Regulatory Excellence Framework

 

Regulatory Excellence Framework

Written by Michele Brennan  Director of Policy, Practice & Legislation  College of Registered Nurses of Nova Scotia 

 

Introduction 

Regulation  in  health  professions  has  been  changing  in  recent  years  and  the  concepts  of  “good  regulation” and “right touch regulation” have received much interest. Professional organizations and  regulators have been under increased scrutiny by government, the public and the media in the last five  years  and  there  have  been  increasing  threats  to  self‐regulation  (Lahey,  2011).  The  College  of  Registered  Nurses  of  Nova  Scotia,  (the  College,  CRNNS),  like  many  health  profession  regulators  has  been  examining  processes  and  practices  to  ensure  they  are  appropriate,  fair,  transparent  and  accountable  to  the  public. This  article  describes  the  development  of  an  integrated  regulatory  excellence  framework  for  the  College  of  Registered  Nurses  of  Nova  Scotia,  which  addresses  the  concepts  of  risk  management,  quality  assurance,  quality  improvement  and  the  relationships  existing  between the concepts. 

Regulation in the Health Professions 

Casey (2008) states that it is no longer a self‐evident truth to those outside of the professions that self‐ regulation  of  the  professions  is  in  the  public  interest.  Self‐regulation  is  being  displaced,  restructured  and/or more tightly supervised as regulatory rules are consolidated, transferred to new institutions or  subjected to new layers of oversight (Lahey, 2011). Even though health profession regulators are in the  quality and safety business, quality and safety are not what they should be (Lahey, 2010). Baldwin and  Cave  (1999)  identify  criteria  for  “good  regulation”  including  effectiveness  in  fulfilling  legislative  mandate,  expertise,  efficiency,  procedural  fairness,  openness,  accessibility  and  accountability.  Regulatory  organizations  not  only  have  to  be  accountable  but  must  also  demonstrate  their  accountability  to  the  public  and  other  stakeholders.  “Right  touch  regulation”  refers  to  the  minimal  regulatory  force  required  to  achieve  the  desired  outcomes  (Council  of  Healthcare  Regulatory  Excellence, 2010).   For some time now, the College has had many of the components of regulatory excellence in place.  The College historically has paid significant attention to risk identification and risk management but did  not have a formal documented process or reporting structure. In 2011, the College began to develop a  formal risk management framework to document all the known and potential risks to the organization  and to identify potential gaps. Changes to internal and external quality requirements continue to  evolve with changes to legislation, trends in professional regulation, employee support and  development programs including health and safety. In the last 10 years, the College has invested 

considerable resources in support of improving internal quality processes for employees. The College  Council implemented the policy governance model for Board governance in 1999, which clearly  separates the roles of governance and management, clarifies the accountability of the Council and the  Executive Director, and promotes effective governance. 

It  became  apparent  that  the  College  should  clearly  document  an  overall  structure  to  describe  the  major  components  of  the  regulatory  framework  and  the  linkages  among  the  components.  This  structure would support an assurance that the requirements of “good regulation” are being met and  identify existing gaps. 

Figure 1 below describes the umbrella structure that encompasses all of the innovative regulatory and  quality initiatives within the College as well as a risk management framework.  

  The  framework  defines  the  structure  of  the  College's  approach  in  delivering  excellent  regulatory  services,  managing  risk,  identifying  strengths  and  areas  of  excellence  and  innovation  while  also  identifying areas where programs and services may need to be developed or improved. Quality and risk  management are viewed as complementary concepts and together are key components of regulatory  governance  and  excellence.  Utilizing  effective  risk  management  principles  and  processes  improves  ongoing quality assurance as well as internal quality improvement.  

Building on the criteria for good regulation, the College identified six principles of regulatory excellence  under the broad umbrella structure using the components of risk management, quality assurance and  quality improvement. Those principles are: 

1. Focus on the public (owners) and customers 

2. Emphasis  on  achieving  excellence  in  regulatory  outcomes  effectively,  efficiently    and  sustainably 

3. Prioritize regulatory activities and resources on an evidence based assessment of risk  4. Provide a supportive organizational culture 

5. Emphasize teamwork and effective collaboration across cross functional teams  6. Ensure effective use of resources including people, finances and IT  The benefit of this integrated approach enables all programs and services of the College to play their  full part in meeting the requirements of good regulation. 

