INFORME DE CONTROL INTERNO Período: 01 de enero al 31 de diciembre 2014
Santo Domingo de los Tsáchilas, 09 de noviembre del 2015
Sr.
Mario Pazmiño
Gerente General de la Compañía de Taxis las Playas de Santo Domingo S.A” TRANSPLAYASA”.
Presente.
Por medio del presente documento se informa que se ha realizado la Auditoria de Gestión y Presupuesto de la Compañía que usted preside, por el periodo correspondiente del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014, tomando en conocimiento las leyes que rigen para el buen desenvolvimiento de la entidad y para que el auditor obtenga el conocimiento correspondiente para poder realizar una correcta auditoría.
Este informe, resume los hallazgos de auditoría, en la cual se encuentran los aspectos más relevantes con la información para poder llenar la proforma presupuestaria, los cuales se describen a continuación.
HALLAZGO 1: La compañía realiza gastos no contemplados en el presupuesto anual.
En el proceso de diagnóstico se encontró pagos no contemplados en la proforma presupuestaria por un valor de $181.231,33, en la entrevista al Gerente General de la compañía manifestó que los gastos no contemplados en el presupuesto anual tienen autorizaciones de diferente manera, cuando son gastos de valor monetario bajo es decisión
del gerente general la autorización del pago, y cuando su valor monetario es alto toma decisión la junta general de accionistas,
Conclusiones:
La compañía al realizar la proforma presupuestaria no toma en consideración algunos rubros, lo que ocaciona que existan gastos que no han sido contemplados en el presupuesto pero si se los cancela, por la autoridad que ejerce el Gerente General en la compañía autoriza pagos que no han sido contemplados el cual puede llevar a la compañía a un problema de liquidez.
Recomendaciones.
Gerente General:
Debe Planificar, estructurar las necesidades de la empresa e incluir procedimientos de control para los pagos y presentar a la Junta de accionistas con antelación para proceder con los respectivos pagos siempre y cuando estén contemplados en la proforma presupuestaria, se debe elaborar una proforma presupuestaria de ingresos para así saber con cuanto se contará para distribuir los gastos.
Comisario:
Profundizar en el análisis exhaustivo del manejo contable financiero que ejerce el Gerente General para realizar las observaciones y que estas cumplan eficientemente.
HALLAZGO 2: Se gastan mas de lo que han presupuestado.
La compañía gasta más de lo que tenía presupuestado y esto ocasiona que se tome dinero de otros rubros, el en periodo analizado se determinó un total de US$ 13.867,56.
Conclusiones:
Por la falta de una adecuada planificación financiera y control permanente de la proforma presupuestaria, conlleva a que la compañía no tome en cuenta la proforma presupuestaria
realizada para el periodo, ocasionando que se realicen gastos no contemplados, que pudieron ver sido utilizados en otros aspectos de beneficio común según lo expresan los estatutos y reglamentos de la compañía.
Recomendaciones:
Gerente General:
Realizar en función a los objetivos una buena planificación financiera a fin de mantener un control adecuado tanto de las fuentes de ingresos como de los usos que se le dan al gasto.
Comisario:
Participar permanentemente en los controles que le competen.
HALLAZGO 3: Inexistencia de presupuesto de ingresos.
De la información obtenida en la entrevista al Gerente de la compañia, se constata que no se realizò la proforma presupuestaria de ingresos, aunque de acuerdo al informe del Gerente General, manifiesta que los ingresos se obtuvieron de la venta de bienes en un 48%, prestación de servicios de representación a los accionistas en un 11%, otros ingresos de actividades ordinarias como cuotas de administración, cuotas extras, transferencias de accionistas entre otras en un 40%, pero sin sustento documentado del desglose de los rubros que ingresan a la cooperativa, en cambio en la lubricadora el encargado de la misma manifestó que se guio con un presupuesto tentativo.
Conclusiones:
La falta de la elaboracion de la proforma presupuestaria de ingresos, ocasiona que la compañía desconozca de donde obtener los fondos nesecarios para la ejecucion de sus gastos.
Recomendaciones:
Gerente General:
Debe elaborar conjuntamente con el contador, y poner en consideración al directorio la propuesta del presupuesto, considerando los aportes de los socios, los ingresos por el servicio de la lubricadora basándose en la información histórica generada por los estados financieros anteriores.
Comisario:
Tiene que fiscalizar la correcta elaboración de la proforma presupuestaria, para con ello poder descubrir errores, con el fin de precautelar el uso correcto de los recursos.
HALLAZGO 4: No tienen políticas para la elaboración del presupuesto.
La compañía no cuenta con un manual de politicas definidas para la elaboracion de la proforma presupuestaria, lo cual no permite regular el proceso, registro y emision de la información tales como la preiniciación,elaboración,ejecución, control y evaluación de presupuesto, ya que estas son parte importante para el desarrollo del mismo.
Conclusiones:
La elaboración incompleta de la proforma presupuestaria por ausencia de políticas, además de no tener un manual de funciones ha ocasionado que no se cumpla los parámetros necesarios para su correcta ejecución.
Recomendaciones:
Gerente General:
La compañía debe realizar un manual de políticas vinculadas a la elaboración de la proforma presupuestaria el cual tiene que ser difundido y participativo con todo el personal, a fin de
estandarizar los procedimientos y facilitar la obtención de información en forma oportuna y confiable.
HALLAZGO 5: Inexistencia de manual de funciones.
La compañía no cuenta con manuales de funciones, en el que se encuentren debidamente documentados los procesos o actividades administrativas, contables, de control y reportes a realizar por parte de los empleados, para considerar una adecuada segregación de funciones, a fin de evitar incompatibilidad en la ejecución de estas.
Conclusiones:
Al no poseer manuales que designen las funciones de cada miembro de la compañía, esto ocasiona que no le den la debita importancia al desarrollo de la proforma presupuestaria, y que dicho documento sea erroneo.
Recomendaciones:
Gerente General:
Para una adecuada distribución de los procesos a realizar por cada uno de los empleados de la compañía, se recomienda la implementación de manuales de funciones, que permitan establecer las obligaciones y responsabilidades que le corresponde al personal involucrado en las etapas de preiniciación,elaboración,ejecución, control y evaluación del presupuesto.
HALLAZGO 6: Inexistencia de planificación estratégica.
La compañía no cuenta con planificación estrategica, ni un plan operativo anual que permita evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Conclusiones:
La compañía al no tener sus metas y objetivos establecidos en una adecuada planificación estratégica, ademas de no contar con una clara asignación de responsabilidades ocasiona que
el desarrollo de la proforma presupuestaria no se pueda realizar de mejor manera ocasionando repercuciones en la compañía que podrian complicarle en un futuro.
Recomendaciones:
Gerente General:
Los miembros de la administración deben realizar una planificación estratégica participativa, para que, con esta planificación se garantice el crecimiento de la compañía TRANSPLAYASA durante los próximos 4 años, también debe incluir un Plan Operativo Anual, el mismo que debe ser analizado y aprobado por los miembros de la Junta General de Accionistas.
Atentamente
Johana Gutiérrez. JG AUDITORES.
3.2.5 FASE IV.- REDACCIÓN DE INFORMES Y COMUNICACIÓN DE