Para obtener un subconjunto de la base de datos. Para ello Datos—Filtro—Autofiltro. Aparecen unos botones en forma de flecha al lado de los nombres de los campos. Al hacer clic sobre ellos se despliegan listas con los valores que pueden tomar esos campos. Al seleccionar un valor sólo se verán los registros que tengan ese valor en el campo.
La opción Personalizada permite especificar criterios de filtrado. En los campos cuyos valores sean numéricos Los 10 más nos permite obtener los registros con valores más altos o más bajos. También nos ofrece la opción de Vacías o No vacías cuando el campo tiene alguna celda vacía.
8.5 Subtotales
Después de ordenar la lista se hace Datos—Subtotales con el fin de resumir los datos. La orden Subtotales calcula el subtotal de las columnas seleccionadas e inserta otras filas que contienen la información del subtotal. Además se inserta un total general.
Al hacer Subtotales se construye un Esquema automáticamente en el que se puede ver cualquier nivel de detalle.
En la ventana debemos señalar en Para cada cambio en la columna según la cual vamos a agrupar los datos, luego la función que vamos a usar (por lo general será la suma pero puede ser promedio, máximo, mínimo, producto, contar, etc.) y, por último, la columna o columnas sobre la que se va a aplicar la función.
Se pueden aplicar subtotales varias veces quitando la marca de Reemplazar subtotales actuales. Si marcamos en Salto de página entre grupos, cada grupo creado aparecerá en una página distinta.
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8.6 Esquemas
El Esquema nos permite elegir cómo evaluar o presentar la información. El área de esquema está marcada por corchetes llamados barras de nivel. Cada barra indica un rango de celdas que comparten un nivel de esquema. En la barra, cada fila de resumen (la fila en la que aparecen los subtotales) tiene un botón de Ocultar detalle (-) o de Mostrar detalle (+). Si pulsamos Ocultar detalle se pliega la sección que está justo encima y se muestra sólo la fila de resumen. El botón cambia a Mostrar detalle.
Los botones de nivel de fila que aparecen en la parte superior del área de esquema permiten ocultar o mostrar los detalles de una barra de nivel completa. El número de botones depende del número de niveles disponibles.
8.7 Consolidar
Consolidar es resumir la información desde varias hojas o libros en una sola hoja.
⇒ Pulsando en Datos—Consolidar se nos muestra una ventana en la que primero determinamos qué Función queremos aplicar. (suma, contar, promedio, producto, etc.)
⇒ Luego, donde pone Referencia seleccionamos el rango de los datos de la primera hoja a consolidar, pulsamos Agregar y repetimos la operación para todas las hojas. Si es preciso pulsamos el botón Examinar para buscar la referencia. Para suprimir una referencia la seleccionamos y pulsamos Eliminar.
⇒ En el área Usar rótulos en marcamos las casillas de Fila superior y Columna izquierda si procede.
⇒ Si deseamos que los datos se actualicen en la hoja consolidada al modificar los datos del origen debemos marcar la casilla de Crear vínculos con los datos de origen.
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9. CUADROS DE CONTROLES
1Para poder trabajar con los controles necesitamos la barra de herramientas de cuadro de controles. Para ver la mencionada barra debemos ir a Ver-Barra de Herramientas-Cuadro
de Controles.
Es necesario tener una instalación bastante completa para poder usar esta barra y todas sus funciones, así que si por algún motivo hay cosas que no funcionan es preciso instalar los componentes necesarios.
Como se puede ver está dividida en 3 secciones La primera consta de:
• Modo diseño • Propiedades • Ver código
La segunda tiene todos los botones y herramientas que se pueden usar.
La tercera se utiliza para agregar o quitar botones con lo que expande las posibilidades.
9.1. Ejemplo 1
Para ver el funcionamiento de algunos de los botones de la barra empezaremos con un ejemplo.
Elija “Control de Número”
Dibuje el cuadro donde estará situado el control. Por Ej.:
Seleccione propiedades
Aquí podemos cambiar entre otras cosas.
Max: El numero máximo que recorrerá este cuadro Min: El numero mínimo
LinkedCell: Celda donde se va a mostrar el numero relacionado con el cuadro de control: Por Ej.: A4
Cierre las “propiedades”
El último paso y el mas importante es salir del modo diseño picando en “Modo Diseño”. Ahora ya puede probar el funcionamiento de este botón.
Si presiona en la flecha hacia la derecha el numero en la celda A4 irá aumentando y si presiona en la de la izquierda irá decreciendo.
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Una de las partes mas fundamentales es “Modo Diseño” . Mientras se esté en este modo se puede cambiar cualquier cosa del Control, por ejemplo tamaño, ubicación, etc. Y para poder probar su funcionamiento hay que salir de “Modo Diseño”
Otra parte fundamental es “Propiedades” , aquí se puede cambiar cosas fundamentales para que el control se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, Max, Min, LinkedCell, Delay (velocidad con que cambian los números), Shadow (le agrega sombra al control), etc.
Las propiedades varían según el control pero por los general tienen varias cosas similares entre ellos.
Cada control tiene muchas propiedades y es cuestión de probarlas una a una para ver como afectan el funcionamiento de cada control. De todas maneras aquí se hará referencia a las mas importantes.
9.2. Ejemplo 2
Otro de los botones mas útiles que tiene la Barra de herramientas de “Cuadro de Controles” es el “Cuadro Combinado”. Prácticamente no existen diferencias entre “Cuadro Combinado” y “Cuadro de Lista” así que lo que sigue a continuación se aplica a cualquiera de las dos opciones.
Primera Parte:
Escriba en la hoja 3 los siguientes datos uno debajo del otro. Televisor
Heladera Licuadora Monitor Teclado
Nombre a este rango de datos como “datos” (sin comillas) (Para nombrar un rango de datos marque los datos y escriba el nombre en el “Cuadro de nombres”)
Segunda parte:
Dibuje un “Cuadro combinado” por ejemplo:
Seleccione propiedades
Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: “datos” (sin comillas)
En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrará el dato elegido) Salga del “Modo Diseño” y pruebe este ejemplo:
Podrá comprobar que en el “Cuadro combinado” se encuentran los datos ingresados en la hoja3 y que cuando elige uno, éste se muestra en la celda A1.
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Recuerde que esto se aplica tanto a “Cuadro combinado” (arriba) o a “Cuadro de lista” (abajo)
9.3. Ejemplo 3
Esta vez haremos un botón que cuando se presione pase a otra hoja del Excel. Por ejemplo se puede hacer un menú con varios botones que al presionarlos pasen a las distintas opciones.
En la hoja1 cree dos “botones de comando”. Por Ej:
Seleccione el primero botón y muestre las propiedades Cambie la Propiedad “Caption” por : “Ventas”
Seleccione el segundo botón y muestre las propiedades Cambie la Propiedad “Caption” por : “Compras”
31 Seleccione el primer botón y haga clic en ver código
En esta parte se abrirá el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente: Hoja2.activate
Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic, hágalo del cuadro de cerrar “X” que está mas arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de editar codigo, no se preocupe que no está cerrando Excel.)
Seleccione el segundo botón y haga clic en ver código Escriba: Hoja3.activate
Si ha seguido los pasos deberá ver algo parecido a esto:
Cierre el editor de Visual basic.
Salga del “Modo diseño” y ya puede probar el funcionamiento de los botones.
Note que cuando haga clic en “Ventas” pasará a la hoja2 y cuando haga clic en el botón “Compras” pasará a la hoja3. Podría hacer un boton en la hoja2 y uno en la hoja3 que vuelvan al menu....
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10. REFERENCIA RÁPIDA
AYUDA COMANDOS DAR FORMATO COMANDOS
Abrir ayuda F1 Negrita CTRL+N
¿Qué es esto? MAY+F1 Cursiva CTRL+K
CERRAR LAS VENTANAS Subrayado CTRL+S
Cerrar la ventana activa
CTRL+F4 o
CTRL+W Tachado CTRL+5
Salir ALT+F4 Formato de celdas CTRL+1
ELEGIR COMANDOS EDICIÓN
Activar barra de menús ALT o F10 Buscar CTRL+B
Abrir un menú Letra subrayada Reemplazar CTRL+L
Elegir un comando Letra subrayada Ir a CTRL+I/F5
OPCIONES CUADRO DIALOGO Rellenar hacia abajo CTRL+J
Desplazarse a la celda siguiente TAB Rellenar a la derecha CTRL+D Desplazarse a la celda anterior MAY+TAB Escribir en celda resaltada Doble clic o F2 Abrir un cuadro de lista ALT+flecha abajo
Escribir en otra línea en la
celda Alt+ENTER Elegir una opción
ALT+letra
subrayada Cambiar a referencia absoluta F4 Cancelar y cerrar el cuadro
diálogo ESC ARCHIVO
DESPLAZARSE Y RESALTAR Nuevo documento CTRL+A
Derecha, izquierda, abajo o
arriba FLECHAS Abrir documento CTRL+U
Una pantalla hacia abajo RE PAG HACER CAMBIOS
Una pantalla hacia arriba AV PAG Cortar CTRL+X
Una pantalla a la derecha Alt+AV PAG Copiar CTRL+C Una pantalla a la izquierda Alt+RE PAG Pegar CTRL+V Inicio de la línea o fila INICIO Repetir último pegado CTRL+V Inicio del documento CTRL+INICIO Borrar contenido de la celda SUPR Final del documento CTRL+FIN Eliminar bordes
Ctrl+May+
-
(guión)Seleccionar columna CTRL+BARRA ORTOGRAFÍA
Seleccionar rango MAY+flechas Revisión ortográfica F7 Seleccionar rangos no contiguos con Ctrl GUARDAR EL TRABAJO
Desplazarse por la fila CTRL+flechas Guardar un documento CTRL+G
Insertar celdas Ctrl++ IMPRIMIR
Ocultar columna CTRL+= Imprimir CTRL+P
A la celda inferior ENTER MACROS
A la celda superior May+ENTER Macros Alt+F8
DESHACER Repetir macro F4
Deshacer último cambio CTRL+Z HIPERVINCULOS