โครงการฝ กอบรมหล กส ตรการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

(1)

(2)

(3)

1-8

โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หลักการและเหตุผล

สืบเนื่องจากนโยบายสารสนเทศ ป 2545-2553 กําหนดโครงการ E-Government ภายใต โครงการ

หลัก E-Thailand ซึ่งกําหนดใหหนวยงานภาครัฐทุกหนวยงานใชระบบบริหาร (Back Office) ชวยในการ

ปฏิบัติงานในป 2547 ซึ่งหนึ่งในระบบบริหารนี้คือ ระบบงานสารบรรณซึ่งเปนระบบที่เกี่ยวของกับงาน เอกสาร เชน การรับ-สง ติดตาม คนหา ตรวจสอบอยูตลอดเวลา มีหนวยงานหลายหนวยงานที่ตองมีสวน เกี่ยวของรวมกัน เอกสารบางเรื่องมีกําหนดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ความเรงดวน ระดับความสําคัญ หรือชั้นความลับของเอกสารเหลานี้มีผลโดยตรงตอประสิทธิภาพในการบริหารงาน ศูนยสารสนเทศ ดําเนินการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส โดยเริ่มใชงานในป พ.ศ. 2546 ปจจุบันมีผูใชงานทั้งสวนกลางและสวนภูมิภาค ที่มีความพรอมดานระบบคอมพิวเตอรและระบบเครือขายที่ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ศูนยสารสนเทศ รวมกับสวนฝกอบรม สํานักพัฒนาโครงสรางและระบบบริหารงานบุคคล จึง จัดทําโครงการฝกอบรมการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเพื่อเพิ่มพูนความรู ความสามารถและ ทักษะในการปฏิบัติงานของบุคลากรที่ทํางานดานระบบสารบรรณ สามารถนําเทคโนโลยีสารสนเทศมา พัฒนางานไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ วัตถุประสงคการอบรม 1.เพื่อใหผูเขาอบรมมีความรู ความเขาใจในหลักการทํางานของโปรแกรมการใชงานระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตอง 2.เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตอง หัวขอวิชาในหลักสูตร 1. ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ 1.5 ชั่วโมง - รูจักระบบ Hardware เบื้องตนเพื่อใหทราบถึงหลักการทํางาน - รูจักระบบ Software พื้นฐานการทํางานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส (Concept) 2. การบันทึกเอกสาร ลงรับเอกสาร และการแนบเอกสาร 1.5 ชั่วโมง โดยวิธีสแกน (Scan) และวิธีโอนขอมูลเขา (Import) 3. การดําเนินงานกับเอกสารและการคนหาเอกสาร 1.0 ชั่วโมง 4. การตีกลับเอกสาร ,การดึงเอกสารกลับ 0.5 ชั่วโมง 5. การออกเลขที่เอกสารสงออกภายในและภายนอก 1.5 ชั่วโมง 6. ถาม-ตอบ ประเมินผลโครงการ 0.5 ชั่วโมง รวม 6.5 ชั่วโมง

(4)

ประโยชนที่คาดวาจะไดรับ ผูเขารับการฝกอบรมมีความรู ความเขาใจ และสามารถใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสได อยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติของผูเขารับการฝกอบรม 1. เปนเจาหนาที่ธุรการ หรือ เจาหนาที่ ที่ทําหนาที่ลงรับ / ออกเลขที่เอกสารโดยตรง 2. ไมเคยเขารับการฝกอบรม หลักสูตรการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

3. สามารถใชโปรแกรม Internet Explorer หรือ โปรแกรม Microsoft Word เบื้องตนได จํานวนผูเขารับการฝกอบรม จํานวน 6 รุน ประมาณรุนละ 30 คน ระยะเวลาในการฝกอบรม จํานวนรุนละ 1 วันทําการ รุนที่ 1 วันที่ 21 กรกฎาคม 2551 รุนที่ 2 วันที่ 23 กรกฎาคม 2551 รุนที่ 3 วันที่ 24 กรกฎาคม 2551 รุนที่ 4 วันที่ 28 กรกฎาคม 2551 รุนที่ 5 วันที่ 29 กรกฎาคม 2551 รุนที่ 6 วันที่ 31 กรกฎาคม 2551 เทคนิคการฝกอบรม บรรยาย และฝกปฏิบัติ วิทยากรในการฝกอบรม วิทยากรจากบริษัท พี.เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด การประเมินผลการฝกอบรม ประเมินผลโครงการจากแบบสอบถามรวมเมื่อเสร็จสิ้นโครงการฝกอบรม เกณฑชี้วัดผลสําเร็จโครงการฯ รอยละ 80 ผูเขารับการฝกอบรมมีความรู ความเขาใจ และสามารถใชงานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ

(5)

3-8 คาใชจายในการฝกอบรม 1. คาใชจายในการดําเนินงานจัดฝกอบรม เชน คาวิทยากร , คาอาหารวาง , เอกสารประกอบการ อบรม บริษัทรับจางบํารุงรักษาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนผูรับผิดชอบ 2. คาใชจายของผูเขารับการฝกอบรม เชน คาที่พัก คายานพาหนะ และคาเบี้ยเลี้ยง ใชงบประมาณ จากหนวยงานตนสังกัดของผูเขารับการฝกอบรม ที่ปรึกษาโครงการ 1. รองอธิบดีฝายบริหาร 2. ผูอํานวยการสํานักพัฒนาโครงสรางและระบบบริหารงานบุคคล 3. ผูอํานวยการศูนยสารสนเทศ 4. ผูอํานวยการสวนฝกอบรม 5. หัวหนาฝายฝกอบรม 4 สพบ. 6. หัวหนาฝายวางแผนและประเมินผล สพบ. 7. หัวหนาฝายฝกอบรม 1-3,5 สพบ. ผูรับผิดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชรี เจริญชัยชนะ หัวหนากลุมงานเทคโนโลยีและเครือขาย 2. นายธนัส งามเธียรธนา เจาหนาที่เครื่องคอมพิวเตอร 6 3. นางสาวอุมา สูยะวณิช พนักงานคอมพิวเตอร ชั้น 3 4. นางพรเพ็ญ ประทุมทัย พนักงานเจาะบัตร ชั้น 2 5. นายณรงค คชวงษ นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 7ว 6. นายจํานงค เมตตาจิตร นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 6ว 7. นางนงนุช เครือเอม นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 4 สถานที่ฝกอบรม หองฝกอบรมคอมพิวเตอร ชั้น 4 ตึกศูนยวิศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานที่ติดตอรายละเอียด สอบถามรายละเอียดไดที่ นางเพชรี เจริญชัยชนะ ,นายธนัส งามเธียรธนา, นางสาวอุมา สูยะวณิช, นางพรเพ็ญ ประทุมทัย กลุมงานเทคโนโลยีและเครือขาย ศูนยสารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร. 2468 , 2779 , 2952 (ภายใน) , 0-2667-0952(สายตรง) หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมไดที่ www.kromchol.com/eoffice

(6)

กําหนดการ โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส วัน/เดือน/ป เวลา หัวขอวิชา วิทยากร 6 รุนๆ ละ 1 วันทําการ 08.30-09.00 น. 09.00-10.30 น. 10.30-10.45 น. 10.45-12.00 น. 12.00-13.00 น. 13.00-14.00 น. 14.00-14.30 น. 14.30-10.45 น. 14.45-16.00 น. 16.00 -16.30 น. ลงทะเบียน ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ รูจักระบบ Hardware (เบื้องตนเพื่อใหทราบถึง หลักการทํางาน) รูจักระบบ Software พื้นฐานการทํางานระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส (Concept) รับประทานอาหารวางและเครื่องดื่ม การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีสแกน (Scan) การบันทึกเอกสารแนบเรื่อง โดยวิธีโอนขอมูล เขา (Import) พักรับประทานอาหารกลางวัน การดําเนินงานกับเอกสารและการคนกาเอกสาร การตีกลับเอกสาร ,การดึงเอกสารกลับ รับประทานอาหารวางและเครื่องดื่ม การออกเลขที่เอกสารสงออกภายในและภายนอก ถาม-ตอบและประเมินผลโครงการ วิทยากรจากบริษัท พี. เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด

(7)

