PARÁMETROS SÍ NO A VECES
CLIENTES INTERNOS
Se encuentra en su lugar de trabajo X
Es amable a la hora de atender al usuario X
Sabe cómo manejar a un cliente problemático. X
Reporta a su superior de algún inconveniente X
Sigue algún proceso para ejecución de un
servicio. X
Se dedica solo a la atención del usuario. X
Realiza otras actividades diferentes a su
trabajo. X
Llama la atención a sus compañeros sin que esa
sea su función. X
Genera conflicto entre compañeros X
CLIENTES EXTERNOS
Se molestan al no recibir atención rápida y
oportuna. X
Existe un buzón de reclamos y sugerencias. X
Pasa mucho tiempo esperando ser atendido. X
No encuentra al funcionario en su lugar de
trabajo. X
Regresa a la institución varias veces para que
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SISTEMA ADMINISTRATIVO
Documentación numerada X
Cuenta con documentos para cada actividad X
Las carpetas tienen su respectivo nombre X
Se visualiza orden en los archivos físicos X
TALENTO HUMANO
Existen procesos para las actividades X
Están identificados los sectores de trabajo X
Tienen nombre e identificación las oficinas X
Las oficinas tiene el ambiente laboral adecuado X
CONTROL INTERNO
Existe un manual de funciones X
Existe segregación de funciones X
Cuenta con un organigrama estructural X
Se visualiza la Misión y Visión X
OBLIGACIONES FISCALES
Se visualiza la salidas de emergencia X
Cuenta con extintor de fuegos X
Elaborado por: Silvana Chamorro (2018)
Análisis e Interpretación: De acuerdo a lo expuesto en la ficha anterior podemos ver que los cliente internos, si tienen una base sobre el manejo de sus labores, sin embargo hay algunos aspectos en los que requieren de ayuda para mejorar los procesos y optimizar su trabajo; los clientes externos, que hacen uso de los servicios parroquiales no están totalmente satisfechos con el servicio, debido al manejo inadecuado de algunos métodos de atención, y también por falta de personal que oportunamente les atienda. En la parte administrativa se observa un buen manejo del orden en los archivos, pero en
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algunas actividades no existen procesos para seguir; por otro lado no están propiamente identificadas las oficinas, ni se observa la Misión y Visión de la parroquia en algún lugar estratégico, cabe aclarar que sí poseen visualmente salidas de emergencia y extintores junto con todos los requerimientos para permisos que exige el gobierno. g) PROPUESTA
Tema
Diseño del manual de funciones y elaboración del reglamento interno que ayude a la optimización del proceso administrativo de la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo.
Objetivo de la propuesta
Diseñar el manual de funciones y elaborar el reglamento interno que permita optimizar el proceso administrativo de la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo.
Elementos que la conforman
Explicación de la propuesta.
Desarrollo del manual de funciones.
Costo beneficio.
Desarrollo del reglamento interno.
Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias identificadas en el diagnóstico.
El Manual de funciones tiene como objetivo el diseño del modelo de competencias para la parroquia eclesiástica San Luis de Otavalo, partiendo desde la premisa que en la administración se conoce las teorías existentes sobre competencias laborales, dichas teorías destacan en la necesidad de tener Talento Humano que se desempeñe de manera exitosa y por lo tanto contribuya esencialmente al alcance de los objetivos parroquiales.
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En el que se considerará conceptos, tipos y componentes de las competencias laborales, los perfiles por competencias y la forma de desarrollarlos; contribuyendo así a una valoración y clasificación de puestos existentes y necesarios en la parroquia eclesiástica. El reglamento interno permitirá brindar a cada uno de los empleados los lineamientos necesarios para que ejecuten sus actividades, en el cual se considerará aspectos como las obligaciones de cada empleado, deberes y derechos lo que cada uno puede o no hacer dentro de la parroquia.
Así de ésta manera con la aplicación de éstos dos elementos tanto del manual como el reglamento se mejorará en la optimización del proceso administrativo, es decir se aprovechará de mejor manera los recursos con los que la parroquia cuenta como son: Recurso Humano, material, tecnológico, tiempo, evitando duplicidad de funciones, y brindando servicios de calidad, a tiempo con eficiencia y eficacia.
Desarrollo manual de funciones.
Introducción
De acuerdo a (Arquidiósesis de Guadalajara, 2001) afirman que:
“El Manual de Funciones es un instrumento que, dentro del proceso de la pastoral integral orgánica, consigna las principales atribuciones que el Código de Derecho Canónico señala a los responsables de la acción pastoral; consigna además las explicitaciones y directrices que el obispo juzga pertinentes para su diócesis”.(pág. 3)
Además no solo será para las entidades religiosas que se encuentren al mando de la parroquia eclesiástica, sino que se incluirá al personal que trabaje en la misma. Éste Manual será el punto de referencia concreto para las responsabilidades pastorales, que dé seguridad en lo fundamental, estimule la formación permanente y la corresponsabilidad orgánica en la parroquia.
41 Organigrama Actual de la parroquia San Luis.
Actualmente la parroquia San Luis, se encuentra estructurada de forma muy sencilla en relación a la actividad y los diferentes estamentos que la conforman. A continuación el detalle gráfico.
Gráfico 16. Organigrama de la Parroquia
Fuente: Parroquia San Luis (2018)
PÁRROCO
DESPACHO PARROQUIAL
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Organigrama Propuesto para la Parroquia San Luis.
Después de haber observado y analizado los procesos que se realizan en la parroquia San Luis, se propone el siguiente organigrama estructural.
Gráfico 17.Organigrama Propuesto
Elaborado por: Silvana Chamorro (2018)
Misión
Somos la parroquia San Luis de Otavalo, una porción del pueblo de Dios en la Diócesis de Ibarra, con su tarea evangelizadora, en un encuentro personal con Cristo Vivo, encuentro celebrado en los sacramentos y vivido en el mundo, en las comunidades, en la familia, en los jóvenes y los niños, privilegiando a los más necesitados, con una atención especial a nuestros hermanos indígenas respetando su cultura.
43 Visión
Que nuestra parroquia San Luis sea a imitación de la primera comunidad cristiana, fuente de vida, de fe y de escucha permanente a la Palabra de Dios, para que con la fuerza del Espíritu Santo podamos renovarnos cada día, y comprometernos a implantar el reino de Cristo en el ambiente.
Principios
Cultura de resultados
Obtener alto rendimiento como garantía de crecimiento, desarrollo de la parroquia.
Cultura de la innovación
Mantener los equipos y procesos actualizados con la tecnología más avanzada, para garantizar una continua prestación del servicio parroquial.
Responsabilidad social con la comunidad.
Integrar de modo permanente las actividades de la parroquia con su entorno social; participar en las actividades y eventos.
Cultura de calidad
Perfeccionar los procesos, a través de una mejora continua, para lograr eficacia, eficiencia y productividad buscando alcanzar la excelencia, en beneficio y satisfacción del personal y clientes.
Desarrollo y bienestar del recurso humano
Proporcionar una adecuada calidad de vida a los trabajadores; velar por su seguridad física, social y emocional; brindarles los servicios que los valoren como personas; promover su crecimiento a través del entrenamiento y desarrollo profesional y social, estimular su autorrealización.
Compromiso en el servicio
44 Valores
Creatividad
Buscar, en forma permanente, nuevas formas de hacer las cosas, de modo que ello sea beneficioso para el trabajador, la parroquia, y la sociedad.
HonestidadObrar con transparencia y clara orientación moral cumpliendo con las responsabilidades asignadas en el uso de la información, de los recursos materiales y financieros. Mostrar una conducta ejemplar dentro y fuera de la parroquia.
Equidad
Otorgar a cada cual, dentro de la parroquia, lo que le corresponde según criterios ciertos y razonables.
Respeto
Desarrollar una conducta que considere en su justo valor los derechos fundamentales de nuestros semejantes y de nosotros mismos. Asimismo aceptar y cumplir las leyes, las normas sociales y las de la naturaleza.
Solidaridad
Generar compañerismo y un clima de amistad, trabajando juntos para cumplir la misión y orientar hacia el logro de la visión. Tener permanente disposición para ofrecer a los demás un trato amable y brindarles apoyo generoso, al tiempo que se cumplen las tareas con calidad, eficiencia y pertinencia.
Laboriosidad
Emplear el trabajo como una poderosa fuerza transformadora, para así alcanzar los objetivos de la empresa y hacer que ella logre los más altos niveles de productividad y desarrollo.
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Puntualidad
Cumplir con los compromisos y obligaciones en el tiempo acordado, valorando y respetando el tiempo de los demás.
Responsabilidad
Asumir las consecuencias de lo que se hace o se deja de hacer en la parroquia y su entorno.
Políticas
Ofrecer servicio con calidad y oportunidad.
Se dará respuesta inmediata a los requerimientos en tiempos estimados.
Ser amables y respetuosos con los usuarios.
Dar información clara y específica a los usuarios que utilizan los diferentes servicios.
Enfocarse en los clientes para conocer sus requerimientos.
Mejorar el desempeño laboral con el fin de lograr la satisfacción del cliente.
Resaltar siempre la imagen de la parroquia.
Mantener el prestigio de la parroquia eclesiástica.
Brindar un trato esmerado a los usuarios en cada una de sus inquietudes.
Los funcionarios mantener un comportamiento ético e íntegro.
Mantener información importante sobre el cumplimiento de planes y objetivos.
Ser una entidad con personal calificado que ofrezca confianza a los usuarios, basados en los valores religiosos.
46 Descripción de los puestos de trabajo.
PÁRROCO