ตอนที 1
Microsoft Excel 2010
หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักทีควรรู ้จัก ดังนี ส่วนบนของหน ้าจอคือแถบริบบิน ซึงประกอบไปด ้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จํานวน 7 แท็บ ได ้แก่ หน ้าแรก แทรก เค ้าโครงหน ้ากระดาษ สูตร ข ้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด ้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึงจะมีคําสังทีมักจะใช ้ด ้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบินเพราะใช ้จัดการเกียวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร ้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตังค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต ้น หน้าแรก เป็นแท็บทีรวมลักษณะการใช ้งานทัว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกําหนด ตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข ้อมูล ตลอดจนการค ้นหาข ้อมูล เป็นต ้นแทรก เป็นแท็บสําหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชือมโยง เป็นต ้น เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสําหรับการตังค่ากระดาษเพือพิมพ์ออกทางเครืองพิมพ์ เช่น ตังระยะขอบกระดาษ กําหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตังหรือแนวนอน เป็นต ้น สูตร ใช ้แท็บนีเมือต ้องการคํานวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช ้สูตรของ Excel เป็นต ้น ข้อมูล แท็บนีใช ้สาหรับการรับข ้อมูลจากภายนอกเพือมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข ้อมูลจาก ฐานข ้อมูล Access เป็นต ้น นอกจากนี ยังใช ้สําหรับการจัดการกับข ้อมูลจํานวนมาก ๆ เช่น การเรียงข ้อมูล การกรองข ้อมูล การจัดกลุ่มข ้อมูล เป็นต ้น ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกียวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก ้ไขข ้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต ้น มุมมอง เป็นแท็บสําหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน ้า กําหนดให ้มีหรือไม่มีเส ้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน ้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต ้น การป้อนข้อมูลลงเซลล์ ข ้อมูลในเซลล์ มีทังตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนําไปคํานวณค่าต่าง ๆ ได ้โดยการระบุ ตําแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สําหรับข ้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิด ซ ้าย ในกรณีทีมีทังข ้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข ้อความ ไม่ สามารถนําไปคํานวณได ้ ดังนัน ถ ้าต ้องการนําตัวเลขไปคํานวณ ต ้องพิมพ์ตัวเลขนัน ๆ ในเซลล์ของ ตัวเอง และอ ้างถึงในการคํานวณ การป้อนข ้อมูลลงใน Cell ทําได ้ ดังนี 1. นําเคอร์เซอร์ไปที cell A1 แล ้วคลิก 1 ครัง 2. พิมพ์คําว่า วราวรรณ ในช่อง A1 3. ถ ้าพิมพ์ผิด ให ้กดปุ่ม Backspace เพือลบทีละตัวอักษร และพิมพ์ใหม่ 4. พิมพ์เสร็จแล ้ว กดปุ่ม Enter
การลบข้อมูล การลบข ้อมูลจะทําให ้ข ้อมูลนันหายไป และข ้อมูลทีอยู่ในเซลล์อืนมาแทนที ดังตัวอย่างต่อไปนี 1. พิมพ์ข ้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี 2. คลิกเลือก เซลล์ A2 3. บนแถบไปทีแท็บหน ้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดังภาพ 4. ข ้อมูลจะปรากฏ ดังนี 5. จะเห็นว่า ชือสมศักดิ์หายไป และข ้อมูลเลือนขึนมาแทนที (ถ ้าสังเกตให ้ดี จะเห็นว่า ข ้อมูล เกิดการผิดพลาด ข ้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมือลบสมศักดิ์ออกไป ทําให ้ข ้อมูลเลือนในเซลล์ ข ้างล่างขึนมาแทนที) การล้างข้อมูล 1. พิมพ์ข ้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี 2. คลิกเลือก เซลล์ A2
3. บนแถบไปทีแท็บหน ้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ล ้าง ดังภาพ 4. คลิกล ้างทังหมด จะได ้ผลดังนี การค ัดลอกและการวางข้อมูล 1. พิมพ์ข ้อมูลในเซลล์ตามตําแหน่งดังภาพ 2. ใช ้เมาส์ลากตังแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพือกําหนดบริเวณทีต ้องการคัดลอก (หรือ คลิก เมาส์ภายในบริเวณข ้อมูล แล ้วกด Ctrl + * ก็ได ้) 3. ทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคําสัง คัดลอก
