ค ม อ. ระบบการร บ ส งหน งส อราชการ โปรแกรม E - office กล มนโยบายและแผน ส าน กงานเขตพ นท การศ กษานครศร ธรรมราช เขต 3

คูมือ

ระบบการรับ

–

สงหนังสือราชการ

โปรแกรม

E - office

กลุมนโยบายและแผน

คํานํา

คูมือระบบการรับ – สงหนังสือราชการ “E-office” สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษา นครศรีธรรมราชเขต 3 จัดทําขึ้นเพื่อใชเปนคูมือในการปฏิบัติของบุคลากรทางการศึกษาใน สํานักงานเขตพื้นที่และโรงเรียนในสังกัด สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 โดยไดสรุปขั้นตอนการดําเนินการการรับ – สงหนังสือราชการ เพื่อเอื้ออํานวยความสะดวกในการ ปฎิบัติของบุคลากรทางการศึกษาในสํานักงานเขตพื้นที่และโรงเรียนในสังกัดใหมีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้น หวังเปนอยางยิ่งวาคูมือระบบการรับ – สงหนังสือราชการ “E-office” เลมนี้ จะชวยให ผูปฏิบัติงานสามารถใชงานระบบการรับ – สงหนังสือราชการ “E-office” ไดเปนอยางดีและ สามารถนําไปประยุกตใชใหเกิดประโยชนแกหนวยงานไดเปนอยางดี ตอไป กลุมนโยบายและแผน สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3

สารบัญ

หนา

บทที่ 1 ความหมายของสํานักงานอิเล็กทรอนิกส 1 ขั้นตอนการดําเนินงาน 1 ประโยชนที่ไดรับจากระบบ E-offce 2 บทที่ 2 ขอตกลงการจัดการเอกสาร 3 การสงหนังสือ 4 การรับหนังสือ 10

บทที่

1

ICT

เพื่อการบริหารจัดการ

สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราช

เขต

3

ความหมายของสํานักงานอิเล็กทรอนิกสหรืออีออฟฟศ (E-Office) สํานักงานอิเล็กทรอนิกส (E-Office) คือสํานักงานที่มีการนําเทคโนโลยีการสื่อสารและ เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกตใชกับการบริหารจัดการตลอดจนการปฎิบัติงานภายในสํานักงาน เพื่อความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามนโยบายของหนวยงาน และเปนเครื่องมือในการ บริหารอยางหนึ่งที่ทําใหการดําเนินงานขององคกรและการจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ เพื่อใช ในการปฎิบัติงานทั่วไปงานประจําวันอยางเชนการรับ – สงหนังสือราชการ การจัดการเอกสาร ระบบสํานักงานอิเล็กทรอนิกส (E-Office) รวมถึงระบบขอมูลสํานักงานอัตโนมัติเปน ระบบที่มีจุดประสงคหลักคือการอํานวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดตอสื่อสารระบบเชนนี้เปน การนําเครื่องมือเครื่องใชหลายๆอยางรวมเขาดวยกัน, ใชงานรวมกัน, เก็บรักษา, นําไปใชและ นําสงขอมูล ระหวางสํานักงานเขตพื้นที่กับโรงเรียนในสังกัด หรือระหวางโรงเรียนกับโรงเรียน หลายปที่ผานมา สํานักงานอิเล็กทรอนิกส (E-Office) ถูกมองวา มีเพียงหนาที่แกปญหาใน การทํางาน แตในปจจุบัน เปนระบบที่ชวยเสริมการติดตอ สื่อสารในหนวยงาน ถูกมองวามี ความสําคัญและตองไดรับการจัดการอยางมีประสิทธิภาพ สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 ไดนํา ICT มาใชเพื่อการบริหาร จัดการและการเรียนการสอน ซึ่งกลุมนโยบายและแผนไดจัดทําโครงการพัฒนาระบบบริหาร จัดการเครือขายการสื่อสารสารสนเทศและการเรียนรู และไดพัฒนาระบบเครือขาย network ใน สํานักงานเขตพื้นที่พรอมทั้งไดเขียนโปรแกรม E-office ขั้นตอนการดําเนินงาน 1. ผูอํานวยการสํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 กําหนดนโยบายดาน การใช ICT 2. ผูอํานวยการสํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 มอบหมายใหกลุม นโยบายและแผน พัฒนาระบบnetwork ภายในสํานักงานเขตพื้นที่ พัฒนาเว็บไซด และพัฒนา โปรแกรม

3. กลุมนโยบายและแผน จัดทําโครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการเครือขายการสื่อสาร สารสนเทศและการเรียนรู และไดพัฒนาเว็บไซด พัฒนาระบบเครือขาย network ในสํานักงาน เขตพื้นที่พรอมทั้งไดเขียนโปรแกรม E-office ในการรับ-สงหนังสือราชการระหวางสํานักงานเขต พื้นที่กับโรงเรียนในสังกัด

