Theoretical implications

Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno3. Los cuadros que siguen a continuación reflejan el comportamiento del ítem en cuestión:

8 Organización de la función de compras I II III IV

Programación de las compras 2 0 6 4 60,00%

Administración del proceso de

aprovisionamiento 3 0 0 4 43,75%

Recepción de materiales 1 0 0 8 75,00%

TOTAL 10% 6 0 6 16 58,33%

Puntaje 0,6 0 0,6 1,6 10,77%

Puntaje Ítem 2,8

Tabla 13. Puntaje Organización de la Función de Compras

Fuente: Extraído del software Diagnóstico de Internacionalización Versión 1.0

Gráfico 11. Evaluación Organización de la Función de Compras Fuente: Extraído del software Diagnóstico de Internacionalización Versión 1.0

3_{¿Qué es la Gestión de Compras? Recuperado de}

http://www.revistalabarra.com.co/larevista/edicion-31/especial-de-compras.htm el 17 de mayo de 2009.

Según el estudio realizado en la empresa REDCOM; en cuanto a la evaluación

Organización de la función de compras, se puede deducir el siguiente análisis:

Programación de las compras:

Las compras se programan optimizando el aprovisionamiento, bajo programa y anticipando variaciones de costos. Las solicitudes de compra se documentan, pero no se realiza una recopilación sistemática para analizar tendencias en precios, calidad, etc. Esto quiere decir que no se está aprovechando la información que se tiene al documentar las compras y manejar sistemas de inventarios.

En caso de hacerlo, puede lograrse un impacto considerable en los costos y la calidad del servicio de apoyo que se presta a la operación de otras áreas que también pueden beneficiarse significativamente, si se emplea la información para prever las necesidades de insumos y programar las compras.

Es necesario que revise los criterios con los que opera o que promueva un contacto más estrecho y continuo entre las áreas, que permita a Compras entender mejor las necesidades de las líneas operativas.

Los departamentos de la empresa consideran que la función del área de Compras tiene problemas para atender las especificaciones y para cumplir con los tiempos requeridos; esto afecta el proceso en la ejecución de los proyectos.

Administración del proceso de aprovisionamiento:

No hay una documentación de los procesos y criterios de compra, pues se resuelve sobre la marcha. Además de no existir una base para evaluar cómo influye la función de compras en los costos y usa como criterio esencial la calidad para decidir las compras de la empresa y que éstas cumplan con las especificaciones de los insumos para mantener la calidad, aún con costo elevado.

Es importante que se dedique más atención a esto ya que puede que esté generando cuellos de botella y protestas importantes en el proceso, impactando directamente los resultados generales y eficiencia de otras áreas. REDCOM debería comenzar a definir criterios y procedimientos, más allá del criterio de calidad, documentándolos para que estos criterios evolucionen y la empresa cree formas más competitivas de operar.

Recepción de Materiales:

Se emplea un control de calidad bastante globalizado e internacional en la ejecución de proyectos, inspeccionando cada contrato cuya calidad es crítica para el servicio que se presta. Las especificaciones requeridas en recursos de importancia se manejan a través de una documentación y actualización conjunta por las áreas de Compras y Operaciones y si un equipo no cubre las especificaciones, éstas son detectadas al momento de emplear los equipos en el proceso.

I. LOGÍSTICA DE MATERIALES:

El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más4.

En los cuadros siguientes se puede observar el comportamiento de REDCOM en el tema:

9 Logística de los materiales I II III IV Manejo de inventarios 2 0 0 4 50,00% Control de almacén 1 0 9 0 62,50% Movimientos de materiales 0 0 9 0 75,00% TOTAL 10% 3 0 18 4 62,50% Puntaje 0,3 0 1,8 0,4 9,62% Puntaje Ítem 2,5

Tabla 14. Puntaje Logística de los Materiales

Fuente: Extraído del software Diagnóstico de Internacionalización Versión 1.0

Gráfico 12. Evaluación Logística de los Materiales

Fuente: Extraído del software Diagnóstico de Internacionalización Versión 1.0

Según el estudio realizado en la empresa REDCOM; en cuanto a la evaluación de la Logística de los materiales, se puede deducir el siguiente análisis:

Manejo de inventarios:

El control de las existencias en almacén no se identifica explícitamente, se va captando sobre la marcha, operado por un sistema de revisión continua que determina los niveles óptimos de existencias de materia prima en el almacén, procurando cumplir con las normas aplicables. Este control funciona así porque REDCOM evita las pérdidas en el proceso de ejecución de cada proyecto por lo tanto los niveles de existencias en almacén son bajos.

Control de almacén:

No hay un área específica para ubicar y desplazar los materiales en el almacén, se acumulan en los espacios disponibles en la planta y con orden de producción o trabajo diario se controla el retiro de los materiales necesarios del almacén. Existe un control de almacén, pero continuamente es necesario hacer recuentos físicos para cotejarlos con los registros.

Una de las razones por la que se procede de esta manera, podría ser porque la escala de operación de la empresa es pequeña para no ser afectada por la falta de orden y optimización de los espacios. REDCOM podría beneficiarse con un sistema de control de sus equipos y un análisis de tiempos y movimientos para optimizar los recorridos de estos equipos.

Movimiento de equipos:

Los equipos se ubican siempre en las estaciones de trabajo al comenzar la jornada o tarea y el movimiento de éstos se realiza de manera lógica, muchas veces desplazada por los trabajadores. El personal de Operaciones controla el movimiento de los equipos a lo largo del proceso, según las necesidades y posibilidades de espacio y prioridades de ejecución. Los objetivos y planes de la empresa permiten que se maneje así.