? 2.5 Enaction and sensemaking as methodological foundations for organizational analysis
2.2 The strategic justification for the organizational view
2.2.3 The resource-based approach to strategy
2.2.3.1 The resource-based approach in IS research
En la Tabla 27 se muestran los resultados generales promedio de los tiempos de espera para desarrollar cada actividad, en donde se observa que, el tiempo de espera total del procedimiento es 13.5 veces mayor al tiempo de ejecución del mismo.
En virtud de los tiempos de espera descritos en la Tabla 27, se configuró cada actividad en Bizagi Modeler, y se realizó nuevamente la simulación del procedimiento, obteniendo los siguientes resultados (ver Anexo No. 20):
• Escenario cuando no se dan cumplimiento a los requisitos normativos
✓ La Subdirección de Radiodifusión Sonora, en el mejor de los casos, atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se realizaría requerimientos por no presentar la documentación requerida para el trámite en 2 meses, 8 días, 6 horas y 24 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
✓ El tiempo máximo en que la Subdirección atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se realizaría requerimientos por no presentar la documentación requerida para el trámite es de 2 años, 3 meses, 17 días, 4 horas y 48 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
✓ El tiempo promedio en que se atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se realizaría requerimientos por no presentar la documentación requerida para el trámite es de 1 año, 16 días, 7 horas y 31 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
• Escenario cuando se dan cumplimiento a los requisitos normativos, conllevando a elaborar el acto administrativo de la prórroga de la concesión
✓ La Subdirección de Radiodifusión Sonora, en el mejor de los casos, atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se procedería a realizar al acto administrativo en 2 meses, 9 días, 7 horas y 12 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
✓ El tiempo máximo en que la Subdirección atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se procedería a realizar al acto administrativo es de 2 años, 5 meses, 4 días, 3 horas y 12 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
✓ El tiempo promedio en que se atendería una solicitud de prórroga de la concesión, en la que se procedería a realizar al acto administrativo es de 1 año, 1 mes, 14 días, 2 horas y 24 minutos, teniendo en cuenta el horario laboral.
• Análisis general del procedimiento
✓ Con los recursos actuales, en promedio, la Subdirección de Radiodifusión Sonora atendería las 46 solicitudes de prórroga de la concesión en 69 meses, 3 días y 38 minutos.
✓ La ocupación de cada colaborador en procesar las 46 solicitudes de prórroga de la concesión, tomando como referencia el 100% del tiempo que conllevó tramitarlas, es:
Tabla 40 Grado de ocupación de cada colaborador
Recurso Uso
Auxiliar 5,07%
Ingeniero (cada uno) 13,17%
Subdirector de Radiodifusión Sonora 4,01%
Abogado (cada uno) 96,37%
Fuente: Elaboración propia a partir de (Bizage Modeler, 2017)
• Conclusiones
1. La eficiencia operacional de la Subdirección de Radiodifusión Sonora en gestionar el procedimiento de prórroga de la concesión, contemplando los tiempos de espera, no es adecuada, dado a que no se dan cumplimiento a los términos normativos para atender las solicitudes, sobrepasándolos ampliamente.
Lo anterior es congruente con la información que reposa en el sistema de información del Ministerio de TIC (ICS Manager), en donde se consultaron las resoluciones de prórroga de la concesión expedidas por la Subdirección de Radiodifusión Sonora en los años 2015, 2016 y 2017, encontrando:
En los años 2015, 2016 y al tercer trimestre del año 2017, la Subdirección de Radiodifusión Sonora expidió 28 resoluciones de prórroga de la concesión, en donde se observa que, a partir del vencimiento de la concesión, la citada Subdirección elaboró los respectivos actos administrativos en promedio 2 años, 1 mes y 9 días después del respectivo vencimiento, lo cual es congruente con los resultados de la simulación en Bizagi Modeler.
2. Los colaboradores del rol de abogados tienen un alto porcentaje de ocupación, lo que conlleva a ser un actor que propiciará retrasos en la atención de los trámites si estos tienen a cargos tareas paralelas. En general el número de colaboradores asignado al procedimiento es adecuado, siempre y cuando la asignación de la carga laboral sea la apropiada para que no se realicen multitareas.
3. El Subdirector de Radiodifusión Sonora, por ser el líder de la Subdirección, debe estar atento a la cantidad de trámites que entran al área, con la finalidad de realizar la asignación adecuada del número de colaboradores para gestionar las solicitudes del procedimiento y así evitar retrasos en sus respuestas.
6.10.8.
Conclusiones de las simulaciones.