4. จะเกิดเส ้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณทีเลือก 5. นําเมาส์ไปวางบริเวณทีต ้องการวางส่วนทีคัดลอกนี เช่น B6 6. แท็บหน ้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคําสัง วาง 7. ข ้อความทีคัดลอกจะมาปรากฏ ดังภาพ 8. สังเกตุดูทีมุมล่างด ้านขวา จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให ้คลิกทีลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl 9. จะเกิดตัวเลือกในการวางอีกหลายลักษณะ ดังนี o วาง เป็นการวางแบบปกติ ถ ้าข ้อมูลทีคัดลอกเป็นสูตรจะคัดลอกสูตรและมีการ ปรับปรุงการอ ้างอิงตาม ลักษณะของสูตรนัน นอกจากนันยังมีตัวเลือกอืนเช่น วาง โดยไม่มีเส ้นตาราง หรือวางแบบสลับแถวและคอลัมน์ เป็นต ้น
o วางค่า เป็นการคัดลอกและวางสิงทีเห็นปรากฏในเซลล์นัน ๆ ถ ้าเซลล์นันมีสูตร Excel จะตัดสูตรออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนข ้อความตามปกติ o ต ัวเลือกการวางอืน ๆ สามารถวางแบบเชือมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพือนําไปใช ้ เป็นกราฟิกประกอบโปรแกรมอืน หรือเพือการนําเสนองาน เป็นต ้น การย้ายข้อมูล การย ้ายข ้อมูล ในกรณีทีจะย ้ายข ้อมูล ให ้ลากแถบสว่างให ้ครอบคลุมบริเวณทีต ้องการย ้ายเสียก่อน จากนัน จึงใช ้เมาส์คลิกทีขอบ แล ้วลากไปยังตําแน่งทีต ้องการ ตัวอย่าง ทีเซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มีชือ 4 ชือ ต ้องการย ้ายข ้อมูลนี ไปยังตําแหน่ง C2 ถึง C5 ทําได ้ดังนี 1. เลือกบริเวณข ้อมูลทีต ้องการย ้าย โดยใช ้เมาส์คลิกทีตําแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค ้างไว ้แล ้วลาก ลงมาทีตําแหน่ง B5 แล ้วปล่อยเมาส์ 2. นําเคอร์เซอร์ไปวางทีเส ้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลียนรูปเป็นลูกศร สีทิศทาง แสดงว่า เคลือนย ้ายได ้ 3. กดเมาส์ค ้างไว ้ แล ้วลากไปทีตําแหน่งทีต ้องการย ้าย ในทีนีคือ คอลัมน์ C ขอให ้สังเกต กรอบสีเหลียม ซึงจะเป็นบริเวณทีข ้อมูลทีถูกย ้ายจะมาปรากฎ
4. ปล่อยเมาส์ ข ้อมูลจะถูกย ้ายตามทีต ้องการ การปร ับความกว้างของคอล ัมน์ การปร ับความกว้างคอล ัมน์เดียว ในการทํางานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว ้างของคอลัมน์ให ้เป็นไปตามรูปแบบทีต ้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต ้น 1. ถ ้าต ้องการขยายความกว ้างหรือ ลดความกว ้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให ้นําเคอร์เซอร์ ไปวางไว ้ทีเส ้นขอบ ของคอลัมน์ทีต ้องการขยาย เมือเคอร์เซอร์เปลียนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให ้กดเมาส์ค ้างไว ้ แล ้วลากไปทางซ ้ายหรือทางขวา ได ้ตามต ้องการ 2. ถ ้าในกรณีทีข ้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว ้างของ ช่อง Cell น ้อยไป ให ้นําเคอร์เซอร์ไปวางทีหัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิลคลิกทีหัวของ คอลัมน์ ก็ได ้ 3. ถ ้าต ้องการให ้ขยายความกว ้างของเซลล์ให ้ครอบคลุมความยาวของข ้อมูลในทุก เซลล์ของ คอลัมน์นัน ๆ ให ้นําเคอร์เซอร์ไปวางทีบริเวณหัวของคอลัมน์และเมือเคอร์เซอร์เปลียนเป็น ลูกศรสองหัว ให ้ดับเบิลคลิก ดังภาพ
4. จะได ้ความกว ้างของคอลัมน์ทีครอบคลุมความยาวของข ้อมูลทีมีในคอลัมน์นัน เช่น การปร ับความกว้างหลายคอล ัมน์ ในการจัดทําแบบฟอร์มตาราง มักจะต ้องมีการจัดความกว ้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให ้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต ้น การจัดความกว ้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี 1. เลือกคอลัมน์ทีต ้องการทําให ้ความกว ้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์ 2. ปรับความกว ้างของคอลัมน์ ดังภาพ 3. เมือปล่อยเมาส์จะได ้คอลัมน์ทีเท่ากันตามทีเลือก
การปร ับความสูงของแถว การปรับความสูงของแถว ทําเช่นเดียวกับการปรับความกว ้างของคอลัมน์ คือนําเคอร์เซอร์ไปวางไว ้ ทีเส ้นระหว่างแถวทีหัวแถว และลากเพือกําหนดความสูง ดังภาพ การลบคอล ัมน์และแถว เราสามารถลบ คอลัมน์ทังคอลัมน์ หรือ ลบแถวทังแถวได ้ สมมติว่าต ้องการลบ คอลัมน์ C และ D มี วิธีการ ดังนี 1. คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดัง ภาพ 2. ไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคําสังลบ 3. จะเห็นว่าข ้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข ้อมูลถัดไปจะเข ้ามาแทนที ดังภาพ 4. จากข ้อ 1 ถ ้าต ้องการล ้างข ้อมูล โดยไม่มีการเลือนข ้อมูลในคอลัมน์ถัดไปมาแทนทีข ้อมูล เดิม ให ้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ จะล ้างข ้อมูลโดยไม่เลือนข ้อมูลมาแทนที ดังภาพ
