SUBJECT: PROPOSED ESTABLISHMENT OF BOARD POLICY DFFC(LOCAL), REDUCTION IN FORCE: CONTINUING CONTRACTS—SECOND

(de 35 mm x 30.5 m) plástico flexible 5 negativos (de 5” o 12.5 x 7 cm, a color) placa de

vidrio 16 fotografías (positivos de 5” o 12.5 x 7 cm, en sepia) papel (calidad

fotográfico)

Criterios estandarizados de descripción archivística para la elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE..

C

Existen lenguajes controlados para nombrar y/o escribir medidas (físicas o lógicas), formatos y soportes, los cuales pueden variar de un país a otro, sin embargo no se cuenta con alguno normalizado en nuestro país. Como referencia, en los anexos 6, 7 y 8 se presentan unas tablas que podrán enriquecerse con otras aportaciones que completen su contenido, con la finalidad de iniciar y/o continuar un esfuerzo de control del lenguaje para denominar las diferentes realidades, relacionadas con este elemento.

T

Tiippoo ddee eennttiiddaadd*ISAAR (CPF)

Para los fines del presente trabajo, este elemento tiene dos aplicaciones, por un lado indicar que la entidad que se está describiendo es una institución (a nivel fondo), y por otro especificar que se está describiendo la unidad de descripción de los documentos generados por una dirección, subdirección o jefatura de departamento (a nivel sección, serie o subserie).

F

Foorrmmaa aauuttoorriizzaaddaa ddeell nnoommbbrree*ISAAR (CPF)

De igual forma, se debe registrar el nombre oficial de la entidad, así como de la dirección, subdirección o jefatura de departamento en base al estatuto orgánico u otra normatividad nacional o local aplicable, ya que será el punto de acceso normalizado para identificar de manera unívoca a la institución y/o sus áreas.

O

Ottrraass ffoorrmmaass aauuttoorriizzaaddaass ddeell nnoommbbrree ISAAR (CPF)

Es importante señalar otras formas del nombre, con las que se conoce a una institución o dependencia, por ejemplo los acrónimos, esto permite normalizarlos y lograr una mejor identificación de la institución.

T

Tiippoo*ISDF

Este elemento servirá para indicar si la descripción de la unidad de descripción corresponde a una función o a una de sus divisiones, en base a los manuales de organización y de procedimientos de la entidad. Cabe señalar que conforme a esta norma, las divisiones de la función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción.

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Así mismo, se considera conveniente especificar si es una función común o una sustantiva.

C

Cllaassiiffiiccaacciióónn ISDF

Indicar el código de clasificación que se asignó a la función que se describe, conforme al cuadro general de clasificación archivística de la entidad.

T

Tiippoo ddee iinnssttiittuucciióónn ISDIAH

Informar al usuario que tipo de institución o entidad es la que se está describiendo sus unidades de archivo, conforme a la organización de la administración pública (o privada), permitirá ampliar o delimitar líneas de búsqueda de información.

N

Noommbbrree ddeell oo ddee llooss pprroodduuccttoorr((eess))* ISAD (G)

Es importante consignar el nombre de la entidad como productora de un fondo documental; así como el nombre de la dirección, subdirección, jefatura de departamento, y/o el nombre del o los individuo(s) responsables de la producción de los documentos.

H

Hiissttoorriiaa iinnssttiittuucciioonnaallISAD (G)

Se debe proporcionar la historia institucional de la unidad de descripción (fondo) para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. Para una dependencia se consigna sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar la fuente.

El propósito de incluir este elemento en la guía simple, es que permita al usuario conocer de manera sintética cuándo surgió y cómo ha evolucionado la entidad, así

Área de contexto

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como cuál es su giro o la finalidad de su creación. Aunque este punto es más aplicable a una guía general, se utilizará en la guía simple ya que las dependencias usualmente tienen un solo fondo documental, por tanto la guía simple es el instrumento esencial, si no es que el único, que sirve como primer acercamiento de los usuarios internos y externos (ciudadanos y /o investigadores) a los documentos de la entidad.

A

Allccaannccee yy ccoonntteenniiddooISAD (G)

Este elemento podrá ser llenado con la información de los elementos de “Funciones, ocupaciones y actividades” de la ISAAR (CPF) y el de “Descripción” de la ISDF, desarrollados previamente en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental, ya que con el primero se describe la naturaleza de la función, ocupación o actividad realizadas por la dirección, subdirección, jefatura de departamento, o persona, y el segundo lo complementa con la descripción de los objetivos de la función123.

Esto se fundamenta en que para describir la documentación derivada de funciones comunes o sustantivas, donde la unidad de descripción es a nivel de series y/o subseries, como la norma ISAD (G) señala, se deben proporcionar procedimientos administrativos, asunto y tipos documentales. Con ello se busca transmitir la información presente en los documentos, a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el asunto; proporcionando a los usuarios la información necesaria para apreciar su valor potencial.

