CATEGORY 6 – PROCESS MANAGEMENT
6.2 Support Processes and Operational Planning
4.3.6.
Período de validez
Véase el punto 2.8.5.4.3.7.
Presentación de las ofertas
Las ofertas técnicas y financieras deberán introducirse en un único sobre precintado, dentro de un paquete o sobre exterior. La oferta deberá ajustarse a las instrucciones para los licitadores.
4.3.8.
El Comité de Evaluación
Para la composición, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del Comité, véase el apartado 2.8.
GESTIÓN CENTRALIZADA DIRECTA La práctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto sea un representante del país beneficiario.
4.3.9.
Fases del proceso de evaluación
4.3.9.1.
Recepción y registro de las ofertas
Al recibir las ofertas, el Órgano de Contratación deberá proceder a su registro, con indicación de la fecha y hora de recepción. Deberá emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas deberán permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas deberán numerarse por orden de recepción (independientemente de que se reciban antes de la fecha límite de presentación de las ofertas).
4.3.9.2.
Reunión preliminar
La primera reunión del Comité de Evaluación deberá celebrarse antes de la sesión de apertura de plicas. El expediente de licitación deberá haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente presentará la finalidad de la licitación y expondrá los procedimientos que deberá seguir el Comité de Evaluación, incluida la tabla de evaluación, los criterios de selección y adjudicación establecidos en el expediente de licitación.
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4.3.9.3.
Sesión de apertura de plicas
La finalidad de la sesión de apertura de plicas es comprobar que las ofertas están completas, que se aporta la garantía de licitación requerida y que, en términos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido.
La sesión de apertura de plicas es un acto oficial y público. El Comité de Evaluación abre las ofertas en sesión pública a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. Aunque sea pública, la participación en la sesión de apertura de plicas quedará restringida a los representantes de las empresas que participen en el contrato. Véase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo C5 donde se describen en detalle los trámites que debe realizar el presidente asistido por el secretario. GESTIÓN CENTRALIZADA DIRECTA
El Comité de Evaluación nombrado por la Comisión Europea deberá realizar la sesión de apertura de plicas.
GESTIÓN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS
La Comisión Europea deberá ser informada de la sesión de apertura de plicas. Podrá estar representada en calidad de observadora en la apertura de plicas y recibirá copia de cada oferta.
GESTIÓN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI
No será necesario informar a la Comisión Europea de la sesión de apertura de plicas y no participará en ella.
El presidente deberá comprobar que ningún miembro del Comité de Evaluación pueda tener un conflicto de intereses por su vinculación con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados). Véase el punto 2.8.2.
El Comité deberá decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales. El resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntará al informe de apertura de plicas (véase el anexo C6), deberá utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentación. Las actas de esta reunión se incluirán en el informe de apertura de plicas, que deberá ponerse a disposición de los licitadores que lo soliciten.
Las garantías de licitación deberán devolverse a los licitadores. Esto implica que las ofertas que lleguen después del plazo de presentación también deberán abrirse (después de la sesión de apertura) para que las garantías puedan ser devueltas.
4.3.9.4.
Evaluación de las ofertas técnicas
El Comité de Evaluación deberá utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluación publicadas en el expediente de licitación.
Durante la evaluación técnica, el Comité de Evaluación analizará si las ofertas cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitación. Esto incluirá posibles componentes de servicio incluidos en las especificaciones técnicas. Los resultados se consignarán en una tabla diseñada para responder por SÍ o NO a todos los elementos especificados en el expediente de licitación. No deberá utilizarse ningún método basado en la atribución de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, deberá evaluarse cada lote.
Con el acuerdo de los demás miembros del Comité de Evaluación, el presidente podrá dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaración, pidiéndoles que respondan en un plazo razonable que fijará el Comité.
Parte 1: Conformidad administrativa
Antes de proceder a la evaluación pormenorizada de las ofertas, el Órgano de Contratación comprobará su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitación (es decir, la tabla de conformidad administrativa).
Se considerará que una oferta es conforme si satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitación sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al ámbito, la calidad o la ejecución del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitación o limitan los derechos del Órgano de Contratación o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situación, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.
Se examinará la conformidad de cada oferta con el expediente de licitación, prestando especial atención a que:
- la documentación aportada sea completa,
- se haya utilizado el idioma estipulado en el expediente de licitación,
- en el caso de los consorcios: la confirmación de su asociación y la designación de una empresa principal haya sido firmada por todos los socios del consorcio.
En el caso de los licitadores que tengan previsto subcontratar algunas actividades (siempre que el expediente de licitación lo autorice): que el licitador haya incluido una declaración sobre el contenido y la proporción de las actividades que tiene previsto subcontratar, que deberán acomodarse a los límites fijados en el expediente de licitación.
La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deberá constar en el informe de evaluación (véase el anexo C7).
Parte 2: Conformidad técnica
La evaluación técnica pormenorizada de las ofertas se efectuará después de comprobar la conformidad administrativa.
Los criterios aplicables son los publicados en el expediente de licitación y, por ende, deberá utilizarse la tabla de evaluación incluida en el expediente de licitación. El Comité o sus miembros no podrán en ningún caso modificar la tabla de evaluación técnica comunicada a los licitadores en el expediente de licitación.
El objetivo de esta evaluación es determinar si las ofertas admitidas cumplen los criterios de selección y los requisitos técnicos mínimos.
Norma de origen: Todas las ofertas deberán cumplir los requisitos enumerados en el punto 2.3.1. En caso de duda sobre el origen de los productos, se pedirá información complementaria. Si aun así persiste la duda, el caso deberá someterse a la Comisión Europea (si no es el Órgano de Contratación).
Enero de 2013 Page 100 of 179 El licitador deberá aportar la prueba de origen en forma de un certificado de origen u otro documento oficial como prueba documental prima facie, antes de la firma del contrato si es posible.
Para determinar el origen, será preciso identificar el lugar donde el producto ha sido obtenido o producido.
Las ofertas que incumplan manifiestamente la norma de origen deberán desestimarse.
Nacionalidad de los subcontratistas: El Comité de Evaluación deberá comprobar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta técnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el punto 2.3.1.
Tras la evaluación de las ofertas, el Comité de Evaluación se pronunciará sobre la conformidad de cada oferta técnica, clasificándolas en ofertas «conformes» y «no conformes» desde el punto de vista técnico. En el caso de contratos que incluyen servicios posventa o formación, la calidad técnica de esos servicios también se evaluará con arreglo a los criterios publicados.
4.3.9.5.
Evaluación de las ofertas financieras
Una vez concluida la evaluación técnica, el Comité comprobará que las ofertas financieras no contienen errores aritméticos obvios. Los errores aritméticos obvios se corregirán sin penalización para el licitador. Si la oferta está dividida en varios lotes, se compararán las ofertas financieras de cada lote. La evaluación financiera deberá destacar la mejor propuesta financiera de cada lote, teniendo en cuenta cualquier descuento concedido por los licitadores.
A continuación se expone un ejemplo de tratamiento de los descuentos:
La empresa A ofrece un descuento del 20 % si se le adjudican los lotes 1 y 3, la empresa B ofrece un descuento del 10 % si se le adjudican los tres lotes, la empresa C NO ofrece ningún descuento.
Empresa A Empresa B Empresa C Clasificación sin descuento
LOTE 1 90 80 70 Empresa C
LOTE 2 No presenta oferta 40 50 Empresa B
LOTE 3 60 70 55 Empresa C
Tras aplicar el descuento:
Empresa A Descuento del 20 % Empresa B Descuento del 10 % Empresa C (Sin descuento) LOTE 1 72 72 70