5. เมือลบไปแล ้ว แต่เปลียนใจไม่ลบ ให ้คลิกทีรูป บนแถบเครืองมือด่วน เพือขอข ้อมูลทีลบ ไปแล ้ว คืนมาเหมือนเดิม การแทรกคอล ัมน์ และแถว บางครัง เราอาจต ้องการเพิม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทําได ้ โดยข ้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิมคอลัมน์ ทําดังนี 1. คลิกทีชือของคอลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอลัมน์ 2. ไปที แท็บหน ้าแรก กลุ่มเซลล์ คลิกคําสัง แทรก 3. คลิก 1 ครัง คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข ้าทางขวาของคอลัมน์ทีถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็น ว่า ข ้อมูลเดิมถูกย ้ายไปอีกคอลัมน์ และชือของคอลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม 4. การแทรกแถวก็ทําเช่นเดียวกัน โดยคลิกทีหัวแถวทีต ้องการแทรก และไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคําสังแทรก การตรึงแนวหน้าจอ ทางเลือกของการแบ่งหน ้าจออีกอย่างหนึงคือการทําให ้หน ้าจอส่วนหนึงไม่ เคลือนไหว ซึงต่างจาก การแบ่งหน ้าจอ ทีหน ้าจอทุกส่วนสามารถเคลือนไหวได ้ด ้วยการใช ้ Scroll bar แต่การตรึงแนว หน ้าจอจะทําให ้ส่วนทีถูกตรึง ไม่เคลือนที มีประโยชน์ในการทําให ้ส่วนหัวของตารางคงที ในขณะที ส่วนทีเติมข ้อมูลเคลือนทีไปได ้เรือย ๆ การตรึงแนวทําได ้ทังแนวนอนและแนวตัง
วิธีการการตรึงแนวหน้าจอ ไปทีแท็บ มุมมอง กลุ่มหน ้าต่าง คลิกตรึงแนว จะเกิดเมนูย่อยให ้เลือก ตรึงแนว จะตรึงแนว ณ ตําแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรึงทังแนวนอนและแนวตัง ตรึงแถวบนสุด เป็นการตรึงแนว แนวนอนแถวบนสุด ตรึงคอลัมน์แรก เป็นการตรึงแนว แนวตังคอลัมน์แรก การยกเลิกการตรึงแนว ให ้คลิกทีคําสัง ตรึงแนว และคลิก ยกเลิก
ตอนที 2
การจ ัดรูปแบบข้อความ การจัดข ้อความอย่างง่ายและรวดเร็วทีสุด ก็คือการใช ้เครืองมือบนแถบริบบิน ในกลุ่มหน ้าแรก ซึงมี กลุ่มย่อยประกอบด ้วย แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และ การแก ้ไข การกําหนดรูปแบบของข ้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทําได ้เมืออยู่ในสถานะป้อนคํา หรือ แก ้ไข ซึงสังเกตได ้จากแถบสถานะข ้างล่าง หรือลักษณะกรอบล ้อมรอบเซลล์ทีเป็นเส ้นสีดําบาง และเคอร์เซอร์ทีกําลังกระพริบพร ้อมรับการพิมพ์ แถบแสดงสถานะแก ้ไข ลักษณะเคอร์เซอร์กระพริบ การออกจากสถานะป้อนคํา หรือ แก ้ไข ทําได ้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือ คลิกทีเครืองหมายถูก หน ้าแถบสูตร ก็ได ้ หลักการในการกําหนดรูปแบบข ้อความ คือการเปลียนรูปแบบของเซลล์ ดังนัน เมือต ้องการเปลียน ลักษณะของข ้อความ จึงต ้องเลือกเซลล์ทีข ้อความนัน ๆ เสียก่อน จากนันจึงกําหนดลักษณะให ้ เป็นไปตามทีกําหนดการจ ัดรูปแบบและล ักษณะต ัวอ ักษร ในแท็บหน ้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นทีรวมเครืองมือเกียวกับการกําหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต ้น มีวิธีการใช ้งาน ดังนี 1. พิมพ์ข ้อความในเซลล์ทีต ้องการจัดรูปแบบ 2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพือออกจากสถานะป้อนข ้อมูล และยังเลือกอยู่เซลล์เดิม 3. บนริบบิน แท็บ “หน ้าแรก” กลุ่ม “แบบอักษร” ให ้คลิกเลือกรูปแบบทีต ้องการ สามารถ กําหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ได ้ สามารถเลือกให ้มีลักษณะหลาย ๆ อย่างได ้ เช่น ตัวหนาและเอียง เป็นต ้น การจ ัดแนวด้วยเครืองมือบนริบบิ;น ในแท็บหน ้าแรก มีกลุ่มการจัดแนวสําหรับจัดตําแหน่งข ้อความ เช่นชิดบน กึงกลาง ชิดล่าง ชิดซ ้าย ชิดขวา เป็นต ้น 1. ขยายความกว ้างของแถวที 1 ให ้มากขึน โดยนําเคอร์เซอร์ไปวางไว ้ทีเส ้นระหว่างแถวที 1 และที 2 สังเกตเห็นเคอร์เซอร์เปลียนเป็นรูปลูกศร 2 ทางชีบน-ล่าง แล ้วกดเมาส์ค ้างและ ลากขยายลงมาพอประมาณ 2. คลิกทีตําแหน่ง A1 และพิมพ์คําว่า “ทํางาน” 3. กดปุ่ม Ctrl + Enter 4. บนแท็บหน ้าแรก ไปทีกลุ่มจัดแนว และลองคลิกปุ่มคําสังในกลุ่มนี เช่น ปุ่มจัดชิดด ้านบน ปุ่มจัดตรงกลาง ปุ่มกึงกลาง ปุ่มการวางแนว เป็นต ้น
5. จะเห็นได ้ว่ามีการเปลียนแปลงตําแหน่งเมือคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กัน ตามปุ่มที คลิก เช่น ผลการคลิกปุ่มจัดตรงกลางและการวางแนว มีดังนี การเปลียนรูปแบบและล ักษณะต ัวอ ักษร โดยใช้ การจ ัดรูปแบบเซลล์ ใน Excel มีหน ้าจอสําหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึงรวมการกําหนดรูปแบบหลายลักษณะไว ้ ด ้วยกัน ซึงมีวิธีการ ดังนี 1. ทีตําแหน่ง A1 พิมพ์คําว่า ราชบุรี 2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพือเปลียนสถานะจากการป้อนคํา เป็น พร ้อม และจะสังเกตเห็นว่า กรอบสีเหลียมยังคงอยู่ทีตําแหน่ง A1 เหมือนเดิม 3. คลิกขวาที A1 และเลือก จัดรูปแบบเซลล์...
