โครงการฝ กอบรมหล กส ตรการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

(1)

โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หลักการและเหตุผล

สืบเนื่องจากนโยบายสารสนเทศ ป 2545-2553 กําหนดโครงการ E-Government ภายใต โครงการ หลัก E-Thailand ซึ่งกําหนดใหหนวยงานภาครัฐทุกหนวยงานใชระบบบริหาร (Back Office) ชวยในการ ปฏิบัติงานในป 2547 ซึ่งหนึ่งในระบบบริหารนี้คือ ระบบงานสารบรรณซึ่งเปนระบบที่เกี่ยวของกับงาน เอกสาร เชน การรับ-สง ติดตาม คนหา ตรวจสอบอยูตลอดเวลา มีหนวยงานหลายหนวยงานที่ตองมีสวน เกี่ยวของรวมกัน เอกสารบางเรื่องมีกําหนดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ความเรงดวน ระดับความสําคัญ หรือชั้นความลับของเอกสารเหลานี้มีผลโดยตรงตอประสิทธิภาพในการบริหารงาน ศูนยสารสนเทศ ดําเนินการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส โดยเริ่มใชงานในป พ.ศ. 2546 โดยปจจุบันมีผูใชงานทั้งสวนกลางและสวนภูมิภาค ที่มีความพรอมดานระบบคอมพิวเตอรและระบบ เครือขายที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ศูนยสารสนเทศจึงจัดทําโครงการฝกอบรมการใชงานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกสเพื่อเพิ่มพูนความรู ความสามารถและทักษะในการปฏิบัติงานของบุคลากรที่ทํางานดานระบบ สารบรรณ สามารถนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาพัฒนางานไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ วัตถุประสงคการอบรม 1. เพื่อใหผูเขาอบรมเขาใจหลักการทํางานของโปรแกรม และ ใชระบบอยางถูกวิธี 2. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถลงรับ และออกเลขที่เอกสารได 3. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถบันทึกการทํางาน สั่งการ, สงเรื่องตอไปหนวยงานที่เกี่ยวของได 4. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถคนหา ,แกไข, พิมพรายงานอื่นได 5. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถติดตามเอกสาร หรือ ขั้นตอนของเอกสารไดอยางเปนระบบ หัวขอวิชาในหลักสูตร หมวดวิชา ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ 1.5 ชั่วโมง รูจักระบบ Hardware เบื้องตนเพื่อใหทราบถึงหลักการทํางาน รูจักระบบ Software พื้นฐานการทํางานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส (Concept) การบันทึกเอกสาร ลงรับเอกสาร และการแนบเอกสาร 1.5 ชั่วโมง โดยวิธีสแกน (Scan) และวิธีโอนขอมูลเขา (Import) การดําเนินงานกับเอกสารและการคนหาเอกสาร 1.0 ชั่วโมง การตีกลับเอกสาร ,การดึงเอกสารกลับ 0.5 ชั่วโมง การออกเลขที่เอกสารสงออกภายในและภายนอก 1.5 ชั่วโมง ถาม-ตอบ ประเมินผลโครงการ 0.5 ชั่วโมง รวม 6.5 ชั่วโมง

(2)

ประโยชนที่คาดวาจะไดรับ ผูเขารับการฝกอบรมสามารถใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตองและมี ประสิทธิภาพ สามารถบริหารการรับ-สงเอกสาร เวียนหนังสือ สามารถติดตามงานไดตั้งแตเริ่มสรางเอกสาร จนถึงผูปฏิบัติงาน และการสั่งการในแตละขั้นตอนได คุณสมบัติของผูเขารับการฝกอบรม 1. เปนเจาหนาที่ธุรการ หรือ เจาหนาที่ ที่ทําหนาที่ลงรับ / ออกเลขที่เอกสารโดยตรง 2. ไมเคยเขารับการฝกอบรม หลักสูตรการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส 3. สามารถใชโปรแกรม Internet Explorer หรือ โปรแกรม Microsoft Word เบื้องตนได จํานวนผูเขารับการฝกอบรม จํานวน 3 รุน ประมาณรุนละ 22 คน ระยะเวลาในการฝกอบรม จํานวนรุนละ 1 วันทําการ รุนที่ 1 วันที่ 17 กรกฎาคม 2549 รุนที่ 2 วันที่ 19 กรกฎาคม 2549 รุนที่ 3 วันที่ 20 กรกฎาคม 2549 เทคนิคการฝกอบรม บรรยาย พรอมใหผูอบรม ปฏิบัติงานจริงกับเครื่องคอมพิวเตอร ตามหัวขอการอบรม วิทยากรในการฝกอบรม วิทยากรจากบริษัท พี.เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด การประเมินผลการฝกอบรม การประเมินผลวิทยากรผูบรรยาย การประเมินผลโครงการฯ คาใชจายในการฝกอบรม 1. คาใชจายในการดําเนินงานจัดฝกอบรม เชน คาวิทยากร , คาอาหารวาง , เอกสารประกอบการ อบรม บริษัทรับจางบํารุงรักษาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนผูรับผิดชอบ 2. คาใชจายของผูเขารับการฝกอบรม เชน คาที่พัก คายานพาหนะ และคาเบี้ยเลี้ยง ใชงบประมาณ จากหนวยงานตนสังกัดของผูเขารับการฝกอบรม

