formulario de solicitud Sección de Servicios Generales
Recepcionista Entrega formularios de solicitud a clientes que se presentan a la institución a solicitar fotocopias de hechos vitales (Partidas de nacimiento, matrimonios, mortinatos, defunciones y divorcios). Ver normas y lineamientos. 7 minutos 2 Llenado de formulario de solicitud Sección de Servicios Generales
Cliente Llena el formulario de solicitud de copia de hechos vitales. (Este no cuenta con el número de atención), en el cual se anota: fecha del día, fecha del hecho vital, fecha de su registro, departamento y municipio donde se registro el hecho vital, luego lo firma y entrega al Encargado del Archivo General.
10 minutos
3 Búsqueda de la boleta del hecho vital
Archivo General Encargado de Archivo General
Recibe el formulario y procede a buscar en el archivo general el paquete que contiene la boleta del hecho vital. Cada paquete está identificado y ordenado por departamento, municipio, año, mes (Del 1 al 30 ó 31) y sexo (masculino-femenino). 2 minutos 4 Entrega del paquete de boletas
Archivo General Encargado de Archivo General
Entrega al cliente el paquete de boletas solicitadas de hechos vitales y le indica como buscar su boletas y a quien dar aviso al momento de encontrarla.
5 minutos 5 Búsqueda
de la boleta Archivo General Cliente Busca la boleta que requiere de hechos vitales dentro del paquete, esto se realiza boleta por boleta, (No hay orden numérico ni alfabético dentro de cada paquete). Al encontrar la boleta que está buscando avisa al Encargado del Archivo General.
½ hora
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No.
PASO ACTIVIDAD
UNIDAD
EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
TIEMPO APROX. 6 Verificación y
orden de pago de boleta
Archivo General Encargado de Archivo General
Recibe el paquete de boletas de hechos vitales con la boleta seleccionada, esta se revisa y verifica que los datos de la boleta de hechos vitales coincida con los datos del formulario de solicitud, si está todo bien elabora la orden de pago y le entrega al cliente para el pago en caja; en caso que la información no coincida con la boleta de hechos vitales se procede con el paso: 6.1 Se le niega al cliente la boleta de hechos vitales y 6.2 Se comprueba la identidad del cliente. Ver normas y lineamientos.
5 minutos 7 Pago de fotocopia de boleta Sección de Servicios Generales Encargado
de Caja Recibe en caja la orden de pago de fotocopia para la boleta de hechos vitales, el valor de la misma y luego se extiende el recibo Forma 63-A2 al cliente para que lo presente en Archivo General. 2 minutos 8 Fotocopiado de boleta y Forma 63-A2
Archivo General Encargado de Atención al Público
Recibe la Forma 63-A2, fotocopia la forma y la boleta de hechos vitales y se traslada al Encargado del Archivo General.
2 minutos 9 Firma y sello
de fotocopia de boleta
Archivo General Encargado del Archivo General
Firma y sella la fotocopia de la boleta de hechos vitales y traslada al Encargado de Atención al Público. 1 minuto 10 Control de boletas entregadas
Archivo General Encargado de Atención al Público
Recibe las fotocopias de las boletas firmadas y selladas, luego llena el formato de control de boletas de hechos vitales entregadas y solicita la firma de la persona que recibe las fotocopias. 1 minuto 11 Registro en el Libro de Control de Ventas
Archivo General Encargado de Atención al Público
Anota la cantidad de fotocopias adquiridas y el total de la venta, en el Libro de Control de Ventas de Boletas de Hechos Vitales, el cual está avalado y registrado en la Contraloría General de Cuentas. Al final del día se totalizan las ventas y al final de cada mes se realiza un conteo de las ventas efectuadas. Ver normas y lineamientos.