4. จะเกิดเมนูย่อย ซึงสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได ้ • ตัวเลข คือ การกําหนดรูปแบบตัวเลข เช่น จะให ้มีทศนิยมกีตําแหน่ง จัดรูปแบบเป็นวันที หรือสกุลเงิน เป็นต ้น • การจัดแนว คือ การสังชิดซ ้าย ชิดขวา หรือ จัดกึงกลาง เซลล์ อักษรแนวตัง แนวเอียง หรือ ถ ้าข ้อความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เช่น ย่อให ้เล็กลง หรือผสานเซลล์ให ้ครอบคลุม ข ้อความทังหมด เป็นต ้น • แบบอักษร คือ การกําหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของ ตัวอักษร • เส ้นขอบ คือ การกําหนดลักษณะเส ้นขอบ ของเซลล์นัน ๆ ใช ้สําหรับการกําหนดเส ้นตาราง หรือเส ้นใต ้ เป็นต ้น • การเติม คือ การกําหนดลวดลายพืนหลัง และสีพืนหลัง • ป้องกัน คือ การกําหนดให ้รับหรือไม่สามารถรับข ้อมูลได ้ และสามารถกําหนดไม่ให ้แสดง เซลล์ นัน ๆ ก็ได ้ ซึงจะมีผลก็ต่อเมือมีการป้องกันแผ่นงานไว ้แล ้ว (โดยไปที แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน” ปุ่ม “ป้องกันแผ่นงาน”) การจ ัดต ัวหน ังสือเอียง หลายครังทีเราต ้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตัง สามารถทําได ้จากหน ้าต่าง การ จัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดังนี 1. พิมพ์ข ้อความทีต ้องการ และคลิกขวาที เซลล์ นัน 2. คลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์... 3. คลิกเลือกแท็บ การจัดแนว 4. คลิกเลือนทิศทางของเข็ม ในกลุ่มการวางแนว ตามองศาทีต ้องการ
5. จะได ้ตัวหนังสือเอียง ตามต ้องการ การตีเส้น การจัดทําตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต ้องมีการตีเส ้น เช่น ตีเส ้นตาราง ขีด เส ้นใต ้จํานวนเงิน ขีดเส ้น สองเส ้น ใต ้จํานวนเงินรวมทังสิน เป็นต ้น สิงเหล่านี Excel ได ้อํานวย ความสะดวกไว ้ให ้เรียบร ้อยแล ้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู ้การใช ้งาน ก็จะใช ้ได ้สะดวกรวดเร็วขึน การตีเส้นขอบ 1. พิมพ์ข ้อมูลดังภาพ 2. จากตัวอย่างนี ต ้องการขีดเส ้นใต ้หมายเลข 30 ตําแหน่ง C3 3. ให ้คลิกเลือกตําแหน่ง C3 4. บนแถบริบบิน ให ้เลือกแท็บหน ้าแรก > กลุ่มตัวอักษร คลิกปุ่มลูกศรปุ่มเส ้นขอบล่าง ดังภาพ
5. เลือกลักษณะเส ้นขอบทีต ้องการ
6. จะได ้เส ้นใต ้ 2 เส ้น ใต ้เลข 30 ดังภาพ
7. หากต ้องการตีตารางครอบคลุมทังหมด ให ้เลือกบริเวณทีต ้องการก่อน (โดยคลิกแล ้วลาก คลุมบริเวณข ้อมูล หรือ คลิกในบริเวณข ้อมูลแล ้วกด Ctrl + A) แล ้วจึงกําหนดลักษณะของ เส ้นตามข ้อ 5
8. ถ ้าต ้องการลบเส ้นตาราง ให ้เลือกบริเวณทีต ้องการลบ และ ไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มการ แก ้ไข คลิกเลือก ล ้างรูปแบบ การตีเส้นตาราง การวางตําแหน่งต่าง ๆ บนแผ่นงานของ Excel มีความสําคัญเป็นอย่างมาก Excel จะวิเคราะห์ข ้อมูล ทีเป็นระบบ โดยถือว่าข ้อมูลทีติดต่อกัน โดยไม่มีเซลล์ว่างคัน เป็นข ้อมูลชุดเดียวกัน ในตาราง เดียวกัน ทังนีจะต ้องมีหัวรายการซึง Excel จะถือว่าเป็นหัวของรายการด ้วย แต่ Excel จะไม่ทราบว่า ส่วนใดเป็นหัวของรายการ และรายการนันมีหัวรายการหรือไม่ ดังนัน เมือมีการให ้ Excel จัดการ ข ้อมูลในลักษณะตาราง Excel มักจะถามว่า มีหัวของตารางหรือไม่ Excel 2010 มีรูปแบบตารางสําเร็จรูปไว ้ให ้เลือก ซึงมีการตีเส ้นและระบายสีไว ้เรียบร ้อย พร ้อมทังมี การกรองทีส่วนหัวของตารางด ้วย สิงสําคัญคือต ้องจัดเรียงข ้อมูลในลักษณะตารางไว ้ก่อน โดย Excel จะวิเคราะห์เซลล์ทีมีบริเวณทีติดกัน เซลล์ทีไม่ติดกันจะไม่มีผลกระทบ ดังนี 1. พิมพ์ข ้อมูลดังภาพ 2. คลิกตําแหน่งใดก็ได ้ในบริเวณ A1- B5 (A1:B5)
3. บนแถบริบบิน คลิกทีแท็บหน ้าแรก > กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มจัดรูปแบบเป็นตาราง และเลือก รูปแบบทีต ้องการ 4. จะเกิดหน ้าต่างให ้เลือกว่าตารางมีส่วนหัวหรือไม่ พร ้อมทังมีขอบเขตของตารางให ้ด ้วย ซึง สามารถปรับเปลียนได ้ 5. ในตัวอย่างมีส่วนหัว ให ้คลิกเครืองหมายถูกไว ้ (ส่วนหัวในทีนีคือ รายการ ราคา) 6. จะได ้รูปแบบตาราง ดังภาพ 7. จะสังเกตเห็นว่า ข ้อความ “กระดาษ” ไม่อยู่ในตาราง เนืองจากไม่ติดกับชุดข ้อมูลของตาราง และจะสังเกตเห็นว่ามีการกรองทีส่วนหัวของตารางนี 8. ถ ้าต ้องการยกเลิกอาจคลิกปุ่มเลิกทําบนแถบเครืองมือด่วน 9. ถ ้ามีการทํากิจกรรมอืน ๆ ไม่สามารถคลิกปุ่มเลิกทําได ้ เนืองจากจะทําให ้กิจกรรมทีทําไว ้ถูก ยกเลิกไปด ้วย ให ้แปลงตารางเป็นช่วง และล ้างรูปแบบออก 10.การแปลงตารางเป็นช่วง ให ้คลิกภายในบริเวณตาราง และไปที เครืองมือตาราง แท็บ ออกแบบ กลุ่มเครืองมือ คลิกเลือกแปลงเป็นช่วง 11.จากนันให ้ล ้างรูปแบบออกไป (แท็บหน ้าแรก กลุ่มแก ้ไข คลิกล ้างรูปแบบ) แต่จะสังเกตเห็น ว่า หัวตารางยังคงอยู่ ถ ้าไม่ต ้องการให ้ลบออกไปด ้วยตนเอง
