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A continuación se detallan los principios y procedimientos relacionados con el Subsistema de Embarques, Facturación, Cuentas por Cobrar y los cobros.

2.5.1 Embarques y Facturación.

Los pedidos antes de su aceptación deben revisarse y aprobarse en cuanto a: a) Condiciones y disponibilidad de la mercancía por el departamento de ventas. b) Crédito por el departamento de crédito.

El documento que se facilita al departamento de embarques como aviso de embarque, debe estar prefoliado y debe comprobarse el empleo de todos los números y su consecutividad.

Cada embarque o salida de mercancías debe ser chequeado contra pedido autorizado, después de despachado el mismo por el almacén, elaborado el correspondiente conduce y anotado en el submayor y en el registro de despacho.

Al almacén, no pueden tener acceso los empleados del departamento de embarques.

Las devoluciones deben estar amparadas por el correspondiente documento, a los efectos de su entrada al almacén y el correspondiente reporte de este.

El departamento de contabilidad debe controlar numéricamente las facturas en blanco, así como la entrega al área o departamento de facturación.

La facturación se efectúa en el departamento de embarques y facturación, en base al pedido del cliente con su correspondiente chequeo de despacho y los conduces emitidos por el almacén, utilizándose modelos prefoliados con su correspondiente control, con la siguiente distribución de copias:

1) Cliente, con copia de conduce firmado por el receptor, ya bien sea un representante del cliente o el porteador y copia del documento de porte, todo se envía por correo. 2) Contabilidad, con copia de conduce firmado por el receptor y su documento de porte. 3) Departamento de embarques y facturación.

El departamento de embarques y facturación debe estar separado de las cuentas por cobrar.

El departamento de facturación realiza los siguientes chequeos:

a) Contra pedidos, para comprobar que se ha dado cuenta todos los pedidos recibidos. b) Contra documentos del departamento de embarques (conduces, manifiestos, conocimientos, etc.), para comprobar que todos los embarques han sido facturados.

La corrección de precios y cálculos de las facturas, se realiza por el departamento de contabilidad antes de registrarla en los libros.

Los totales del registro de despachos se acumulan en el departamento de facturación y embarque a los fines del cuadre con el mayor general.

Las concesiones en fletes tienen que estar autorizados por el departamento de ventas.

2.5.2 Ventas

Respetando el principio contable de registro, donde se expresa que los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento de la entrega de los productos, mercancías y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos al devengarse, independientemente del momento de su cobro y que los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren, independientemente de la fecha de su liquidación o pago, es que se establece lo siguiente:

- Comercial factura las ventas según contratos firmados con las empresas y en el área económica se afecta la cuenta 135 Cuentas por cobrar a corto plazo acreditando la cuenta 90X-Ventas de mercancías, simultáneamente se debita la cuenta 81X-Costo de la mercancía vendida con crédito a la cuenta 1XX- Mercancías para la Venta, según sea el caso, una vez recibida la copia de la factura emitida por Comercial.

Una vez efectuado el cobro, se disminuirá por igual importe la cuenta135 Cuentas por cobrar a corto plazo y se aumentará la disponibilidad del efectivo.

2.5.3 Cuentas por Cobrar.

Las funciones del cajero, almaceneros, facturadores y los que operan los registros de cuentas por cobrar, tienen que estar separados y compartimentados.

Deben efectuarse conciliaciones periódicas con todos los clientes, asegurándose de que se envíen estados de cuentas, y chequeándose la respuesta a los mismos. Tiene que conservarse evidencia escrita de éstas conciliaciones.

Como mínimo debe existir un registro diario de operaciones de ventas y cuentas por cobrar, que contenga entre otras: código y nombre del cliente, número fecha e importe de la factura, cheque No. y número y fecha del depósito así como fecha en que fue acreditada por el banco y un submayor por cliente.

Las anotaciones en el registro deben efectuarse de las copias de las facturas, sin ser alteradas y en caso de suceder esto, estar debidamente justificadas y aprobadas. Estas anotaciones deben hacerse en orden numérico de facturas

Todo cobro en defecto por faltantes de las mercancías facturadas, debe ser investigado, tramitado y expedientado correctamente.

Los empleados que llevan las cuentas por cobrar, no pueden:

a) Analizar créditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones. b) Seguir el cobro de cuentas o autorizar la cancelación de cuentas incobrables. c) Manejar o registrar efectivo.

d) Preparar facturas o llevar libros de ventas.

Debe existir una rotación entre el personal encargado de registrar las operaciones de cuentas por cobrar.

Mensualmente los submayores analíticos de las cuentas por cobrar deben cuadrarse con la cuenta control. No pueden existir saldos contrarios a la naturaleza de estas cuentas. Con esta misma frecuencia deben analizarse dichas cuentas por edades.

Las notas de crédito por devoluciones, bonificaciones y ajustes deben controlarse por modelos prefoliados; autorizarse o aprobarse por personal responsable que no tenga acceso al efectivo y en el caso de mercancías devueltas, deben estar amparadas por talones de recibo, debidamente firmados Las cuentas por cobrar atrasadas deben revisarse periódicamente por un funcionario de primer nivel, encargado para estas actividades, el que también aprobará las cancelaciones de cuentas incobrables y los créditos por ajustes de cuentas.

Las cuentas incobrables canceladas deben circularse, mediante pruebas al tiempo de cancelarse y varias veces con posterioridad.

Nota: La entidad y sus filiales deberán atenerse a lo dispuesto en la Resolución 56/200 del Banco Nacional de Cuba sobre las Normas Bancarias para los cobros y pagos que se anexa a este manual.

2.5.4 Efectos por Cobrar

El custodio de los efectos por cobrar debe ser un empleado independiente del cajero y del encargado de registrar contablemente estas operaciones.

Debe mantenerse un registro y un submayor en detalle, para controlar las operaciones de esta cuenta.

Periódicamente deben conciliarse los detalles con la cuenta control y deben ser confirmados, todos los tipos de efectos por cobrar, con los deudores. Debe mantenerse un registro de Efectos por Cobrar Descontados, que refleje la obligación contingente de la entidad.