Part III – Conclusion to the Thesis
6.1. Summary and concluding remarks
La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría financiera en la que se utilizaron los recursos necesarios para la elaboración del examen especial. En donde se acudió directamente a las instalaciones de la empresa para realizar la entrevista y encuesta y posteriormente se realizó un recorrido para conocer más a profundidad el giro del negocio de la empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”.
La planificación preliminar se realizó una solicitud realizada al Gerente de la empresa para que permita las constantes visitas por el tiempo a emplearse en la elaboración del examen
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especial, en el cual se logró una favorable respuesta y gran aceptación y colaboración del personal quienes proporcionaron toda la información referente a los procedimientos que se aplican dentro de la empresa.
Para la planificación específica se calificó el nivel de confianza del control interno de la empresa quedando como resultado el 40%, lo que constituye un nivel de confianza bajo en su control interno y un nivel de riesgo alto a la auditoría, dentro de la planificación se pudo recopilar información de vital importancia para el desarrollo del examen especial tales como estados financieros, los documentos legales de la empresa, entre otros.
3.3.1.1. Plan específico del Examen especial de Auditoría Financiera al componente cuentas por cobrar; en la empresa Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda. del año 2014.
1. Identificación de la entidad.
NOMBRE: Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda. RUC: 1791771338001
DIRECCIÓN: Matriz. Av. República OE 153 Edificio Condado Plaza 1er Piso - Quito TELEFONO: 02 3870 -174
HORARIO DE TRABAJO: 8:00 AM A 5:00 PM
2. Motivos del examen especial.
El examen de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar del año 2014 a la empresa “Hormigonera JC VALENZUELA Cía. Ltda.”, tiene como finalidad cumplir con el programa de titulación para la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C,P,A de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”. Tema aprobado por la dirección académica de la Carrera de Contabilidad y Auditoría.
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3. Objetivos del examen especial.
Comprobar la veracidad de los saldos de las cuentas por cobrar
Evaluar el cumplimiento del control interno para comprobar que los procesos se lleven correctamente.
Emitir un informe final respecto a la razonabilidad del saldo del componente cuentas por cobrar.
4. Alcance del examen especial.
El examen de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar de la empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.” Se realizó del periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2014, en cumplimiento al programa de graduación, de conformidad con la normativa técnica vigente, el proceso de auditoría comprende las fases de planificación, ejecución de trabajo y comunicación de resultados.
5. Base legal.
La empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”, es una compañía dedicada a la elaboración de Hormigón premezclado para su uso en la construcción, legalmente constituida el 21 de febrero del año 2001, sustentando el ejercicio de sus actividades bajo las siguientes bases legales:
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
Código de Trabajo.
Código Civil.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados.
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Normas Internacionales de Contabilidad.
Leyes ambientales.
6. Estructura orgánica de la empresa.
Nivel administrativo - Gerente - Contador Nivel operativo - Asistentes contables - Asistentes administrativos - Vendedores
7. Objetivo de la empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”
Según el acta de constitución el objeto social de la compañía es planificar, diseñar, construir y comercializar bienes y servicios de la construcción.
8. Sistema de archivo.
Se pudo constatar que la compañía no maneja un sistema de archivo correcto en lo que respecta separar las cuentas pendientes de pago con las de contado, adicional a ello falta rotular las carpetas para obtener mayor facilidad en acceder a la información requerida y además no existe un archivo por clientes.
9. Unidad de responsables y/o componentes.
El componente cuentas por cobrar y las operaciones que se relacionan con los procesos dentro de la empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”.
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Tabla 3 Procesos relacionados
PROCESOS UNIDADES RESPONSABLES
APROBACIÓN GERENTE
RECAUDACIÓN ASISTENTES
ADMINISTRATIVOS
CONTABILIZACION CONTADOR
REGISTRO CONTABLE ASISTENTES CONTABLES
Fuente: Empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.” Elaborado por: Belén Montesdeoca
10. Logotipo de la Compañía.
Figura. 4 Logotipo de la empresa "Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”
Fuente: Empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”
11. Financiamiento.
En dólares de los Estado Unidos Americanos
Tabla 4: Resumen de saldos de recursos examinados
FUENTE 2014 USD
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES $ 376.248,34 Fuente: Empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”
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12. Principales Políticas contables.
La empresa “Hormigonera JC VALENZUELA Cía. Ltda.”, al momento no posee políticas contables internas, pero se acogen a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, los mismos que constituyen los lineamientos a seguir para el manejo de la información financiera de la empresa.
13. Grado de confiabilidad de información.
Proceso de cobro
El personal de ventas es el primero en tener trato directo con los clientes, ellos realizan las negociaciones, según eso informan al Gerente General sobre las condiciones de pago que el cliente requiere para iniciar la compra, el Gerente General acepta dichas condiciones, el vendedor despacha, el personal administrativo factura y recibe los pagos si es en efectivo o cheque el mismo personal es el encargado de acudir al banco a realizar el respectivo depósito.
Proceso de registro contable
Los comprobantes de depósito , facturas y retenciones son entregados al personal contable quienes se encargan de procesar la información y generar los estados de cuenta que posteriormente son entregados a ventas para sus respectivos cobros, es importante recalcar que si existen cheques posfechados éstos se mantienen en custodia del personal administrativo hasta que llegue su fecha de cobro.