30 minutos
12 Elaboración de reporte semanal
Archivo General Encargado de Atención al Público / Encargado del Archivo General
Elabora reporte semanal que específica la cantidad vendida de fotocopias de boletas de hechos vitales y personas atendidas, luego se traslada a la Unidad de Estadísticas Vitales.
15 minutos
13 Elaboración del reporte mensual
Archivo General Encargado de Atención al Público / Encargado del Archivo General
Elabora el reporte mensual que indica la cantidad de boletas de hechos vitales vendidas y personas atendidas, este se entrega con copia de recibido y conocimiento a la Dirección de Auditoría Interna y al Departamento de Servicios Internos.
30 minutos
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No.
PASO ACTIVIDAD
UNIDAD
EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
TIEMPO APROX. 14 Archivo
mensual Archivo General Encargado de Atención al Público/ Encargado del Archivo General
Archiva en el cartapacio de reportes mensuales del Archivo General, la copia del reporte mensual firmada y sellada por parte de la Dirección de Auditoría Interna y el Departamento de Servicios Internos. Fin del procedimiento. 5 minutos NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 1:
Para agilizar el trámite es importante contar con una copia de la partida de nacimiento o fe de edad.
Las boletas de nacimiento únicamente pueden ser solicitadas y entregadas al padre o madre del inscrito previo a identificación con Cédula de Vecindad y a los abuelos siempre y cuando tengan en su poder una carta de autorización. Las constancias de defunciones pueden ser solicitadas y entregadas al esposo, esposa ó hijo mayor de edad según sea el caso, previo a identificarse con el Documento Personal de Identificación DPI.
Las constancias de divorcios únicamente pueden ser solicitadas y entregadas a las personas que estuvieron casadas. En la Institución se tienen las boletas de nacimiento desde el año 1973 hasta mayo de 2006.
En la Institución se tienen las boletas de defunciones desde el año 1973 hasta el año 1990.
En la Institución se tienen las boletas de divorcio, matrimonios y mortinatos del año 1995 hasta la fecha.
Del paso 6:
El valor de cada fotocopia de boleta de hechos vitales es de Q.11.00.
Del paso 11:
Para la entrega de fotocopias de cualquier boleta de hechos vitales, se debe corroborar la identidad del solicitante.
14 SAF 1.2.3
SI
NO INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
NOMBRE DEL PROCESO: SERVICIOS GENERALES No. DE
PASOS CÓDIGO
ALCANCE
INICIA TERMINA
Sección de Servicios Generales Sección de Servicios Generales
DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN
Departamento de Servicios Internos / Sección de Servicios Generales Administrativa
Procedimiento No. 2: Atención al cliente y venta de fotocopias.
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO GENERAL
RECEPCIONISTA CLIENTE ENCARGADO CLIENTE ENCARGADO
Página | 148 - V04 INICIO 1 Entrega de formulario de solicitud Va a la Pág. No.149 ¿Está todo bien? 2 Llenado de formulario de solicitud 3 Búsqueda de la boleta del hecho vital
4 Entrega del paquete de boletas 5 Búsqueda de la boleta 6 Verificación y orden de pago de boleta 6.1 Se le niega al cliente la boleta de hechos vitales 6.2 Se comprueba la identidad del cliente
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
Página | 149 - V04
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO GENERAL
ENCARGADO ENCARGADO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ENCARGADO
Viene de la Pág. No.148 7 Pago de fotocopia de boleta 8 Fotocopiado de boleta y Forma 63-A2 9 Firma y sello de fotocopia de boleta 10 Control de boletas entregadas 11 Registro en el Libro de Control de Ventas 12 Elaboración de reporte semanal 13 Elaboración del reporte mensual 14 Archivo mensual 12 Elaboración de reporte semanal 13 Elaboración del reporte mensual 14 Archivo mensual FIN
Página | 150 - V04
NOMBRE DEL PROCESO: SERVICIOS GENERALES No. DE
PASOS: CÓDIGO:
ALCANCE:
INICIA: TERMINA: