Para mejorar la gestión de las importaciones de EFILA S.A., reducir las demoras, reducir los extra costos y disminuir los reclamos del cliente interno, se propone:
- Establecer un proceso estandarizado para la gestión de importaciones
- Establecer la descripción de las actividades que debe realizar cada puesto de trabajo del área de importaciones.
Diseño del proceso.
El proceso estándar se dividirá en cuatro sub procesos que se desarrollaran en horas, considerando que no todas las horas son parte de la jornada laboral de la empresa en estudio:
Sub proceso de Compra Internacional (Figura 10):
o Se desarrollará en 245 horas, desde que se recepciona el requerimiento de compra hasta que el proveedor confirma el inicio la producción.
Sub proceso de embarque (Figura 11):
o Se coordinará en 316 horas para lograr embarcar la carga con el mejor flete internacional.
Sub proceso de nacionalización (Figura 12):
o Las actividades para lograr nacionalizar las cargas en menos de 7 días se realizará en 484 horas.
Sub proceso de costeo (Figura 13):
o Este sub proceso se desarrollará en 92 horas para lograr tener el costo de cada importación.
Se establecerán las actividades para cada sub proceso
Se describirán formalmente las actividades por cada puesto de trabajo
Proceso estandarizado propuesto.
Figura 10. Sub Proceso de Compra Internacional INICIO Asistente (3 horas) Recibe requerimiento de compra Asistente (3 horas)
Genera Orden de Compra en ERP
Asistente (2 horas)
Apertura de File
Analista (4 horas)
Envía Orden de Compra y/o solicita cotización a proveedor
(24 horas) Genera Proforma Invoice (24 horas) Entrega Proforma Invoice Analista (8 horas)
Recibe cotización y revisa con gerencia ¡Conforme? Si (1 hora) Solicita corrección de cotización No (1 hora) Entrega cotización aprobada Analista (4 horas)
Recibe cotización aprobada, envía a proveedor y archiva
en file
Analista (4 horas)
Envía copia de Orden de Compra a Directora Técnica
(48 horas)
Revisa diseños solicitados
Analista (4 horas)
Verifica si los diseños corresponden a la orden de
compra
(24 horas)
Revisa, corrige y aprueba diseños
¿Aprueba? (24 horas) Solicita corrección No Si (24 horas) Especificaciones técnicas aprobadas Analista (8 horas)
Recibe aprobaciones, reenvía a proveedor con el lote y vto, y solicita pago de adelanto
Analista (24 horas) Recibe sustento bancario, reenvía a proveedor y archiva en file (24 horas) Confirma a importaciones Inicio de producción Analista (4 horas)
Arma y envía a tesorería programación de pagos de adelantos Cuentan con registros actualizados? Si (8 horas) Entrega registros cuando importaciones solicite No (60 días)
Tramita con Digemid obtención o actualización de
registros
Analista (4 horas)
Solicita a proveedor diseños y especificaciones
Analista (4 horas)
Deriva los diseños y especificaciones
¿Conforme? No
Si
FIN SUB PROCESO
(i)
(24 horas)
Envía diseños solicitados
Figura 11. Sub Proceso de Embarque
Analista (24 horas)
Confirma con proveedor fecha de carga lista
¿Cerca a fecha? No
Si
Analista (4 horas)
Solicita cotización de flete
Agentes de Carga (24 horas)
Revisan cotizaciones con líneas navieras
Agentes de Carga (24 horas)
Seleccionan la mejor (es) propuestas y envía al Analista
Analista (8 horas)
Recibe cotización, elabora comparativo de fletes y presenta a gerencia
(4 horas) Revisa comparativo Aprueba No Si Analista (4 horas)
Archiva cotización aprobada en file y envía instrucciones al agente de carga
seleccionado
Agente de Carga (24 horas)
Recibe conformidad y coordina que representante lo trabajara
