2. LEGAL REQUIREMENTS APPLYING TO EHRS IN NORWAY
2.4. CREATION, ACCESS TO AND UPDATE OF EHRS
2.4.2. TABLE ON CREATION, ACCESS TO AND UPDATE OF EHRS
De acuerdo a la normativa vigente todos los empleadores sin excepción (cualquiera que sea el número de empleados que ocupen) están obligados a llevar libros.
Los empleadores deben llevar un libro especial, registrado y rubricado en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio (art. 52, LCT), el cual debe estar en el lugar de trabajo.
En el ámbito nacional, la omisión de llevar el libro especial del art. 52, LCT o el que haga sus veces constituye una infracción a las obligaciones formales, que puede transformarse en una infracción sustancial.
La documentación laboral que el empleador tiene el deber de llevar como garantía de los derechos del trabajador son elementos formales. La ley sanciona su incumplimiento al establecer no sólo una presunción de certeza a favor de lo que sostiene el trabajador (art. 55, LCT), sino también que implica un sumario por infracciones a la ley 25.212 (pueden ser leves, graves o muy graves), la aplicación de multas y —en casos extremos— hasta la clausura del establecimiento.
1. Principales libros y documentación
Los principales son el libro especial del art. 52, LCT o el que haga sus veces, la planilla de horarios del art. 6º, ley 11.544 y los recibos de pago (art. 140, LCT). También debe tener constancia del CUIL, declaración jurada de cargas de familia, constancia de información de condiciones de seguridad y de recepción de elementos de protección personal, declaración jurada de la situación previsional del trabajador, contrato de afiliación entre el empleador y una ART, constancia de opción del trabajador dentro del sistema previsional, constancia de pago de aportes y contribuciones sindicales y de la seguridad social.
En el caso de las PyMEs —pequeñas y medianas empresas— se puede optar por llevar, en lugar del libro exigido por el art. 52, LCT, uno que se denomina Registro Único de Personal, en el que se deben asentar la totalidad de los trabajadores (cualquiera que sea su modalidad de contratación), y que será rubricado por la autoridad administrativa laboral competente (arts. 84 y 85, ley 24.467).
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Las registraciones contenidas en los libros señalados deben, necesariamente, tener respaldo documental; por ejemplo, en el caso de las remuneraciones, no es suficiente que esté registrado su importe y pago, sino que, además, tienen que obrar en poder de la empresa los recibos de sueldo —firmados por el trabajador— que otorgan respaldo documental a tal registración. Cuando el hecho registrado tiene contenido patrimonial se debe registrar también en los libros de comercio.
En términos generales y en virtud de lo establecido en la normativa vigente, amén de las obligaciones frente a AFIP, los instrumentos que el empleador está obligado a llevar como garantía de los derechos del trabajador son:
— libro especial del art. 52 de la LCT o el que haga sus veces; — planilla de horarios del art. 6º de la ley 11.544;
— libro de órdenes para trabajadores encuadrados en la ley 12.981; — libro de altas y bajas para la actividad gastronómica;
— libro de viajantes de comercio (ley 14.546);
— libro para la actividad rural (ley 22.248arts. 122 y 123; actualmente rige la ley 26.727); — libro establecido por la ley 12.713;
— libro para Peluqueros (ley 23.947,art. 6º);
— libro Órdenes para los Trabajadores de Casa de Renta (ley 12.981); — libro para la actividad bancaria (horas extras) (dec. 1088, art. 10);
— libro de Altas y Bajas para la actividad de la Sanidad (dec. 11.370, art. 8º);
— planillas de horarios para el personal femenino (art. 174 de la LCT y art. 6º, ley 11.544).
1.1. Libro del art. 52, LCT
El libro del art. 52, LCT es un libro o conjunto de hojas visadas o rubricadas por la autoridad de aplicación (Ministerio de Trabajo), en el que se deben asentar los datos de identidad de ambas partes y aquellos que identifican la relación laboral.
