5 Best Practices
5.1 Testing paradigm shift: XP’s Test-Driven Development
En el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura se define registro como: “Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y totalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente
113 ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. MINISTERIO DE INSTRUCCIÓN PÚBLICA. Normas internas del Archivo-Biblioteca del Ministerio de Estado, 1933, AGA, 31, 5143.
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de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de los actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro suele sustituir”. También se define como: “Oficina en la que se realiza generalmente la acción de registrar o es designada con el mismo nombre”. Entre los diferentes registros que recoge el Diccionario del Ministerio de Cultura aparece el registro general de entrada de fondos y/o documentos, que se define como: “Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo”. Y registro general de salida de fondos y/o documentos, que se define como: “Instrumentos de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Además de estos registros, en los archivos podemos encontrar un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones y un registro gráfico de depósitos, que se define como: “Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros,… y su nivel de ocupación, lo que permite obtener la información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico”. El registro topográfico, se define como: “Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo”.
En el Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Información, se define registro como: “Acción de anotar regularmente, y por orden cronológico, cierto orden de cosas. Se entiende también por registro el libro o cuaderno en el que se registra, el lugar en el que se registra y el asiento que queda de lo que se registra”. Este diccionario también contempla la regulación legal del registro administrativo, citando el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 27 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Otra de las definiciones de registro que recoge el Diccionario y que también se emplea en la descripción archivística en su relación con la informática como instrumento auxiliar es: “Cada uno de los asientos que se realizan en un fichero o tabla de una base de datos, (…).” En esta obra también se recogen otros tipos de registro como
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el registro de consulta, el registro de autoridad, el registro catalográfico,… Todos ellos instrumentos de control de los centros archivísticos.
Pedro López y Olga Gallego114, diferenciaron dos clases de registros, los
administrativos o copiadores y los jurídicos-administrativos o registros-acta. Entre de los primeros situaron los registros-cedularios, registros generales de entrada y salida de documentos, los registros telemáticos y los registros archivísticos y entre los segundos el registro civil, el registros notarial y el registro de la propiedad. Entre los registros archivísticos sitúan los registros auxiliares, o instrumentos de control. Ambos autores contemplan los mismos instrumentos de control que del Diccionario de Terminología Archivística: el registro general de entrada de fondos y/o documentos, el registro general de salida de fondos y/o documento, el registro de salidas temporales, y el registro gráfico de depósitos, en relación al registro topográfico. E indican que no son los únicos instrumentos de control existentes en los archivos, pues también se pueden considerar: registros de préstamos, consultas, expurgos, restauración, microfilmación,...
La diferencia, quizás, entre los instrumentos descriptivos y los registros se encuentra en el marcado carácter administrativo de los últimos. Son documentos de trabajo que deben llevar las formalidades de tales documentos: firmas, sellos, diligencias,..., para convertirse realmente en un instrumento de control, además deben encontrarse regulados por disposiciones legislativas y la variación de su contenido debe estar bajo el control de la superioridad. El proceso de transferencia de documentos de un archivo a otro, es un procedimiento administrativo, regulado
por disposiciones legislativas115. En este procedimiento se generan una serie de
actos que se van formalizando en documentos administrativos, desde la remisión de un documento de previsión de transferencias basado en el calendario de conservación de la institución, que irá firmado y sellado por las diferentes
114 LÓPEZ GÓMEZ, Pedro y GALLEGO DOMÍNGUEZ, Olga. El documento de archivo. Un
estudio, La Coruña, 2007, p. 225-257.
115 La función de transferencia de documentos aparece recogida en el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración. Civil. (BOE, 26/05/1969) y recientemente en Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. (BOE, 25/11/2011).
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instituciones, hasta la remisión de la documentación con todas las garantías plasmadas en documentos, como son las relaciones de entrega, también documentos administrativos con todas sus formalidades, cuyos índices se tomarán para formar el asiento en el registro de entrada de documentos. Todos estos actos, formarán parte de un mismo trámite administrativo: la transferencia de documentación.
En cuanto a la evolución histórica del registro, José Morón y Liminiana recogió hace más de un siglo: “el registro que está a cargo del Registrador General, era una colección de copias de documentos de derecho privado o de los que atañen al interés del individuo, la familia o corporación con carácter privado, que se protocolizaban bajo las segurísimas garantías del Sello Real e inmunidad de los Reales Archivos de las Audiencias territoriales, y a ellos se debe el encontrarse documentos de remotos siglos, cuyos originales desaparecieron, y así también a los documentos en custodia que, para su mayor seguridad, un particular, una testamentaria, una corporación, llevaba a los Archivos públicos y eclesiásticos en siglos remotos y hasta el pasado, entregándoseles resguardo de ellos, y siendo
conservados como si pertenecieran al caudal mismo”116. En estas palabras de José
Morón observamos cual fue la función esencial del registro en los orígenes de su creación: la conservación de la copia o testimonio de la existencia de un documento.
