STUDY SKILLS FOR STUDENTS

Este capítulo da a conocer la propuesta del Diseño del Sistema de Gestión por Procesos para la Facultad de Ciencias de la Educación de la PUCE, tomando en consideración que cada uno esté alineado con los procesos de la Universidad y orientado al cumplimiento de los Criterios y Sub-criterios de Modelo de Evaluación de Carreras del CEAACES.

Para ello se considera el análisis de las fortalezas y debilidades de cada proceso presentadas en el capítulo anterior, lo que permite identificar las oportunidades de mejora y fusionar aquellos procesos repetitivos; así como también diseñar nuevos procesos y actividades necesarias para el correcto desempeño de la Facultad.

Una vez identificados los procesos, se procede a organizarlos y ordenarlos en el Mapa de Procesos para tener una visión clara de la interacción de cada uno dentro de la Facultad, reconociendo cuáles son Estratégicos, Misionales y de Soporte.

Como última parte de este capítulo se presentan los Manuales de Procedimientos de cada proceso, con su respectivo propósito, alcance, responsables, definiciones, políticas indicadores y diagramas de flujo.

4.1 MARCO TEÓRICO

Para un mejor entendimiento de la ejecución de este capítulo a continuación los principales conceptos que sirvieron de guía y fueron aplicados para el Diseño del Sistema de Gestión por Procesos.

4.1.1 Mapa de Procesos

Es una descripción general de la estructura de un sistema de gestión por procesos. En el mapa de procesos se debe incluir los siguientes elementos:

• El Cliente y sus requerimientos. • Procesos Directivos.

• Procesos de Cadena de Valor. • Procesos de Soporte.41

Es una aproximación que define la organización como un sistema de procesos interrelacionados. El mapa de procesos impulsa a la organización a poseer una visión más allá de sus límites geográficos y funcionales, mostrando cómo sus actividades están relacionadas con los clientes externos, proveedores y grupos de interés. Tales "mapas" dan la oportunidad de mejorar la coordinación entre los elementos clave de la organización. Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave, estratégicos y de soporte, constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que se debe actuar.42

4.1.2 Mejoramiento de Procesos

El mejoramiento de procesos, es una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organización a realizar avances significativos en la manera de dirigir sus procesos.

41 _{P., IDROBO. (2010). Diagramación de Procesos. Material de Semestre}

El principal objetivo consiste en garantizar que la organización tenga procesos que:

• Eliminen errores. • Minimicen las demoras.

• Maximicen el uso de los activos. • Promuevan el entendimiento. • Sean fáciles de emplear. • Sean amistosos con el cliente.

• Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes. • Proporcionen a la organización una ventaja competitiva. • Reduzcan el exceso de personal.

El mejoramiento en las áreas administrativas se relaciona con la labor de incrementar la eficacia y la eficiencia de los procesos que suministran productos a los clientes internos y externos. Deben eliminarse las barreras que interrumpen el flujo de trabajo y los procesos pueden modernizarse para reducir el desperdicio y disminuir los costos.43

A continuación uno de los principales beneficios del Mejoramiento de Procesos:

• Apoya a los objetivos estratégicos de la compañía. • Permite a la organización centrarse en el cliente. • Aumenta la Capacidad para competir.

• Mejora el uso de los Recursos. • Optimiza la estructura orgánica.

• Permite realizar cambios importantes en actividades muy complejas. • Facilita el manejo efectivo de interrelaciones.

• Previene posibles errores.

• Proporciona un método de evaluación. Beneficios directos en el Proceso:

• Mejoramiento de la calidad del producto / servicio.

• Reducción de los tiempos de trabajo. • Reducción del costo del Proceso.44

4.1.3 Modernización de Procesos

Modernización implica reducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad. El término sugiere un patrón para lograr el flujo más uniforme, la mejor resistencia al progreso y el desempeño con la cantidad mínima de esfuerzos.45

4.2 SITUACIÓN PROPUESTA

Para diseñar un Sistema de Gestión, el principal objetivo es lograr que las actividades de un proceso no generen MUDAS, y conseguir que se convierta en valor agregado al cliente, para así alcanzar la excelencia que permita lograr estándares de calidad y aumentar el nivel de productividad.

Hoy en día se ha convertido en tema de preocupación nacional la situación de las Instituciones de Educación Superior del País, que deben estar en la capacidad de generar profesionales con alto nivel de competitividad a nivel nacional e internacional.

Es por esto que para la Acreditación de Universidades y Carreras se pretende evaluar una serie de factores que involucra temas como: Cuerpo docente, infraestructura y equipos, gestión académica estudiantil, aspectos tecnológicos, resultados y logros del

44 _{P., IDROBO. (2010). Op. Cit.}

aprendizaje del estudiante al término de la carrera, ambiente institucional, nivel de investigación formativa, vinculación con la colectividad; los mismos que determinarán si una Facultad se encuentra en la capacidad de continuar prestando sus servicios para la formación de nuevos profesionales en el País.

Ante esta situación las Facultades de cada Universidad deben tener una visión clara, permitiendo que sus procesos estén enfocados al cumplimiento de estos factores y cuenten con un sistema que permita monitorear la gestión de los mismos.

A continuación se presenta un análisis de los Criterios del Modelo de Acreditación de Carreras del CEAACES y los Procesos que se deberían implementar en la Facultad de Ciencias de la Educación de la PUCE.

Cuadro # 32: Requisitos del Modelo de Evaluación VS. Procesos Propuestos CRITERIOS VS. PROCESOS PROPUESTOS

REQUISITOS DE MODELO DE ACREDITACIÓN FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN _{DE LA PUCE}