De las simulaciones realizadas a los procedimientos objeto de estudio, se concluye que los tiempos de procesamiento de las actividades de todos los procedimientos conllevan a que la Subdirección de Radiodifusión Sonora gestione en los términos normativos los trámites de modificación de parámetros técnicos, viabilidades de emisoras de interés público, otorgas y prórrogas de la concesión para la prestación del servicio de radiodifusión sonora.
Así mismo se observa que, los altos tiempos de espera son propiciados por que los colaboradores no tienen continuidad en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, dado que tienen a su cargo múltiples responsabilidades, lo que conlleva a que suspendan un trámite para dar inicio o retomar otro. En este sentido, los tiempos de espera se pueden reducir o eliminar con una adecuada distribución de la carga laboral a los colaboradores y mejoras en la organización del equipo de trabajo para el buen desarrollo de sus funciones.
Adicionalmente es importante resaltar:
• Un factor común entre los procedimientos es que la actividad que genera mayor tiempo de espera es la que le prosigue a la asignación del radicado o solicitud al funcionario que la estudiará, es decir, el tiempo que pasa para que el funcionario atienda la solicitud asignada es muy alto (rol de ingeniero o abogado). • Las segundas actividades que generan altos tiempos de espera en todos los procedimientos es la elaboración de los respectivos actos administrativos, esto sucede porque en dicha actividad intervienen generalmente dos roles (ingenieros y abogados); esto quiere decir que, cuando un rol termina su parte en la actividad en común, el otro rol está ocupado realizando actividades de otros procedimientos o tareas asignadas por el líder de la Subdirección, lo que conlleva a dejarla en cola para su posterior atención. Así mismo puede suceder en el caso contrario, en el sentido de que un rol suspenda un trámite para atender, por alta prioridad, la actividad en común, generando impacto negativo en el trámite que suspendió.
• Los altos tiempos de espera de las actividades del punto precedente, conllevan a que en las simulaciones se incrementen los tiempos de espera de las actividades subsiguientes.
• En las simulaciones se observa que la ineficiencia en los tiempos de espera de un rol oculta o minimiza los tiempos de espera inferiores de otros colaboradores, siendo éstos últimos igualmente ineficientes.
• Las primeras actividades de los procedimientos referentes a la recepción de las solicitudes a la Subdirección, la asignación y distribución de las mismas a los funcionarios que las estudiaran, presentan tiempos de espera inferiores a las demás actividades. Así mismo, se observa que estas son comunes en todos los procedimientos.
• El procedimiento que menor tiempo de espera tiene es el de modificación de parámetros técnicos. La razón por la que a este procedimiento se le da mayor importancia, es porque es común en todos los procedimientos.
• Las actividades técnicas común en todos los procedimientos (Realizar análisis técnico y elaborar cuadro técnico), que son la base el procedimiento de modificación de parámetros técnicos, son las que mayor tiempo de procesamiento emanan, dado que se realizan manualmente.
• Unas de las razones que conllevan a que no se reduzcan los tiempos de procesamientos de las actividades es, la búsqueda de la información, dado que ésta se encuentra dispersa. En este aspecto profundizaremos más adelante.
Se concluye que la eficiencia operacional de la Subdirección de Radiodifusión Sonora no es la adecuada por los altos tiempos de espera, lo que conlleva a culminar la atención de las solicitudes fuera de los tiempos normativos.
La ocupación de los colaboradores de los roles de ingenieros y abogados es alta, lo que conlleva a que si no tienen una adecuada asignación de tareas se saturarán fácilmente, generando impactos negativos en los tiempos de atención de las solicitudes.
La Subdirección de Radiodifusión Sonora puede hacer más eficiente la relación costo económico vs número de trámites finalizados, siempre y cuando los tiempos de procesamiento se reduzcan y se minimicen o eliminen los tiempos de espera.
Adicionalmente se observó que, en los diseños de los procedimientos en el Modelo Integrado de Gestión no se tienen en cuenta las tecnologías de información, lo que conlleva a que los procedimientos se modifiquen con facilidad sin tener en cuenta los sistemas de información y el impacto en el cambio del flujo de información.
La Subdirección de Radiodifusión Sonora no tienen los procedimientos diseñados para gestionar la información del sector de radiodifusión sonora, y así mismo para proporcionarle información a sus grupos de interés que dependen de ésta para el desarrollo de sus funciones (Agencia Nacional del Espectro, Dirección de Vigilancia y Control del Ministerio de TIC y Coordinación Grupo de Cartera del Ministerio de TIC).