การรวม เซลล์ และการจ ัดกึงกลาง บางครัง เราต ้องการให ้ ข ้อความครอบคลุมไปหลายช่อง เซลล์ พร ้อมทังจัดกึงกลางให ้ด ้วย เช่น ต ้องการให ้ชือเรือง อยู่กลางหน ้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี เราต ้องมีการรวม เซลล์ และจัด ข ้อความให ้อยู่กึงกลาง ซึงมีวิธีการดังต่อไปนี 1. ไปที ตําแหน่ง B1 2. พิมพ์คําว่า รายงานค่าใช ้จ่ายประจําเดือน ดังภาพ 3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตังแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ 4. ทีแถบริบบิน เลือกแท็บหน ้าแรก กลุ่มจัดรูปแบบ และคลิกที ปุ่ม ผสานและจัดกึงกลาง ( ) ดังภาพ 5. ข ้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึงกลาง กิจกรรมฝึกปฏิบ ัติ การตีเส ้นและการจัดแนว จงสร ้างตารางให ้เหมือนตัวอย่างข ้างล่าง
การใส่สีพื;นหล ัง
ถ ้าเราต ้องการให ้พืนสีของคําว่า "รายงานค่าใช ้จ่ายประจําเดือน" มีสีพืน ก็สามารถทําได ้โดยง่าย ดังนี
1. คลิกเลือกช่องทีข ้อความนันอยู่
3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต ้องการ
4. อีกวิธีหนึง คือการเลือกบริเวณทีต ้องการเติมสีพืนหลัง และเลือก จัดรูปแบบเซลล์… และ เลือกแถบ การเติม จะสามารถเลือกกําหนดสีได ้ตามต ้องการ
กิจกรรมฝึกปฏิบ ัติ การใส่สีพืนหลัง จงทําให ้เหมือนตัวอย่างข ้างล่าง การจ ัดรูปแบบต ัวเลข โดยปกติ Excel จัดเก็บข ้อมูลตัวเลขในเซลล์ในลักษณะตัวเลขแท ้ ๆ ทีไม่มีรูปแบบใด ๆ ทังสิน ทังนี Excel จะจัดรูปแบบให ้โดยอัตโนมัติ ถ ้าผู ้ใช ้พิมพ์รูปแบบลงในเซลล์ด ้วย เช่น 5% โปรแกรม Excel จะจัดรูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซ็นต์ เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขทีพิมพ์เข ้าใน Excel ได ้หลายแบบ เช่น จะให ้มีเครืองหมาย คอมม่า คันระหว่างหลักร ้อยและหลักพัน หรือ จะให ้มีทศนิยม 2 ตําแหน่ง ก็ได ้ และยังสามารถจัดรูปแบบอืน ๆ ได ้อีกมาก ซึงมีวิธีการ ดังนี 1. พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล ้วกด Ctrl+Enter 2. บนแถบริบบิน แท็บหน ้าแรก กลุ่มตัวเลข เลือกคลิกปุ่มต่าง ๆ เพือจัดรูปแบบตามต ้องการ เช่น ปุ่มเพิมหรือลดตําแหน่งทศนิยม ปุ่มลักษณะจุลภาค เพือกําหนดให ้มีเครืองหมาย จุลภาคคัน เป็นต ้น 3. การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ Excel จะนํา 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เครืองหมาย % ให ้ ดังนัน ถ ้าต ้องการให ้แสดง 7% ต ้องพิมพ์ .07 และกําหนดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะได ้ 7% ตามต ้องการ หรืออาจจะพิมพ์ 7% เข ้าในเซลล์โดยตรง ก็จะได ้ค่าเดียวกัน คือ .07 4. อีกทางเลือกหนึงในการกําหนดรูปแบบให ้กับตัวเลข คือ บนแท็บหน ้าแรก กลุ่มตัวเลข ให ้ คลิกปุ่มลูกศร เพือคลีรายการตัวเลือก และเลือกตามต ้องการ
5. ในกรณีทีไม่มีรูปแบบทีต ้องการ เราสามารถกําหนดรูปแบบให ้กับตัวเลขได ้ โดยใช ้หน ้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และทีแถบตัวเลข คลิกเลือกกําหนดเอง และสามารถเลือก หรือพิมพ์ รูปแบบเพิมเติมได ้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให ้เลือก t#,##0 เป็นต ้น 6. จะได ้ผล ดังนี การจ ัดข้อความให้ขึ;นบรรท ัดใหม่ใน เซลล์ การพิมพ์ตัวอักษรในเซลล์ บางครังยาวมาก ถ ้าเซลล์ถัดมามีข ้อความอยู่ ก็จะทําให ้ข ้อความใน เซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนืองจาก ช่อง
เซลล์ ถัดมา มีข ้อมูลอยู่ ถ ้าเราต ้องการดูข ้อมูลทังหมดในเซลล์ เราต ้องจัดรูปแบบเซลล์ ให ้มีการขึนบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึงมีวิธีการดังนี 1. หลังจากพิมพ์ข ้อความ และกด Ctrl+Enter แล ้ว ให ้คลิกขวาทีเซลล์นี 2. เลือก จัดรูปแบบเซลล์ เลือกแถบการจัดแนว คลิกเลือกตัดข ้อความ 3. จะได ้ดังนี
