ค ม อการปฏ บ ต งาน กระบวนการจ ดสว สด การแก บ คลากร กรณ การจ ดสว สด การอาคารท พ กข าราชการกระทรวงย ต ธรรม กองการเจ าหน าท ส าน กงานปล ดกระทรวงย ต ธรรม

คูมือการปฏิบัติงาน

กระบวนการจัดสวัสดิการแกบุคลากร

กรณี การจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม

กองการเจาหนาที่

สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม

(ฉบับปรับปรุง)

วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๑ ของ๙ สารบัญ หัวขอ หนา วัตถุประสงค ๑ ขอบเขต ๒ คําจํากัดความ ๒ ความรับผิดชอบ ๓

ผังกระบวนการทํางาน (เขียน Work flow แบบ Process Flow C) ๓

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ๖

กฎหมายมาตรฐานและเอกสารที่เกี่ยวของ ๗

ระบบการติดตามและประเมินผล ๗

การจัดเก็บและเขาถึงเอกสาร ๗

คูมือการปฏิบัติงาน สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เรื่องการจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม เอกสารเลขที่ แกไขครั้งที่ ๑ ฉบับที่ ๒ วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๒ ของ๘ ๑.วัตถุประสงค คูมือการปฏิบัติงานฉบับนี้จัดทําขึ้นเพื่อใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบการดําเนินการ จัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการสํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ใชเปนแนวทางในการจัด สวัสดิการบานพักใหเปนไปตามระเบียบใหมีมาตรฐานเดียวกันและเปนไปอยางมีประสิทธิภาพ ๒. ขอบเขต (อธิบายถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแตจุดเริ่มตนถึงจุดสิ้นสุดของกระบวนการปฏิบัติ) ๓.๑การรับเรื่องและตรวจสอบเอกสารเจาหนาที่ผูรับผิดชอบรับเอกสารแบบฟอรมการขอเขา พักอาศัยในอาคารที่พักฯพรอมตรวจสอบความถูกตองของเอกสาร ๓.๒การสัมภาษณผูยื่นคํารองขอเขาพักอาศัยเจาหนาที่ผูรับผิดชอบนัดหมายผูยื่นคํารองและ ทําการสัมภาษณเพื่อนําขอมูลประกอบการพิจารณานําเสนอคณะทํางานบริหารอาคารที่พักฯ ๓.๓การจัดทําบันทึกเพื่อเสนอประธานคณะทํางานฯเจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการจัดทํา บันทึกผานหัวหนากลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธเสนอประธานคณะทํางานบริหารอาคาร ที่พักพรอมแจงเวียนคณะทํางานฯเพื่อขอความเห็นชอบใหผูยื่นคํารองเขาพักอาศัย ๓.๔ การใหความเห็นชอบ ประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักพรอมคณะทํางานฯ พิจารณาใหความเห็นชอบใหผูยื่นคํารองขอใชสิทธิฯเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯ ๓.๕การทําสัญญาเขาพักอาศัยเจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการติดตอใหผูไดรับสิทธิฯมาทํา สัญญาเขาพักอาศัยในอาคารที่พักจํานวน๒ฉบับและจัดทําบันทึกผานหัวหนากลุมงานสวัสดิการและ เจาหนาที่สัมพันธเพื่อนําเสนอประธานอนุกรรมการสวัสดิการอาคารที่พักฯเพื่อลงนามในสัญญาทั้ง ๒ฉบับ ๓.๖การเขาพักอาศัย เจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการติดตอใหผูไดรับสิทธิฯมารับสัญญา คูฉบับและรับกุญแจหองพักเพื่อเขาพักอาศัย โดยระยะเวลาการเขาพักอาศัยมีกําหนด๔ป ๓. คําจํากัดความ (อธิบายความหมายของคําศัพทเฉพาะกรณีที่มิไดเปนที่เขาใจโดยทั่วไปเชนคําเฉพาะ คํายอเปนตน) ๕.๑อาคารที่พักฯ หมายถึงอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม (เขตตลิ่งชัน)

วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๓ ของ๘ ๔. ความรับผิดชอบ (ระบุถึงบุคคลที่มีหนาที่รับผิดชอบตั้งแตผูอนุมัติถึงผูปฏิบัติวามีตําแหนงและมี หนาที่อะไร) ๔.๑รองปลัดกระทรวงยุติธรรมเปนประธานอนุกรรมการสวัสดิการสํานักงานปลัดกระทรวง ยุติธรรม ๔.๒ผูอํานวยการกองการเจาหนาที่เปนประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักฯ ๔.๓หัวหนากลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธเปนผูตรวจสอบความถูกตองกอนนํา บันทึกเสนอผานผูอํานวยการกองการเจาหนาที่และเสนอประธานอนุกรรมการสวัสดิการสํานักงาน ปลัดกระทรวงยุติธรรม ๔.๔เจาหนาที่ผูรับผิดชอบเจาหนาที่ในกลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธที่ไดรับ มอบหมายใหรับผิดชอบงานดานการจัดสวัสดิการอาคารที่พักฯ ๔.๕ผูยื่นคํารองขอเขาพักอาศัยเปนขาราชการในสังกัดสํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมที่มี ความประสงคขอเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯ

๕. ผังกระบวนการทํางาน (เขียน Work flow แบบ Process Flow C)

กระบวนการจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการสํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ขั้นตอน๑ รับเรื่องตรวจสอบเอกสารและ สัมภาษณผูยื่นคํารองขอเขาพัก อาศัย เจาหนาที่ผูรับผิดชอบรับเอกสารแบบฟอรมการขอเขาพัก อาศัยในอาคารที่พักฯพรอมตรวจสอบความถูกตองของ เอกสารนัดหมายผูยื่นคํารองและทําการสัมภาษณเพื่อ ประกอบการพิจารณานําเสนอคณะทํางานบริหารอาคาร ที่พักฯ ระยะเวลา ๒ วัน

คูมือการปฏิบัติงาน สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เรื่องการจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม เอกสารเลขที่ แกไขครั้งที่๑ ฉบับที่ ๒ วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๔ ของ ๘ ขั้นตอน๒ จัดทําบันทึกเสนอ ประธานคณะทํางานฯ เจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการจัดทําบันทึกเสนอ ประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักพรอมแจงเวียน คณะทํางานฯเพื่อขอความเห็นใหเขาพักอาศัย ขั้นตอน๓ ประธานฯและ คณะทํางานฯใหความ เห็นชอบ ประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักพรอมคณะ ทํางานฯพิจารณาใหความเห็นชอบใหผูยื่นคํารอง ขอใชสิทธิฯเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯ ขั้นตอน๔ ทําสัญญาเขาพักอาศัย/ทําบันทึกเสนอ ประธานอนุกรรการฯ เจาหนาที่ผูดําเนินการติดตอใหผูไดรับสิทธิฯ มาทํา สัญญาเขาพักอาศัยในอาคารที่พักจํานวน๒ฉบับและ จัดทําบันทึกเสนอประธานอนุกรรมการสวัสดิการอาคาร ที่พักฯเพื่อลงนามในสัญญาทั้ง๒ฉบับ ขั้นตอน๕ การเขาพักอาศัย ผูไดรับสิทธิฯมารับสัญญาคูฉบับและรับกุญแจหองพัก เพื่อเขาพักอาศัย โดยระยะเวลาการเขาพักอาศัยมีกําหนด ๔ป ระยะเวลา ๑ วัน ระยะเวลา ๑ วัน ระยะเวลา ๒ วัน ระยะเวลา ๒ วัน

วันที่บังคับใช ๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๕ ของ ๘

ความหมายของสัญลักษณที่ใชในผังกระบวนการทํางาน

จุดเริ่มตนและสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏิบัติงาน การตัดสินใจ แสดงถึงทิศทางหรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชื่อมตอระหวางขั้นตอน