Risk‐Based Regulation 

Interest in risk‐based regulation has grown significantly in the past three decades (Black and Baldwin,  2010). Focusing on risks rather than prescriptive rules and encouraging regulators to explicitly assess  risks enables limited resources to be better targeted to achieve desired policy outcomes (Peterson and  Fensling, 2011). The literature on risk‐based regulation defines it as the application of a systematic  framework that prioritizes regulatory activities and deployment of resources on an evidence‐based  assessment of risk (Peterson and Fensling, 2011). Risk‐based regulation involves steps and components  that require complex and strategic choices, different skills and capabilities, and clear governance and  accountability arrangements.  Since 2011, the College has been working on developing a risk management framework, which is based  on “enterprise risk management” (ERM). The College risk management plan situates and integrates risk  management processes within the overall governance, management, quality framework, policies,  philosophy, and culture of the College. ERM moves the concept of risk from the traditional ‘silo’  approach where each department was responsible for ‘fixing’ its own problems, to an organizational‐ wide commitment to assessing, managing, measuring and monitoring all risks confronting the College.  This is totally consistent with the quality assurance and quality improvement approach used at the  College, which is based on cooperation, collaboration and cross functional teamwork. The basis of  enterprise risk management at the College is that every part of an organization is responsible for  managing risks in its own area using processes and guidance provided by a cross functional risk  management committee.  

Quality Assurance 

In reviewing the literature on quality, it is apparent there are often different definitions or even  conflicting views of the concepts of quality improvement and quality assurance. In the end, the College  developed their own definitions for quality assurance and quality improvement. The goal of quality  assurance is to meet regulatory standards and ensure protection of the public. Quality assurance (QA)  is viewed as a process oriented to support the College in meeting its mandate of regulation of the  practice of registered nurses (RNs) in the public interest. In other words, the College promotes the  practice of registered nurses in the delivery of safe, competent, ethical and compassionate nursing  care to the public.  Quality assurance focuses on processes used to monitor and evaluate compliance of members to  regulatory requirements as well as evaluating CRNNS programs and services used to meet regulatory  standards. College programs and projects under the quality assurance umbrella include, but are not 

limited to, the Continuing Competence Program for RNs and nurse practitioners (NPs); the Nurse  Practitioner Quality Monitoring Program (NPQNP); Member and Public Surveys; Governance; and the  Regulatory Policy Committee.  

Quality Improvement 

Quality improvement (QI) is defined as a proactive process, which promotes continuous quality  improvements by improving internal processes and systems. Quality improvement is thus more  internally focussed recognizing that internal improvements ultimately benefit the regulatory work of  the College and positively impact the public, members and other stakeholders. The College joined  Excellence Canada in 2005 (previously the National Quality Institute), which assists organizations  achieve organizational excellence by providing a criterion based assessment framework process similar  to that used in hospital accreditation. The College received three gold awards in 2006 (Quality), 2009  (Healthy Workplace) and 2012 (Order of Excellence, Innovation and Wellness). Included under the QI  umbrella are the work of Quality Council (QC); Joint Occupational Health and Safety (JOHS); Health and  Wellness Program; Service area teams and cross functional ad hoc quality teams.  

Conclusion 

The College of Registered Nurses of Nova Scotia has developed a Regulatory Excellence Framework  that encompasses all of the innovative regulatory and quality initiatives within the College as well as a  framework for risk management. Customizing the definitions of quality assurance and quality  improvement and clearly linking it to risk management allowed the College to clarify and further  strengthen its self‐regulation mandate in the public interest. This includes promoting the development  of programs and services to support registered nurses in delivering safe, effective nursing care. 

The  umbrella  structure  of  regulatory  excellence  promotes  improved  public  confidence,  a  systematic  identification  of  areas  for  improvement,  better  decision‐making,  better  resource  planning  and  utilization for sustainability of the organization and ultimately better regulation. 

 

References 

  Black, J., & Baldwin, R. (2010, April). Really responsive risk‐based regulation. Law & Policy, 32(2), 181‐ 213. Abstract retrieved from http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=1571808   Baldwin, R.,  & Cave, M. (1999). Understanding regulation: Theory, strategy and practice.  Oxford, UK:  Oxford University Press.  Casey, J. (2008). Key trends in professional regulation. Fieldlaw, 5, 1‐3. 

Council  of  Healthcare  Regulatory  Excellence.  (2010,  August).  Right‐touch  regulation.  London,  UK:  Author.  Lahey, W. (2011). Is Self regulation under threat. Canadian Nurse, 107(5), 7‐8.  Lahey, W. (2013, February). Trends in health regulation. Paper presented at the meeting of the College  of Registered Nurses of Nova Scotia, Halifax.  Peterson, D., & Fensling, S. (2011, April). Risk‐based regulation: Good practice and lessons for the  Victorian context. Paper presented at the Victorian Competition and Efficiency Commission  Regulatory Conference, Melbourne.