede aprobar la eliminación de dicha deuda.
4.2.2. Ingresos indeterminados Políticas:
Los ingresos de efectivo que no se identificase su procedencia serán contabilizados en la cuenta de pasivo. No obstante, si se llegará a determinar su origen será registrada disminuyendo la cuenta por cobrar del cliente.
El departamento de ventas se encargará de identificar la procedencia de los ingresos indeterminados.
Si en el caso de no haber identificado dichos ingresos en el plazo de 180 días, se los contabilizará como otros ingresos para la compañía.
VENTAS BODEGA CONTABILIDAD VENTAS CLIENTE Fas e INICIO OBSERVAR EXISTENCIA EN CUARTO FRÍO SE TIENE EXISTENCIA FIN NO NEGOCIAR LA VENTA CON EL CLIENTE SI REALIZA PEDIDO A LA EMPRESA VENTA DE FLOR NACIONAL FACTURA SI CONTABILIZAR LA FACTURA DE VENTA LISTADO DE EXPORTACIÓN NO INVOICE DEL PRODUCTO FACTURA FISCAL CONTABILIZAR LA FACTURA DE VENTA REVISAR LA
VIGENCIA DEL DAU
1 1 2 ESTÁ CORRECTO EL LISTADO SI NO IMPRIMIR FACTURA
VENTAS BODEGA CONTABILIDAD VENTAS CLIENTE Fas e 1 DAU VIGENTE SOLICITAR NUEVO DAU NO EMITIR GUÍA DE REMISIÓN RETIRAR MERCADERÍA DE BODEGA ADJUNTAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y ENVIAR MERCADERÍA AL AEROPUERTO CLIENTE CONFORME CONTABILIZAR EL RECHAZO DE LA FLOR ENVIAR AL MERCADERÍA AL EXTERIOR SI EXISTEN RECLAMOS DEL CLIENTE CONTABILIZAR LA DIFERENCIA AL GASTO SI FIN NO NO REGRESAR MERCADERÍA A LA EMPRESA FIN SI 3 4 IMPRIMIR GUÍA DE REMISIÓN
4.2.3. Tesorería
Objetivo
Determinar el proceso de flujo de caja y estandarizar los registros contables en todos los procesos del flujo de efectivo.
Alcance
Gerente Financiero, Asistente Contable y Asistente de Ventas
Caja Políticas
El fondo de caja es de $100 dólares y es manejado por secretaría.
Los desembolsos que no tengan relación con transporte o mensajería, deberán ser aprobados por el Gerente Financiero.
Los desembolsos por pago a proveedores no podrán superar los $20,00 en cada pago realizado.
Todo desembolso deberá ser realizado mediante un comprobante de caja chica el cual tendrá previa enumeración y deberán constar con las firmas de responsabilidad.
Es prohibido utilizar el fondo de caja para realizar préstamos al personal o a terceras personas.
Las reposiciones de caja chica se las realizará de manera mensual.
El contador debe realizar arqueos de caja mensualmente, en los cuales deberán constatar las observaciones y firmas de los responsables.
Solamente el Gerente Financiero podrá establecer el aumento o disminución del fondo de caja.
Todos los desembolsos de caja serán registrados como gastos no deducibles.
Bancos Políticas
Todas las cuentas bancarias deben estar a nombre de la empresa, y deberán constar con las firmas conjuntas del gerente general y gerente financiero.
Todo ingreso de la empresa deberá ser sustentado mediante un comprobante de ingreso, el cual deberá estar previamente enumerado y con firmas de responsabilidad.
Los cheque de bancos nacionales deberán ser depositados en la cuenta del Pichincha. No obstante, los cheques de bancos internacionales se los deberá depositar en cualquier banco del exterior.
Todos los pagos se deberán realizar mediante cheques de bancos nacionales, los cuales serán generados por el asistente contable.
No se podrá firmar cheques que no tengan la información completa como lo dictamina la Ley de Cheques.
Las personas encargadas de realizar las compras, no deben tener acceso al efectivo y conciliaciones bancarias.
Semanalmente, el departamento de ventas debe entregar al Gerente Financiero las fechas en las cuales la empresa cobrará sus deudas según lo pactado con el cliente.
