Study design

En el Código de Buen Gobierno de EEB se ex- plican los sistemas de control interno y externo de la organización.

Controles externos

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios: EEB está sujeta al control, la

inspección y la vigilancia de esta Superin- tendencia. En desarrollo de sus funciones, a esta entidad de control le corresponde, entre otras, establecer los sistemas de información que deben organizar y mantener actualiza- das las empresas de servicios públicos para que su presentación al público sea confiable y evaluar la gestión financiera, técnica y ad- ministrativa de las empresas.

Contraloría de Bogotá: en atención a la

composición accionaria de EEB, la Contra- loría Distrital ejerce el control fiscal en los términos de ley.

Auditoría externa de gestión y resultados:

por disposición de la Ley 142, la empresa tiene la obligación de contratar y practicar anualmente una auditoría externa de gestión y resultados permanente, que incluye la eva- luación sobre: 1. Arquitectura organizacional.

45 2. Gestión comercial. 3. Gestión técnica. 4. Evaluación del sistema de control interno. 5. Plan de gestión y resultados. 6. Viabilidad financiera.

7. Dictamen sobre el nivel de riesgo de la empresa.

8. Publicación en la página web de la em- presa del “Informe anual de la auditoría externa de gestión”.

Auditorías especializadas: un número de

accionistas que representen por lo menos el 15% de las acciones suscritas y un número de inversionistas que represente al menos el 25% de los bonos en circulación, pueden solicitar al presidente, la realización de au- ditorías especializadas, cuyo costo y respon- sabilidad están a cargo de los accionistas e inversionistas que solicitan la auditoría.

Controles internos

El control interno en la Empresa Energía de Bogotá es un proceso efectuado por la Junta Directiva, el Comité de Auditoría, la Presidencia, el Comité de Presidencia y, en general, por todo el personal en la empresa, el cual consta de políticas y procedimientos diseñados y operados para proveer segu- ridad razonable sobre la administración y seguimiento a los riesgos empresariales; así como, para asegurar la confiabilidad de la información financiera de la compañía, el cumplimiento de las regulaciones que apli- quen, garantizar la salvaguarda de los acti- vos y, en general, apoyar a la empresa en la consecución de sus objetivos misionales. Para el cumplimiento de estos propósitos se implementa el modelo COSO, el cual se de- sarrolla en cinco fases, a saber: • Fase 1. Ambiente de control. • Fase 2. Administración de riesgos. • Fase 3. Actividades de control. • Fase 4. Información y comunicación. • Fase 5. Monitoreo y evaluación.

Además, la empresa adopta las mejores prácticas del modelo estándar de control interno (MECI). Este modelo integra los si- guientes tres subsistemas:

1. Control estratégico: a partir del direc- cionamiento estratégico de la entidad, este subsistema define los elementos y herramientas necesarios para la creación de una cultura organizacional fundamen- tada en el autocontrol y la autogestión. Estos componentes son desarrollados por la entidad asegurando el cumplimiento de los objetivos estratégicos, el incremen- to de la productividad y el seguimiento y control permanente de la gestión organi- zacional.

2. Control de gestión: este subsistema se integra por el conjunto de elementos de control que aseguran la cadena de valor, por medio del establecimiento de normas, políticas, procesos, e indicado- res. Así mismo, el desarrollo de sistemas de información soporta la mejora per- manente de la operación y el servicio al cliente. Finalmente, el fortalecimiento de los canales de comunicación interna y externa permiten que la información fluya de y hacia los diferentes grupos de interés en EEB.

3. Control de evaluación: este subsistema tiene como objetivos el monitoreo per- manente de la efectividad del sistema de control interno y retroalimentar a la orga- nización sobre su desarrollo, por medio de recomendaciones y planes de mejora que aseguren el logro de los objetivos establecidos por la organización.

46

empresa, se utilizan los siguientes módulos: Materials Management (MM), Financial Ac- counting (FI), Controlling (CO), Asset Mana- gement (AM), Plant Maintenance (PM) y Hu- man Resources (HR). Se interrelaciona por medio de interfases, con el sistema de admi- nistración de inversiones temporales Porfin. • Porfin: software utilizado para manejar las

inversiones temporales desde el punto de vista financiero y contable, con el propósito de facilitar la toma de decisiones en forma eficiente, con parámetros de seguridad, rentabilidad, profundidad, entre otros. • Ada: aplicativo desarrollado con el propó- sito de servir de mecanismo de administra- ción y control de todas las operaciones rea- lizadas sobre las acciones y los accionistas de las compañías, mantener actualizada la composición accionaría de la compañía, controlar la suscripción y la emisión de ac- ciones y el pago de dividendos, así como apoyar computacionalmente todos los temas relacionados con la citación y ejecución de las asambleas ordinarias y extraordinarias que se realicen.

• Lotus Notes: solución informática que mejo- ra la eficacia del trabajo en equipo y cuyos componentes principales son, entre otros, correo electrónico, base de datos, calenda- rio y agenda, tareas, flujo de trabajo prin- cipalmente con la correspondencia externa recibida.

• Citrix: solución líder en infraestructura de acceso remoto y acceso seguro a las apli- caciones virtualizadas. Dicha solución le permite a la empresa acceder fácilmente desde la sedes de Pasto o Pitalito.

• Portal web: permite la presencia de la empresa en la web. La nueva versión de la página mejora la forma de cargar y presentar las diferentes secciones. Allí se considera que la adecuada visualización refuerza la identidad e imagen corporati- va, teniendo en cuenta que la sociedad mediática ha puesto de manifiesto y otor- ga relevancia a la manera en que las or- ganizaciones se comunican, tanto con su entorno como en su interior.

Evaluación de las fases de control interno