Cuando el empleador tiene varios establecimientos el Ministerio de Trabajo exige que gestione el pedido de centralización en un solo lugar, o de lo contrario debe presentar un libro por cada establecimiento, requisito éste que no surge de la ley.
1.1.1. Contenido del libro
Los datos a consignar en el libro del art. 52, LCT son: a) individualización íntegra y actualizada del empleador; b) nombre del trabajador; c) estado civil; d) fecha de ingreso y egreso; e) remuneraciones asignadas y percibidas; f) individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares; g) demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo; h) los que establezca la reglamentación.
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Se prohíbe: 1) alterar los registros correspondientes a cada persona empleada; 2) dejar blancos o espacios; 3) hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las cuales deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa. Como esta última exigencia es de cumplimiento prácticamente imposible, bastará, a efectos de la seriedad de la registración, su conformación por el trabajador si no se efectúa un asiento rectificatorio; 4) tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registros de hojas móviles, su habilitación la hará la autoridad administrativa, debiendo, cada conjunto de hojas, estar precedido por una constancia extendida por dicha autoridad, de la cual resulte su número y fecha de habilitación.
Los libros que obligatoriamente deben llevar los empleadores deben ser habilitados por la autoridad de aplicación (Ministerio de Trabajo), salvo el libro de viajantes de comercio, que debe ser registrado y rubricado como los libros de comercio.
El art. 53, LCT, establece que en caso de existir omisiones en los libros, es decir que carezcan de las formalidades previstas en el art. 52, LCT, o que tengan algunos de los defectos allí consignados, su validez será valorada por el juez según las particularidades de cada caso.
Cabe aclarar que las constancias referidas a la fecha de ingreso y de egreso del trabajador tienen un valor relativo en caso de litigio; esto es así porque provienen unilateralmente del empleador y fueron consignadas en el libro sin control del trabajador.
1.1.3. Rúbrica del libro. Autoridad competente
La rúbrica del libro debe efectuarse ante la autoridad administrativa del trabajo y con anterioridad a su uso, presentando dicho trámite ante el Ministerio de Trabajo que corresponda de acuerdo a la jurisdicción en la que se encuentra la empresa o donde posea su sede legal.
Los libros rubricados sólo podrán ser utilizados en la jurisdicción correspondiente a la Autoridad que los rubricó; excepto que se hubiera optado por el mecanismo de centralización, ello, sin perjuicio de su posible utilización como prueba instrumental ante la justicia o autoridad administrativa en todo el territorio nacional que pudiera corresponder.
En dichos libros no podrán asentarse trabajadores que se desempeñen en establecimientos de la misma empresa que se encuentren en otra jurisdicción, salvo que se opte por la concentración de la rúbrica.
1.1.4. Centralización de la rúbrica. Procedimiento
Conforme lo establece el art. 4º de la res. 168/2002 de la Secretaría de Trabajo, en caso que un empleador desarrolle su actividad en más de una jurisdicción, puede solicitar ante el Ministerio de Trabajo la centralización de la documentación laboral en un solo establecimiento.
Ver el tema en detalle en Grisolia, Julio A., Tratado de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social, t. 1, Abeledo Perrot, 2013.
1.1.5. Provincia de Buenos Aires: res. 310/2009 del Ministerio de Trabajo
Con el dictado de la res. 310/2009 (21/12/2009) se pretende lograr un grado mayor de control, seguridad y certeza en lo que hace a la rúbrica de documentación laboral.
Se incorpora un mecanismo de trabajo destinado a establecer la forma y el procedimiento que obligatoriamente deberán cumplir las empresas para llevar adelante la rúbrica de los elementos de contralor exigidos por la ley laboral.
Ver el tema en detalle en Grisolia, Julio A., Tratado de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social, t. 1, Abeledo Perrot, 2013.
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1.1.6. Registro unificado
Ver el tema en Grisolia, Julio A., Tratado de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social, t. 1, Abeledo Perrot, 2013.
1.1.7. Distintos sistemas de habilitación de registros
Ver el tema en Grisolia, Julio A., Tratado de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social, t. 1, Abeledo Perrot, 2013.