(3)

ที่ปรึกษาโครงการ 1. รองอธิบดีฝายบริหาร 2. ผูอํานวยการสํานักพัฒนาโครงสรางและระบบบริหารงานบุคคล 3. ผูอํานวยการศูนยสารสนเทศ 4. ผูอํานวยการสวนเทคโนโลยีสารสนเทศ ผูรับผิดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชรี เจริญชัยชนะ นักวิชาการคอมพิวเตอร 7วช. 2. นายธนัส งามเธียรธนา เจาหนาที่เครื่องคอมพิวเตอร 6 สถานที่ฝกอบรม หองฝกอบรมคอมพิวเตอร ชั้น 2 ตึกศูนยวิศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานที่ติดตอรายละเอียด สอบถามรายละเอียดไดที่ นางเพชรี เจริญชัยชนะ นักวิชาการคอมพิวเตอร 7วช. ศูนยสารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร. 0-2669-5035 , 0-2241-0020 ตอ 2779 หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมไดที่ www.kromchol.com/eoffice รายละเอียดหัวขอวิชา ชวงเวลา รายละเอียด 09.00-10.30 อบรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส รูจักระบบ Hardware (เบื้องตนเพื่อใหทราบถึงหลักการทํางาน) - เครื่องคอมพิวเตอร ( File Server and PC Workstation ) - เครื่องถายภาพเอกสาร (Scanner), เครื่องพิมพ (Printer) รูจักระบบ Software - พื้นฐานการทํางานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส (Concept) - ผูใช กับการใชงานเอกสาร ในตะกรางาน - สัญลักษณ ของเอกสารในขั้นตอนการทํางาน - ความสัมพันธระหวาง เอกสาร,ตะกรางาน และผูใช เมนูสั่งการ - งานระหวางดําเนินการ ,งานรอลงทะเบียน - ทะเบียนคุมงานรับเขา, งานสงออกภายใน, งานสงออกภายนอก - การปรับแตงการใชงาน, การเปลี่ยนรหัสผานของผูใช - การปรับแตง ระบบการเตือนเอกสารมาใหม

(4)

ชวงเวลา รายละเอียด การลงรับเอกสาร ระบบงานสารบรรณ - การบันทึกขอมูลรายละเอียดเอกสาร 10.30-10.45 รับประทานอาหารวาง 10.45-12.00 การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีสแกน (Scan) การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีโอนขอมูลเขา (Import) การลงรับเอกสาร กรณีผูสง สงผานระบบสารบรรณ การแกไขขอมูล - การปรับปรุงรายละเอียดเอกสาร - การปรับปรุงขอมูลเอกสารแนบเรื่อง ถาม – ตอบ 12.00-13.00 พักรับประทานอาหารกลางวัน 13.00-14.30 ทบทวนหัวขอภาคเชา การดําเนินงานในขั้นตอน กับเอกสาร - การดูรายละเอียดเรื่อง และ อานเอกสารแนบ - การดูสถานะในขั้นตอนการดําเนินงาน และการติดตามงาน - การบันทึกงานทํางาน หรือบันทึกคําสั่งการ - การสงเอกสารในระบบสารบรรณ - การสงเอกสาร ผานระบบ E-mail - การพิมพรายงาน (Report) - การปดงาน - การตรวจสอบงาน และ ยุติการตรวจสอบ การตีกลับเอกสาร ,การดึงเอกสารกลับ การคนหาเอกสาร - การคนหาเอกสารตามเงื่อนไข - การติดตามงานเอกสาร ตามขั้นตอน - การอานคําสั่งการ หรือ ผานบันทึกผลการดําเนินงาน - การสั่งดําเนินการเอกสาร ตอไป 14.30-10.45 รับประทานอาหารวาง 14.45-16.00 การออกเลขที่เอกสาร (การขอเลขที่เอกสาร) - การออกเลขที่เอกสารสงออกภายใน - การออกเลขที่เอกสารสงภายภายนอก การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีสแกน (Scan) การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีโอนขอมูลเขา (Import)

(5)

ชวงเวลา รายละเอียด 16.00 – 16.30 การลบเอกสารออกจากตะกรางาน การยกเลิกเอกสาร การลบเอกสารออกจากระบบ การออกจากระบบงานสารบรรณ ถาม-ตอบ, ประเมินผลการฝกอบรม

(6)

โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส หลักการและเหตุผล ในปจจุบันเอกสารมีความสําคัญมาก ไมวาจะเปนทั้งภาครัฐและเอกชน โดยเฉพาะอยางยิ่ง ภาครัฐ จําเปนตองเก็บเอกสารไวอยางนอย 10 ป จึงสามารถทําลายได แตที่สําคัญเอกสารสวนใหญ จําเปนตองมีการ เวียนถึงสวนตาง ๆ ในองคกร ทําใหตองสูญเสียกระดาษในแตละปเปนจํานวนมาก เอกสารสวนใหญอยูในรูปของกระดาษ และมีรูปแบบของเอกสารหลายรูปแบบ มีการจัดเก็บ โดย แยกตามตูตามแฟมตางๆ เพื่อใหสะดวกในการสืบคนขอมูล อยางไรก็ดีเอกสารเหลานี้ยังคงตองใช เวลานาน ในการคนหา รวมทั้งยังตองใชพื้นที่ในการจัดเก็บอีกทั้งอายุของเอกสารที่อยูในรูปของกระดาษ ยังจํากัดตาม คุณภาพของกระดาษอีกดวย ในเรื่องของการกระจายเอกสาร หรือการสงหนังสือเวียนมักใชวิธีถายเอกสาร ซึ่งเปนวิธีที่สะดวก และนิยมใชกับเอกสารที่อยูในรูปของกระดาษ แตการสงก็ยังตองใชเวลาในการสงซึ่งจะเสียเวลามากหรือ นอยขึ้นอยูกับระยะทาง และความสะดวกในการเดินทาง การรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่อยูบน กระดาษก็ควบคุมไดคอนขางยาก เนื่องจากจะตองขึ้นอยูกับความรอบคอบในการเก็บของเจาของเอกสารเอง เทานั้น ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อชวยในการแกปญหาตาง ๆ จากการจัดเก็บ เอกสารดวยมือดังที่กลาวแลว ยังสามารถคนหาเอกสารไดจากขอมูลที่ผูใชเปนผูกําหนดเอง ซึ่งชวยใหไดรับ ความสะดวกรวดเร็ว ในการคนหาและรับสงเอกสารระหวางกันอีกดวย จากการที่ ศูนยสารสนเทศ ดําเนินการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ซึ่งเปนระบบที่ เกี่ยวของกับงานเอกสาร ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสเปนอีกหนึ่งระบบที่ดําเนินการพัฒนาตอจาก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส โดยปจจุบันมีผูใชงานทั้งสวนกลางและสวนภูมิภาคเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ศูนย สารสนเทศจึงจัดฝกอบรมการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสเพื่อใหผูใชงานสามารถใชงานระบบ จัดเก็บเอกสารไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ สามารถจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสทุกรูปแบบ เชน Word, Excel, Gif, Jpeg ในตู ลิ้นชัก สามารถจัดหมวดหมูเอกสารได บันทึกรายละเอียดขอมูลเอกสารโดย แบบฟอรมจัดเก็บเอกสารมาตรฐาน สามารถทําการคนหาเอกสารที่จัดเก็บไดอยางรวดเร็ว วัตถุประสงคการอบรม 1. เพื่อใหผูเขาอบรมเขาใจหลักการทํางานของโปรแกรม และ ใชระบบอยางถูกวิธี 2. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถจัดเก็บและเรียกคนเอกสารได หัวขอวิชาในหลักสูตร หมวดวิชา ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ , โครงสรางของระบบ 0.5 ชั่วโมง การสรางลิ้นชัก ,การเพิ่มและแนบเอกสารใหมเขาระบบจัดเก็บ 1.0 ชั่วโมง การคนหาเอกสารตามเงื่อนไขตางๆ ,ถาม-ตอบ ประเมินผลโครงการ 1 .5 ชั่วโมง รวม 3.0 ชั่วโมง

(7)