คูมือการปฏิบัติงาน สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เรื่องการจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม เอกสารเลขที่ แกไขครั้งที่ ๑ ฉบับที่ ๒ วันที่บังคับใช ๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๖ ของ ๘ ๖. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (อธิบายถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานแตละกิจกรรมตาม Workflow ในสวนนี้จะ ใหรายละเอียดสิ่งที่บุคคลทําเกี่ยวของกับอะไร ทําอยางไรทําที่ไหนและเมื่อไรเชนเจาหนาที่ฝาย ยุทธศาสตรทําอะไรมีบทบาทอยางไร) ๖.๑เมื่อผูยื่นคํารองแสดงความประสงคขอเขาพักอาศัยในอาคารที่พักขาราชการกระทรวง ยุติธรรมเจาหนาที่ผูรับผิดชอบตรวจสอบขอมูลเบื้องตนของผูแสดงความประสงคกอนแลวจึงแจง รายละเอียดการใชสิทธิเขาพักอาศัยพรอมทั้งใหแบบคําขอเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯเพื่อใหผูขอใช สิทธิเขาพักอาศัยกรอกขอมูลและใหผูบังคับบัญชาของยื่นคํารองลงนามใหการรับรองและใหความ เห็นชอบและยื่นเอกสารแบบคําขอเขาพักอาศัยฯแกเจาหนาที่ผูรับผิดชอบและตรวจสอบขอมูลความ ถูกตองของแบบคําขอเขาพักอาศัยฯ ๖.๒เจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการตรวจสอบจํานวนหองพักของอาคารที่พักฯหากมีหองวาง ใหดําเนินการติดตอผูยื่นคํารองเพื่อเขารับการสัมภาษณพรอมจัดทําบันทึกถอยคําการใหสัมภาษณ ๖.๓จัดทําบันทึกพรอมแนบเอกสารแบบคําขอเขาพักอาศัยฯและบันทึกถอยคําการให สัมภาษณเสนอประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักฯพรอมแจงเวียนขอความเห็นชอบคณะทํางาน บริหารอาคารที่พักฯโดยผานหัวหนากลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธเพื่อตรวจสอบความ ถูกตองอีกครั้งกอนนําเสนอประธานคณะทํางานฯ ๖.๔ประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักฯและคณะทํางานบริหารอาคารที่พักฯใหความ เห็นชอบใหผูยื่นคํารองฯเขาพักอาศัยในอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม ๖.๕เมื่อคณะทํางานไดพิจารณาใหความเห็นชอบใหผูยื่นคํารองฯเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯ แลวผูรับผิดชอบติดตอใหผูยื่นคํารองทําสัญญาเขาพักอาศัยตามแบบฟอรมที่กําหนดจํานวน๒ฉบับ และเจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการจัดทําบันทึกเพื่อเสนอประธานอนุกรรมการสวัสดิการอาคารที่พัก ฯเพื่อลงนามในสัญญาเขาพักอาศัยจํานวน๒ฉบับ

วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๗ ของ ๘ ๖.๖ผูยื่นคํารองรับสัญญาที่ประธานอนุกรรมการสวัสดิการอาคารที่พักฯลงนามแลวและรับ กุญแจหองพักเพื่อเขาพักอาศัยในอาคารที่พักฯโดยมีระยะเวลาการเขาพักอาศัย๔ป ๗. กฎหมายมาตรฐานและเอกสารที่เกี่ยวของ (ระบุถึงกฎหมายกฎระเบียบเอกสารอื่นในระบบ คุณภาพที่เกี่ยวของและมาตรฐานการปฏิบัติงานตองเปนมาตรฐานที่ไดจากการนําความตองการและ ความคาดหวังของผูรับบริการและผูมีสวนไดสวนเสียมาวิเคราะหเพื่อจัดทําเปนขอกําหนดและนํามา จัดทําเปนมาตรฐานการปฏิบัติงาน) ๗.๑ระเบียบกระทรวงยุติธรรมวาดวยการเขาพักอาศัยในอาคารที่พักขาราชการกระทรวง ยุติธรรม ๘.ระบบการติดตามและประเมินผล ๘.๑กําหนดใหกลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธทําหนาที่ติดตามกํากับและ ประเมินผลการพัฒนาคูมือการปฏิบัติงานทุก๖เดือน รอยละเฉลี่ยถวงน้ําหนักของการดําเนินงานตามแผนการจัดทําแผนปฏิบัติราชการสํานักงาน ปลัดกระทรวงยุติธรรมเปาหมายรอยละ๑๐๐ ๙. การจัดเก็บและเขาถึงเอกสาร (ระบุการเก็บเอกสารที่เกี่ยวของกับขั้นตอนการปฏิบัติงานนั้นโดย กําหนดชื่อเอกสารสถานที่เก็บระยะเวลาจัดเก็บและผูมีสิทธิ์เขาถึงเอกสาร) ๙.๑การจัดเก็บ การจัดเก็บเอกสารงานดานสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม โดยกลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธกองการเจาหนาที่สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมเปน ผูจัดเก็บขอมูล ๙.๒ผูมีสิทธิ์เขาถึง ผูมีสิทธเขาถึงไดแกเจาหนาที่กลุมงานสวัสดิการและเจาหนาที่สัมพันธ

คูมือการปฏิบัติงาน สํานักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เรื่องการจัดสวัสดิการอาคารที่พักขาราชการกระทรวงยุติธรรม เอกสารเลขที่ แกไขครั้งที่ ๑ ฉบับที่ ๒ วันที่บังคับใช๑สิงหาคม๒๕๕๔ หนา ๘ ของ ๘ ๑๐.แบบฟอรมที่ใช ๑๐.๑แบบคําขอเขาพักอาศัย ๑๐.๒แบบบันทึกถอยคําสัมภาษณ ๑๐.๓สัญญาการเขาพักอาศัย