5-8 โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส หลักการและเหตุผล ในปจจุบันเอกสารมีความสําคัญมาก ไมวาจะเปนทั้งภาครัฐและเอกชน โดยเฉพาะอยางยิ่ง ภาครัฐ จําเปนตองเก็บเอกสารไวอยางนอย 10 ป จึงสามารถทําลายได ซึ่งเอกสารเหลานั้นสวนใหญจําเปนตองมีการ เวียนถึงหนวยงานตาง ๆ ในองคกร ทําใหตองสูญเสียกระดาษในแตละปเปนจํานวนมาก เอกสารที่จัดเก็บในรูปของกระดาษ และมีรูปแบบของเอกสารหลายรูปแบบ มีการจัดเก็บ โดยแยก ตามตูตามแฟมตางๆ เพื่อใหสะดวกในการสืบคนขอมูล อยางไรก็ดีเอกสารเหลานี้ยังคงตองใช เวลานานใน การคนหา รวมทั้งยังตองใชพื้นที่ในการจัดเก็บอีกทั้งอายุของเอกสารที่อยูในรูปของกระดาษ ยังจํากัดตาม คุณภาพของกระดาษอีกดวย ในเรื่องของการกระจายเอกสาร หรือการสงหนังสือเวียนมักใชวิธีถายเอกสาร ซึ่งเปนวิธีที่สะดวก และนิยมใชกับเอกสารที่อยูในรูปของกระดาษ แตการสงก็ยังตองใชเวลาในการสงซึ่งจะเสียเวลามากหรือ นอยขึ้นอยูกับระยะทาง และความสะดวกในการเดินทาง การรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่อยูบน กระดาษก็ควบคุมไดคอนขางยาก เนื่องจากจะตองขึ้นอยูกับความรอบคอบในการเก็บของเจาของเอกสารเอง เทานั้น ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อชวยในการแกปญหาตาง ๆ จากการจัดเก็บ เอกสารดวยมือดังที่กลาวแลว ยังสามารถคนหาเอกสารไดจากขอมูลที่ผูใชเปนผูกําหนดเอง ซึ่งชวยใหไดรับ ความสะดวกรวดเร็ว ในการคนหาและรับสงเอกสารระหวางกันอีกดวย จากการที่ ศูนยสารสนเทศ ดําเนินการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ซึ่งเปนระบบที่ เกี่ยวของกับการดําเนินงานดานเอกสาร ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสเปนอีกหนึ่งระบบที่ดําเนินการ พัฒนาตอจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส โดยปจจุบันมีผูใชงานทั้งสวนกลางและสวนภูมิภาคเพิ่มขึ้น เรื่อยๆ ศูนยสารสนเทศจึงจัดฝกอบรมการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสเพื่อใหผูใชงานสามารถ ใชงานระบบจัดเก็บเอกสารไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ สามารถจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสทุก รูปแบบ เชน Word, Excel, Gif, Jpeg ในตู ลิ้นชัก สามารถจัดหมวดหมูเอกสารได บันทึกรายละเอียดขอมูล เอกสารโดยแบบฟอรมจัดเก็บเอกสารมาตรฐาน สามารถทําการคนหาเอกสารที่จัดเก็บไดอยางรวดเร็ว วัตถุประสงคการอบรม 1. เพื่อใหผูเขาอบรมมีความรู ความเขาใจในหลักการทํางานของโปรแกรมการใชงานระบบจัดเก็บ เอกสารอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตอง 2. เพื่อใหผูเขาอบรม สามารถใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสในการจัดเก็บและเรียกคน เอกสารไดอยางถูกตอง

(8)

หัวขอวิชาในหลักสูตร 1. ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ 0.5 ชั่วโมง 2. การใชงานระบบ 1.0 ชั่วโมง 3. การคนหาเอกสารและการจัดเก็บเอกสารตามเงื่อนไขตางๆ 1.5 ชั่วโมง 4. ถาม-ตอบ ประเมินผลโครงการ 0.5 ชั่วโมง รวม 3.5 ชั่วโมง ประโยชนที่คาดวาจะไดรับ ผูเขารับการฝกอบรมสามารถใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตองและมี ประสิทธิภาพ คุณสมบัติของผูเขารับการฝกอบรม 1. เปนเจาหนาที่ธุรการ หรือ เจาหนาที่ ที่ทําหนาที่จัดเก็บเอกสาร 2. ไมเคยเขารับการฝกอบรม หลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส

3. สามารถใชโปรแกรม Internet Explorer หรือ โปรแกรม Microsoft Word เบื้องตนได จํานวนผูเขารับการฝกอบรม จํานวน 6 รุน ประมาณรุนละ 30 คน ระยะเวลาในการฝกอบรม จํานวนรุนละ 1/2 วันทําการ รุนที่ 1 วันที่ 22 กรกฎาคม 2551 (เวลา 08.30-12.00 น.) รุนที่ 2 วันที่ 22 กรกฎาคม 2551 (เวลา 13.00-16.30 น.) รุนที่ 3 วันที่ 25 กรกฎาคม 2551 (เวลา 09.00-12.00 น.) รุนที่ 4 วันที่ 25 กรกฎาคม 2551 (เวลา 13.00-16.30 น.) รุนที่ 5 วันที่ 30 กรกฎาคม 2551 (เวลา 09.00-12.00 น.) รุนที่ 6 วันที่ 30 กรกฎาคม 2551 (เวลา 13.00-16.30 น.) เทคนิคการฝกอบรม บรรยาย และฝกปฏิบัติ วิทยากรในการฝกอบรม วิทยากรจากบริษัท พี.เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด การประเมินผลการฝกอบรม ประเมินผลโครงการจากแบบสอบถามรวมเมื่อเสร็จสิ้นโครงการฝกอบรม

(9)

7-8 เกณฑชี้วัดผลสําเร็จโครงการฯ รอยละ 80 ผูเขารับการฝกอบรม มีความรู ความเขาใจ และสามารถใชงานระบบจัดเก็บสารบรรณ อิเล็กทรอนิกสไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ คาใชจายในการฝกอบรม 1. คาใชจายในการดําเนินงานจัดฝกอบรม เชน คาวิทยากร , คาอาหารวาง , เอกสารประกอบการ อบรม บริษัทรับจางบํารุงรักษาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเปนผูรับผิดชอบ 2. คาใชจายของผูเขารับการฝกอบรม เชน คาที่พัก คายานพาหนะ และคาเบี้ยเลี้ยง ใชงบประมาณ จากหนวยงานตนสังกัดของผูเขารับการฝกอบรม ที่ปรึกษาโครงการ 1. รองอธิบดีฝายบริหาร 2. ผูอํานวยการสํานักพัฒนาโครงสรางและระบบบริหารงานบุคคล 3. ผูอํานวยการศูนยสารสนเทศ 4. ผูอํานวยการสวนฝกอบรม 5. หัวหนาฝายฝกอบรม 4 สพบ. 6. หัวหนาฝายวางแผนและประเมินผล สพบ. 7. หัวหนาฝายฝกอบรม 1-3,5 สพบ. ผูรับผิดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชรี เจริญชัยชนะ หัวหนากลุมงานเทคโนโลยีและเครือขาย 2. นายธนัส งามเธียรธนา เจาหนาที่เครื่องคอมพิวเตอร 6 3. นางสาวอุมา สูยะวณิช พนักงานคอมพิวเตอร ชั้น 3 4. นางพรเพ็ญ ประทุมทัย พนักงานเจาะบัตร ชั้น 2 5. นายณรงค คชวงษ นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 7ว 6. นายจํานงค เมตตาจิตร นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 6ว 7. นางนงนุช เครือเอม นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 4 สถานที่ฝกอบรม หองฝกอบรมคอมพิวเตอร ชั้น 4 ตึกศูนยวิศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานที่ติดตอรายละเอียด สอบถามรายละเอียดไดที่ นางเพชรี เจริญชัยชนะ ,นายธนัส งามเธียรธนา, นางสาวอุมา สูยะวณิช, นางพรเพ็ญ ประทุมทัยกลุมงานเทคโนโลยีและเครือขาย ศูนยสารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร. 2468 , 2779 , 2952 (ภายใน) , 0-2667-0952(สายตรง) หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมไดที่ www.kromchol.com/eoffice

(10)

กําหนดการ โครงการฝกอบรม หลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส วัน/เดือน/ป เวลา หัวขอวิชา วิทยากร 6 รุนๆ ละ 1/2 วันทําการ 08.30-09.00 น. 09.00-09.30 น. 09.30-10.30 น. 10.30-10.45 น. 10.45-12.00 น. ลงทะเบียน ความรูพื้นฐานกอนการใชงานระบบ การใชงานระบบ รับประทานอาหารวางและเครื่องดื่ม การคนหาเอกสารและการจัดเก็บเอกสารตาม เงื่อนไขตางๆ ถาม-ตอบ ประเมินผลโครงการ วิทยากรจากบริษัท พี. เอฟ.เอ็นจิเนียริ่ง จํากัด หมายเหตุ พักรับประทานอาหารวาง เวลา 10.30 น. (สําหรับหลักสูตรชวงเชา) และ 14.30 น. (สําหรับ หลักสูตรชวงบาย)