Las conciliaciones bancarias se realizarán de manera semanal, las cuales deberán constar con las respectivas firmas de responsabilidad.
Solamente el Gerente General podrá aprobar la apertura o cierre de una cuenta bancaria.
La antigüedad de los cheques girados y no cobrados no podrá exceder el tiempo establecido en la ley de cheques.
Las claves de seguridad de los bancos deberán ser cambiadas cada dos meses, las cuales deberán ser de uso confidencial.
Se deberá realizar medidas de seguridad para evitar el robo de cheques.
Cobros y pagos
Políticas
El cobro se contabilizará automáticamente al momento de realizar el comprobante de ingreso.
Los pagos a proveedores menores de $1.000 dólares deben ser aprobados por el Gerente Financiero. Sin embargo, los pagos que sean superiores a $1.000 dólares tendrán que ser aprobados por el Gerente General.
Se deberá realizar pagos a proveedores, en el lapso de 30 días posteriores de haber recibido el documento de respaldo.
Para todo pago, se deberá realizar un comprobante de egreso, el cual debe estar previamente enumerado y con firmas de responsabilidad. Posteriormente, se realzará la respectiva contabilización.
Tarjetas de crédito Políticas
La solicitud y cancelación de las tarjetas de crédito deberán ser aprobadas por el Gerente General.
Al realizar un pago con tarjeta de crédito, se deberá realizar la contabilización respectiva mediante una cuenta por pagar a la tarjeta de crédito con un detalle especificando el proveedor.
Se debe conciliar el estado de cuenta de la tarjeta de crédito cada 30 días.
El pago de la tarjeta de crédito se las debe realizar en la fecha establecida para evitar intereses y multas.
TESORERIA FINANCIERO CONTABILIDAD MENSAJERO VENTAS Fas e INICIO CONFIRMAR EL PAGO DE LOS CLIENTES
EXISTEN PAGOS NO FIN
SE COBRO EN TRANSFERENCIA SI RETIRAR CHEQUE DEL CLIENTE NO CHEQUE BANCO NACIONAL REALIZAR DEPOSITO EN EL BANCO SI CONTABILIZAR EL PAGO DEL CLIENTE REALIZAR EL DEPOSITO EN BANCO DEL EXTERIOR NO CONTABILIZACI ON DE LA TRANSFERENCI A BANCARIA SI REALIZAR FLUJO DE EFECTIVO AUTORIZA EL PAGO A LOS PROVEEDORES CONTABILIZAR EL PAGO A LOS PROVEEDORES FIN REALIZAR LA ANTIGÜEDAD DE PROVEEDORES Y CONCILIACIÓN BANCARIA 1 2 3 REVISAR LA TRANSFERENCIA BANCARIA TRANSFERENCIA REALIZADA SI NO
4.2.4. Gastos Objetivo
Determinar el registro contable y mejora del control interno al momento que la empresa realice gastos que sean del giro del negocio.
Alcance
Gerente Financiero, Asistente Administrativo y Asistente Contable.
Políticas
Todo gasto debe estar sustentado con el comprobante de venta autorizado por el SRI y su respectiva retención, la cual debe ser emitida y entregada en los plazos estipulados por la Ley de Régimen Tributario Interno.
Todo gasto extraordinario deberá ser aprobado previamente por el Gerente Financiero.
Es necesario que todo gasto superior a $250 tenga por lo menos tres cotizaciones, con proveedores previamente calificados.
En el caso de gasto por servicios profesionales será obligatorio realizar un contrato con las especificaciones que estipula el código civil.
El gasto por concepto de transporte será únicamente reconocido para la movilización de los trabajadores y la movilización de la flor al aeropuerto.
Los gastos por servicios básicos deberán ser prorrateados con la finalidad de diferenciar entre el costo y gasto.
Los gastos por concepto de servicios de salud serán solamente autorizados por el medico ocupacional de la empresa.
Los gastos que no tengan la documentación requerida por el Servicio de Rentas Internas y los gastos que sean estipulados en la ley de Régimen Tributario Interno, serán reconocidos como gastos no deducibles.
