ระบบส ำน กงำนอ เลกทรอน กส

ระบบส ำนักงำนอิเลกทรอนิกส์

(

MY OFFICE)

ศูนย์เทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร

ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำมัธยมศึกษำ เขต 4

คู่มือระบบส ำนักงำนอิเลกทรอนิกส์ (My Office) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำมัธยมศึกษำ เขต 4 จัดท ำขึ้นเพื่อเป็นคู่มือใช้ในกำรปฏิบัติงำนบุคลำกรทำงกำรศึกษำในส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำและ สถำนศึกษำในสังกัด โดยได้สรุปขั้นตอนกำรด ำเนินกำรในกำรปฏิบัติงำนเพื่ออ ำนวยควำมสะดวกให้แก่ บุคลำกรและสถำนศึกษำในสังกัด ให้มีประสิทธิภำพมำกยิ่งขั้น หวังเป็นอย่ำงยิ่งว่ำคู่มือระบบส ำนักงำนอิเลกทรอนิกส์ (My Office) เล่มนี้ จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงำน สำมำรถใช้ระบบนี้ได้เป็นอย่ำงดี และสำมำรถน ำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์แก่หน่วยงำนได้อย่ำงมี ประสิทธิภำพต่อไป ศูนย์เทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำมัธยมศึกษำเขต 4

เรื่อง หน้า สารบัญ ... ก การใช้งานระบบส านักงานอีเลกทรอนิกส์ (MyOffice) ... 1 ระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ ... 1 การรับหนังสือ ... 1 - ส าหรับเจ้าหน้าที่สารบรรณกลาง ... 1 - ส าหรับเจ้าหน้าที่ธุรการกลุ่ม ... 3 - ส าหรับเจ้าหน้าที่ ... 6 การใช้ระบบบันทึกข้อความ ... 8 การเขียนเสนอแฟ้มทั่วไป ... 8 - ส าหรับรอง ผู้อ านวยการกลุ่ม ... 10 - ส าหรับรอง ผอ.เขต ... 12 - ส าหรับผู้อ านวยการเขตพื้นที่การศึกษา ... 14 - ส าหรับเจ้าของเรื่อง ... 16 เขียนบันทึกไปราชการ ... 19 - ส าหรับ ผอ.กลุ่ม ... 22 - ส าหรับรอง ผอ.เขต ... 23 - ส าหรับ ผอ.เขต ... 24 - ส าหรับเจ้าของเรื่อง ... 25 ระบบหนังสือเวียน ... 26 - ส าหรับบุคลากรทุกคน ... 28

การใช้งานระบบส านักงานอีเลกทรอนิกส์ (

My Office

)

ระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์

การรับหนังสือ

ส าหรับ เจ้าหน้าที่สารบรรณกลาง

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ที่เมนูระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ สามารถ ด าเนินการได้ 2 กรณี ดังนี้ 1.เมนูรับหนังสือราชการ (จะปรากฏเมื่อมีหนังสือจากโรงเรียนเข้ามาในระบบ หรือ เมื่อมีการ ส่งหนังสือคืนจากกลุ่ม ถ้าไม่มีหนังสือเข้า เมนูนี้จะไม่ปรากฏ) 2.เมนูรับหนังสือภายนอก

1.1 การรับหนังสือจากโรงเรียน ซึ่งเป็นหน่วยงานภายในระบบ คลิกเมนูรับหนังสือราชการ - ปรากฏรายการหนังสือ ให้ด าเนินการคลิกที่ น าส่งกลุ่ม - ปรากฏหน้าต่างดังรูป ให้คลิกเลือกลงทะเบียนโดยเลือกตามที่ต้องการส่ง แล้วคลิกบันทึกเอกสาร เรื่องจะไหลเวียนไปตามรายการที่เลือก 1.2 การรับหนังสือจากภายนอก คลิกเมนูรับหนังสือภายนอก -ปรากฏหน้าต่างให้กรอกรายละเอียด ด าเนินการกรอกรายละเอียด พร้อมแนบไฟล์ แล้ว บันทึก

ส าหรับเจ้าหน้าที่ธุรการกลุ่ม

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีหนังสือราชการเข้ามาจะปรากฏเมนูรับ หนังสือราชการ คลิกเมนูรับหนังสือราชการ

3.เมื่อเข้าสู่ห้องธุรการกลุ่ม ถ้ามีหนังสือจากสารบรรณกลางเข้ามาจะปรากฏดังภาพ คลิกน าส่งเอกสาร 4.ปรากฏหน้าต่างให้คลิกเลือกน าส่งเอกสาร คลิกเลือกตามที่ต้องการ แล้วคลิกบันทึก เอกสารจะไหลเวียนไปยัง ห้องที่เลือก

ส าหรับ ผอ.กลุ่ม

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ที่เมนูระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ คลิกรับ หนังสือราชการ

3. คลิกน าส่งเอกสาร

ส าหรับเจ้าหน้าที่

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ที่เมนูระบบสารบรรณอิเลกทรอนิกส์ คลิกรับ หนังสือราชการ

3.มีหนังสือเข้ามาปรากฏรายละเอียดดังรูป ให้บันทึกจัดเก็บ

4.ปรากฏหน้าต่าง ปรากฏไฟล์เอกสารในหน้านี้ด้วย ให้ด าเนินการดาวน์โหลดเอกสารจัดเก็บ จากนั้น คลิก บันทึกเอกสาร เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในทะเบียนรับ

การใช้ระบบบันทึกข้อความ

การเขียนเสนอแฟ้มทั่วไป

- ส ำหรับเจ้ำของเรื่อง 1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ในระบบบันทึกข้อความ เมื่อต้องการบันทึก เสนอแฟ้ม คลิกเขียนบันทึกข้อความ

3. ปรากฏแบบฟอร์มบันทึกข้อความ ด าเนินการกรอกรายละเอียดต่าง พร้อมทั้งแนบไฟล์เอกสารที่จะ แนบ(สามารถแนบได้ 4 ไฟล์ ) แล้วคลิกบันทึก

เมื่อบันทึกเอกสารแล้ว ระบบจะไหลเวียนเอกสารกลับมาที่ห้องของเจ้าของเรื่อง ถ้าต้องการ

4.ปรากฎหน้าต่างให้เลือกเสนอแฟ้มถึงผู้บริหาร เลือกเสนอตามล าดับที่ปฏิบัติงาน เช่น กรณีเสนอ ผองกลุ่ม คลิกเมนู เสนอ ผอ.กลุ่ม แล้วเช็คเลือกรายชื่อ ผอ.กลุ่ม จากนั้นไปเช็คเลือก ชื่อ ผอ.กลุ่ม แล้ว คลิก บันทึกเอกสาร เมื่อบันทึกเรียบร้อยแล้ว เรื่องจะไหลเวียนไปยังห้องที่ได้เสนอไปตามล าดับ

ส าหรับรอง ผู้อ านวยการกลุ่ม

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร

3.ปรากฏรายการเอกสาร ให้คลิก ด าเนินการต่อ 4.ปรากฏหน้าต่าง ให้ด าเนินการ ถ้าเรื่องที่เสนอเข้ามาถูกต้อง ให้เลือกเสนอผู้บริหาร โดยเลือกเสนอ และเลือกชื่อผู้บริหารให้สัมพันธ์กัน พร้อมเขียนบันทึกความเห็นจากนั้น คลิกบันทึก เอกสารจะไหลเวียนไป ห้องผู้บริหารที่เสนอถึง

ส าหรับรอง ผอ.เขต

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3.เข้าสู่ห้องระบบบันทึกข้อความ ถ้ามีหนังสือเสนอเข้ามา จะปรากฏดังภาพ ให้คลิก ด าเนินการต่อ 4.ปรากฏหน้าต่าง ให้ด าเนินการ ตรวจสอบเรื่องที่เสนอเข้ามาถ้าถูกต้อง ให้ด าเนินการ ดังนี้ ถ้าเลือกเสนอผ่านงานให้เลือกชื่อผู้บริหารให้สัมพันธ์กัน พร้อมเขียนบันทึกความเห็นจากนั้น คลิก บันทึก เอกสารจะไหลเวียนไปห้องผู้บริหารที่เสนอถึง ถ้าลงนาม ให้คลิกเลือกลงนาม และเลือกเจ้าของเรื่อง แล้วคลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนกลับไปที่ เจ้าของเรื่อง

