De acuerdo con lo señalado en la parte de planeación estratégica para las MPYME`s, las políticas de control interno son el primer punto a considerar, y es aquí donde, de acuerdo a Brown (2002) deben enfocarse los profesionales y estudiosos para desarrollar una serie de
medidas enfocadas a subsanar y corregir los problemas de control interno. En toda entidad administrativa, el control interno debe estar presente desde las etapas generales del proceso administrativo, las cuales, como se presento anteriormente, son:
• Planeación, A través del establecimiento de políticas estratégicas, programas, metas, etcétera.
• Organización, Desarrollando manuales administrativos y de operaciones.
• Dirección, En esta se establece la toma de decisiones y se desarrolla el objetivo trazado.
• Control, Ésta podría considerarse que forma parte integral en todo proceso.
3.3.7. En la siguiente tabla, se muestra de manera resumida un perfil de la MPYME en México, extraída de Rodríguez (1999)
Factores Resultados
Datos estructurales Los criterios para establecer el “tamaño” de una empresa gozan de pococonsenso. La inflación cambia los valores financieros o de ventas con demasiada rapidez. En las MPYME`s la estructura orgánica es familiar. Tecnología La mayor parte “utiliza sistemas de producción tradicional”, a un 40% se le
están aplicando procesos automatizados.
Tipos de dirigentes
El típico director es un hombre de 44 años, con 14 años de escolaridad y es empresario por herencia. La actitud del dueño/administrador en el 50% de los casos es negativo para la empresa. Hay empresas que mueren con su fundador.
Medio ambiente Su medio es complejo y sostienen relaciones con otras organizaciones:Proveedores, clientes, competencia, asociaciones, bancos, gobierno, despachos profesionales de consultoría.
Problemática a la que deben enfrentarse
En orden de importancia atribuida, son ocho problemas que a juicio de los empresarios, son los más difíciles que encaran en sus organizaciones: Recursos humanos, deficiencias del gobierno (demasiados controles), falta de seriedad de los proveedores, financiamiento, materias primas (calidad y escasez), mercados, competencia, deficiente organización.
Valores y objetivos
Para la mayoría de los directores el objetivo principal es maximizar las utilidades. Los procedimientos administrativos son sumamente “personalizados”, es decir, consisten en la vigilancia estrecha sobre las operaciones. La toma de decisiones es centralizada y la ejecución la realizan Jefes de área, a quienes se les responsabiliza por los resultados obtenidos.
Administración de personal
Esta área es un gran problema; existe una actitud pasiva en el manejo del personal. En el reclutamiento, selección y capacitación se aplican soluciones informales (sin técnica). Sobre la Ley de capacitación hay gran escepticismo.
Procesos informativos
Lo relevante es estar al día en cuanto a productos y tecnología. Los datos los obtienen mediante visitas al extranjero, revistas especializadas, información de sus clientes, las técnicas administrativas las adquieren por cursos, los aspectos financieros los obtienen con otros industriales y banqueros.
Tabla 3. Perfil de la MPYME en México (Rodríguez, 1999).
3.3.8 La siguiente tabla contiene el perfil de las funciones administrativas comúnmente usadas en las MPYME`s:
Concepto Práctica detectada como básica en la MPYME
Planeación
Identificación y selección de los objetivos de las MPYME`s. Implica que el director piense en las metas y en las acciones necesarias para alcanzar esas metas, pero basando sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Así pues los planes presentan los objetivos de la empresa y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Los planes entonces son la guía para que (1) la empresa obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la empresa desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos establecidos, y (3) el avance hacia los objetivos puede ser controlado y medido de tal forma que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas. (Políticas estratégicas, programas, metas, etcétera).
Organización
Identificación de las tareas, actividades y procesos dentro de la estructura organizacional de las MPYME`s. A través de este proceso se ordenar y distribuye el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la empresa, de tal forma que se faciliten los medios para que los participantes puedan alcanzar las metas de la empresa.(Desarrollo de manuales administrativos y de operaciones).
Dirección Coordinación de las actividades relacionadas con la gerencia del recurso humano de lasMPYME`s. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que estos realicen las tareas esenciales. (Toma de decisiones y desarrollo del objetivo trazado).
Control
Sistema para monitorear y dar seguimiento a los objetivos de las MPYME`s. Contiene los siguientes elementos básicos: (1)establecer estándares de desempeño; (2)medir los resultados presentes; (3)comparar los resultados presentes con los estándares de desempeño establecidos, y (4)tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones, o gaps- diferencias. El director, gracias a la función de control, puede mantener a la empresa en el buen camino. Cabe mencionar que las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayo frecuencia, maneras de incluir la calidad en esta función de control.
Conocimiento del mercado
Este proceso de orientación al cliente debe iniciar teniendo una idea clara de lo que significa la orientación al cliente: situar al cliente en el centro de las actividades del negocio, a través de 3 funciones principales 1)información del cliente/mercado, 2) planeación del producto/servicio conforme la información y 3)espíritu de servicio. Aunque si se habla de la orientación al cliente, desgraciadamente en gran parte de los casos esta idea queda en lemas publicitarios y no en acciones concretas.
Tabla 4. Perfil de las funciones administrativas comúnmente usadas en las MPYME`s.
3.3.9 La siguiente tabla contiene los elementos aislados de la herramienta Balanced Scorecard que apoyan las funciones administrativas comúnmente usadas en las MPYME`s:
Concepto Elementos aislados de la herramienta Balanced Scorecard
Planeación
Partiendo de la MISIÓN-VISIÓN de la empresa, y con el uso de la herramienta Balanced Scorecard, se pueden establecer:
Objetivos Estratégicos vistos desde las perspectivas de: • Las FINANZAS de la empresa
• El conocimiento del CLIENTE
• Los PROCESOS INTERNOS que la empresa debe cuidar
Mapas Estratégicos para vincular y alinear las operaciones de la empresa.
Indicadores de desempeño para cada uno de los objetivos estratégicos de las perspectivas de:
• Las FINANZAS de la empresa • El conocimiento del CLIENTE
• Los PROCESOS INTERNOS que la empresa debe cuidar
Organización
Partiendo de la MISIÓN-VISIÓN de la empresa, y con el uso de la herramienta Balanced Scorecard, se pueden establecer:
Mapas Estratégicos para vincular y alinear las operaciones de la empresa. Balanced Scorecard: que muestra claramente:
Dirección
Partiendo de la MISIÓN-VISIÓN de la empresa, y con el uso de la herramienta Balanced Scorecard, se pueden establecer:
Comunicar y vincular los objetivos estratégicos y los indicadores de desempeño, dentro de toda la empresa.
Control
Partiendo de la MISIÓN-VISIÓN de la empresa, y con el uso de la herramienta Balanced Scorecard, se pueden establecer:
Indicadores de desempeño para cada uno de los objetivos estratégicos de las perspectivas de:
• Las FINANZAS de la empresa • El conocimiento del CLIENTE
• Los PROCESOS INTERNOS que la empresa debe cuidar
Conocimiento del mercado
Partiendo de la MISIÓN-VISIÓN de la empresa, y con el uso de la herramienta Balanced Scorecard, se pueden establecer:
Objetivos Estratégicos vistos desde la perspectiva de:
• El conocimiento del CLIENTE. En donde se procura un acercamiento con el cliente, para identificar aquellos atributos del producto/servicio que son de valor para el cliente.
Tabla 5. Elementos de la herramienta Balanced Scorecard
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