Los gastos serán reconocidos al momento en que se los conoce, si el proveedor no entrega el comprobante de venta es necesario provisionar el gasto y posteriormente que se haya recibido dicho comprobante se lo registrará.
GASTOS GERENTE FINANCIERO GERENCIAS CONTABILIDAD PROVEEDOR Fas e INICIO PEDIR EL GASTO QUE NECESITAN EL GASTO ES APROBADO FIN NO COTIZACIONES DE LOS PROVEEDORES SI RESUMEN DE LAS COTIZACIONES ELEGIR LA MEJOR COTIZACIÓN HACER EL PEDIDO A LOS PROVEEDORES ENTREGAR EL PRODUCTO CONTABILIZACI ÓN FIN 1
4.2.5. Inventarios Objetivo
Mejorar el control interno en el proceso del manejo de inventario desde su compra hasta su utilización, e identificar las diferentes clases de inventarios que se tienen en la empresa.
Alcance
Gerente Financiero, Asistente Contable y Bodeguero.
Políticas
Los inventarios de dividen en: insumos, suministros y herramientas menores.
Los insumos de dividen en Fertilizantes y Químicos.
Los fertilizantes se compran exclusivamente cada quince días.
Los químicos se compran cada semana.
Los inventarios de suministros son aquellos que sirven como material de empaque para la exportación de rosas.
El material de empaque se compra cada quince días, sabiendo la cantidad de producción que tendrá la florícola durante ese tiempo determinado.
El inventario de herramientas menores es aquel que se utiliza en el proceso de producción, su vida útil es menor a un año y tienen un costo menor a $500.
Las herramientas pequeñas se las compra de acuerdo a la necesidad que tenga la empresa, no es necesario determinar el periodo de compra.
Únicamente el Gerente de Producción podrá realizar la orden de compra de inventario, dado que es el que conoce las necesidades que tiene la empresa.
El Gerente Financiero es la persona encargada en la aprobación de la compra de inventarios.
El Gerente de Producción no puede realizar compras que superen el presupuesto semanal de $1.200 dólares por hectárea sembrada.
Cualquier compra que se salga del presupuesto de producción debe ser autorizada por el Gerente General de manera escrita.
Por cada compra de inventarios es necesario pedir por lo menos tres cotizaciones a los proveedores previamente certificados.
Está prohibido hacer el ingreso de mercadería a bodega sin el respectivo comprobante de venta autorizado por el SRI.
El área contable es la parte encargada de ingresar la factura en el sistema y de realizar la respectiva retención, la cual deberá ser entregada en el plazo establecido en el Régimen Tributario Interno.
Al momento de realizar la salida de inventario de bodega se lo contabilizará contra el costo del producto.
Formará parte del inventario, todos los costos que incurra la empresa según lo que estipule la Norma Internacional de Contabilidad.
El Gerente de Producción deberá verificar la calidad del producto, en caso de que este no cumpla con los requerimientos, se realizará la respectiva devolución.
Se deben realizar tomas físicas de inventarios por lo menos cuatro veces al año, las cuales deben quedar registradas de manera escrita y con firmas de responsabilidad.
El inventario deberá ser llevado de manera permanente, mediante kardex de cada producto. Asimismo, se utilizará el método de costo promedio ponderado.
INVENTARIOS FINANCIERO CONTABILIDAD BODEGA PRODUCCIÓN Fas e INICIO REALIZAR REQUERIMENTO DE INSUMOS REVISAR INSUMOS EN LAS BODEGAS SE TIENE INVENTARIO SUFICIENTE ORDEN DE COMPRA NO REALIZAR RESUMENES DE COTIZACIONES PEDIR COTIZACIONES A PROVEEDORES ESCOGER LA MEJOR COTIZACIÓN REALIZAR PEDIDO AL PROVEEDOR INGRESA MERCADERÍA A BODEGA SE TIENE ALGUNA OBSERVACIÓN INGRESO A BODEGA NO CONTABILIZACI ON DE COMPRA DE MERCADERÍA FIN SI ENTREGAR MERCADERÍA SI FIN A D 1 DOCUMENTACI ÓN ADECUADA NO SI ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN
4.2.6. Nomina Objetivo
Estandarizar las normas desde la contratación del personal hasta la terminación de contrato, realizando las contabilizaciones necesarias que se produzcan en cada transacción del proceso.