ส าหรับผู้อ านวยการเขตพื้นที่การศึกษา

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3. ถ้ามีหนังสือเสนอเข้ามา จะปรากฏดังภาพ ให้คลิก ด าเนินการต่อ

4.ปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดบันทึกข้อความ พร้อมเอกสารแนบ และการผ่านงานตามล าดับ เลือกด าเนินการสั่งการ โดยเลือกเช็คตามต้องการ แล้วคลิกบันทึก เอกสารจะไหลเวียนกลับไปห้องเจ้าของ เรื่อง

ส าหรับเจ้าของเรื่อง

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3.เมื่อเอกสารผ่านการด าเนินการตามระบบจนสิ้นสุด เอกสารจะไหลเวียนกลับไปที่เจ้าของเรื่อง ใน ระบบบันทึกข้อความ ดังภาพ คลิกด าเนินการต่อเพื่อจัดเก็บเรื่อง

4.ปรากฎหน้าต่างดังภาพ ให้ด าเนินการตามความต้องการ โดยสามารถคลิกเลือกได้มากกว่าหนึ่งข้อ แล้วคลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนไปยังห้องทะเบียนบันทึกข้อความ

5.จากนั้น เจ้าของเรื่องด าเนินการออกเลขทะเบียนหนังสือส่ง คลิกที่เมนูงานสารบรรณ เลือกออกเลขหนังสือส่ง

7.ปรากฎหน้าต่างแสดงเลขทะเบียนที่ได้รับ ให้น าเลขที่ได้ไปใส่ในเอกสารหนังสือน า พร้อมใส่วันที่ และลายเซ็น ผู้ลงนาม แล้วบันทึกเป็น pdf เพื่อเตรียมน าส่งเข้าสู่ระบบ 8.คลิกกลับหน้าหลัก ที่เมนูหนังสือของคุณวันนี้ จะปรากฏว่ามีเอกสารที่เราออกเลขแต่ยังไม่ได้บันทึกเข้าสู่ระบบ ให้คลิกแนบไฟล์หนังสือส่ง 9.ปรากฏรายการหนังสือ ให้คลิกที่แนบไฟล์ 10.ปรากฏหน้าต่างรายละเอียดเอกสาร กรอกรายละเอียดเอกสารให้ครบถ้วนตามต้องการ พร้อมแนบไฟล์ แล้ว คลิกบันทึก

หมายเหตุ กรณีที่เจ้าของเรื่องส่งให้ธุรการกลุ่มด าเนินการให้ ลักษณะการด าเนินการเหมือนกับกรณีเจ้าของเรื่องด าเนินการ เอง เพียงแต่ให้ดาวน์โหลดเอกสารประกอบการออกเลข ลงไว้ในเครื่องของเจ้าหน้าที่ธุรการ

เขียนบันทึกไปราชการ

ส ำหรับเจ้ำของเรื่อง 1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ในระบบบันทึกข้อความ เมื่อต้องการบันทึก เสนอแฟ้ม คลิกเขียนบันทึกไปราชการ

3.ปรากฏหน้าต่างฟอร์มบันทึกไปราชการ กรอกรายละเอียดพร้อมแนบไฟล์เรื่องเดิม แล้วคลิก บันทึก

4.เอกสารจะกลับมาที่ห้องเจ้าของเรื่อง คลิกด าเนินการต่อ

5.ปรากฏหน้าต่างดังภาพ เสนอต่อผู้บริหาร เช่นเลือกเสนอ ผอ.กลุ่ม แล้วคลิกเลือกชื่อ ผอ.กลุ่ม แล้วคลิกบันทึก เรื่องไหลเวียนไปยังห้อง ผอ.กลุ่ม

