Como primer punto se debe verificar el espacio utilizado por los archivos generados en los trámites de Javier Cisneros Cía. Ltda., entes y después de la utilización del sistema de comercio exterior en la web “SISCOMEX”.
La información que produce Javier Cisneros Cía. Ltda., sin la utilización de ningún tipo de sistema se detalla a continuación:
1. Javier Cisneros Cía. Ltda., genera mensualmente carpetas con archivos escaneados en pdf, jpg y tiff, de todos los documentos que incluyen los trámites de sus clientes, con un peso aproximado de 350 MB al mes y un estimado anual de 4294MB.
2. También se generan documentos Excel por cada trámite realizado, donde se encuentran los cálculos de los gastos incurridos en el trámite de nacionalización del producto, generando una carpeta por mes, con un peso aproximado anual de 78.68 MB anuales.
3. Documentos Excel en los cuales se realiza los ingreso de la información de los trámites de forma manual, con un peso aproximado de 1.63 MB en el año.
4. Se produce el envió de documentación adjunta en mails para mantener informado al cliente del estado de los tramites en procesos, el protocolo de correos con el cual trabaja la empresa es POP3, el cual mantiene los correos en la maquina del cliente, lo que produce que el archivo del Outlook desde Marzo del 2010 hasta la fecha (Abril del 2011) tenga un tamaño aproximado de 4.98 GB, de un usuario Jefe de operaciones, que es el encargado de gestionar los tramites de la empresa.
A continuación se explica cómo se disminuirá o eliminará el tamaño de dichos documentos con la puesta en marcha del sistema de comercio exterior “SISCOMEX”.
1. La conversión de los archivos escaneados al formato djvu, utilizando las herramientas de conversión C44, Pdf2djvu y Minidjvu de DjvuLibre implementado en el sistema, permite la reducción del tamaño de los archivos digitales de hasta un 62.5%. Se tomo la decisión de incluir las 3 herramientas independientemente de la conclusión del análisis comparativo, debido a la variedad de formatos que presenta la empresa en sus documentos digitales, pero si, se toma en cuenta las mejores opciones de conversión de cada una de ellas.
Se realizaron las conversiones de las carpetas de los trámites realizados en el año 2010 en JCS Cía. Ltda., datos mostrados en la tabla III.31.
M e s e s 2 0 1
0 Sin la utilización del Sistema Con la utilización del Sistema
P o rc e n ta je d e re d u c c ió n Tamaño inicial de la carpeta (pdf, jpg, tiff) Tamaño final de la carpeta (djvu) Enero 334.23MB 145MB 56.6 % Febrero 332.23MB 130MB 60.8 % Marzo 462.23 MB 151.34 MB 67.3% Abril 319.23 MB 122.43 MB 61.6% Mayo 374.23 MB 140.65 MB 62.4% Junio 333.23 MB 128.43 MB 61.4% Julio 408.23 MB 138.98 MB 65.9% Agosto 408.23 MB 160.97 MB 60.6% Septiembre 241.23 MB 99.98 MB 58.6% Octubre 414.23 MB 168.7 MB 59.3% Noviembre 304.23 MB 116.45 MB 91.7% Diciembre 358.23 MB 122.43 MB 65.8% Promedio Anual 2010 4294.74 MB 1625.36 MB 62.5 %
0T 33Tabla III.31. Tamaños en MB de los archivos digitales y sus convertidos a djvu en JCS Cía. Ltda. Elaborado por: Mayra Haro
2. Con el uso del sistema se elimina por completo las carpetas que contienen los documentos Excel con el cálculo de los costos de los productos nacionalizados, el sistema proporciona el cálculo del costo de los productos de forma automática permitiendo al cliente consultar dicha información, y en caso de ser necesario, descargarla.
3. Existen 2 documentos Excel, en los que se ingresa la información de los productos y de las aplicaciones de seguros que en la empresa se realiza, dichos documentos se eliminan con el uso del sistema.
4. Con la implementación del sistema, los clientes de la empresa podrán visualizar la documentación de los tramites en proceso y finalizados, dando la opción de descargar los archivos electrónicos de manera rápida y en la web, sin tener que pedir el envío o reenvío por mail de la documentación. El archivo Outlook (4.98 GB) del jefe de operaciones de la empresa disminuirá al tamaño aproximado de un Outlook (2.47 GB) de los asistentes de operaciones que no tenga entre sus envíos y recepciones tanta documentación adjunta.
A continuación se presenta una tabla donde se resume los valores en megabytes del tamaño ocupado por los archivos digitales que se producen en el proceso de nacionalización de los productos en Javier Cisneros Cía. Ltda., sin la utilización de ningún tipo de sistema, y los valores con la utilización del sistema “SISCOMEX”, también se muestra el porcentaje de reducción del tamaño de los archivos digitales con la utilización del sistema.
0T
34Tabla III.32. Tamaños en MB de los archivos digitales producidos en JCS Cía. Ltda., antes y después la
utilización del SISCOMEX
Elaborado por: Mayra Haro
Con los datos de la tabla III.32., queda demostrado que la conversión de los archivos escaneados de los trámites de JCS Cía. Ltda., al formato djvu, con proyecciones para un año reducen un 62.5% menos con respecto a su tamaño
Descripciones de la documentación
MB utilizados por los archivos digitales en JCS Cía. Ltda.
Porcentaje de Reducción Sin el Sistema “SISCOMEX” Con el sistema “SISCOMEX”
Carpetas con Archivos Escaneados 4294.0 MB 1625.0 MB 62.5 % Carpetas con Documentación Excel 78.68 MB 0 MB 100 % Documentos Excel 1.63 MB 0 MB 100 %
Envió de Mensajes con Outlook
5099.52 MB 2529.28 MB 50.4 %
original, y la utilización en general del sistema de comercio exterior “SISCOMEX”, reduce un 56.5% de igual manera con proyecciones para un año.