Alcance
Gerente Financiero, Gerente de Producción y Asistente de Nomina.
Contratación de personal
Políticas
El Gerente Financiero es el encargado de la contratación de personal, quien previamente revisa las hojas de vida presentada por los candidatos.
El personal de la empresa debe ser afiliado al IESS desde el momento de iniciar su contrato laboral, adicionalmente dicho contrato debe ser legalizado por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Todo contrato de trabajo debe tener una cláusula con un periodo de tres meses de prueba antes de formalizarlo en un tiempo prolongado.
El trabajador que inicie su relación laborar, recibirá la remuneración básica establecida por la empresa en función de las actividades que realizará. Adicionalmente, dicha remuneración no podrá ser inferior a lo establecido por el Ministerio de Trabajo.
Es obligación del empleado conocer y cumplir el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa.
Terminación del contrato de trabajo Políticas
Al momento de culminar la relación laboral, es necesario que la empresa y el empleado cumpla con lo establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales.
El aviso de salida del personal en el sistema del IESS, no podrá exceder los 15 días posteriores a de fecha de terminación de la relación laboral.
El gasto por desahucio se registrará al momento de ser pagado y la empresa no realizará provisión del mismo.
Las liquidaciones deberá ser aprobadas con anterioridad y serán contabilizadas al momento de registrar el acta de finiquito en el Ministerio de Relaciones Laborales.
Se deberá eliminar del sistema a las personas que ya no formen parte de la empresa posterior a los 10 días de haber culminado con la relación laboral.
Rol de pagos Políticas
La nómina deberá ser clasificada entre costo y gasto dependiendo las funciones de cada trabajador.
El encargado de nómina será el responsable de revisar la tarjeta reloj para determinar el cumplimiento o incumplimiento de horas de trabajo.
Todo permiso solicitado por el personal deberá ser documentado y autorizado por el Gerente Financiero.
Todos los empleados deberán aportar al IESS la totalidad de sus ingresos según lo determina la norma de seguridad social.
Las horas extras serán solicitadas únicamente por el Gerente de Producción y aprobadas por el Gerente Financiero, las mismas que serán remuneradas con el porcentaje de sobrecargo que establece el Ministerio de Relaciones Laborales.
Las sanciones económicas por incumplimiento al reglamento interno de trabajo, se los contabilizará en una cuenta de pasivo dado que posteriormente la empresa hará uso de los fondos según lo determina en el reglamento interno.
Se deberá realizar el rol de provisiones de los beneficios sociales, los cuales son: décimo tercero, décimo cuarto, fondos de reserva, vacaciones y cualquier beneficio que incluya el Ministerio de Relaciones Laborales.
Todo rol de pago deberá ser firmado por el beneficiario.
Se realizará cada año el estudio actuarial para la determinación de jubilación patronal, la misma que será provisionada anualmente.
NÓMINA FINANCIERO CONTABILIDAD ASISTENTE CONTABLE PRODUCCIÓN Fas e INICIO REPORTE DE TIEMPO DE TRABAJO REVISAR EL REPORTE DE TIEMPO EXISTEN ERRORES CARGAR INGRESOS DEL PERSONAL AL SISTEMA NO CONTABILIZAR LOS INGRESOS DEL ROL CARGAR EGRESOS DEL PERSONAL AL SISTEMA ROL GENERAL CONTABILIZAR LOS EGRESOS DEL ROL
REVISIÓN DEL ROL GENERAL EXISTEN ERRORES ROL INDIVIDUAL NO SI SI CARGAR PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALES CONTABILIZAR LAS PROVISIONES 1 2 3 REVISAR LA TARJETA RELOJ DE LOS EMPLEADOS ENTREGAR ROL DE PAGOS A LOS TRABAJADORES PARA QUE SEAN FIRMADOS
4.2.7. Costos y valoración Objetivo
Identificar todas las actividades del proceso productivo, registrar y calcular apropiadamente el costo de ventas.
Alcance
Gerente de Producción y Gerente Financiero
Costo de Venta Políticas
Los costos deben ser asignados correctamente en el módulo contable para realizar la