1.1.8. Presunción a favor del trabajador: art. 55, LCT
En cuanto a la presunción dispuesta en el art. 55, LCT, que se genera en favor del trabajador en caso de que la empresa no lleve libros, ni exhiba la documentación legalmente exigida (arts. 52 y 54, LCT), es necesario aclarar dos cuestiones.
En primer lugar, se trata de una presunción iuris tantum, es decir que puede ser desvirtuada por prueba en contrario.
En segundo lugar —respecto de su alcance—, se tienen por ciertas las afirmaciones del trabajador consignadas en la demanda judicial exclusivamente sobre las circunstancias que deben constar en tales libros; por lo cual, si una empresa no lleva libros o no registró a una persona, no genera, per se, la presunción de que existe contrato de trabajo.
A partir de reconocer la relación laboral, corresponde al empleador probar el ingreso y el salario del trabajador, entre otros elementos de las condiciones y medio ambiente de trabajo. No existe norma que cargue en el trabajador el deber procesal de demostrar el ingreso y el salario que denuncia en sus intimaciones y demanda, correspondiendo al empleador demostrar la inexactitud de aquellas afirmaciones. Los libros laborales, siendo unilaterales y sin control alguno por parte de los trabajadores, por sí solos no prueban que el ingreso y el salario denunciados en la demanda fuesen inexactos (sala 6ª, 27/8/2003, "Rudel, Lidia v. Van Geldern SRL").
1.1.9. Alcances de la presunción
Hay distintos hechos que no se acreditan con la exhibición de los libros; por ejemplo, la realización de horas extraordinarias y el pago de remuneraciones. Por lo tanto, la omisión de exhibirlos tampoco puede producir una presunción en favor del trabajador, es decir que en tal sentido resulta inoperante el art. 55, LCT.
La presunción que prevé el art. 55, LCT sólo se proyecta respecto de los datos enumerados en el art. 52 y carece de operatividad con relación a las horas impagas trabajadas en exceso de la jornada legal, ya que este tipo de situaciones no constan en los asientos respecto de los cuales es aplicable la presunción (sala 1ª, 28/4/2003, "Rolón, Héctor D. v. Souper Troupper SA", DT 2003-B-1542).
Cabe señalar que de por sí las constancias de los libros laborales —aun llevados en legal forma— no son eficaces para acreditar la cuantía del salario, pues no puede soslayarse que se trata de registros llevados en forma unilateral por el empresario y, por lo tanto, inoponibles al trabajador. Para más, en el caso existen otros elementos de juicio que los contradicen y los registros no son regulares (sala 3ª, 12/7/2004, "De Piento, Silvana v. Tindery SA").
1.1.10. El libro del art. 52, LCT y las empresas de servicios eventuales
Conforme lo establece el art. 13, dec. 1694/2006, tanto las empresas usuarias como las de servicios eventuales deberán llevar una sección particular del libro especial del art. 52 de la Ley de Contrato de Trabajo que contendrá los siguientes datos:
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— Empresas usuarias: 1) Individualización del trabajador que preste servicios a través de una empresa de servicios eventuales. 2) Categoría profesional y tareas a desarrollar. 3) Fecha de ingreso y egreso. 4) Remuneración denunciada por la empresa de servicios eventuales o el importe total de la facturación. 5) Nombre, denominación o razón social, número de CUIT, número de habilitación y domicilio de la empresa de servicios eventuales a través de la cual fue contratado el trabajador.
— Empresa de servicios eventuales 1) Individualización del trabajador que preste servicios bajo la modalidad de contrato de trabajo eventual. 2) Categoría profesional y tarea a desarrollar. 3) Fecha de ingreso y egreso en cada destino. 4) Remuneración. 5) Nombre, denominación o razón social, número de CUIT y domicilio de las empresas usuarias donde fuera destinado el trabajador.