14. Evaluación de control interno.
Para la evaluación de control interno aplicada a la empresa “Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda.”, se utilizó la técnica de cuestionario determinado un 40% de nivel de confianza, generando así un nivel de confianza bajo en el control interno, es por eso que en el programa de auditoría se realizaran pruebas sustantivas.
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Tabla 5 Nivel de confianza
NIVEL DE CONFIANZA
BAJA MEDIA ALTA
15%-50% 51%-75% 76%-96%
40%
ALTO MODERADO BAJO
Fuente: Hormigonera JC Valenzuela Cía. Ltda. Elaborado por: Belén Montesdeoca
15. Puntos de interés para la auditoría
De la evaluación realizada por auditoría se determinó varias observaciones preliminares que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas a aplicarse en la siguiente fase de la auditoría, entre las principales observaciones encontradas se citan las siguientes:
No se aplican procedimientos adecuados para la emisión de líneas de crédito.
Según la evaluación realizada se pudo observar la inexistencia de un proceso adecuado para la emisión de créditos, es decir no se realiza un análisis de crédito previo, con la información del cliente, que permita garantizar la recuperación de los valores de cartera.
Falta de documentos de respaldo.
Si bien es cierto para que un cliente acceda a crédito directo antes debe contar con autorización de gerencia. No existe un archivo debidamente organizado y separado por clientes adjunto sus respectivos documentos incluidos la aprobación de gerencia con los que la empresa pueda asegurar el cobro de los valores.
No se realizan controles en seguimientos de cartera
Se pudo evidenciar que no existen actas de comité ni un control periódico de seguimiento de las cuentas por cobrar, que permitan garantizar los saldos de las mismas.
Falta de orden en la documentación de las operaciones
En la verificación que se realizó se pudo constatar que no se encontraban los documentos que respaldan el pago de 4 comprobantes de los cuales 3 fueron encontrados en otros lugares
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en donde no correspondían, lo que genera desconfianza e inconsistencia en información financiera de la empresa.
16. Programa específico de trabajo.
En anexos adjuntos se presenta el programa específico de trabajo, obtenido a base de la evaluación de control interno aplicado a la presente auditoría.
17. Plan de muestreo.
El universo del examen especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar, contiene 80 saldos de cuentas pendientes que quedaron en el 2014, por lo que se procederá a examinar una muestra del 40% de sus operaciones, dando un total de 32 operaciones para analizar.
18. Tiempo estimado para la ejecución del trabajo.
La ejecución del examen especial de auditoría financiera, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables a partir del 1 de octubre del 2017, los cuales se distribuirán de la siguiente manera.
Tabla 6 Tiempo de ejecución del trabajo
ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación preliminar Conocimiento preliminar de la compañía
10 días Archivo corriente y permanente
Planificación específica
Evaluación de control interno Programa de auditoría Informe de control interno Obtención de evidencias
Aplicación de pruebas
15 días Elaboración de papeles de trabajo
Elaboración de hallazgos Desarrollo de hallazgos
Elaboración de Hallazgos Elaboración de cedulas
Informe Opinión 5 días Informe estándar
Fuente: Investigación
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19. Productos a obtenerse
Plan específico.
Informe de Control Interno.
Papeles de trabajo.
Informe de auditoría
María Belén Montesdeoca
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3.3.1.2 Informe de Control Interno.
Santo Domingo, 17 de octubre del 2017
Señor
Marco Fernando Valenzuela Díaz
GERENTE GENERAL HORMIGONERA JC VALENZUELA Cía. Ltda.
Presente.
De mis consideraciones:
En lo que respecta a la aplicación de un Examen Especial de Auditoría Financiera al componente cuentas por cobrar de la empresa “Hormigonera JC VELENZUELA Cía. Ltda.”, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, se puede decir que la evaluación realizada al control interno, tiene como finalidad determinar el nivel de confianza en los procedimientos de control que se aplicaron.
Para la evaluación de control interno se consideró que la revisión efectuada ofrece una base razonable de los hechos acontecidos, lo que permite emitir un criterio profesional sobre las conclusiones y recomendaciones en el presente examen especial de auditoría financiera.
CONCLUSIONES
Según el análisis efectuado, se pudo llegar a las conclusiones siguientes:
No se aplican procedimientos adecuados para la emisión de líneas de crédito.
Falta de documentos de respaldo.
No se realizan controles en seguimientos de cartera
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RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones, salvo su mejor criterio recomiendo las siguientes acciones que servirán como aporte al fortalecimiento del control interno de la compañía.
Implementar políticas de venta que permitan establecer plazos y formas de pago.
Realizar análisis de crédito por cliente, aplicando un formato estándar que le permita dar una calificación en base a la cual se pueda evaluar montos y plazos de pago.
Controlar el registro de ventas diarias, para que el reporte de cuentas por cobrar se encuentre actualizado.
Aplicar indicadores financieros de liquidez y rotación de cartera para poder identificar el tiempo de recaudación y la fluidez del efectivo.
Verificar que las facturas de contado se encuentren con sus respectivos pagos, realizando conciliaciones diarias.
Realizar verificación de cartera para garantizar que los saldos de los clientes sean reales.
En lo que respecta a la documentación de las operaciones se evidencia la falta de organización en el archivo de los mismos, se deberían crear lineamientos de crédito los cuales sean aplicados en la empresa para mejorar la información financiera de la empresa y mantener una cartera saludable.
Atentamente,
María Belén Montesdeoca
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