4. กลุมนโยบายและแผน จัดซื้อโดเมนแนม(Domain Name) คือwww.nakhon3.net 5. ผูอํานวยการสํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 ประชุมชี้แจงผูบริหาร สถานศึกษาเกี่ยวกับนโยบายการบริหารงานในสํานักงานเขตพื้นที่ รวมทั้งนโยบายดานการใช ICT เพื่อการบริหารจัดการ 6. กลุมนโยบายและแผน จัดอบรมเชิงปฎิบัติการแกผูรับผิดชอบงานธุรการของโรงเรียน และบุคลากรทางการศึกษาในสํานักงานเขตพื้นที่ เพื่อใหมีความรูเกี่ยวกับระบบ E-office และ สามารถติดตอสื่อสารกับทางสํานักงานเขตพื้นที่ผานเครือขายอินเทอรเน็ตได ประโยชนที่ไดรับจากระบบ E-office 1. สั่งการและติดตามเรื่องไดงายเปนระบบและรวดเร็ว 2. จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัยและสืบคนไดงาย 3. ผูบริหารคนเอกสารไดเองโดยสะดวกรวดเร็ว 4. สามารถรับเอกสารไดตลอดเวลาไมจํากัดเวลาทํางานและสถานที่เพราะอยูบนเครือขาย อินเทอรเน็ต อํานวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน 5. ลดขั้นตอนของการทํางาน 6. ลดคาใชจายในเรื่องกระดาษและการถายเอกสารเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน 7. บุคลากรพัฒนาการใชเทคโนโลยีอยางยั่งยืน

บทที่

2

คูมือการใชระบบการรับ

–

สงหนังสือราชการ

ดวยระบบ

E-office

ของ

สพท

.

นครศรีธรรมราช

เขต

3

ขอตกลงการจัดการเอกสารกอนสงระบบ E-office

1. ใชสําหรับการรับ – สง หนังสือราชการจากโรงเรียนถึงโรงเรียนหรือกลุมโรงเรียน หรือ สํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3

2. หนังสือราชการที่พิมพงานจาก Microsoft word , Microsoft Excel เรียบรอยแลวหนังสือนํา ตองมีลายเซ็นผูบริหาร ขอใหตรวจสอบความถูกตองหนังสือราชการดวย

3. การสแกนหนังสือราชการเปนไฟลภาพ .jpeg ไมควรเกิน 750 KB

4. เพื่อปองกันการแกไขหนังสือราชการหรือเอกสารทางราชการควรจะทํา File เอกสารที่จะ จัดสงนั้นเปน File สกุลภาพ .jpeg โดยการสแกนหรือ .pdf โดยการแปลง File ดวย โปรแกรม Acrobat เชน Adobe Acrobat 6. 0 Professional หรือ 5D PDF กอน

5. เมื่อจัดการ File ที่จะสงเปนตระกูลภาพ .jpeg หรือ .pdf แลวจึงทําการสงผานโปรแกรม e-office ใหกับสํานักงานเขตพื้นที่ตอไป

6. ควรตรวจสอบสภาพการพรอมใชงานของเครื่องคอมพิวเตอรเชนการตรวจหาไวรัสที่อาจ รบกวนการทํางานของระบบได

การสงหนังสือ

1. เขาสูระบบทาง website ของสพท.นศ.3 http://www.nst3.obec.go.th หรือ http://www.nakhon3.net/eoffice/first.php

2

3. กรอกรหัส ผูใชและรหัสผาน

3

4. คลิกแบบฟอรมสงหนังสือ

5. คลิกเลือกปลายทาง

5

6. เลือกสพท.นศ.3

7. เลือกกลุมงานที่ตองการสงหนังสือ เชนกลุมอํานวยการ หรือกลุมนโยบายและแผน

7

8. กรอกเลขที่ศธเชนศธ 04071/4312 9. กรอกลงวันที่เชน 26/11/51 10. กรอกเรื่องเชนทดลอง 11. แนบหนังสือราชการคลิกวางเคอรเซอที่ชองหนังสือนํา แลวคลิกปุม Browse หาแฟมหนังสือ ราชการที่ดําเนินการไวแลว 12. เลือกที่ชื่อแฟม 13. คลิก open

13

12

11

10

9

8

14. คลิกสงหนังสือ

14

15. จะปรากฏขอความ “สงหนังสือเรียบรอยแลว”

16. จะปรากฏรายการหนังสือราชการที่สง

17

16

17. คลิกออกจากระบบ 18. กลับสูหนาหลัก การสงหนังสือเสร็จเรียบรอยแลวออกจากโปรแกรม

18

การรับหนังสือ

1. เขาสูระบบทาง website ของสพท.นศ.3 http://www.nst3.obec.go.th หรือ http://www.nakhon3.net/eoffice/first.php

2. คลิกเขาสูระบบ E-office

3. กรอกรหัส ผูใชและรหัสผาน

4. คลิกชื่อเรื่องหนังสือราชการ

3

5. คลิกเปดหนังสือนํา

6. คลิก open หรือ save

5

7. จะปรากฎหนังสือราชการ

8. การSave หนังสือราชการ คลิก File เลือก Save as

7

9. เลือกไดรเก็บหนังสือราชการ คลิกบันทึก

10. คลิกลงทะเบียนรับหนังสือ

9

11. จะปรากฏบล็อก “รับหนังสือเรียบรอยแลว” 12. คลิก “ออกจากระบบ”

11

12

การรับ – สงหนังสือราชการของทานเสร็จเรียบรอย สรุปเรียบเรียงโดยนางสาวเกษร เพ็ชรหนูน เจาหนาที่วิเคราะหนโยบายและแผน กลุมนโยบายและแผนสํานักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราชเขต 3 สอบถามเพิ่มเติมไดที่ 075-362707 , 085-8892956