การออกแบบกระบวนการ

ชื่อกระบวนการ

การจัดสวัสดิการอาคารที่พักข้าราชการกระทรวงยุติธรรม

ตัวชี้วัดที่สําคัญของกระบวนการ

จํานวนวันของการดําเนินการจัดข้าราชการเข้าพักอาศัยในอาคารที่พักฯ

ภายใน

๑๐

วัน

ลําดับ

ผังกระบวนการ

ระยะเวลา

รายละเอียดงาน

ผูรับผิดชอบ

๑ ๒ วัน เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบตรวจสอบข้อมูลของ ผู้ยื่นเรื่องขอเข้าพักอาศัย และรับเอกสาร แบบฟอร์มการขอเข้าพักอาศัยในอาคารที่พักฯ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและ ดําเนินการนัดหมายผู้ยื่นคําร้องและทําการ สัมภาษณ์พร้อมจัดทําบันทึกถ้อยคําสัมภาษณ์ เพื่อประกอบการพิจารณานําเสนอคณะทํางาน บริหารอาคารที่พักฯ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ, เจ้าของเรื่อง/บุคคลที่ หัวหน้ากลุ่มงานสวัสดิการ และเจ้าหน้าที่สัมพันธ์ มอบหมาย ๒ ๑ วัน เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบดําเนินการจัดทําบันทึก เสนอประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พัก พร้อมแจ้งเวียนคณะทํางานฯ เพื่อขอความ เห็นชอบให้เข้าพักอาศัย เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ, เจ้าของเรื่อง รับเรื่องตรวจสอบ เอกสารและสัมภาษณ ผูยื่นคํารองขอเขาพัก จัดทําบันทึกเสนอ ประธานคณะทํางานฯ

๓ ๒ วัน ประธานคณะทํางานบริหารอาคารที่พักพร้อม คณะทํางานฯพิจารณาให้ความเห็นชอบให้ผู้ยื่น คําร้องเข้าพักอาศัยในอาคารที่พักฯ ผู้อํานวยการกองการ เจ้าหน้าที่ (ประธานฯ) และผู้แทนของส่วน ราชการระดับกรม (คณะทํางาน) ๔ ๒ วัน เจ้าหน้าที่ผู้ดําเนินการติดต่อให้ผู้ได้รับสิทธิฯ (ผู้ ยื่นคําร้อง) มาทําสัญญาเข้าพักอาศัยในอาคารที่ พักฯ จํานวน ๒ ฉบับ และจัดทําบันทึกเสนอ ประธานอนุกรรมการสวัสดิการอาคาร ที่ พักฯเพื่อลงนามในสัญญาทั้ง๒ฉบับ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ เจ้าของเรื่อง ๕ ๑ วัน ผู้ได้รับสิทธิฯ (ผู้ยื่นคําร้อง) มารับสัญญา คู่ฉบับและรับกุญแจห้องพักเพื่อเข้าพักอาศัย โดยระยะเวลาการเข้าพักอาศัยมีกําหนด๔ ปี เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ เจ้าของเรื่อง ประธานฯและ คณะทํางานฯให ความเห็นชอบ ทําสัญญาเขาพักอาศัย / ทําบันทึกเสนอประธาน การเขาพักอาศัย

ข้อกําหนดที่สําคัญ กระบวนการจัดสวัสดิการ อาคารที่พักข้าราชการ กระทรวงยุติธรรม ความต้องการของผู้รับบริการ/ผู้มีส่วนได้เสีย - บุคลากรได้รับทราบถึงสิทธิการเข้าพักอาศัยในอาคาร ที่พักฯ และเข้าใจในขั้นตอนกระบวนการขอใช้สิทธิการ เข้าพักอาศัยในอาคารที่พัก องค์ความรู้ - ข้อมูลด้านการจัดสวัสดิการอาคาร ที่พักฯ เพื่อให้บุคลากรได้ศึกษาหา ความรู้ ข้อกําหนดด้านกฎหมาย - ระเบียบกระทรวงยุติธรรมว่าด้วยการเข้าพักอาศัยใน อาคารที่พักข้าราชการกระทรวงยุติธรรม ประสิทธิภาพและประสิทธิผล - เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการ จัดสวัสดิการอาคารที่พักข้าราชการใช้ เป็นแนวทางในการดําเนินงานได้ อย่างถูกต้องรวดเร็ว - สามารถช่วยเหลือและบรรเทาความ เดือดร้อนในด้านที่อยู่อาศัยให้กับ ข้าราชการ