5.4.1 Introducción. Con la aplicación de esta metodología se espera obtener un único
documento de trabajo que dirija realmente el negocio; Plan de Ventas y Operaciones, Este plan se convierte en la herramienta del equipo de dirección para comunicar sus decisiones al resto de la empresa, y proporciona los mecanismos para la puesta en práctica de estas decisiones.
El plan de ventas y operaciones es, esencialmente, la última previsión de ventas acordada y el plan de fabricación para su ejecución. En un sentido general, el plan está en equilibrio entre las esperanzas y expectativas situadas en el lado de la demanda y la realidad de lo que es factible por el lado de la entrega.
El plan tiene dos funciones principales.
El plan es el único mecanismo, mediante el cual la dirección puede mirar en el futuro para ver si hay suficientes recursos críticos para cumplimentar la demanda esperada. Definimos como “crítico” aquel recurso que puede limitar la capacidad de la empresa para aceptar pedidos, ahora o en el futuro. Es importante que en este análisis se tengan en cuenta todos los procesos y subprocesos que conforman la cadena logística en laboratorios Bussie, es decir se analizan capacidades en Primera instancia de Manufactura, Planta Farmacéutica en cada área productiva y en sus diferentes centros de trabajo, pero también debemos garantizar capacidad en procesos como; Compras, Almacenamiento, Control de Calidad, Distribución.
El horizonte temporal cubierto por el plan depende del tiempo más largo que haría falta para aumentar el recurso crítico. Para el caso de nuestra empresa se definen 18 meses.
El plan está para guiar los planes de materiales y capacidad a través del proceso del Programa Maestro de Producción, que por su parte, establece cuanto de cada producto está disponible para cumplir con las necesidades de los clientes, expresadas en el presupuesto de Mercadeo y Ventas, Negocios de Oportunidad, Licitaciones Para asegurar que podemos cumplir las promesas que hacemos a los clientes, es fundamental disponer de un plan de ventas y operaciones que sea válido.
Además, el plan de ventas y operaciones sirve de base para medir el comportamiento de Marketing y Ventas, comparando las ventas reales con la previsión, así como de Fabricación, comparando la producción real con la planificada, de tal forma que basados en estas mediciones e históricos se puedan elaborar planes dinámicos y reales, manejando una sola fuente de información que logre la integración de los procesos que construyeron el Plan de Ventas y Operaciones en Laboratorios Bussié.
Para poder plasmar de una manera estructurada la propuesta del SOP en laboratorios Bussié y darle el alcance y la importancia que amerita dentro de la organización, poderlo incluir en el plan estratégico y asegurar su correcta aplicación se utilizara la herramientas de elaboración y evaluación de proyectos, donde se explica los pasos previos, la planificación, los objetivos, responsable y recursos necesarios para este proyecto, en donde se plasma de una manera anticipada las acciones que hay que llevar a término, para que el SOP diseñado se pueda implantar de una manera eficaz y eficiente en la empresa. Como en el cuerpo de este trabajo se encuentran integrados la mayoría de los puntos que hacen parte de una formulación y evaluación
de proyectos en el siguiente abstracto de 14 preguntas, se responden las preguntas básicas que nos resumen la administración del mismo;
Tabla 1. Datos descriptivos del proyecto
Datos Descriptivos del Proyecto
Ítem Pregunta Respuesta
1 ¿Cómo se identificara? Planeación ventas y operaciones laboratorios bussié
2 ¿Qué se quiere hacer?
Diseñar una metodología SOP para laboratorios Bussié
3 ¿Por qué se quiere hacer? Ver Justificación (2.2. JUSTIFICACIÓN pg. 12)
4 ¿Dónde se inscribe?
Ver marco referencia (4. MARCO DE
REFERENCIA DEL PROYECTO pg. 14)
5 ¿A quién se envía? Comité directivo laboratorios Bussié
6 ¿Dónde se desarrolla? Proceso laboratorios Bussié
7 ¿Qué se quiere conseguir? Ver objetivos (3. OBJETIVOS pg. 14)
8
¿Cómo se alcanzaran los objetivos?
Mediante la creación de un comité interdisciplinario, avalado por el comité directivo y con asignación de recurso (tiempo, personal, equipos y demás) responsable y encargado de hacer cumplir cada una de las tareas incluidas en las tres fases del cronograma de trabajo (diseño, desarrollo, implementación).
su fecha de implementación también dependerá de ello, este proyecto no abarca implementación.
10 ¿De qué forma se hará?
Mediante la aplicación de la metodología planteada en el presente trabajo ver metodología (5. METODOLOGIA pg. 67)
11 ¿Con que se hará?