La evolución del registro administrativo en la época contemporánea ha sido
ampliamente estudiada por Manuel Romero Tallafigo117. Este autor señala como
una de las novedades de la diplomática contemporánea la introducción del registro general de entrada y salida de documentos, con una finalidad organizadora, para el seguimiento temporal y espacial de la documentación. Este autor además sitúa el origen de este registro en las prácticas de la administración centroeuropea que
116 MORON Y LIMINIANA, José. Manual de Arquivonomía. Tratado teórico-práctico del orden
que debe observarse en los archivos para su arreglo, conservación y servicio útil a los archiveros, secretarios de tribunales, ayuntamientos y en general a todos lo que hayan de manejar documentos. Imprenta de la Viuda de Ayoldi, Valencia, 1879, p. 230.
117 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Historia del documento en la Edad Contemporánea. La
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fueron adoptadas por los liberales españoles en época de Napoleón I. Estos instrumentos son en cierta medida continuadores del registro general del sello y de los registros de cedularios (libros copiadores de cartas y cédulas expedidas) de la Edad Moderna, que se mantendrán durante la época contemporánea pero cuyo protagonismo va a disminuir en favor del nuevo registro, cuyo primer reglamento
fue dictado por el Ministerio de Fomento el 12 de mayo de 1871118.
Este autor también estudió el formato de este instrumento de control, que se presentaba normalmente en un libro en el que se anotaba el número de orden de entrada del registro, las fechas del documento, las fechas de su entrada y salida, el contenido y la procedencia, así como la sección o el negociado donde se tramitaba. Sin embargo, señala que no sólo se presentaron en formato libro, según este autor, en el Reglamento Orgánico y de Procedimiento de Junta Técnica del Estado, de 18 de noviembre de 1936, además del asiento en el libro se establecía la obligación de realizar una “ficha de cada uno de los asuntos en ellos ingresados, por orden alfabético del interesado o centro, con notas de tramitación”. Se establecía así un instrumento auxiliar de búsqueda en formato de índice del registro.
Manuel Romero Tallafigo indica otro tipo de instrumento de control en el ámbito de la oficina, los “índices de relación”, que define como: “pliegos que relacionan los documentos con el registro y como auténticas guías garantizan la custodia de los documentos en los traslados que sufren dentro de las oficinas.”
En la actualidad tanto el registro como el índice administrativo presentan un formato electrónico o digital, siendo regulado por las nuevas leyes de administración electrónica de manera amplia. El registro electrónico administrativo viene regulado en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos119. En el artículo 24 se recoge: “Las
Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones”, en el artículo 25 se regula su
118 Reglamento interior del Ministerio de Fomento. (Gaceta de Madrid, 26 de mayo de 1871). 119 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (BOE, n º 150 y 158 de 23 de junio y 3 de julio).
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creación y funcionamiento, que viene regulada también en la Orden PRE/3523/2009 del Ministerio de la Presidencia, que regula el registro electrónico común, así como el artículo 26 en el que se establece el cómputo de los plazos.
La Orden 3523/2009 de Presidencia120, regula ampliamente el registro
electrónico común, en esta norma se recogen los órganos competentes para su formación, el acceso al registro electrónico común, los documentos admisibles, la acreditación de la identidad, el acuse de recibo en la presentación de documentos, el fichero de protección de datos derivados del registro y la responsabilidad de los registros.
Asimismo se regula el registro electrónico en el Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos121, en esta ley se trata el registro en el título IV, entre las funciones del registro se recoge alguna relacionada con su función de memoria, en el artículo 28 d) se recoge: “funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigio, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos o comunicaciones.”
El registro es el primer instrumento que incorpora la descripción, la búsqueda y el control de la documentación en el ámbito de la oficina de la administración pública, es uno de los pocos instrumentos documentales regulados por una legislación específica, sin embargo, su elaboración ha estado siempre alejada del las normas archivísticas. En la actualidad, con la creación de sistemas integrales de gestión documental que recogen todo el ciclo vital documental desde la oficina hasta su conservación permanente, se hace necesaria la imposición de un control archivístico, con la elaboración de la estructura adaptada a las normas técnicas archivísticas y documentales, y de modo capital en relación al establecimiento de los metadatos que se incorporan a los documentos que ingresan
120 Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, del Ministerio de la Presidencia, que regula el Registro electrónico común. (BOE n º 315 de 31 de diciembre de 2009).
121 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios público (BOE n º 278 de 18 de noviembre de 2009).
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en la ventanilla a través de formatos digitales o electrónicos, pero también aquellos que se entregan en papel y que son posteriormente digitalizados para su gestión y tramitación122.
6. Los nuevos instrumentos de control y descripción de la información y la