Los procesos financieros se aplicarán en las áreas o departamentos que dispone la empresa.
Procedimientos para el Departamento de Gerencia
El área de gerencia cumple diversas funciones como planeación y control de todas las actividades inmersas de la empresa, de la misma depende el buen manejo de los recursos organizacionales.
Entre las funciones más trascendentales esta:
Elaborar políticas acordes para la empresa.
Reunirse con cada uno de los representantes de cada departamento.
Verificar si existes documentos pendientes de autorización sobre pagos u otros.
Tomar decisiones para mejora de la empresa.
Autorizar las transacciones bancarias
Realizar la supervisión general del funcionamiento de la empresa.
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Procedimientos para el departamento de VentasEl departamento de ventas tiene la responsabilidad de decidir dónde vender y que precios estipular, esto incluye diferenciarlos de acuerdo a sus compras como un cliente mayorista o minorista.
Los procedimientos más importantes están:
Atención a clientes de acuerdo a la ruta establecida.
Ingresos de pedidos al sistema móvil
Recuperación de cartera
Procedimientos para el departamento de Contabilidad
En el área de Contabilidad se desarrolla todos los registros delas operaciones las actividades que realizadas por parte de la empresa, con la finalidad de presentar información verídica, confiable y oportuna, a través de un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa.
Realiza análisis e interpretación de la información financiera, con el propósito que sean comprendidos por su propietaria y ayude en la toma de decisiones.
Los procedimientos que realiza este departamento son:
Conciliación Bancaria.
Declaración de impuestos.
Emisión de Cheques
Realizar Estados Financieros.
Procedimientos para el área de Bodega
En el área de bodega el encargado debe responder por el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de los productos entregados bajo custodia y administración, así como el inventario de los productos llevando un control de todo lo que dispone.
Los procedimientos que debe seguir son: Recepción de los productos
El bodeguero procederá la mercadería en las bodegas.
Realiza la apertura y revisión de los productos y coteja la factura con las notas pedidos realizados.
Si lo facturado es correcto pasa al departamento de contabilidad para su registro en el sistema para su facturación.
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Al detectar algún faltante o desperfecto se procederá a su devolución e informe respectivo para que se emita la respectiva nota de crédito.
Una vez que todo esté sin novedad procederá a la ubicación de los mismos en los lugares que corresponde.
Si existe producto anterior se ubicará en las primeras filas para que salga primero para la comercialización.
La mercadería nueva siempre estará almacenada posteriormente para los futuros pedidos.
Entrega de los artículos
Una vez que se reciba un pedido ya sea para su comercialización o para uso de la empresa, el bodeguero revisará la debida autorización.
Posterior a su verificación, el bodeguero sacará los productos solicitados.
Después el bodeguero registrará salida para entregar los respectivos informes al departamento de contabilidad.
Si es el caso de que stock es mínimo, se procederá ala elaboración de una solicitud de compra para su adquisición.
3.2.3 Diseño de Flujogramas
Los flujogramas que se realizarán a continuación son de acuerdo a los procesos realizados en las distintas áreas o departamentos de la empresa Produventas.
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NOSI
Diagrama de Flujo para la gerencia
GRÁFICO No. 12
GERENTE DIFERENTE ÁREAS
Elaborado por: Mónica Núñez SOLICITA INFORMES AUTORIZA PROCEDE A SU VERIFICACIÓN INICIO REALIZA LOS INFORMES CHEQUES RECEPTA INFORMES IMPLEMENTA CONTROLES VERIFICA ESTADOS FINANCIEROS FIRMA INFORMES CORRECTO DAN SEGUIMEINTO
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Diagrama de flujo para el departamento de ventas
GRÁFICO No. 13
CLIENTE DEPARTAMENTO DE VENTAS
Elaborado por: Mónica Núñez SI INICIO SOLICITA UN PRODUCTO ATIENDE SUS NECESIDADES NEGOCIA CON EL CLIENTE ACUERDA N0 PROCEDE A LA VENTA EMITE FACTURA COMPROBANTES ENVÍA PARA LA ENTREGA Y EL PAGO RECEPTA LOS PRODUCTOS RECEPTA FACTURA FORMA DE PAGO EFECTIVO O CHEQUE
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Diagrama de flujo para el departamento de contabilidad Conciliación Bancaria
GRÁFICO No. 14
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Elaborado por: Mónica Núñez INICIO RECIBE ESTADO DE CUENTA DOCUMENTO IMPRIME MAYOR DE BANCOS DOCUMENTO COMPARA VALORES DE MAYOR DE BANCOS CON ESTADO DE CUENTA INGRESA NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO BANCARIOS REALIZA CONCILIACIÓN BANCARIA CORRECT O NO SI
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Declaración de Impuestos GRÁFICO No. 15 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GERENCIAElaborado por: Mónica Núñez INICIO REPORTES COMPRAS, RETENCIONES, VENTAS, DEVOLUCIONES, ETC VERIFICAR Y REVISAR PROCEDE HACER LOS FORMULARIOS INGRESA AL PORTAL DEL SRI
SUBE LAS DECLARACIONES FORMULARIOS RECEPTA COPIA DE DECLARACIONES REVISA, ANALIZA Y FIRMA CORRECT O NO SI
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Emisión de chequesGRÁFICO No. 16
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
AUXILIAR CONTABLE GERENTE
Elaborado por: Mónica Núñez INICIO RECIBE COMPROBANTE DE FACTURA FACTURA REVISA FACTURA ENTREGA FACTURA RECEPTA FACTURA REVISA EMITE COMPROBANTE DE RETENCIÓN EMITE CHEQUE DOCUMENTO ENVÍA PARA FIRMAS RECEPTA DOCUMENTO FIRMA CORRECT O SI NO CORRECT O SI NO
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Realiza Estados FinancierosGRÁFICO No. 17
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
GERENCIA
Elaborado por: Mónica Núñez INICIO OBSERVA CIERRE DE CUENTAS VERIFICA LIBROS MAYORES Y AUXILIARES MAYORES, AUXILIARES CORRECT O SI NO EFECTUA BALANCES - BALANCE GENERAL - ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS REMITE BALANCES RECEPTA BALANCES REVISA Y ANALIZA BLANCES FIRMA Y ENTREGA
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Diagrama de flujo para el área de BodegaGRÁFICO No. 18
DEPARTAMENTO DE BODEGA DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Elaborado por: Mónica Núñez INICIO RECEPTA FACTURAS DE PROVEEDORES COMPARA FACTURA Y NOTA DE PEDIDO CORRECTO SI NO REVISA MERCADERÍA ENVÍA INFORME RECEPTA INFORME REGISTRO CONTABLE COMUNICA PARA INGRESO FACTURA ESTADO DE LOS PRODUCTOS NO SI REALIZA KARDEX
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CONCLUSIONES Concluido el trabajo investigativo se puede mencionar que el Sistema de Control Interno es el plan de organización, métodos y procedimientos que establecen para una empresa o negocio, constituido en un todo para la obtención de tres objetivos principales: obtención de información financiera correcta y segura, salvaguardar sus activos y eficacia en todas las actividades que realiza la empresa.
Este proyecto muestra la importancia de la implementación de un Sistema de Control Interno en la empresa Produventas que está dedicada a la comercialización al por mayor y menor de productos de consumo masivo, permitiendo visualizar las falencias que existe en la empresa y poder establecer lineamientos de control que permitan proporcionar información confiable real y fiable de su situación financiera.
La falta de un Sistema de Control Interno en la empresa, ha generado varias dificultades en los procesos que se deben realizar en las distintas áreas; lo que ha provocado el mal manejo y ´pérdidas no cuantificables que se pudieron haber evitado en su debido tiempo al disponer en su momento de proceso establecidos y una correcta supervisión que provocaron perjuicio para Produventas.
Este trabajo puede ayudar al adecuado funcionamiento de las operaciones que se realiza en la empresa, con la aplicación de los distintos procesos establecidos después del análisis que se realizó que se ajusten a las necesidades y a la realidad misma de la empresa, que solo serán medidos a través del cumplimiento los estándares establecidos con el único fin de sean respetados y así garantizar el funcionamiento correcto del Sistema de Control Interno propuesto en este presente proyecto.
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RECOMENDACIONES Establecer el presente trabajo como modelo que pueda utilizar la empresa en otras comercializadoras, para que de esta manera se pueda determinar la verdadera importancia de contar con un Sistema de Control Interno Financiero que permita realizar una evaluación oportuna los puntos críticos a los que están expuestos este tipo de empresas.
Produventas debe hacer uso de este presente proyecto investigativo que se ha diseñado para las áreas que están establecidas en la empresa, a través de losprocedimientospropuestos y de esta manera mejorar la eficiencia en el uso de sus recursos evitando pérdida de los mismos, asegurando el correcto funcionamiento de los mismos con una adecuada supervisión de este diseño propuesto.
El gerente dela empresa deberá establecer de la forma más idónea indicadores de desempeño para verificar el cumplimento de los procedimientos propuestos, una vez que estos se hayan implementados y así monitorear paulatinamente que los mismos sean respetados certificando el correcto funcionamiento del Sistema de Control interno Financiero propuesto.
Realizar inducción al personal cuando se incorpore a la empresa acerca de las políticas que cuenta la empresa, además planificar y llevar a cabo al menos una vez al año una comunicación colectiva a sus clientes.
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BIBLIOGRAFÍAAbagnano, N. (1986). Diccionario de filosofía. Fondo de cultura económica. pág. 802. ÁLVAREZ J. (2003). Cómo hacer investigación cualitativa. Fundamentos y metodología. Educador pág. 13.
Arens. A. A. (2007), Auditoría un Enfoque Integral. México, Décimo Primera Edición. pág. 4.
Chávez P. Reseña Histórica de Produventas.
Cooper&Lybrand. Los Nuevos Conceptos del Control Interno (Informe COSO). Madrid – España. Ediciones Díaz se Santos S.A. pág. 16.
De la Peña. G. A. (2011), Auditoría. Un enfoque Práctico, Paraninfo, Primera Edición, España.
Mandariaga. J. M. (2004), Manual Práctico de Auditoría. Barcelona – España. Mendivil V. (2016). Elementos de la Auditoría. Séptima Edición pág. 1 Sandoval. M. H. Introducción a la Auditoría. México. Primera Edición pág. 15.
LINCOGRAFÍA http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/1514/1/T-ESPE-014545.pdf http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/332/1/T.UCE.0003-10.pdf https://auditworld.wordpress.com/2012/10/14/auditoria-concepto-clasificacion-y- objetivos http://www.pymesycalidad20.com/mapeo-de-procesos-kit-basico-de-sobrevivencia- para-pymes.html
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Anexo 1: Oficio de Aprobación de Perfil74
Anexo 2: Oficio de Aprobación para Elaboración de Proyecto de Investigación de la empresa Produventas
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Anexo 3: Cuestionario de Ambiente de ControlCuestionario de Control Interno Ambiente de Control N° FACTORES DE CONTROL PREGUNTAS RESPUESTA PONDERACIÓN CALIFICACIÓN SI NO
Valores y código de conducta 1 ¿Cuenta la empresa con un código
de ética?
X 1 0
Estructura organizativa
2 ¿Existe una estructura
Organizativa?
X 1 0
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
3 ¿Existe una descripción de funciones para la dirección y coordinación?
X 1 1
4 ¿La empresa tiene el personal adecuado, en número y experiencia, para lleva a cabo su función?
X 1 0
Administración de RR.HH. 5 ¿Existe proceso de selección
inducción y capacitación?
X 1 1
6 ¿Existe una persona específica que se encargue del personal?
X 1 0
7 ¿Existe rotación de personal en la empresa?
X 1 0
8 ¿Se realiza análisis y valuación X 1 1
Rendición interna de cuentas o responsabilidad
9 ¿Se realiza pruebas continuas de exactitud?
X 1 0
10 ¿Se realiza rendición de cuentas dentro de cada departamento?
X 1 1
76
Debilidades detectadas en la empresa La empresa no cuenta no cuenta con un manual que dispongan de las políticas, funciones y procedimientos que ayuden a manejar correctamente al personal.
No existe una correcta selección para contratación del personal.
En la empresa no cuentan con una persona responsable para el direccionamiento del personal.
No se realiza ningún tipo de evaluación al personal, acerca del cumplimiento de los objetivos de la empresa.
77
Anexo 4: Cuestionario de Evaluación del Riesgo
Cuestionario de Control Interno Evaluación del Riesgo
N° FACTORES DE CONTROL PREGUNTAS
RESPUESTA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN SI NO
Objetivo global de la empresa 1 ¿La dirección ha establecido un
objetivo global en la empresa?
X 1 1
2 ¿El objetivo global de la empresa es socializada con todo el personal?
X 1 1
Objetivos específicos
3 ¿Existen objetivos específicos que maneje cada departamento?
X 1 1
4 ¿La dirección efectúa un seguimiento de los objetivos no alcanzados que constituyen factores críticos de éxito?