En este sentido, es conveniente mencionar que en el año 2004, dentro de la administración pública mexicana y derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, surge el concepto de lenguaje ciudadano, el cual

123

Idea tomada del planteamiento y desarrollo de cédulas de valoración documental, en el curso de actualización para egresados de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: Valoración Documental, en diciembre de 2010, impartido por el profesor Arturo Hernández Rojas.

Área de contenido y estructura

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es la expresión simple, clara y directa de la información que los lectores (servidores públicos y ciudadanos) necesitan conocer; la finalidad de dicho concepto es regular el lenguaje utilizado en la escritura de la información dirigida a los usuarios (público en general), en consecuencia, para el archivista o servidor público sirve de herramienta para fijar criterios homologados de redacción aplicables en este elemento.124

C

Coonnddiicciioonneess ddee aacccceessooISAD (G)

En contexto con la normatividad mexicana, en materia de transparencia y acceso a la información pública, indicar si la información de la serie que se describe es pública, reservada o confidencial, según la clasificación del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI); permite al usuario conocer las posibilidades de acceso para consultar la información. Cabe mencionar que dicha instancia emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial125, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado a la información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada pública.

L

Looccaalliizzaacciióónn yy ddiirreecccciióónn((eess))*ISDIAH

Una entidad que describe (y publica o difunde) el (o los) fondo(s) documental(es) que genera, recibe y custodia, necesariamente debe consignar los datos de localización del (o los) archivo(s) con el(los) que cuenta, como son: calle y número, código postal,

124

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para escribir documentos en Lenguaje Ciudadano. 2006. pp. 3 - 4. Disponible en:

http://www.pa.gob.mx/pa/normateca/Documentos%20Informativos/26%20Guia%20LC%202006final.pdf 125

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. 11 junio 2003. p.1.

Área de condiciones de acceso y utilización

Área de contacto

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ciudad, provincia, demarcación, país, etc.; indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). También debe consignar, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web). Con el fin de informar a los usuarios (investigadores o ciudadanos) sobre el lugar en el que se encuentra la información.

T

Teellééffoonnoo,, ffaaxx,, ccoorrrreeoo eelleeccttrróónniiccoo ISDIAH

Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta electrónica facilita a los usuarios el contactar y/o comunicarse con la institución, dirección, subdirección, o jefatura de departamento, así como con el (o los) individuo(s) responsable(s) de la producción y custodia de documentos de archivo.

P

Peerrssoonnaass ddee ccoonnttaaccttoo ISDIAH

Registrar los datos del contacto con quien se podrá consultar en relación a los documentos que custodia, como son: el nombre, apellidos, área de responsabilidad, cargo, correo electrónico, brinda un servicio personificado para consultar – informar, reduciendo los riesgos de búsqueda no productiva.

N

Noottaa ddeell aarrcchhiivveerroo ISAD (G)

Registrar el nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado o controlado la(s) descripción(es) vertidas en los otros elementos, y las fuentes consultadas. En este punto se deben mencionar la normatividad interna o aplicable; manuales de organización; publicaciones institucionales; la página web del Instituto; el Catálogo de disposición documental de la Institución, agregando entre paréntesis el dato de la actualización utilizada, de la manera siguiente: clave del instrumento si cuenta con este y la fecha de elaboración o actualización; etc.

Área de control de la descripción

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C

R

Reeggllaass oo nnoorrmmaass ISAD (G)

Citar las normas internacionales de descripción archivística, así como las leyes, disposiciones y acuerdos nacionales y/o locales.

F

Feecchhaa((ss)) ddee llaa((ss)) ddeessccrriippcciióónn((eess)) ISAD (G)

Indicar fecha de elaboración y/o actualización o revisión de la(s) descripción(es).

Una vez descritos los 21 elementos de las normas internacionales de descripción que se aplicarán en la elaboración de la Guía simple de archivos, se indicará cuáles son los elementos establecidos en el Instructivo que proporciona el AGN, con los que se fusionan.

3.2.2. Fusión de los elementos de información de las normas internacionales de descripción archivística seleccionados, con los elementos establecidos por el Archivo General de la Nación en el Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos

En este apartado se señala cuáles elementos de las normas se fusionan con los 12 elementos comunes del Instructivo del AGN, y los niveles de descripción en los que aplican, a través de la siguiente tabla comparativa, cabe señalar que la tabla muestra el orden de aparición de los elementos, aclarando que en algunos casos existen elementos que se repiten conforme al nivel de descripción.

Elementos de las Normas Elementos del Instructivo del

AGN Niveles donde aplican

1) Forma autorizada del nombre* _{1) Unidad Administrativa / 2) Área}

de procedencia / 8) Unidad Administrativa de procedencia

Información general, el fondo y por cada sección 2) Tipo de entidad*

3) Otras formas autorizadas del

nombre --- General (1 vez)

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Elementos de las Normas Elementos del Instructivo del

AGN Niveles donde aplican

4) Código de referencia* ---

Información general, el fondo y por cada sección (opcional en serie) 5) Tipo de institución --- Información general