ส าหรับ ผอ.กลุ่ม

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3.เมื่อเข้าห้องบันทึกข้อความ ถ้ามีเอกสารที่เป็นบันทึกข้ออนุญาตไปราชการเข้ามา ปรากฏรายละเอียดดังภาพ ให้คลิกด าเนินการต่อ

4.ปรากฏรายละเอียดบันทึกข้อความและเอกสารแนบ ถ้าเรื่องถูกต้อง ให้ด าเนินการ เช็คเสนอ รอง ผอ.เขต แล้ว เลือกชื่อให้สัมพันธ์กัน จากนั้นเขียนความเห็น แล้วคลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนไปห้อง รอง ผอ.เขต

ส าหรับรอง ผอ.เขต

1.เข้าสู่ระบบ Myoffice ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร

3.เมื่อเข้าสู่ห้องระบบบันทึกข้อความ ถ้ามีหนังสือเสนอเข้ามาจะปรากฏดังภาพ คลิกด าเนินการต่อ 4.ปรากฏรายละเอียดการบันทึก เมื่อตรวจสอบแล้ว สามารถด าเนินการได้ 2 กรณี ถ้าเห็นควรเสนอ ผอ.เขต อนุมัติ เช็ค เสนอ ผอ. และ เช็คเลือกชื่อ ผอ.เขต แล้วเขียนบันทึกความเห็น จากนั้น คลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนไปห้อง ผอ.เขต ถ้าด าเนินการเอง เช็คเลือก แล้ว เช็คเลือกชื่อเจ้าของเรื่อง เขียนบันทึกความเห็น จากนั้น คลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนไปห้องเจ้าของเรื่อง

ส าหรับ ผอ.เขต

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3.เมื่อเข้าสู่ห้องระบบบันทึกข้อความ ถ้ามีหนังสือเสนอเข้ามาจะปรากฏดังภาพ คลิกด าเนินการต่อ 4.ปรากฏรายละเอียด พร้อมเอกสารแนบ ผอ.เขตด าเนินการสั่งการ โดยเช็คเลือก แล้วคลิก บันทึก เอกสาร ไหลเวียนกลับไปเจ้าของเรื่อง

ส าหรับเจ้าของเรื่อง

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับแฟ้มเอกสาร 3.เมื่อเข้าระบบบันทึกข้อความ ถ้าเรื่องที่ขออนุญาตไปราชการด าเนินการเรียบร้อยแล้ว เรื่องจะกลับมาที่ห้อง เจ้าของเรื่อง เจ้าของเรื่องคลิกบันทึกจัดเก็บ 4.ปรากฏหน้าต่างบันทึกจัดเก็บ คลิกบันทึก เอกสารไหลเวียนไปจัดเก็บในทะเบียนสมุดไปราชการ

ระบบหนังสือเวียน

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ

2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ที่เมนูระบบหนังสือเวียน คลิกส่งหนังสือเวียน

3.ปรากฏหน้าต่างให้กรอกรายละเอียด

ส าหรับบุคลากรทุกคน

1.เข้าสู่ระบบ My office ใส่ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน รหัสสุ่ม แล้วคลิกเข้าสู่ระบบ 2.เมื่อเข้าสู่ระบบ ปรากฏเมนูการใช้งานของบุคลากร ถ้ามีเอกสารเสนอจะมีเมนูแสดงให้รับแฟ้ม เอกสาร คลิกรับหนังสือเวียน 3.เมื่อเข้าระบบหนังสือเวียนถ้ามีหนังสือเวียนมาถึงเจ้าของห้องในระบบนี้ จะมีหนังสือที่ส่งเวียนเฉพาะบุคลากร คนนั้น ดังภาพ คลิกลงทะเบียนรับ 4.ปรากฏหน้าต่างดังกล่าว คลิกบันทึกลงทะเบียนรับ

5.ปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ สามารถคลิกดาวน์โหลดไฟล์ หรือเปิดอ่านได้