4. วิธีการอีกอย่างหนึงคือ ในขณะพิมพ์ ถ ้าต ้องการขึนบรรทัดใหม่ในเซลล์ ให ้กดปุ่ม Alt ค ้าง ไว ้ แล ้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให ้ขึนบรรทัดใหม่ให ้ในเซลล์เดียวกัน แม ้ว่าจะมี การขยายเซลล์ให ้ยาวขึน ก็จะยังคงรักษาบรรทัดไว ้ดังเดิม เช่น การจ ัดรูปแบบตามเงือนไข ถ ้าเราต ้องการจัดรูปแบบของข ้อมูลเพือให ้ดูง่ายขึน เป็นระบบมากขึน เราสามารถให ้ Excel จัดรูปแบบข ้อมูลได ้ เช่น กําหนดสีของตัวอักษรเป็นสีแดง ถ ้าข ้อมูลมีค่าน ้อยกว่า หรือ มากกว่าทีกําหนด กําหนดให ้แสดงกราฟเปรียบเทียบในช่องเซลล์ของข ้อมูลแต่ละตัว เป็น ต ้น ข ้อมูลทีจะนํามาจัดรูปแบบตามเงือนไข มีดังนี วิธีจัดรูปแบบตามเงือนไข มีดังนี 1. คลิกเลือกบริเวณข ้อมูลทีต ้องการ ในตัวอย่างให ้คลิกเลือก ตําแหน่ง C2 ถึง C12 เคล็ดล ับ: ถ ้าต ้องการเลือกข ้อมูลทีติดกันทังแถว ให ้คลิกทีข ้อมูลในเซลล์บนสุด กด ปุ่ม Shift และ Enter ค ้างไว ้ แล ้วกดปุ่มลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ เช่น คลิกตําแหน่ง C2 แล ้วกดปุ่ม Shift และ Enter ค ้างไว ้ แล ้วกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกข ้อมูลทังหมด โดยไม่ต ้องใช ้เมาส์ลาก วิธีนีมีประโยชน์มาก ในกรณีทีข ้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่ สะดวกทีจะใช ้เมาส์ลาก
2. บนแถบริบบิน ไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์ 3. จะมีตัวเลือกย่อยให ้เลือก o เน ้นกฎของเซลล์ จะให ้กําหนดเงือนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น 2. มากกว่า 3. น ้อยกว่า 4. ระหว่าง 5. เท่ากับ 6. ข ้อความทีมี 7. วันทีเกิด 8. ค่าทีซํากัน 9. กฎเพิมเติม สําหรับเพิมเงือนไขเอง เช่น เพิมค่าทีมากกว่าหรือเท่ากับ ตลอดจนการ กําหนดรูปแบบตามต ้องการ ในตัวอย่างนี เราต ้องการแสดงรายการทีตํากว่า 3,000 ให ้คลิกที น ้อยกว่า และระบุข ้อมูลดัง ภาพ และถ ้าต ้องการเปลียนลักษณะ สามารถเลือกลักษณะตามที Excel กําหนดให ้เลือก ดัง ภาพ
o กฎอันดับแรก/สุดท ้าย เป็นการกําหนดรูปแบบตามลําดับ เช่น 10 ลําดับแรก 10 ลําดับท ้ายสุด และอืน ๆ เป็นต ้น o เน ้นกฎของเซลล์ จะให ้กําหนดเงือนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น 1.มากกว่า o แถบข ้อมูล เป็นการใส่แถบข ้อมูล จากตัวเลือกทีกําหนด เพือการเปรียบเทียบข ้อมูล โดยใช ้ความยาวของแถบ เช่น o ระดับสี เป็นการใช ้สีตามลักษณะของข ้อมูล เช่น
o ชุดไอคอน เป็นการแสดงไอคอนในเซลล์ตามลักษณะของข ้อมูล เช่น o สร ้างกฎ ในกรณีทีเงือนไขไม่มีให ้เลือก สามารถสร ้างกฎเพิมเติมได ้ o ล ้างกฎ เมือต ้องการล ้างกฎในเซลล์ทีระบุ o จัดการกฎ ใช ้สําหรับการแก ้ไขกฎ เช่น เปลียนแปลงค่าเงือนไข เป็นต ้น การเขียนความคิดเห็น หรือ Comments ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข ้อความทีเราบันทึกไว ้ในแต่ละ เซลล์ เพือแสดงความ คิดเห็นต่อข ้อมูลของ เซลล์ นัน ๆ หรือ เพือเตือนความจํา เกียวกับข ้อมูลนัน ๆ การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ เซลล์ ทําด ังนี; 18.คลิกเลือกเซลล์ ทีต ้องการใส่ความคิดเห็น 19.คลิกขวา เลือก แทรกข ้อคิดเห็น
20.จะเกิดกรอบ สําหรับเขียนความคิดเห็น โดยจะมีชือของเจ ้าของอยู่ในกล่องนีด ้วย เนืองจากถ ้ามีการ ใช ้ ไฟล์นีร่วมกันหลายคน จะได ้ทราบว่า เป็นความคิดเห็นของ ใคร หรือ ใครเป็นคนใส่ความคิดเห็นนี 21.ให ้เขียนความคิดเห็น ดังภาพ 22.ถ ้าต ้องการจัดรูปแบบ ให ้คลิกขวาทีขอบ 23.จะเปิดหน ้าต่างให ้กําหนดลักษณะพิเศษ เช่น สีตัวหนังสือ สีพืน เส ้นขอบ 24.พิมพ์เสร็จแล ้ว ให ้คลิกทีนอกกรอบไป 1 ครัง กรอบข ้อความทีเป็น Comment จะ หายไป และทีช่องทีเขียน Comment จะมีสามเหลียมสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏทีมุมบน ด ้านขวามือ เมือนําเมาส์มาวางจะปรากฏให ้เห็น ดังนี
25.ถ ้าต ้องการเอา Comment ออก ให ้คลิกเลือกที เซลล์ ทีต ้องการเอา Comment ออก แล ้วไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มการแก ้ไข ปุ่มล ้าง และเลือกล ้างข ้อคิดเห็น การสล ับแถวข้อมูล ในกรณีทีต ้องการสลับแถวข ้อมูล ระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพือให ้ดูง่ายขึน หรือเพือสะดวกใน การใช ้ Fill handle คัดลอกข ้อมูล เป็นต ้น เราสามารถสลับแถวได ้ ดังนี ข ้างล่างนีคือข ้อมูลเดิม ข ้อมูลใหม่ทีสลับแถวแล ้ว การสลับแถวข ้อมูลใช ้การคัดลอก และวางแบบพิเศษ โดยเลือกวางแบบ สลับเปลียนแถว กับคอลัมน์ วิธีการ 26.จากข ้อมูลข ้างต ้น คลิกลากบริเวณให ้ครอบคลุมข ้อมูล ตังแต่ A1 ถึง E4 หรือคลิก ภายในบริเวณข ้อมูล และกด Ctrl + A 27.ทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิก คัดลอก 28.คลิกทีเซลล์ทีต ้องการวางข ้อมูล เช่น G1 29.คลิกขวาทีเซลล์ G1 และเลือกวางข ้อมูลแบบ สลับเปลียนแถวกับคอลัมน์