X 1 0
Gestiones para el cambio 5 ¿Se realizan acciones para el
cambio dentro de la empresa?
X 1 1
6 ¿Existen medidas especiales para asegurar que los empleados nuevos actúen correctamente?
X 1 1
78
Anexo 5: Cuestionario de las Actividades de Control
Cuestionario de Control Interno Actividades de Control N° FACTORES DE CONTROL PREGUNTAS RESPUESTA PONDERACIÓN CALIFICACIÓN SI NO Análisis de la dirección 1 ¿La dirección realiza estudios para
evitar los riesgos?
X 1 0
Procesos para generar información
2 ¿La empresa dispone de procesos para generar información?
X 1 1
3 ¿Se salvaguarda la mercadería recibida?
X 1 1
4 ¿Existe una persona específica encargada para el control de ingresos y salidas de mercadería?
X 1 0
5 ¿Cuenta la empresa con
documentos soporte debidamente firmado mediante el cual se pueda verificar la existencia de mercadería?
X 1 0
6 ¿Existe restricciones de ingreso a las bodegas?
X 1 0
7 ¿Están establecidos los niveles máximos y mínimos de existencia de los productos en bodega?
X 1 0
8 ¿Se elabora informes en cuanto a la existencia y anomalías del área de inventarios?
X 1 0
9 ¿Se asegura la entrega de los productos a los clientes de forma oportuna?
X 1 1
10 ¿Se realiza incentivos para mejorar las ventas?
79
11 ¿Se realiza análisis de las ventas oevolución delas mismas
X 1 1
12 ¿Dispone de sistema de información de acuerdo a cada necesidad?
X 1 1
13 ¿Se prepara y presenta con exactitud las declaraciones de impuestos en los plazos
establecidos legalmente
establecidos?
X 1 1
14 ¿Se registra en forma completa todas las transacciones contables
X 1 0
Indicadores de rendimiento 15 ¿Existe indicadores de rendimiento
dentro de la empresa?
X 1 0
TOTAL 15 7
Debilidades detectadas en la empresa
La inexistencia de un sistema de control de inventarios
Los ingresos y egresos de bodega no cuentan con un documento de respaldo, mediante el cual se pueda verificar sus existencias.
No existen políticas el cual pueda ayudar al desempeño de sus funciones.
No existe una persona específica, el cual pueda supervisar y constatar su correcta adquisición y entrega.
Las instalaciones de la empresa necesitan mayor orden para adecuar los espacios requeridos para el almacenamiento de los productos.
No cuentan con niveles de máximo y mínimo de existencia de los productos para su comercialización por lo que en ocasiones hace que los productos se caduquen en bodega y en otras ocasiones existan faltantes.
La mercadería comprada como vendida no cuenta con un seguro para cubrir algún tipo de eventualidad.
80
Anexo 6: Cuestionario de Información y Comunicación
Cuestionario de Control Interno Inforación y Comunicación N° FACTORES DE CONTROL PREGUNTAS RESPUESTA PONDERACIÓN CALIFICACIÓN SI NO Información
1 ¿La empresa provee información como manuales, reglamentos?
X 1 0
2 ¿Se presenta con regularidad la información generada dentro de la empresa para el logro de objetivos?
X 1 1
3 ¿Suministra la empresa a todo el personal la información necesaria para cumplir con sus actividades?
X 1 1
Comunicación
4 ¿Los flujos de información de la empresa son los más adecuados?
X 1 0
5 ¿Las quejas y sugerencias receptadas son comunicadas a las personas involucradas?
X 1 1
6 ¿La empresa investigada y toma correctivos respecto a las quejas presentadas?
X 1 1
81
Anexo 7: Cuestionario de Supervisión y Monitoreo
Cuestionario de Control Interno Supervisión y Monitoreo N° FACTORES DE CONTROL PREGUNTAS RESPUESTA PONDERACIÓN CALIFICACIÓN SI NO
1 ¿El monitoreo es continuo por parte del gerente de la empresa?
X 1 1
2 ¿Las entidades de control realizan auditorias operativas y financieras a la empresa?
X 1 0
3 ¿Se realiza algún tipo de valoración de control?
X 1 1
4 ¿Se examinan y corrigen las deficiencias encontradas dentro de la empresa?
X 1 1
5 ¿Existe algún tipo de análisis a los Estados Financieros de la empresa
X 1 0