Agente de Carga (24 horas)
Informa los datos de su representante
Analista (24 horas)
Envía datos al proveedor de quien recogerá la carga y solicita al agente de
carga el ETD
(24 horas)
Coordina con representante entrega de la carga
(24 horas)
Entrega carga
Representante de Agente (8 horas)
Recoge carga
Representante de Agente (96 horas)
Se confirma a importaciones el embarque de la carga
FIN SUB PROCESO INICIO SUB PROCESO
Figura 12. Sub Proceso de Nacionalización Analista (8 horas) Solicita a proveedor documentos de embarque Analista (8 horas) Recibe documentos de embarque, solicita registro a Directora Técnica y los deriva a jefe
(24 horas) Recibe solicitud Conforme No Si Analista (4 horas) Envía conformidad al proveedor Por llegar en 15 días a Callao Jefe (16 horas)
Arma carpeta con copia de documentos aduaneros Jefe (8 horas) Revisión de copias de documentos aduaneros de la carpeta Conforme Jefe (8 horas) Armar y entregar documentación aduanera original a agente de aduana Si Invoi ce Packi ng list Bill of Loa ding Certifica do de Or igen Protocolos Aviso de llegada Bill of Loading Certificado d e Origen Invoice Traduccion de factura Packing list Declar. jurada por regalías Declar. jurada por registros Copias de registros de Dig.
Analista (4 horas)
Envía a tesorería programación de pagos
de cancelaciones
Analista (16 horas)
Recibe sustento, deriva al proveedor y solicita docs. originales, archiva sustento en
el file. (24 horas) Alista documentos originales (24 horas) Envía documentos originales por courier
Si Jefe / Analista (120 horas) Recibe documentos originales (48 horas) Revisa Documentación recibida e información Observaciones Si No (8 horas)
Declara carga como Despacho Anticipado Pto. de llegada DT
(24 horas)
Solicita y recibe aclaraciones de importaciones
(4 horas)
Informa número de declaración y canal de control a Importaciones (72 horas) Obtiene autorización de aduana y confirma a Importaciones FIN SUB PROCESO
(72 horas)
Alista y envía documentos de embarque por correo
Jefe (8 horas)
Recibe y revisa documentos
Analista (4 horas)
Solicita el ETA al agente de carga No
Analista (4 horas)
Solicita a tesorería pago de cancelaciones No - Bill of Loading - Certificado de origen Jefe (4 horas)
Recibe confirmación para coordinar retiro de carga
de aduana INICIO SUB PROCESO
(i)
(4 horas)
Informa a importaciones llegada de carga a Callao
Figura 13. Sub Proceso de Costeo
Jefe (4 horas)
Coordina con almacén la recepción de la carga
(1 hora)
Programa retiro de carga
(2 horas)
Retira carga de almacenes aduaneros y confirma a Importaciones
Jefe (2 horas)
Recibe confirmación y avisa a almacenero
(2 horas)
Recepciona carga y confirma a Importaciones
(2 horas)
Genera Nota de Ingreso de productos
Jefe (2 horas)
Recibe Nota de Ingreso
Jefe (4 horas)
Solicita a agente de aduana facturación del despacho
(2 horas)
Recibe solicitud y arma facturas
(24 horas)
Envía facturación a Jefe de Importaciones
Jefe (8 horas)
Recibe y revisa facturas
Conforme No
Si
Jefe (8 horas)
Registra facturas en ERP y genera hoja de costo
Jefe (4 horas)
Arma y entrega documentación a contabilidad
Jefe (24 horas)
Arma y entrega documentación para pago a agente de aduana
y carga
FIN
Jefe (3 horas)
Envía documentos a almacén para la recepción de carga INICIO SUB PROCESO
Descripción formal de actividades para cada puesto de trabajo
En las tablas 2, 3 y 4 se detallan las descripciones de las actividades que realizará cada puesto de trabajo del área de importaciones, como parte del proceso estandarizado propuesto.
