En la preparación figurará la familiarización con las actividades del centro y con el sistema de gestión del medio ambiente allí establecido, y el estudio de los resultados y conclusiones de auditorías anteriores.
4.5.1. Objetivo de la planificación
Se planifica y se prepara la auditoría con el objetivo de garantizar que: La organización dispone de los recursos apropiados.
Todas las partes implicadas en el proceso de auditoría (auditores, di- •
rección y personal de la organización) comprenden cual es su fun- ción y cuáles son sus responsabilidades.
4.5.2. Forma de preparación
En la preparación del Plan de Auditoría se recogen los puntos siguientes: Alcance y objeto de la auditoría.
•
Área auditada. •
Equipo auditor. •
Lugar y fecha de auditoría. •
Documentación de referencia. •
Calendario horas-persona a entrevistar. •
Entregar el plan de auditoría al auditado con suficiente antelación •
Elaborar las listas de comprobación (si ha lugar) •
Mediante Check-list. •
Mediante listas abiertas a partir de la recogida en la documentación. •
Distribuir las tareas al equipo auditor •
4.6. Forma de realización
4.6.1. Actividades
Las actividades incluidas dentro de la auditoría son las siguientes: Conversaciones con el personal.
•
La inspección de las condiciones de funcionamiento y de las instala- •
ciones.
Examen de registros, procedimientos escritos y otros documentos. •
A continuación, se relacionan una serie de instrumentos de auditoría que se pueden realizar para llevar a cabo el trabajo encomendado:
Entrevistas
Son instrumentos imprescindibles, que por medio del diálogo, per- miten obtener información del personal de la empresa. Para realizar correctamente una entrevista se deberá:
Prepararla anticipadamente con detenimiento. •
Definir los objetivos de la entrevista y los resultados buscados. •
Iniciarla en un ambiente propicio y con una relación constructiva •
con el entrevistado.
Preguntar a los entrevistados sobre sus tareas y responsabilidades. •
Elaborar un documento de trabajo con los resultados de las entre- •
vistas y otras informaciones adicionales obtenidas.
Cuestionarios
Son instrumentos indispensables para el trabajo del equipo auditor. De su correcta realización y posterior tratamiento dependerá la calidad de la auditoría. Deben ser preparados metódicamente. Deberán facili- tarse unas respuestas de tipo si y no con comentarios al margen. Exis- ten dos tipos de cuestionarios, según sea el momento de la auditoría:
CUESTIONARIODEINFORMACIÓNPREVIA:
Se realizará antes del inicio de la auditoría propiamente dicha. La información que se obtenga servirá para planificar la auditoría y defi- nir su alcance y objetivos. La información requerida será:
Recopilación de información general sobre la sociedad y la insta- •
lación. Que permita caracterizar la sociedad y conocer su estruc- tura de producción:
Permisos, licencias y autorizaciones. —
Plano de la zona donde se ubica la instalación. —
Descripción de los procesos. Identificando emisiones, residuos, —
Gestión de los residuos. —
Materias primas utilizadas. Entradas y salidas de las mismas. —
Política medioambiental de la sociedad. Costos medioambien- —
tales.
Organigrama. Áreas de responsabilidad. —
Último informe anual de la sociedad a sus accionistas. —
Revisión de auditorías anteriores. —
Cualquier otra información que se considere interesante sobre —
la sociedad.
Sistemas y procedimientos de gestión interna medioambiental: •
Objetivos y alcance. Documentos para conocer los SGM de la empresa:
Política medioambiental de la sociedad. —
Programa medioambiental de la sociedad. —
Programa de la auditoría. —
Descripción de los objetivos, alcance, finalidad y aplicación de la •
auditoría.
Informe interno de los resultados de las auditorías anteriores. •
Situación externa propuesta. •
Deficiencias o infracciones cometidas durante los últimos cinco •
años.
Resumen de todas las acciones civiles realizadas en la instalación. •
Exposición cronológica de la información sobre la instalación. •
CUESTIONARIOPOSTERIORALAVISITA:
Con el objeto de conocer toda la información del funcionamiento y control interno de la instalación. Sus resultados son fundamentales para la redacción del informe final. El contenido de dicho cuestionario es mayor que el del previo.
Análisis de procesos
Posibilitará al auditor un conocimiento detallado de la actividad de la empresa, lo que facilitará sus sugerencias sobre dicho funcionamien- to. Consistirá en:
Valoración de la situación actual. •
Evaluación de las tecnologías utilizadas, obsolescencia o no y su •
adecuación para dicho momento, bajo las perspectivas económi- ca y técnica.
Sugerir, en caso necesario, su emplazamiento. •
Guiones de auditoría
Conjunto de reglas generales que aportan la metodología a seguir a base de listas, cuestionarios o formularios estandarizados, proporcio- nando una visión rápida de la misión del equipo auditor.
Muestreos y análisis
Toma de muestras y posterior análisis de las mismas, imprescindi- ble para conocer la situación técnico-ambiental de la empresa. Se rea- liza mediante muestreos por sectores.
Documentación de trabajo
Consiste en el documento realizado por cada auditor que contiene toda la información obtenida, además de sus reflexiones y conclusiones particu- lares. Constituyen el soporte de las conclusiones de la auditoría. Se acon- seja que el contendido esté ordenado cronológicamente y por sectores.
Todas estas actividades se realizan con el fin de conseguir el objeti- vo de evaluar el comportamiento medioambiental de la actividad audi- tada, para determinar si se cumple:
La legislación medioambiental. •
Los objetivos y metas establecidos. •
Si el sistema de gestión es eficaz y adecuado. •
4.6.2. Etapas
En particular, el procedimiento de auditoría deberá incluir los pasos si- guientes:
Comprensión de los sistemas de gestión. •
Evaluación de los puntos fuertes y débiles de los sistemas de gestión. •
Recogida de los datos pertinentes. •
Evaluación de los resultados de la auditoría. •
Preparación de las conclusiones de la auditoría. •
Comunicación de los resultados y las conclusiones de la auditoría. •
De forma esquemática, las etapas de una auditoría medioambiental po- drían resumirse de la siguiente forma:
Preauditoría.
1.
Planificación de la auditoría. •
Definición del alcance del análisis. —
Identificación de las fuentes de información de la empresa. —
Auditoría.
2.
Recopilación de la información general sobre la planta. •
Análisis del proceso de producción. •
Reuniones con el personal de la planta. —
Identificación de los procesos unitarios. —
Identificación y características de residuos y emisiones. —
Visitas a la planta e inspecciones. —
Construcción de los diagramas de flujo. —
Revisión del plan de auditoría. •
Balance de materiales. •
Análisis de las entradas de materiales. —
Determinación de las pérdidas debidas a almacenamiento y
°
manipulación de materias primas.
Determinación del consumo de materias primas.
°
Determinación del consumo de agua.
°
Análisis de las salidas de productos, subproductos, residuos, —
vertidos y emisiones. Cuantificación.
°
Determinación de los volúmenes de subproductos que se re-
°
ciclan.
Registro de los residuos y procedimientos de gestión.
°
Resumen de la información de entrada y salida.
°
Obtención de un balance preliminar de materiales para cada pro- •
ceso.
Revisión del desequilibrio de materiales. —
Ajuste del balance de materiales. —
Postauditoría.
3.
Informe final. •
Evaluación y presentación de los resultados. —
Posibles usos de los resultados. —