Al iniciar la implementación de la propuesta se deberá presentar ante la Oficina de Organización y Procesos de la entidad, la propuesta del rediseño del flujo documentario del proceso de pago, donde se incorporado el Archivo de Gestión de la Unidad de Tesorería, el mismo que participará activamente en el proceso de pago, cumpliendo las siguientes funciones:
• Revisar y organizar preliminarmente la documentación que ingresa y sale de la Unidad de Tesorería; así como registrarlo en el sistema informático de gestión documental, y ubicarlo en el archivo físico de gestión.
• Atender las solicitudes de préstamos y consultas de aquellos que
tienen la necesidad de revisar físicamente el expediente; además de llevar el control de los mismos.
• Unificar los documentos de sustento de las liquidaciones con sus respectivos Comprobantes de Pago.
• Acondicionar los documentos de sustento de las liquidaciones, retirando los archivadores de palanca, pioners, folders; reduciéndolos a lo mínimo posible.
• Revisar los expedientes de pago, a fin de constatar que estos se encuentran completos.
• Preparar, foliar y ordenar los expedientes de forma ascendente.
• Transferir y registrar en el sistema informático, los expedientes al Archivo Central de la Entidad, conforme al formulario de transferencias de Comprobantes de pago al Archivo Central de la entidad, donde se detallará la cantidad de anexos y sustentos que contiene cada expediente.
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Figura 18.
Flujograma Propuesto para el proceso de pago a proveedores de Tesorería.
• Actividades 1 y 2, el Asistente de Tesorería recibirá y revisará de forma íntegra y detallada la relación de liquidaciones de pago y sus respectivos sustentos provenientes de Contabilidad, para luego separarlos e identificarlos con el nro. de liquidación; en caso que contenga gran cantidad de sustentos lo reportará al Archivo de Gestión de Tesorería para que custodiado y preparado para la posterior transferencia.
• Actividades 3 al 10, no se modificarán por su importancia y conocimiento especialista de los profesionales involucrados.
• Actividades 11, 12, 13 y 14, el Técnico en Tesorería II, recoge los Comprobantes de pago y recibe las Cartas Ordenes, cheques y gestiona los pagos de detracciones, IGV e impuestos en cheque o electrónicas y estampa el sello de “Pagado”.
• Actividad 15, 16, 17 y 18, el responsable de la Administración del Archivo de gestión recibirá, identificará y gestionará los expedientes de pago y documentación sustentatoria para luego ser preparados y transferidos al Archivo Central.
Luego de contar con la aprobación de la modificación del flujo documentario en el proceso de paso, la cual se utilizará como sustento para solicitar ante la Oficina de Administración la Construcción de una oficina de archivo y la contratación del servicio de Administración de Documentos de Expedientes de Pago en la Unidad de Tesorería.
Posteriormente, la Administración requerirá a Logística la contratación de estos bienes y servicios, regidas la Ley de Contrataciones del Estado N° 30225 y la Ley Anual de Presupuesto y que por los montos anuales indicados en tabla 17, ambas contrataciones se darían por Adjudicación Simplificada.
Adjudicación simplificada
Según la OSCE, para este año las contrataciones del Estado estipulan que para adquirir bienes y servicios con un valor mayor a 8 UIT hasta menos de S/ 400 000 y en el caso de Obras menos de S/ 1 800 000, siempre y cuando no sean servicios individuales de consultoría, el procedimiento de selección se trataría de una ADJUDICACIÓN SIMPLIFICADA.
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Esta modalidad sigue las mismas reglas que el concurso público, pero tiene plazos más cortos. Con el fin de simplificar el proceso se permite la presentación de ofertas en actos privados. (Portal web del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado).Tabla 19
Contrataciones a realizar por la Entidad.
Año 0 S/. Año 1 S/. Inversión anual Tipo de Contratación 1 Construcción de la oficina de archivo. 112,662.27 menor a 400,000 Adjudicación simplificada 2
Contratación del servicio Tercerización en la Administración
de expedientes de pago. 180,000.00
Fuente: Elaboración propia
No obstante, se precisa que todo el desarrollo de las contrataciones es competencia del Logística, sin embargo, estaremos en coordinación directa para que se cumpla con la publicación exacta de los Términos de referencia (TDR) que elaborará la Unidad de Tesorería como interesado directo de la construcción de la oficina de administración y servicio de administración de expedientes de pago.
A continuación, en la siguiente tabla 20 se describen las actividades que la Unidad de Tesorería deberá realizar:
Tabla 20
Actividades para la construcción y ejecución del servicio de Tercerización de la de Administración de Documentos de Expedientes de Pago en la Unidad de Tesorería.
Actividades Pasos a seguir A. Construcción de la oficina
del Archivo de la Unidad de Tesorería.
1. Elaborar los términos de referencia para la contratación del servicio de implementación de la oficina, en base al diseño elaborado y que se muestra en la Figura 19.
2. Aprobación de los términos de referencia por parte de la Oficina de Administración.
3. Realizar el estudio de mercado por parte de la Unidad de Logística. 4. Contratación del servicio para la instalación de la oficina básica de
material de drywall en una losa ubicada cerca de los jardines del MTC, colindante con el archivo periférico del Archivo Central, dicho servicio debe incluir la dotación del material respectivo.
5. Seguimiento y control de la ejecución del servicio de instalación de la oficina.
6. Brindar conformidad del servicio contratado para el pago respectivo. B. Contratación del Servicio de
Administración de Documentos de Expedientes de Pago en la Unidad de Tesorería.
1. Elaborar los términos de referencia para la contratación del servicio de implementación de la oficina.
2. Aprobación de los términos de referencia por parte de la Oficina de Administración.
3. Realizar el estudio de mercado por parte de la Unidad de Logística. 4. Contratación del servicio para la Administración de Documentos de
Expedientes de Pago en la Unidad de Tesorería, dicho servicio debe incluir la dotación de todo el equipamiento y material necesario para la correcta ejecución del servicio.
C. Instalación del equipamiento y software requerido para el Inicio del servicio.
1. Coordinación con el Área de Servicios Generales y Tecnologías de la Información para la instalación de los requisitos (equipos y software). 2. Ejecución de la instalación de los requisitos.
3. Pruebas de funcionamiento y levantamiento de observaciones. D. Capacitación al personal de
la Unidad de Tesorería del nuevo flujo de documentos a implementar y el software provisto por el proveedor del servicio.
1. Convocar al personal de la Unidad de Tesorería para la capacitación. 2. Preparar los ambientes para la capacitación.
3. Efectuar la capacitación del personal en el nuevo flujo y uso del software que provee la empresa contratada para el seguimiento de la documentación procesada.
E. Ejecución del Servicio de Administración de Documentos de Expedientes de Pago en la Unidad de Tesorería.
1. Seguimiento y control de forma mensual durante la ejecución del servicio.
2. Brindar conformidad del servicio contratado de forma mensual, a fin de que se efectúe el pago respectivo.
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En la siguiente figura 19, se muestra el diseño del área para una oficina de archivo (12x10) que se construirá en una zona del jardín del Ministerio, donde se recibirán los expedientes de pago y sustentos, luego de concluido el proceso de pago, para luego ser trabajados por el personal destacado y transferidos de forma adecuada y oportuna al Archivo Central.Figura 19.
Diseño Propuesto del área para Archivo de Gestión de Tesorería
Elaboración Propia