Tabla 2. Actividades para Asistente de Importaciones
Fuente: Elaboración propia
Sub Proceso Nº Actividades
1 Recibir requerimiento de compra por comercial o abastecimiento 2 Generar Orden de Compra en ERP
3 Aperturar File
4 Apoyar en las gestiones que realice el jefe y analista de importaciones PROPUESTA DE ACTIVIDADES PARA ASISTENTE DE IMPORTACIONES POR SUB PROCESO
Tabla 3. Actividades para Analista de Importaciones
Fuente: Elaboración propia
Sub Proceso Nº Actividades
1 Enviar orden de compra y solicitud de cotización al proveedor 2 Recibir Proforma Invoice del proveedor
3 Revisar de cotización con gerencia 4 Recibir cotización aprobada por gerencia 5 Enviar PI aprobada al proveedor
6 Archivar copia de PI aprobada en el file 7 Enviar orden de compra a Directora Técnica
8 Enviar a tesorería programación de pago de adelantos 9 Solicitar al proveedor diseños y especificaciones
10 Verificar si los diseños corresponden a la orden de compra enviada
11 Derivar diseños y especificaciones a las áreas respectivas para su conformidad
12 Recibir conformidad de los diseños y especificaciones técnicas de las áreas respectivas 13 Reenviar conformidad al proveedor
14 Enviar lote de fabricación y fecha expiración al proveedor 15 Recibir Swift bancario
16 Archivar una copia Swift en el File
17 Confirmar con proveedor fecha de carga lista
18 Solicitar cotizaciones de flete a las agencias de carga
19 Recibir cotizaciones y arma cuadro comparativo para la autorización de gerencia 20 Archivar cotización con autorización en el file
21 Enviar instrucciones al agente de carga para coordinar con el proveedor 22 Enviar al proveedor los datos de quien recogerá la carga
23 Solicitar confirmación de fecha de recojo ETD
24 Recibir confirmación de embarque por parte del agente de carga
25 Solicitar documentos de embarque a proveedor: BL, PL, Inv, CO, protocolos 26 Solicitar registros sanitarios a la Directora Técnica
27 Enviar al proveedor conformidad de los documentos de embarque 28 Solicitar confirmación de ETA al agente de carga
29 Enviar a tesorería programación de pago de cancelaciones 30 Solicitar a tesorería pago de cancelaciones
31 Recibir Swift bancario
32 Enviar copia del Swift al proveedor
33 Archivar una copia de la Carta Transferencia y Swift en el File 34 Solicitar documentos aduaneros originales al proveedor Embarque
Nacionalización
PROPUESTA DE ACTIVIDADES PARA ANALISTA DE IMPORTACIONES POR SUB PROCESO
Tabla 4. Actividades para Jefe de Importaciones
Fuente: Elaboración propia
Sub Proceso Nº Actividades
1 Revisión y trazabilidad de documentos de acuerdo a la normativa aduanera 2 Armar carpeta con todas la documentación para trámite aduanero
3 Revisión y conformidad a todos los documentos que contiene dicha carpeta 4 Archivar copia de documentos en el file
6 Enviar de documentos al agente de aduana
7 Seguimiento a separación de producto en almacén aduanero, en caso corresponda. 8 Resolver observaciones del agente de aduana
9 Seguimiento a la declaración aduanera y canal de control asignado 11 Seguimiento al la liberación de la carga por parte de aduana 12 Coordinar con almacén para recepción de la carga
14 Enviar documentos para recepción de carga: PL, OC, Protocolos 15 Recibir Nota de Ingreso
17 Recibir facturas de la importación
18 Revisar facturas según tarifas negociadas 19 Registrar facturas en ERP y genera hoja de costo 20 Armar y entregar documentación a contabilidad
21 Armar y entregar documentación a tesorería para pago al agente de carga y aduana 22 Actualizar, revisar y validar información del "semáforo"
23 Supervisar que todas las actividades se estén realizando de forma correcta Nacionalización
Costeo