Lo primero que se debe tomar en cuenta para la aplicación de SIMPLIFICA es que se tiene que contar con un catálogo o registro de trámites que contenga todo el universo de trámites del país, estado, municipio o de la región u objetivo de análisis.
Si no se cuenta con dicho registro o catálogo, la información de los trámites se podría levantar al mismo tiempo que la información que es necesaria para la implementación de SIMPLIFICA. Esto es, SIMPLIFICA permite construir un catálogo o registro de trámites.
La información necesaria para el levantamiento de información de SIMPLIFICA es la siguiente:
Tabla 2. Información necesaria del trámite para SIMPLIFICA.
Fuente: Elaboración propia con datos de la CONAMER.
Información Descripción
La modalidad se refiere al conjunto de trámites que están asociados a un fin específico.
Por ejemplo, un trámite puede tener una modalidad para la ciudadanía y otra para las empresas, ya que a las empresas se le solicitan ciertos requisitos que va la ciudadanía no.
La modalidad, en temas metodológicos, sirve para analizar y medir la carga regulatoria con mayor precisión y realidad. Para la medición de la carga regulatoria no se debe tener una ficha de un trámite con más de dos plazos de respuesta o requisitos distintos para cada caso. El objeto de la modalidad es separar lo anterior en diferentes tipos de trámites.
Modalidad
Información o documentos que debe presentar la persona interesada en realizar el trámite. Por ejemplo, la identificación oficial, acta constitutiva de la empresa, planos arquitectónicos, datos fiscales, etc.
Es importante mencionar que para la medición de SIMPLIFICA es fundamental que se desglose también la información de los formularios o formatos solicitados por la autoridad. Por ejemplo, debería contar como un requisito los campos de un formato en donde se solicite que se desglosen los datos financieros de una empresa.
Requisitos
Son los días, horas o minutos que le lleva a la persona interesada obtener el requisito solicitado por la instancia gubernamental. Al respecto, es importante mencionar que este dato proviene de la experiencia del servidor público que llena la información del trámite.
Este dato tiene como objetivo capturar el tiempo que le toma a la persona interesada obtener el requisito, desde que lo entiende, se traslada, en su caso, y lo consigue. El tiempo puede variar mucho entre requisitos: por ejemplo, una identificación oficial generalmente la tenemos a la mano, por lo que se le podría asignar un minuto de tiempo, pero documentos con información financiera de una empresa podrán requerir horas sino es que días para recopilar la información, por lo que podríamos asignarle un día completo. Este dato requiere de mayor análisis de factores que se detallan más adelante.
Tiempo que las personas interesadas
tardan en obtener el requisito
Días, horas o minutos que tarda la instancia gubernamental en otorgar la resolución o información a la persona interesada. Se recomienda recabar el tiempo máximo de resolución que establece el fundamento jurídico del trámite; sin embargo, en caso de no existir dicho plazo de resolución, se debe recabar el tiempo promedio que tarda la instancia gubernamental en otorgar la resolución del trámite.
En caso de existir información estadística de los tiempos que tarda la instancia gubernamental en resolver el trámite, se recomienda usar el tiempo promedio.
Tiempo de resolución del trámite
Número de veces que las personas interesadas realizan el trámite al año.
Si se cuenta información por día, semana, mes o de los años anteriores se recomienda guardar dicha información para futuros análisis.
Asimismo, si se cuenta con información de las solicitudes rechazadas o el número de resoluciones emitidas positivamente, corresponde a información que apoya en análisis posteriores, aunque no es necesaria para la estimación de la carga regulatoria.
Volumen o frecuencia anual del trámite
Si el trámite está dirigido exclusivamente a las empresas o si es a la ciudadanía en general o, en su caso, a ambos. Por ejemplo, un trámite empresarial es aquel solicitado por el gobierno para abrir una empresa, exportar mercancía o realizar cualquier tipo de actividad económica.
Un trámite dirigido a la ciudadanía podría ser el pasaporte o el trámite para obtener una identificación oficial. ¿A quién va dirigido el trámite? Etapa de las empresas que realizan el trámite
Esta información va dirigida exclusivamente a los trámites empresariales y busca conocer en qué etapa de la vida de la empresa se realiza el trámite. Por ejemplo, existen trámites que debe realizar una emprendedora o emprendedor que quiere abrir su empresa.
Asimismo, existen trámites empresariales que generalmente se realizan durante la operación de la empresa, como un trámite para la exportación o importación de un insumo o los informes de operación que solicita el organismo financiero a las empresas del ramo.
Para este campo de información es necesario especificar si el trámite empresarial se realiza en la etapa de apertura, operación o cierre de una empresa.
La actividad económica de las empresas a las que va dirigido el trámite es importante para la estimación de la carga regulatoria. Es importante tener una lista de actividades económicas, en donde dicha actividad económica se encuentre ligada a información del contexto económico de esa actividad.
Por ejemplo, en México, utilizamos la clasificación del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (SCIAN), en donde para cada actividad tenemos datos económicos como ingresos, número de empresas, gastos, inversión, etc.
Actividad económica
La información de los trámites expuesta en la tabla es fundamental para la estimación de la carga regulatoria. Dicha información debe ser llenada por los servidores públicos que atiendan y resuelvan todos los días el trámite, de preferencia el personal de ventanillas de atención.
2.1.1. Selección de servidores públicos que carguen la información de SIMPLIFICA
La selección de servidores públicos que llenarán la información de los trámites e información SIMPLIFICA es de suma importancia, ya que de esto dependerá la calidad de la información con la que se cuente para estimar la carga regulatoria.
Para la selección de servidores públicos responsables de llenar la información, se debe considerar a aquellos que cuenten con las siguientes responsabilidades al interior de la instancia pública:
• Encargado(a) de ventanilla de atención a las personas interesadas; • Responsable o supervisor(a) de ventanilla de atención;
• Dictaminador(a) del trámite, o
• Jefe(a) o supervisor(a) del área administrativa que aplica el trámite.
Uno o varios de estos servidores públicos podrían llenar la información del trámite e, incluso, se podrían repartir las secciones de información del trámite, dependiendo del conocimiento o especialización de cada uno(a) de estos(as).
2.1.2. Levantamiento de la información
Para contar con la información del universo completo de trámites, es necesario planear una estrategia de implementación a través de un levantamiento de información en toda la administración pública. Para tales efectos, se recomienda tomar en cuenta las siguientes consideraciones: