dora del servicio
La calidad no puede hacer ningún progreso real hasta que no se efectúen los compromisos necesarios para la aproxi- mación a la mejora continua. Por consiguiente, en el esta- blecimiento de este área tenemos como objetivo principal crear un marco en doble sentido:
• Desde un punto de vista estratégico, es decir, en el esta- blecimiento de las líneas generales o directrices de una entidad en la actividad que presta.
• Desde el punto de vista organizativo, es decir, en cuanto a la definición de la estructura organizativa, funciones y procedimientos de la entidad que hacen posible la pres- tación del servicio.
Comenzando por la parte estratégica, en la siguiente tabla se presentan los principales aspectos que componen este enfoque, independientemente del servicio que preste la entidad.
Área estratégica
Área estratégica
Cualquier entidad que preste servicios de atención a las personas mayores (telesistencia, ayuda a domicilio, re- sidencias o centros de día/noche) debe de establecer : • Misión
Es una declaración en la que la entidad prestadora define la razón de ser de la misma. La misión debe establecer lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer y para quién lo va a hacer.
Debe incluir el reconocimiento de los valores que guían a su actuación como elementos fundamentales de su propia «personalidad» como organización y que la diferencian de las demás. Al mismo tiempo debe servir para determinar las políticas básicas a seguir con respecto a los principales grupos de interés (clien-
tes externos, personal interno, entidades pagadoras, proveedores, comunidad, Administración, etc.). La misión debe estar aprobada por la dirección y debe ser conocida por todo el personal de la orga- nización.
• Visión
Es una declaración en la que la entidad prestadora del servicio define el camino al cual se dirige a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad. Debe describir, por tanto, cómo desea ser la entidad en un futuro.
La visión debe estar aprobada por la dirección y debe ser conocida por todo el personal de la organiza- ción.
• Ética y valores
La entidad debe definir por escrito los conceptos y expectativas que describen el comportamiento de las personas de la propia organización o entidad y que determinan todas sus relaciones (por ejemplo, confianza, apoyo, principios). Representan el sentir de la entidad, sus objetivos y prioridades estratégi- cas.
En este sentido la organización debe establecer por escrito las bases para asegurar un correcto trato al usuario, en función de los derechos del ciudadano según la citada Ley de Promoción de la Autonomía Personal y Atención a las Personas en Situación de Dependencia. Debe hacer referencia, al menos, al trato con pleno respeto de la dignidad e intimidad y a la confidencialidad en sus datos.
Esta declaración debe esta aprobada por la dirección y debe ser conocida por todo el personal de la orga- nización.
• Cartera de servicios
La organización o entidad debe establecer en un docu- mento la descripción de los servicios que presta (tanto los de asistencia como los de apoyo), siendo éstos coherentes con la tipología de sus usuarios. Asimismo debe reflejar sus características como estándares de servicio, incluyendo, al menos, horario general de acti- vidades, de atención de los profesionales y de visitas. Este documento debe estar aprobado por la dirección de la organización y debe estar accesible al personal, así como a los usuarios. Adicionalmente, las empresas que opten por reflejar sus servicios más exhausti- vamente pueden definir una carta de servicios (ver punto a continuación).
• Carta de servicios
En el Real Decreto 1259/1999, de 16 de julio, se regulan las cartas de servicios y los premios de calidad en la Administración General del Estado. Se establecen las cartas de servicios como «documentos escritos que constituyen el instrumento a través del cual los órga- nos administrativos informan a los ciudadanos sobre los servicios que tienen encomendados y acerca de los compromisos de calidad en su prestación, así como de los derechos de los ciudadanos y usuarios en relación con estos servicios». Este Real Decreto constituye una herramienta legal de gran importancia en la incor- poración de instrumentos adecuados para un mejor cumplimiento de los objetivos de la Administración y de los derechos de los ciudadanos destinatarios de los servicios. Las cartas de servicio constituyen un com- promiso sobre los estándares de servicio y la calidad en las prestaciones de dicho servicio.
Si bien el Real Decreto aplica a las entidades públicas, no obstante la Ley de Promoción de la Autonomía Personal y Atención a las Personas en Situación de
Dependencia hace referencia a las cartas de servicios como una de las medidas para garantizar la calidad del Sistema. Estas cartas de servicios deben estar adaptadas a las condiciones específicas de las perso- nas en situación de dependencia, bajo los principios de no discriminación y accesibilidad.
Las cartas de servicio deben contener:
- Información general sobre el servicio: Iden- tificación y descripción genérica del órgano o entidad que presta el servicio, direcciones posta- les y formas de acceso a las oficinas proveedoras del servicio, números de teléfono y fax, así como direcciones telemáticas, catálogo de los servicios prestados, normativa reguladora de cada presta- ción o servicio.
- Compromisos de calidad: Determinación ex- plícita de los niveles o estándares de calidad ofrecida, es decir, los objetivos que plantean en la prestación del servicio. Deben figurar las indicaciones que faciliten el acceso al servicio y mejoren las condiciones de la prestación, hora- rios y lugares de atención al público, sistemas de aseguramiento de la calidad, de protección del medio ambiente o de seguridad e higiene que, en su caso, existan e indicadores para la evaluación de la calidad.
- Información complementaria: Otros datos de interés sobre los servicios prestados.
La carta de servicio debe estar aprobada por la di- rección y debe ser accesible al personal usuario. • Planes estratégicos
Los planes estratégicos suponen un modelo siste- mático de una actuación que se elabora anticipada- mente para dirigirla y encauzarla.
Es un instrumento de planificación y gestión glo- bal de la organización, a corto, medio y largo pla- zo, que le permite establecer las prioridades en su acción. El plan estratégico incorpora la definición de la misión, la visión, los valores y las políticas de la organización, la determinación de los objetivos estratégicos a alcanzar, las estrategias que los de- sarrollan y los objetivos tácticos, operativos y los planes de acción que los permiten llevar a cabo. Para ello identifica las oportunidades y las ame- nazas de su entorno y del mercado, así como las fortalezas y las debilidades de la propia entidad. Por tanto, la entidad prestadora debe disponer de uno o varios planes estratégicos que orientan sus actuaciones en un horizonte temporal y que defina un marco de desarrollo futuro.
El plan estratégico tiene que ser un instrumento de evolución continua que periódicamente se revisa en cuanto a su efectividad y se priorizan nuevas líneas de acción que lo retroalimentan. El análisis estratégico debe realizar un estudio o investigación del entorno (entorno general, es decir, factores políticos, económicos, demográ- ficos y análisis del entorno sectorial o entorno competitivo), análisis interno (fortalezas, debili- dades, cadena de valor) y valoración de activos intangibles de la entidad (trabajadores u otros activos intelectuales o intangibles, alianzas con proveedores, etc.).
La entidad debe desarrollar los siguientes planes: - Plan operativo: Dentro de estos planes, la entidad
puede considerar los planes del centro (ejemplo caso de residencias o centros de día/ noche). - Plan estratégico de marketing.
- Plan estratégico financiero: La entidad debe esco-
ger aquellos factores económicos que tienen un impacto relevante sobre la actividad del sector. - Plan de dirección de personas.
• Políticas
Constituyen las grandes líneas o directrices que ri- gen la actuación en varios campos. De acuerdo con estos campos, la entidad debe establecer la política de calidad, política de recursos humanos (véase parte organizativa), política de marketing, etc. De estas políticas establecidas deben emanar los pla- nes estratégicos.
Al menos la entidad prestadora debe definir por escrito una política de calidad, la cual debe estar aprobada por la dirección y debe ser conocida por todo el personal de la entidad. Esta política debe in- cluir un compromiso de satisfacción de los clientes/ usuarios.
• Plan de la calidad
La entidad debe disponer de un plan escrito para la gestión y mejora de la calidad, en el que se fijan los objetivos a nivel general y a nivel específico para las distintas unidades. Constituye un instrumento de planificación y gestión global de la organización en lo que concierne a la calidad y al impulso de mejora continua hacia la excelencia.
El plan de calidad debe reflejar, al menos, los obje- tivos o metas a alcanzar, el valor a alcanzar o valor estándar, su periodicidad, las actividades de segui- miento y/o control y los responsables de ejecutar las actividades.
Este plan debe estar aprobado por la dirección y co- municado a los responsables de su ejecución. • Objetivos y metas a corto/medio plazo
Las políticas y los planes estratégicos se despliegan
en objetivos generales. La dirección de la entidad es la responsable de la planificación y fijación de objetivos.
La realización de los objetivos de calidad implica la necesidad de elaborar un plan de calidad anual. El plan debe ser establecido e implementado en cada área, división o departamento. En pequeñas empresas debe existir un único plan que cubra a la organización en su totalidad. (véase plan de calidad del punto anterior). Se debe reflejar para cada obje- tivo el método de medición, el valor a alcanzar, el responsable de medición y la periodicidad en dicha medición.
Deben estar aprobados por la dirección y debe ser desplegado en los niveles que la dirección considere oportuno.
Área estratégica
En cuanto a la parte organizativa, el lograr una entidad efi- caz supone el desarrollo de sus estructuras y procesos, así como la planificación y dotación de los recursos humanos y materiales necesarios que permitan cumplir los objetivos de la organización.
Organizar significa establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. Por tanto, significa realizar una planificación y distribución clara de las tareas y de las responsabilidades que contribu- yan a la actuación eficaz de una entidad, así como dirigir el comportamiento de las personas y grupos para llevar a cabo los objetivos fijados. Es, por tanto, una actividad vinculada a las funciones directivas, si bien procurando un modelo de dirección participativa que facilita la flexi- bilidad.