a) Por la Función:
Control Administrativo; (Pimentel, 2008), los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. (Horngren, Sundem, & Sttraton, 2006), Menciona que el Control Administrativo involucra el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.
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Por lo tanto los controles administrativos incluyen más que todo, controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
Implica también todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
“El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. Ésta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones”.
a.1) CONTROL DE GESTIÓN; (Lefcovich, 2004) es un conjunto de procesos en la acumulación y utilización de información que tiene por objeto supervisar y dominar la evolución de la organización en todos sus niveles. Mientras para (Mira, 2006), Es un instrumento administrativo que permite obtener información garantizada y oportuna, para la toma de decisiones operativas y estratégicas, ya que mide efectivamente la utilización de recursos que posee un ente para el logro de objetivos.
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Esta definición abarca criterios reales de la situación actual de las organizaciones, donde se puede evidenciar que la realidad de las mismas, implementan un conjunto de métodos, comportamientos y valores que reflejan las actitudes activas del personal; Además se observa en especial, que la información puede integrar en el control de gestión y que éste puede practicarse en todos los niveles o departamentos organizacionales.
Control Contable; (Fonseca, 2011), los controles contables comprenden el plan de organización, metodologías operativas y las buenas prácticas en la preparación de los informes financieros con el fin de cumplir adecuadamente la normativa vigente y alcanzar resultado esperados dentro de una organización. Para (Pimentel, 2008), generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Todo lo anterior confirma las SAS Número 1 así:
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
a. Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
b. Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos.
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c. El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.
d. Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
b.1 Control Presupuestario
Considerando a (Bateman, 2009), es el proceso investigativo comparativo sobre los resultados de las operaciones alcanzadas con lo proyectado, para verificar los logros o mediar las diferencias. (Lefcovich, 2004), agrega que éste persigue como objetivo establecer en materia de ingresos y egresos, corroborando posteriormente las diferencias existentes y sus razones. Este tipo de control ayuda a proteger la imagen empresarial y además los gastos producidos durante las operaciones desarrolladas en una organización, ya que permite prever las posibles desviaciones en la situación económica de un ente, mismos que permitirán ser analizados en el caso de producirse, para garantizar la obtención de resultados.
Control de Cumplimiento. En Ecuador este tipo de control efectúan los contadores, quienes en su mayoría asumen con la responsabilidad de los entes, al cumplir con las obligaciones del marco legal del país. Por lo tanto (Pimentel, 2008), menciona que éste tipo de control hace énfasis al cumplimiento del marco legal y normativa vigente aplicable a la organización donde se debe considerar a los órganos de regulación nacional.
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b. Por la Ubicación
Control Interno; (Mantilla, 2009), el Control interno es una serie de acciones que efectúan la dirección, administradores y el resto de personal de una entidad, para proporcionar seguridad razonable de la gestión y la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
a. Efectividad de las operaciones,
b. Fiabilidad de la información financiera,
c. Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables, y; d. Procedimientos operativos diseñados
Mientras la opinión de (Estupiñan, 2006), el control interno esta enfatizado a los cambios tecnológicos, aplicaciones económicas y la globalización, mismas que han evolucionado rápidamente; provocando que los controles se modifican de acuerdo a la naturaleza y necesidad de una organización. Éstos aspectos sin duda han venido preocupando a los propietarios de las grandes, medianas o pequeñas empresas, por la vulnerabilidad de los controles implantados en un ente; todo esto lo afirma el, (IT GOBERNACE INSTITUTE COBIT, 2007), donde enfatiza al control de las tecnologías de la información.
Considerando los criterios anteriores sobre teorías, el control interno es un proceso esquematizado que abarca un conjunto de acciones interrelacionadas y normadas, que ejecutan los entes productivos de una empresa, con el propósito del cumplimiento de metas y objetivos preestablecidos.
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Control Externo; (Naranjo, 2007), Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas dado el carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que él formula resultan beneficiosas para la organización.
c. Por la Acción.
Control Previo; En cada empresa, la máxima autoridad es la que se encarga de establecer los métodos y medidas que se aplicarán en todos los niveles de la organización para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto.
Control Concurrente; (Robbins & Coulter, 2009), es el que se produce al momento en que se está ejecutando un acto administrativo. Mientras que
Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo de empleados, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el fin de:
a. Lograr los resultados previstos.
b. Ejecutar las funciones encomendadas a cada trabajador.
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d. Aprovechar eficientemente los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. e. Proteger al medio ambiente.
f. Adoptar las medidas correctivas.
Control Posterior; Considerando a (Mantilla, 2009), Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoría.
La máxima autoridad de cada empresa, con la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna, establecerán los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones sobre el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas; resultados de la gestión; niveles de eficiencia y economía en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y naturales; e impacto que han tenido las actividades en el medio ambiente.
2.2.3.3 Importancia del Control Interno;
(Mantilla, 2009), El control interno identificado como herramienta administrativa y de gestión, ayuda íntegramente a la prevención de acontecimientos indeseables en el desempeño de actividades empresariales efectuadas por el factor humano; donde los mismos son responsables del alcance de objetivos o incumplimientos.
Por lo tanto el control interno es un proceso, medio o herramienta aplicado en la ejecución de operaciones para apoyar la consecución de objetivos organizacionales, donde además integran actividades operativas de la misma. Mientras (Estupiñan R. , 2010), resalta la responsabilidad de
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un ente como uno de los factores claves para el gobierno y dirección corporativa de las organizaciones.
2.2.3.4 Objetivos del control interno para una empresa
Proteger a la empresa en contra del inadecuado uso de los activos.
Preservar los activos disponibles del ente.
Evitar que se incurra indebidamente en pasivos.
Asegurar la veracidad y la confidencialidad de la información financiera u operativa.
Valuar la eficiencia de las operaciones.
Por consiguiente, los objetivos del control interno empresarial tienen el propósito fundamental salvaguardar los recursos que dispone el mismo, contra cualquier incoherencia e incompatibilidad que pudiera existir en el manejo de los activos, pasivos y registros de información financiera. Si en una pyme cuenta con un sistema de control interno oportuno, es menor el grado de error, ya que permite optar con medidas específicas, para asegurar el alcance de metas y objetivos.
2.2.3.5 Alcance del Control Interno;
Considerando (Mantilla, 2009), el alcance del control interno ayuda a la prevención de eventos indeseables como riesgos e incumplimiento de responsabilidades de los factores humanos, más no asegurar el éxito empresarial, ya que el control ayuda al cumplimiento de metas organizacionales en todos sus niveles.
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2.2.3.6 Beneficios del Control Interno
Considerando las interpretaciones y opiniones de (Estupiñan, 2006), Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control dentro de los siguientes:
Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales.
Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control.
Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo.
Contribuir a evitar el fraude.
Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos, y;
Obtener resultados favorables en todos los periodos empresariales.