En los costos expuesto en el siguiente punto se presenta el valor de este proyecto, los recurso deben ser aprobados por el comité directivo de laboratorios Bussié y deben quedar incluidos y aprobados en la asignación presupuestal del año siguiente.
12 ¿Cuánto costara? Ver ROI y T.I.R. ( pg. 101)
13 ¿Cómo se dará a conocer?
Para divulgar este proyecto laboratorios Bussié utilizara los canales de comunicación formal que existen en la compañía;a) Circulara reglamentaria, b) Intranet, c) Lotus Notes, d)Revista Entérate, e) Actas de reuniones y comités, y f) Por último se debe documentar La aplicación del SOP y formara parte de Los procesos, procedimientos e Instructivos de la compañía, los cuales son de acceso a todos los empleados mediante el uso de la herramienta Kaouro (documentación virtual). Cabe anotar que para el lanzamiento del proyecto se hará una reunión kickoff proyecto donde participaran los directores, gerentes,
jefes y responsables del proceso.
14 ¿Cómo se valorara? Ver ROI (pg. 101). Ver TIR (pg. 102)
5.4.2 Elección De Familias. El plan de ventas y operaciones tiene la característica esencial de
ser una visión más general que detallada del negocio. Distanciarse de los detalles del día a día es lo que permite al equipo de dirección pensar estratégicamente en el negocio. Solamente mirando grupos de productos en periodos mensuales hace posible una visión del horizonte, más allá del año.
En la mayoría de las empresas hay dos criterios para agrupar los productos en familias.
Criterio 1. Clasificar los productos en familias por su consumo de recursos críticos. Podríamos agrupar los productos en pequeños, medianos y grandes si este criterio fuese indicativo del equipo en que se han procesado, para el caso de Laboratorios Bussie, podemos tomar como proveedores de recursos cada uno de las áreas productivas existentes según la forma farmacéutica de los producto las cuales son plantas dentro de una gran una gran instalación llamada manufactura;
Adjunto relación de Áreas y Capacidades
Tabla 2. Áreas y capacidades
Total Mes Total Año Unid FABRICACION
B5 Cosmético/Antiparasitarios 2.587.500 31.050.000 Gr
LIQUIDOS Líquidos 1.500.000 18.000.000 Lts INYECTABLES Inyectables 96.000 1.152.000 Unid CREMAS Cremas 5.355.000 64.260.000 Gr SEMITERMINADOS SEMINYECTABLES Inyectables
SEMIB5 Sachet Semiterminado 468.000 5.616.000
SEMISOLIDOS Blister 1.404.000 16.848.000 Blister 1.404.000 16.848.000 SEMISOLIDOS 2.808.000 33.696.000 ENCELOFANADO Encelofanado EMPAQUE Codificadora Flexicart 624.000 7.488.000 Priscell 187.200 2.246.400 Priscell 187.200 2.246.400 Colectiva 75.600 907.200 EMPSOLIDOS 1.074.000 12.888.000 EMPCREMAS Cremas 374.400 4.492.800 EMPLIQUIDOS Líquidos 343.200 4.118.400 EMPINYECTABLES Inyectables 156.000 1.872.000 1.791.600 21.499.200 Cosméticos (Comadis) 195.000 2.340.000 Cosméticos (Gasti) 109.200 1.310.400
Permetrinas (Sachet) 23.400 280.800 Permetrinas 23.400 280.800 EMPB5 351.000 4.212.000 TERCEROS SEMITERCEROS EMPTERCEROS
El siguiente paso es clasificar los productos que pertenecen a cada forma farmacéutica es decir a cada planta, los productos también tiene clasificación A, B, C, por tres criterios; Ventas, Margen y Costo de Inventario, primero se copa la capacidad de las plantas con los productos A, es decir los más rentables, luego se asigna recurso a los B y en última instancia a los C, de tal forma que se asegura la utilización de la capacidad de cada planta en la forma más rentable. Adjunto piloto de la clasificación;
Tabla 3. Piloto de clasificación
Bdg Unid Neg, Forma Farmac. Cdg Descripción ABC
30 BUS CHA 410 SEBOTAR CHA FCOX120ML C C C
30 BUS CAP 412 BATEN CAP 150MG CJAX1 C B C
30 BUS CRE 421 FILTROQUINONA CRE 2% TBOX30G C C C
30 BUS TAB 430 CARBOLIT TAB 300MG CJAX30 C A B
30 BUS TAB 432 FLUZINA TAB 5MG CJAX20 C C C
30 BUS SUS 466 CONDILOM SUS 20% FCOX5ML A A B