CHAPTER 5 CONTEXT OF DATA
5.4 D ESCRIPTION OF THE T EAMWORK DURING THE D F SI PROJECTS APPLIED BY THE TEAMS
5.4.1 Teamwork during the DfSI project applied by Team A
CAPITULO PRELIMINAR
Ambito de Aplicación
Art. 1.- Las Normas Técnicas de Control Interno Específi cas, constituyen el marco básico que establece el Concejo Municipal de Dolores, aplicable con carácter obligatorio al Concejo Municipal, jefaturas y empleados de la Municipalidad.
Defi nición del Sistema de Control Interno
Art. 2.- Se entiende por Sistema de Control Interno, el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por el Concejo Municipal, jefaturas y empleados de la Municipalidad, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la consecución de sus objetivos.
Objetivos del Sistema de Control Interno
Art. 3.- El Sistema de Control Interno, tiene como fi nalidad coadyuvar con la Municipalidad en el cumplimiento de los siguientes objetivos: a) Lograr efi ciencia, efectividad y efi cacia de las operaciones realizadas y que éstas se encuentren dentro de los programas y presupuestos
autorizados;
b) Obtener confi abilidad y oportunidad de la información;
c) Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables; y
d) Permitir la evaluación posterior de la efectividad, efi ciencia y economía de las operaciones, a través de la auditoría interna, reforzando el proceso de responsabilidad Institucional.
Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno
Art. 4.- Los componentes orgánicos del Sistema de Control Interno son: Ambiente de control, valoración de riesgos, información y comunicación, actividades de control y monitoreo.
Responsables del Sistema de Control Interno
Art. 5.- La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, corresponde al Concejo Municipal y jefaturas en el área de su competencia Institucional.
Corresponde a los demás empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.
Seguridad Razonable
Art. 6.- El Sistema de Control Interno, proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos de la Municipalidad.
CAPITULO I
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y Valores Eticos
Art. 7.- El Concejo Municipal, jefaturas y empleados, deberán de mantener y demostrar integridad y valores éticos, acordes a la Carta de Prin- cipios y Valores Eticos Institucional, además, estará en la obligación de contribuir a su gestión, promoverlos y divulgarlos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones.
Compromiso con la Competencia
Art. 8.- El Concejo Municipal y jefaturas, tendrán la responsabilidad de dar cumplimiento a la inducción del personal a través del Manual de Organización y Funciones y Descriptor de Puestos, Manual de Selección y Contratación de Personal y Manual de Inducción al Personal, los cuales deberán servir para realizar las acciones que conduzcan a que todo el personal posea y mantenga el nivel de comportamiento y requisitos mínimos que les permita llevar a cabo los deberes asignados y entender la importancia de establecer y llevar a la práctica, adecuados procedimientos de control interno.
Estilo de Gestión
Art. 9.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán tener en consideración en su gestión el Manual de Desempeño, permitiendo administrar los niveles de riesgo que puedan promover actitudes de control interno institucional para el cumplimiento de los objetivos.
Estructura Organizacional
Art. 10.- El Concejo Municipal y jefaturas, tendrán a su cargo la defi nición, delimitación y actualización de la estructura organizativa bajo su dirección, sin perder de vista el cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos en la misión y visión.
Defi nición de Areas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía
Art. 11.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán delegar la autoridad y responsabilidad de cada puesto, lo cual se regirá por el Manual de Organización y Funciones y Descriptor de Puestos, que contendrán las políticas que determinen los niveles de autoridad y los grados de responsabi- lidad.
DIARIO OFICIAL. - San Salvador, 9 de Octubre de 2007.
Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano
Art. 12.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán establecer apropiadas políticas y prácticas de personal, especialmente las que se refi eran a contratación, inducción, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias para la administración del recurso humano, debiendo aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y demás disposiciones legales relacionadas con la materia.
Unidad de Auditoría Interna
Art.13.- El Concejo Municipal, deberá asegurar el establecimiento y fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna, dotándola de personal idóneo y necesario; así como, de recursos presupuestarios, materiales y administrativos que le faciliten la efectiva coordinación del Sistema de Control Interno.
Art. 14.- La Unidad de Auditoría Interna, contará con independencia dentro de la Municipalidad, sin participación alguna en las actividades administrativas y fi nancieras.
Art. 15.- La Unidad de Auditoría Interna, se regulará por las Normas de Auditoría Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la Re- pública.