1.2. PyMEs: Registro Único de Personal
El art. 86 de la Ley de PyMEs (24.467) establece que en el Registro Único de Personal —que pueden optar por llevar las PyMEs en reemplazo del libro exigido por el art. 52, LCT— quedan unificados los libros, registros, planillas y demás elementos de control que se señala a continuación:
a) el libro del art. 52, LCT;
b) la sección especial del art. 13, ap. 1, dec. 342/1992 (derogado por dec. 1694/2006, BO del 17/11/2006); c) los libros de la ley 12.713;
d) el libro especial del art. 122, Régimen Nacional de Trabajo Agrario (actualmente rige la ley 26.727 y el dec. 301/2013, BO del 22/3/2013).
El art. 87, ley 24.467, dispone que en el Registro Único de Personal se debe hacer constar el nombre y apellido o razón social del empleador, su domicilio y número de CUIT; asimismo, deberán ser consignados los siguientes datos: a) nombre y apellido del trabajador y su documento de identidad; b) número de CUIL; c) domicilio del trabajador; d) estado civil e individualización de sus cargas de familia; e) fecha de ingreso; f) tarea a desempeñar; g) modalidad de contratación; h) lugar de trabajo; i) forma de determinación de la remuneración asignada, monto y fecha de pago; j) régimen previsional por el cual haya optado el trabajador y, en su caso, individualización de su administradora de fondos de jubilaciones y pensiones (AFJP); k) toda modificación que se opere respecto de los datos consignados precedentemente y, en su caso, la fecha de egreso.
El incumplimiento de las obligaciones registrales previstas en esta sección, o en la LCT, puede ser sancionado hasta con la exclusión del régimen de la ley 24.467 (PyMEs), además de las penalidades establecidas en las leyes 18.694, 23.771 y 24.013 (art. 88, ley 24.467).
1.3. Libros especiales
En algunas actividades es obligatorio llevar libros especiales, como en el caso del trabajo marítimo, el trabajo a domicilio y los viajantes de comercio.
En otras actividades hay que llevar libretas y planillas de trabajo, como en el trabajo y aprendizaje de menores (libreta de trabajo), el trabajo a domicilio, los conductores particulares, el transporte de cosas por la vía pública, el trabajo marítimo (libreta de embarco) y el trabajo portuario (registro de personal llevado por el ente de contratación), o "algún documento, licencia o carné" que acredita su inscripción en un registro de control.
Su ausencia no impide que se apliquen las disposiciones de la ley, estatuto especial o convención colectiva de trabajo pertinente, no obstante lo cual puede traer aparejada la aplicación de las sanciones previstas en ellos para el caso.
Los jueces tienen amplias facultades para merituar el valor probatorio de los registros, planillas y demás elementos de contralor que exijan los estatutos profesionales y las convenciones colectivas de trabajo.
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Por ejemplo, encuadran entre aquellos elementos de contralor, la exigencia de determinados convenios colectivos que obligan a registrar la asistencia del personal en tarjetas habilitadas al efecto; o cuando las normas aplicables ordenan —en el caso de los médicos— asentar en el Registro de Cirugías de una institución, la identificación del equipo de profesionales que intervengan en una operación, así como también el comienzo y la finalización del acto quirúrgico.
Por ser llevados unilateralmente por el empleador, su valor probatorio es limitado, cuando sean invocados en contra del trabajador.
Algunas actividades reguladas por normas específicas requieren que para que el trabajador las desempeñe cuente con algún documento, carnet o licencia especial (art. 51, LCT).
Sin perjuicio de ello, los beneficios derivados de las leyes, estatutos o convenciones colectivas le corresponden a pesar de no contar el trabajador con el documento pertinente, ya que no se trata de profesiones que requieran para su ejercicio de un título expedido por autoridad determinada por cuestiones de orden público.
En el supuesto de los viajantes de comercio, el art. 10, ley 14.546, dispone que los empleadores que ocupen viajantes de comercio deben llevar un libro especial registrado y rubricado ante el Registro Público de Comercio (Inspección General de Justicia) en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio.
Distinto es el supuesto de las profesiones que exigen título habilitante expedido por autoridad competente (abogados, médicos, ingenieros, etc.), en cuyo caso la inexistencia de dicho título —exigido como requisito para la celebración del contrato de trabajo— trae aparejada su nulidad.