ประโยชนที่คาดวาจะไดรับ ผูเขารับการฝกอบรมสามารถใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตองและมี ประสิทธิภาพ สามารถจัดเก็บเอกสารราชการ หนังสือเวียนหนังสือ หรือเอกสารสําหรับอางอิงอื่นๆ เขา ระบบโดยผานเว็บแอพพลิเคชั่น สามารถสรางตูเก็บเอกสาร คนหาเอกสารในระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกสได คุณสมบัติของผูเขารับการฝกอบรม 1. เปนเจาหนาที่ธุรการ หรือ เจาหนาที่ ที่ทําหนาที่จัดเก็บเอกสาร 2. ไมเคยเขารับการฝกอบรม หลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส 3. สามารถใชโปรแกรม Internet Explorer หรือ โปรแกรม Microsoft Word เบื้องตนได จํานวนผูเขารับการฝกอบรม จํานวน 3 รุน ประมาณรุนละ 22 คน ระยะเวลาในการฝกอบรม จํานวนรุนละ 1/2 วันทําการ รุนที่ 1 วันที่ 18 กรกฎาคม 2549 (ชวงเชา) รุนที่ 2 วันที่ 18 กรกฎาคม 2549 (ชวงบาย) รุนที่ 3 วันที่ 21 กรกฎาคม 2549 (ชวงเชา) เทคนิคการฝกอบรม บรรยาย พรอมใหผูอบรม ปฏิบัติงานจริงกับเครื่องคอมพิวเตอร ตามหัวขอการอบรม วิทยากรในการฝกอบรม วิทยากรจากบริษัท พี.เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด การประเมินผลการฝกอบรม 1. การประเมินผลวิทยากรผูบรรยาย 2. การประเมินผลโครงการฯ คาใชจายในการฝกอบรม 1. คาใชจายในการดําเนินงานจัดฝกอบรม เชน คาวิทยากร , คาอาหารวาง , เอกสารประกอบการ อบรม บริษัทรับจางบํารุงรักษาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนผูรับผิดชอบ

(8)

2. คาใชจายของผูเขารับการฝกอบรม เชน คาที่พัก คายานพาหนะ และคาเบี้ยเลี้ยง ใชงบประมาณ จากหนวยงานตนสังกัดของผูเขารับการฝกอบรม ที่ปรึกษาโครงการ 1. รองอธิบดีฝายบริหาร 2. ผูอํานวยการสํานักพัฒนาโครงสรางและระบบบริหารงานบุคคล 3. ผูอํานวยการศูนยสารสนเทศ 4. ผูอํานวยการสวนเทคโนโลยีสารสนเทศ ผูรับผิดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชรี เจริญชัยชนะ นักวิชาการคอมพิวเตอร 7วช. 2. นายธนัส งามเธียรธนา เจาหนาที่เครื่องคอมพิวเตอร 6 สถานที่ฝกอบรม หองฝกอบรมคอมพิวเตอร ชั้น 2 ตึกศูนยวิศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานที่ติดตอรายละเอียด สอบถามรายละเอียดไดที่ นางเพชรี เจริญชัยชนะ นักวิชาการคอมพิวเตอร 7วช. ศูนยสารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร. 0-2669-5035 , 0-2241-0020 ตอ 2779 หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมไดที่ www.kromchol.com/eoffice รายละเอียดหัวขอวิชา กําหนดการของผูเขารับการฝกอบรมสําหรับชวงเชา และชวงบาย ชวงเวลา รายละเอียด 09.00-10.30 13.00-14.30 อบรมระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส พื้นฐานการทํางาน (Concept) - ความสัมพันธของ ตูเอกสาร, ลิ้นชัก, แฟมหลัก, แฟมยอย - ใบปะหนาเอกสาร และ เอกสารแนบ ระบบความปลอดภัยของขอมูล

- ผูใช User Name, Department, Level, Trustee Category

Public, Department, Private Level, Originator

(9)

ชวงเวลา รายละเอียด การเพิ่มเอกสารใหมเขาระบบจัดเก็บ แนบเอกสารผานสแกนเนอร (Scanner) แนบเอกสารจากไฟลขอมูล (Import) 10.30-10.45 14.30-14.45 รับประทานอาหารวาง 10.45-12.00 14.45-16.00 การคนหาเอกสาร - การเรียกคนเอกสาร ตาม Function ตางๆ ในการคนหา - คนหาจากคําคน, การคนหาแบบพิเศษ การเรียกดูเอกสารบนจอภาพ การพิมพสําเนาเอกสาร ออกทางเครื่องพิมพ การปรับปรุงเอกสาร - การปรับปรุง แกไขทะเบียนเอกสาร - การปรับปรุง เอกสารแนบเรื่อง - การยายแฟมขอมูล - การลบเอกสารออกจากระบบ ผูอบรมทดสอบปฏิบัติงานจริง และทดสอบการทํางาน หลังการอบรม ถาม-ตอบ, ประเมินผลการฝกอบรม