CAPITULO II
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACION DE RIESGOS
Defi nición de Objetivos Institucionales
Art.16.- El Concejo Municipal y jefaturas, tendrán como función coordinar y ejecutar todas las políticas, proyectos y actividades municipales orientadas al desarrollo social y económico del Municipio, las cuales deberán estar relacionadas con la misión de la Institución y visión del Municipio de forma que posibilite verifi car el cumplimiento periódicamente.
El Concejo Municipal, deberá contar con un instrumento de planifi cación a largo plazo, involucrando a todos los sectores del Municipio, para defi nir clara y específi camente los objetivos y metas a alcanzar.
Planifi cación Participativa
Art.17.- El Concejo Municipal y jefaturas, diseñarán un sistema de planifi cación participativa que deberá tomar en cuenta la misión, visión, objetivos generales y las acciones globales a ejecutar, llevará aparejado un presupuesto que exprese los recursos fi nancieros necesarios para ejecutar dicho plan.
Identifi cación de Riesgos
Art. 18.- El Concejo Municipal, por medio de una matriz de riesgos deberá tener defi nidos e identifi cados de forma metódica los diversos niveles de riesgos internos y externos, encaminados al logro de objetivos que se haya proyectado institucionalmente, procurando un estricto grado de cumpli- miento.
Análisis de Riesgos Identifi cados
Art. 19.- El Concejo Municipal, jefaturas y empleados, deberán de crear e implementar métodos que permitan analizar los riesgos en cuanto a su impacto económico, político, social y legal.
Gestión de Riesgos
Art. 20.- El Concejo Municipal, deberá implantar las políticas y procedimientos que den los instrumentos a seguir para prevenir, detectar y corregir las acciones de todas las áreas de la Municipalidad, para minimizar los niveles de riesgo.
CAPITULO III
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos
Art. 21.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán documentar y mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema de Control Interno.
Actividades de Control
Art. 22.- Las actividades de control interno estarán orientadas al cumplimiento de los objetivos institucionales y especifi cados en los manuales, leyes que rigen los procesos administrativos y fi nancieros; entre los cuales podemos mencionar:
a. Funciones directas o actividades administrativas; b. Procedimientos de información; y
c. Controles físicos.
Defi nición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Art. 23.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán establecer por escrito los niveles de autorización y aprobación, de acuerdo a las funciones y actividades a realizar; en coordinación con el Manual de Organización y Funciones y Descriptor de Puestos de la Municipalidad.
Defi nición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Art. 24.- El Concejo Municipal y las jefaturas deberán establecer instrumentos que salvaguarden y conserven los activos de la Institución, haciendo énfasis a los de mayor riesgo; para el uso de vehículos se tomará en consideración el Instructivo para el Uso de Vehículos Nacionales, emitido por la Corte de Cuentas de la República.
Defi nición de Políticas y Procedimientos sobre el Diseño y Uso de Documentos y Registros
Art. 25.- El Concejo Municipal, deberá establecer por medio de documentos, las políticas y procedimientos con respecto al diseño y uso de documentos; así como, registros que contribuyan a contar con anotaciones adecuadas de las transacciones y hechos relevantes efectuados por la Ins- titución.
La documentación y registros de operaciones, deberán ser salvaguardadas adecuadamente, sean éstos utilizados o sin utilizar, para soporte de revisiones que sean efectuados por la administración en el futuro.
Defi nición de Políticas y Procedimientos sobre Conciliación periódica de Registros
Art. 26.- El Contador, deberá conciliar periódicamente sus registros a través del Manual de Políticas y Procedimientos, donde estarán identifi cados los registros sujetos de conciliar.
El Auditor Interno, será el responsable de verifi car la exactitud y la buena aplicación de ésta, para fortalecer el control interno.
Defi nición de Políticas y Procedimientos de Rotación de Personal
Art. 27.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán establecer por medio de documentos, las políticas y procedimientos pertinentes, para efectuar rotación sistemática entre el recurso humano que realiza tareas claves o funciones afi nes.
DIARIO OFICIAL. - San Salvador, 9 de Octubre de 2007.
Defi nición de Políticas y Procedimientos sobre Garantías o Cauciones
Art. 28.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán establecer por escrito y por medio de documento las políticas y procedimientos que regulen las garantías exigibles a los funcionarios y empleados públicos encargados de: Recepción, control, custodia e inversión de fondos o valores públicos, para tomar posición de su cargo; considerando su razonabilidad y legalidad, garantizando el adecuado cumplimiento de sus funciones; lo anterior de conformidad a lo establecido en el artículo 104, de la Ley de la Corte de Cuentas de la República.
Defi nición de Políticas y Procedimientos de los Controles Generales de Sistemas de Información
Art. 29.- El Concejo Municipal y jefaturas, deberán establecer políticas de control y procedimientos de resguardo de información de cada Unidad; como también, de claves de acceso que permitan el monitoreo de cada uno de los equipos.
Defi nición de Políticas y Procedimientos de los Controles de Aplicación
Art. 30.- El Concejo Municipal, deberá diseñar y aprobar políticas y procedimientos de control que contribuyan a orientar los esfuerzos de las unidades organizativas en el desarrollo de sus actividades; así como también, fortalecer el control interno institucional, las políticas y procedi- mientos.
CAPITULO IV
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION
Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación
Art. 31.- El Concejo Municipal y jefaturas, diseñarán e implantarán sistemas de información acordes con los planes estratégicos y los objetivos institucionales, debiendo ajustarse a las características y necesidades propias de la Municipalidad.
Proceso de Identifi cación, Registro y Recuperación de Información
Art. 32.- El Concejo Municipal, contará con un sistema de identifi cación, registro y recuperación confi able de la información que permita la clasifi cación conforme al grado de importancia, confi dencialidad y origen, que facilite el registro oportuno y adecuado.
Características de la Información
Art. 33.- El Concejo Municipal, jefaturas y empleados, deberán asegurar que la información que se procese en todas las unidades, tanto internas como externas, cumpla con los siguientes elementos: Confi able, oportuna, sufi ciente y pertinente.
Efectiva Comunicación de la Información
Art. 34.- El Concejo Municipal, deberá establecer el tipo de información a divulgar tanto para usuarios internos como externos, estableciendo parámetros y limitaciones a la misma.
Archivo Institucional
Art. 35.- La Municipalidad, deberá contar con un Archivo Institucional para preservar la información, en virtud de su utilidad y de requerimientos jurídicos y técnicos.
CAPITULO V
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO
Monitoreo sobre la Marcha
Art. 36.- El Concejo Municipal, se encargará de vigilar que los empleados apliquen y ejecuten las actividades de control que permitan comprobar el cumplimiento de las operaciones de manera integrada.
Monitoreo Mediante Autoevaluación del Sistema de Control Interno
Art. 37.- El Concejo Municipal, jefaturas y empleados, deberán diseñar e implementar sistemas de autoevaluación que permitan medir y evaluar el cumplimiento de los objetivos, procedimientos y normas dentro de la Municipalidad trimestralmente.
Evaluaciones Separadas
Art. 38.- La Unidad de Auditoría Interna, la Corte de Cuentas de la República, las fi rmas privadas de auditoría y demás instituciones de control y fi scalización, deberán practicar revisiones periódicas sobre la efectividad del Sistema de Control Interno; detallando los hallazgos y recomendacio- nes en un informe de auditoría, resultantes de la ejecución de los programas de auditoría; así mismo, el Concejo Municipal, deberá dar el respectivo seguimiento al cumplimiento de las defi ciencias observadas.
Comunicación de los Resultados del Monitoreo
Art. 39.- Los resultados de las actividades de monitoreo del Sistema de Control Interno, deberán ser comunicados al Concejo Municipal y jefa- turas, según corresponda.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
Art. 40.- La revisión y actualización de las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específi cas, será realizada por el Concejo Municipal de Dolores, al menos cada dos años, considerando los resultados de las evaluaciones sobre la marcha, autoevaluaciones y evaluaciones separadas, practicadas al Sistema de Control Interno, labor que estará a cargo de una Comisión, que será nombrada por el Concejo Municipal. Todo proyecto de modifi cación o actualización a las Normas Técnicas de Control Interno Específi cas de la Municipalidad de Dolores, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Ofi cial.
Art. 41.- El Concejo Municipal, será responsable de divulgar las Normas Técnicas de Control Interno Específi cas a sus funcionarios y empleados; así como, de la aplicación de las mismas.
Art. 42.- El presente Decreto entrará en vigencia el día de su publicación en el Diario Ofi cial.
San Salvador, dieciséis de julio del dos mil siete.
Dr. Rafael Hernán Contreras Rodríguez Presidente de la Corte de Cuentas de la República
DIARIO OFICIAL. - San Salvador, 9 de Octubre de 2007.
DECRETO No. 95
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante Decreto No. 4, de fecha 14 de septiembre del 2004, esta Corte emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI).
II. Que según el artículo 39, del referido Decreto, cada entidad del Sector Público presentaría a esta Corte, un proyecto de Normas Técnicas de Control Interno Específi cas, a efecto de que sea parte del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específi cas que emita la Corte de Cuentas de la República para cada institución.