1.4. Planilla de horarios: art. 6º, ley 11.544
La planilla de horarios es un papel en el que se consignan los nombres de los trabajadores y los horarios asignados. Es simple e informal (por ejemplo, Juan García, lunes a viernes 9 a 17 hs.).
Su finalidad es facilitar la aplicación de la ley 11.544, que en su art. 6º fija la necesidad de exhibir la planilla en un lugar visible del establecimiento o en cualquier otro sitio conveniente, debiendo constar la hora de inicio y fin del trabajo, si éste se realiza por equipo y los descansos que no integran la jornada.
Asimismo, según el art. 197 de la Ley de Contrato de Trabajo, la distribución de las horas de trabajo será facultad privativa del empleador y la diagramación de los horarios, sea por el sistema de turnos fijos o bajo el sistema rotativo del trabajo por equipos no estará sujeta a la previa autorización administrativa, pero aquél deberá hacerlos conocer mediante anuncios colocados en lugares visibles del establecimiento para conocimiento público de los trabajadores.
En cambio, las tarjetas-reloj no pueden ser consideradas documentación complementaria que deba ser conservada por el empleador, porque no existe tal obligación legal.
1.5. Planilla de horas extras
En aquellos casos en que el trabajador realiza horas extras, el empleador debe llevar una planilla de horas suplementarias prevista por la ley 11.544 que en su art. 6º, inc. c dispone que el empleador deberá inscribir en un registro todas las horas suplementarias de trabajo hechas efectivas a mérito de lo dispuesto por los arts. 3º, 4º y 5º de dicha norma.
La planilla de horas extras es muy importante ya que, por ejemplo, si fuese reconocida por el empleador la realización de horas extraordinarias pero negada su cantidad, si el empleador fue intimado a exhibir el registro previsto por los arts. 6º, ley 11.544 y 21 de su decreto reglamentario y no lo exhibe, operaría una presunción a favor del trabajador de que es cierta la cantidad consignada en la demanda, recayendo sobre el empleador la prueba en contrario.
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Si el convenio colectivo que rige la actividad impone el uso de tarjetas reloj como sistema de control de la jornada laboral, es inadmisible la defensa basada en la falta de obligación de conservar dicha documentación (mínimamente hasta el plazo de prescripción), ya que no se trata de un método de control implementado unilateralmente por el empleador, sino de una obligación convencional que integra el contrato.
El empleador tiene la posibilidad de optar por un libro encuadernado, o en el caso de utilizar sistemas de computación o microfilmación, las fichas o planillas deben ser rubricadas por la autoridad administrativa. En caso de utilizar fichas microfilmadas, deben ser complementadas con elementos que permitan su visualización y la inserción de las rúbricas correspondientes.
1.6. Recibos de sueldo
Los recibos de sueldo son un comprobante bilateral del contenido esencial de la relación laboral y la recepción de la remuneración. Libera al empleador por el pago efectuado y es una radiografía del contrato de trabajo, ya que constan los datos que el art. 140, LCT, enuncia (ver capítulo "Remuneración").
Asimismo, la LCT otorga al juez la facultad de establecer las remuneraciones del trabajador en un caso particular. El art. 56 establece que "en los casos en que se controvierta el monto de las remuneraciones y la prueba rendida fuera insuficiente para acreditar lo pactado entre las partes, el juez podrá, por decisión fundada, fijar el importe del crédito de acuerdo con las circunstancias de cada caso".
La norma otorga al juez la facultad de establecer las remuneraciones del trabajador en los casos en que se controvierta el monto de las remuneraciones y la prueba rendida resultase insuficiente para acreditar lo pactado entre las partes. Esta potestad debe ser ejercida con suma prudencia, por decisión fundada en parámetros objetivos, y sólo en aquellos casos en los que de las pruebas arrimadas surja acreditada la procedencia del crédito pero no su monto. La sujeción de tal prerrogativa a esa condición se funda en que si el salario no es motivo de controversia, nada permite que el juez se aparte de ella y tome otra distinta.