Dentro de las instituciones financieras existe la información y comunicación en todo momento entre el personal y sus socios con el propósito de conocer las funciones y responsabilidades operacionales que realizan dentro de la cooperativa, es importante que para mejorar debería existir la comunicación interna y externa que les permita interactuar más con el personal.
Información y Comunicación Objetivos de la información Aumentar el conocimiento acerca de la gestión de la cooperativa, informar sobre los servicios o productos que ofrece. Proporcionar a la asamblea general, las funciones y responsabilidades que desarrollan el personal dentro de la institución. Influir en la actitud de todo el personal de la cooperativa para que sus objetivos y actividades estén en armonía con las operaciones. Objetivos de la comunicación Involucrar a todo al equipo de talento humano, ya que es aquel, que permite transmitir los valores y objetivos de la cooperativa. Dar coherencia y coordinación al plan estratégico, exige una comunicación con los distintos departamentos. Mejorar la productividad, mediante la optimización de los procesos productivos requiere de la comprensión por parte de los dirigentes. Niveles de comunicación Comunicación descendente proporciona a los dirigentes y personal la información sobre lo que se está haciendo, lo que se va a ser, lo que deben hacer y como lo deben Comunicación ascendente es necesaria para la toma de decisiones porque permitirá a los empleados plantear ideas y sugerencias, es decir dar retroalimentación. Entre las Comunicación horizontal se da entre áreas de la cooperativa que se encuentran en nivel jerárquico, en esta categoría gran parte de la comunicación es informal, por medio de las relaciones de amistad es decir trabajo en equipo. Las
son: entrevistas, reuniones
informativas, etc.
usan son: el correo electrónico, buzón de sugerencias, etc.
utilizan son: redes sociales, reuniones por departamento, etc. Medios de
comunicación
Cartas, memorandos, oficios, correos electrónicos, llamadas telefónicas, foros, reuniones, talleres, mensajes publicitarios, páginas sociales y talleres.
Políticas Son lineamientos de acción que define el Consejo de Administración para que sirvan de referencia a las decisiones y actuaciones de los diferentes socios que hacen parte de la cooperativa en cuanto a los procesos de la información y comunicación.
Figura 16 Matriz de Información y Comunicación
Comunicación interna es la que se establece al interior de la organización, respetando el organigrama estructural, entre los elementos importantes son:
Comunicación relativa a los miembros para ello es necesario tener en cuenta la información, las necesidades y los intereses de los socios, del mismo modo los sentimientos, opiniones, deseos y sus motivaciones. Comunicación relativa a las tareas para poner en práctica los integrantes deben estar familiarizados con los objetivos de la institución, es importante que el gerente realice la distribución de roles, tengan presentes sus metas consensuadas y las tareas que se deben realizar con el fin de cumplir con lo planificado, cuando cada uno del personal tengan presente todos estos elementos se obtendrán resultados satisfactorios. Comunicación relativa a la organización es importante que el personal deba estar al tanto de los procedimientos de gestión, administrativos, económicos que son fundamentales para el buen funcionamiento de la institución con el fin de que tengan acceso y conozcan las tareas que desarrolla la cooperativa. Mientras que la comunicación externa es clave, ya que de eso va a depender que la cooperativa tenga un buen impacto con la sociedad o de lo contrario no se logre los objetivos. Para ello se debe recurrir a la utilización de los recursos informáticos para que los canales de comunicaciones sean abiertos, oportunos y agiles. 3.10. Monitoreo.
Una vez analizada la situación en que se encontraba el departamento de créditos se puede realizar evaluaciones para determinar si cada uno de los componentes del control interno está funcionando y si las deficiencias son comunicadas oportunamente ya sea al gerente o a la asamblea general.
Componente Supervisión
Ambiente de Control
Mantener una supervisión permanente de la ley de Economía Popular y Solidaria y del reglamento de acuerdo a la constitución de la cooperativa. Así mismo supervisar que la institución cumpla con su misión, visión, objetivos y los valores establecidos. La persona encargada de ese departamento será quien se encargue de determinar la efectividad del cumplimiento al final de cada periodo, de la misma manera los resultados obtenidos deberá ser comunicados a la asamblea general o al gerente con el fin de tomar decisiones.
Establecimientos de Objetivos
El personal responsable de esta área deberá tener una supervisión adecuada sobre el cumplimiento de los objetivos planteados tanto como estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento por parte del personal que se encuentra dentro del departamento de créditos. Con el fin de fortalecer los procesos y las políticas vigentes, del mismo modo evaluar periódicamente el mecanismo implementado hacia la atención del cliente. Así mismo se debe supervisar el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, con el propósito de que los objetivos de la cooperativa deben ser identificados y diferenciados entre los riesgos.
Identificación de Eventos
De la misma manera deberá existir una supervisión constante, en donde se pueda ir evaluando mes a mes los manuales, políticas, acontecimientos, los factores de influencia estratégica y de objetivos, mediante la metodología y técnica que ayude a los responsables de esa área que no existan eventos futuros con el fin de que no pueda afectar en el área de captación.
Evaluación de Riesgos
A través del análisis financiero se pudo identificar las anomalías por las que la institución se enfrentaba, como son la morosidad en la recuperación de cartera y en el rendimiento del mismo, es decir que las instituciones no tienen una buena recuperación de cartera lo cual afecta
cooperativas han implementado mecanismos de cobros, con los cuales serán supervisados mensualmente con el fin de que si no se tiene respuesta o mejoría se deberá seguir tomando acciones correctivas.
Respuesta a los Riesgos
Después de analizar los riesgos se procede a establecer una estrategia con la finalidad de que el siguiente periodo las instituciones financieras reduzcan los riesgos, y así llevar un control más excautivo, los responsables de esta área son quienes deben reportar periódicamente
Actividades de Control
Mediante las actividades de control permite a la institución financiera cumplir con sus responsabilidades y a enfrentar apropiadamente los riesgos identificados, una adecuada vigilancia permite mantener una cartera de clientes sana y selecta, que influye de forma decisiva en una recuperación de las colocaciones como también en los plazos y condiciones inicialmente establecidos.
Información y
Comunicación
Mantener a un equipo de personas enfocadas en su trabajo se requiere de vías de comunicación permanente, para ello se deben contar con herramientas tradicionales y más innovadoras, así mismo para que la información financiera sea identificada, procesada y comunicada pertinentemente, se debe regir a un sistema de información y comunicación, con el fin de difundir tanto a los asesores de crédito, jefes del departamento y al personal en general sobre las áreas críticas.
Figura 17 Cuadro de Acciones Correctivas.
Este cuadro de acciones correctivas permite realizar evaluaciones concurrentes con la finalidad de determinar si cada uno de los componentes de control interno está funcionando adecuadamente, así mismo se identifica los problemas, y del mismo modo las deficiencias son comunicadas oportunamente a la gerencia con el propósito de controlar y supervisar cada proceso, es por eso que se evalúa los resultados periódicamente para monitorear las acciones correctivas.
3.11. Matriz de análisis de los factores internos, externos y su incidencia en la Ley de Economía Popular y Solidaría.