STUDY DESIGN :

producto para el despacho.

 Proceso de compra:Distribuidora Jerusalén debe abastecer sus bodegas con los suministros necesarios. De acuerdo a la demanda de los diferentes productos depende la frecuencia de la compra a sus proveedores, por ejemplo los pedidos a Familia Sancela se realizan mínimo 3 veces por semana, debido a que son los productos que más

vende el negocio. La persona encargada es la persona de facturación, quien trabaja muchos años en Distribuidora Jerusalén por lo que tiene conocimiento del movimiento de los productos.

 Una vez determinada la cantidad a solicitar se realiza el pedido a los

diferentes proveedores, la persona de facturación lo registra en un cuaderno que tiene control, en donde detalla el nombre del proveedor y la cantidad de cada producto. El tiempo de entrega de los proveedores es variado pero por lo general es de 24 a 48 horas después de realizar el pedido. Por este motivo el negocio siempre debe tener un stock mínimo, el cual se fija empíricamente de acuerdo a la demanda semanal.

 A continuación tenemos la recepción del inventario, no existe una

persona específica para realizar esta actividad, ya que la realiza quien esté a disposición, generalmente es la persona de facturación, la persona encargada de cartera, la recepcionista o el propietario del negocio. No se maneja órdenes de compras ni de requisición, por lo que no existe un documento en el cual se pueda verificar el despacho correcto (cantidad y precio).

 Posteriormente se debe contar cada ítem que se recibe, verificar las

características y cantidad del producto con la factura otorgada por el proveedor. Esta actividad lo realiza la persona que recibe, por dicha razón debe firmar, colocar su nombre y la fecha que recibe en la factura. La fecha es importante escribirla ya que a partir de la fecha que se recibe se cuenta 30 o 45 días dependiendo del proveedor para cancelar dicha factura. El nombre de la persona es importante escribirla ya que si existe

algún inconveniente en el producto la persona que firmo es la responsable.

 Mientras se recibe el producto se realiza una inspección aleatoria del

producto. Ya que la persona es responsable de recibir el producto en buen estado y con las características adecuadas.

 Si se encuentra en mal estado algún producto se devuelve al proveedor

con la factura original para el cambio de producto o la emisión de una nota de crédito por los productos.

 Los productos son almacenados de acuerdo a la demanda de los mismos.

Aquellos que son mayormente demandados se ubican en un lugar de fácil acceso. Por este motivo es muy importante que todas las personas que trabajan en Distribuidora Jerusalén conozcan el producto y sus características.

 Posteriormente se entrega la factura al departamento de facturación para

registrar en el sistema contable.

 La persona encargada de facturación ingresa al sistema la mercadería

recibida. En el caso de un producto nuevo, se ingresa:nombre, línea de producto, características generales, el costo y precio de venta al público. La persona que determina el precio de venta al público es la administradora.

Imagen: Ingreso de un nuevo producto en el sistema Fuente: Distribuidora Jerusalén

Imagen: Registro del costo y precio de venta Fuente: Distribuidora Jerusalén

 Distribuidora Jerusalén tiene crédito de 30 días con todos sus

proveedores, excepto cinco (Familia Sancela, Unilimpio, Textiquim, Plastilimpio y Calbaq), los proveedores nombrados son aquellos a

quienes se les adquiere mayor cantidad de mercadería, es decir que son los productos que mayormente se venden. Con dos proveedores en particular Familia Sancela y Unilimpio Distribuidora Jerusalén ha trabajado hace varios años atrás, esta es una de las razones por las cuales les han proporcionado dicho crédito.

 Una vez vencida la factura a los 30 o 45, dependiendo del proveedor, a

partir de la fecha que se recibió, se procede con el pago. Distribuidora Jerusalén realiza sus pagos mediante cheques cruzados a la fecha, no se cancela mediante transferencias o cheques posfechados.

 Los días jueves de cada semana la administradora del negocio revisa la

carpeta de proveedores por pagar, en la cual dependiendo del crédito aprueba los pagos correspondientes. Las facturas se encuentran en la carpeta de proveedores o cuentas por pagar, en la cual se archiva desde la más antigua hasta la más reciente, con el propósito que las facturas vencidas se encuentren al inicio de la carpeta.

 La administradora revisa los fondos de los tres bancos con que se trabaja:

Banco Internacional, Banco Pichincha y Banco Produbanco y anota sus saldos.

 Posteriormente se asigna los pagos con los diferentes bancos

dependiendo del saldo anotado. La mayor cantidad de cheques se giran con el banco internacional, que es el banco donde abrieron su primera cuentabancaria y donde se deposita el recaudo de cartera.

 Se gira los cheques a través del sistema, esta actividad la realiza el

auxiliar contable. Al realizar los pagos se utilizan dos módulos, el módulo de proveedores donde se realiza el pagode las facturas y el

módulo de contabilidad donde se emite el comprobante de egreso y el cheque. Son tres números los que genera el sistema al momento de cancelar una factura, estos números son: el número de pago, el número de proceso y el número de cheque, los cuales se anotan en la factura que se está cancelando.

Imagen: Factura cancelada Fuente: Distribuidora Jerusalén

En la imagen se observa una factura vencida donde consta el número de pago, el número de registro contable y el número de cheque.

 En el momento de pago se entrega el comprobante de egreso, el cheque y

las retenciones a cada proveedor el día viernes. El comprobante de egreso debe estar firmado por el proveedor como constancia de haber recibido el pago, de igual manera debe colocar dicho proveedor el sello de cancelado

en la factura o facturas pagadas y la firma y sello en los comprobantes de retención.

Imagen: Cheque girado a un proveedor Fuente: Distribuidora Jerusalén

Imagen: Comprobante de egreso del proveedor Amores Ramses, nombre comercial: Laboratorios Prms Fuente: Distribuidora Jerusalén

 Se archiva los respectivos documentos: las facturas selladas en la carpeta

de facturas canceladas a proveedores y los comprobantes de egreso en la carpeta de comprobantes.

3.2.3. Nómina: En una empresa la nómina es la suma de todos los registros