เคล็ดล ับ: ถ ้าเซลล์มีสูตรการคํานวณ ต ้องเปลียนการอ ้างอิงเซลล์ ต ้องอ ้างอิงแบบ Absolute Referencing ก่อนการคัดลอกข ้อมูล มิฉะนันการอ ้างอิงข ้อมูลจะไม่ถูกต ้อง การเรียงข้อมูล ในกรณีทีข ้อมูลมีจํานวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราต ้องการเรียงข ้อมูลเสียใหม่ให ้เป็น ระบบมากขึน และถ ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข ้อมูลได ้หลายคอลัมน์ เช่น เรียง ตามอายุ ถ ้าอายุเท่ากันให ้เรียงชือตามตัวอักษร เป็นต ้น Excel 2010 เรียงข ้อมูล 4 ลักษณะคือ o เรียงตามค่า o เรียงตามสีของเซลล์ o เรียงตามสีของตัวอักษร o เรียงตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีทีมีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช ้ไอคอน ลักษณะการเรียง จะเรียงได ้ 3 ลักษณะ คือ o เรียงจากน ้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรือจากเลขน ้อย ไปหาเลขมาก o เรียงจากมากไปหาน ้อย จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน ้อย o เรียงแบบกําหนดเอง เช่น เรียงตามวัน หรือตามรูปแบบทีกําหนดอย่างอืน การเรียงข ้อมูลจะต ้องกําหนดให ้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึงเป็นหลัก และข ้อมูลใน คอลัมน์อืน ๆ จะต ้องเปลียนแปลงตามไปด ้วย ข ้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนันใน การเลือกจึงต ้องเลือกให ้ครอบคลุมข ้อมูลทุกคอลัมน์ ทีเป็นข ้อมูลอยู่ในชุดเดียวกัน
วิธีการ สมมติว่า ต ้องการเรียงข ้อมูลข ้างล่างนี ตามอายุ จากน ้อย ไปหามาก มีขันตอน ดังนี 37.คลิกในบริเวณข ้อมูล ทีใดก็ได ้ ภายในขอบเขตข ้อมูลตังแต่ B2 ถึง C11 เพิอระบุ ขอบเขตของข ้อมูล Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ทีติดต่อกัน เป็นข ้อมูลชุดเดียวกัน ในตัวอย่างนีคลิกทีตําแหน่ง C4 38.ไปทีแท็บ ข ้อมูล กลุ่มเรียงลําดับและกรอง คลิกปุ่มเรียงลําดับ 39.Excel จะลากดําครอบคลุมบริเวณข ้อมูลทังหมด และจะมีหน ้าจอให ้ตังค่าสําหรับการ เรียงข ้อมูล
เพิมระดับ ถ ้ามีการเรียงมากกว่า 1 คอลัมน์ ให ้เพิมระดับ เช่น ในตัวอย่าง เราจะเรียงตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มีเลขซํากัน คือเลข 10 ในกรณีนี จะให ้เรียงชือตามตัวอักษร ดังนันในตัวอย่างนี ประสาท จะมาก่อน มานะ เมือคลิกเพิมระดับ Excel จะเพิมแถวการเรียงให ้ระบุเงือนไขการเรียง ดังนี คอลัมน์เรียงตามลําดับ ให ้ระบุคอลัมน์ของข ้อมูลทีต ้องการเรียง เรียงลําดับ สามารถเลือกได ้แก่ เรียงตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของเซลล์ 40.ในตัวอย่างนี ครังแรกให ้เรียงข ้อมูลตามคอลัมน์ C เรียงตามค่า และเรียงจากน ้อยไป หามาก ต่อมาให ้เรียงข ้อมูลตามคอลัมน์ B ดังภาพ
41.จะได ้ข ้อมูลดังภาพ
42.จะเห็นได ้ว่า ลําดับทีของข ้อมูลจะถูกเปลียนไปด ้วย ถ ้าต ้องการยกเลิกการเรียง ให ้ กดปุ่ม Undo หรือ ไปที Edit > Undo ถ ้าปิดแล ้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได ้ อีก การกรองข้อมูล ในกรณีทีมีข ้อมูลจํานวนมาก และเราต ้องการเลือกดูข ้อมูลเฉพาะบางอย่าง เช่น มีข ้อมูลคน จํานวน 500 คน ต ้องการดูข ้อมูลคนทีมีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทําได ้ โดยใช ้การ กรองข ้อมูล การกรองข ้อมูล จะช่วยให ้เราเลือกดูข ้อมูล เฉพาะเรืองทีต ้องการได ้ Excel มี เมนูสําหรับการกรองข ้อมูลให ้แล ้ว สามารถเลือกดูได ้ สมมติ ว่า เรามีข ้อมูลชือคน และอายุ ตามข ้างล่างนี จะสังเกตเห็นได ้ว่า ข ้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที 1 เป็นชือของแต่ละ คอลัมน์ ซึงเราเรียกว่าเป็น heading และถ ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข ้อมูลมีทังหมด 7 รายการ เริมจากแถวที 2-8 สําหรับคอลัมน์อายุ มีข ้อมูลตังแต่ 16 จนถึง 60 ปี และอาชีพ 1-4 ถ ้าเราต ้องการดูข ้อมูลของคนทีมีอายุ ตังแต่ 20 ถึง 50 ปี มีวิธีการดังนี
วิธีการ 43.พิมพ์ข ้อมูลให ้เหมือนข ้อมูลในตัวอย่างข ้างต ้น 44.คลิกในบริเวณข ้อมูล (ภายในตําแหน่ง A1ถึง C8 หรือ A1:C8) 45.ทีแท็บข ้อมูล กลุ่มเรียงลําดับและกรอง และเลือกตัวกรอง 46.จะเกิดปุ่มลูกศรการกรองทีหัวตาราง 47.ทีหัวตารางอายุ ให ้คลิกปุ่มลูกศร เลือก ตัวกรองตัวเลข > ระหว่าง 48.จะเกิดหน ้าจอให ้กําหนดเงือนไข ให ้คลิกคลีรายการ และเลือก มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ น ้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังภาพ
49.จะได ้ข ้อมูล ดังภาพ 50.จากหน ้าต่างการกรอง เราสามารถกําหนดเงือนไขต่าง ๆ ได ้ตามต ้องการ หรือ การ เรียงลําดับมาจากมากไปหาน ้อย จากน ้อยไปหามาก ก็สามารถทําได ้จากหน ้าต่างนี 51.ถ ้าต ้องการยกเลิกการกรอง ให ้ไปทีแท็บข ้อมูล กลุ่มเรียงลําดับและกรอง และเลือก ตัวกรองอีกครัง การกรองทีหัวตารางจะหายไป กิจกรรมฝึกปฏิบ ัติ ให ้กรองข ้อมูลตามเงือนไข ต่อไปนี 1. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอายุ 20 2. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอายุ ตังแต่ 20 ปีขึนไป 3. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอายุ ระหว่าง 20 – 50 ปี 4. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอายุ น ้อยกว่า 50 ปี 5. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอายุ ตังแต่ 50 ปี ลงมา 6. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้ทีมีอาชีพรับจ ้าง 7. ต ้องการดูข ้อมูลเฉพาะผู ้มีอายุไม่เกิน 40 ทีประกอบอาชีพอืนๆ ข ้อมูล
การไปทํางานก ับแผ่นงานอืน โปรแกรม Excel ทีเปิดขึนมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ในแผ่นงานแต่ ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน ้า เราสามารถไปทํางานในหน ้าอืน ๆ หรือ แผ่นงานอืน ๆ ได ้ โดยการคลิกทีชือของแผ่นงาน ซึงอยู่ทีแถบ ด ้านล่าง ดังภาพ เราสามารถจัดการเกียวกับแผ่นงานให ้ เช่น เพิม ย ้ายตําแหน่ง ลบแผ่นงาน เปลียนสี เปลียนชือแผ่นงานได ้ โดยการคลิกขวาทีชือแผ่นงาน และเลือก คําสังทีต ้องการ ดังภาพ
ตอนที 3
การคํานวณและฟังช ันเบื;องต้น
การทํางานก ับต ัวเลข เมือพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ เราสามารถนํามาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นําตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได ้ เครืองหมายทีใช ้งาน มี ดังนี + เครืองหมายบวก - เครืองหมายลบ * เครืองหมายคูณ / เครืองหมายหาร ^ เครืองหมายยกกําลัง การคํานวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย การคํานวณ ใน Excel ทําได ้ โดยการป้อนตัวเลขเข ้าในเซลล์ แต่ละเซลล์จากนัน จึงกําหนดให ้นํา ตัวเลขในแต่ละเซลล์ มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทําตามต่อไปนี การบวก 1. คลิกทีตําแหน่ง A1 2. พิมพ์เลข 20 3. แล ้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลือนมาที เซลล์ A2 4. ทีตําแหน่ง A2 พิมพ์เลข 30 แล ้วกด Enter 5. เคอร์เซอร์ จะเลือนมาที A3 ให ้พิมพ์ =A1+A2 6. เครืองหมายเท่ากับ ข ้างหน ้า เป็นการบอก Excel ว่า เป็นการใช ้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ ข ้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข ้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และ เมือขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึนทีตําแหน่ง A1 ด ้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที ตําแหน่ง A2 แสดงขอบเขตทีถูกเลือก ดังนี 7. เมือพิมพ์เสร็จแล ้ว ให ้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลือนไปยังตําแหน่ง A4 และจะได ้ผลลัพธ์ เท่ากับ 50 ในตําแหน่งเซลล์ A3 ดังภาพการลบ 1. คลิกที ตําแหน่ง C1 พิมพ์เลข 30 แล ้วกด Enter 2. ทีตําแหน่ง C2 และพิมพ์เลข 20 แล ้วกด Enter 3. ทีตําแหน่ง C3 ให ้พิมพ์ =C1-C2 4. กดปุ่ม Enter จะได ้ผลลัพธ์ คือผลต่าง ระหว่าง 30 และ 20 ซึงเท่ากับ 10 ในตําแหน่งเซลล์ C3 การคูณ 1. คลิกที ตําแหน่ง E1 พิมพ์เลข 3 แล ้วกด Enter 2. ทีตําแหน่ง E2 พิมพ์เลข 2 แล ้วกด Enter 3. ทีตําแหน่ง E3 ให ้พิมพ์ =E1*E2 4. กดปุ่ม Enter จะได ้ผลลัพธ์ ซึงเป็นผลคูณ ของ 3 และ 2 ซึงเท่ากับ 6 ในตําแหน่งเซลล์ E3 การหาร 1. คลิกที ตําแหน่ง G1 พิมพ์เลข 30 แล ้วกด Enter 2. ทีตําแหน่ง G2 พิมพ์เลข 5 แล ้วกด Enter 3. ทีตําแหน่ง G3 ให ้พิมพ์ =G1/G2 4. กดปุ่ม Enter จะได ้ผลลัพธ์ 30 หารด ้วย 5 ซึงเท่ากับ 6 ในตําแหน่งเซลล์ G3 กิจกรรมฝึกปฏิบ ัติ ให ้ท่านหาคําตอบในเซลล์ B3 B4 B5 และ B6 ซึงเป็นผลบวก ลบ คูณ และหาร ของ เลข 50 และ 20 โดยให ้ทําใน Excel Web App ข ้างล่างภาพ (หรือ ใช ้ Excel 2010 ในเครืองของท่าน)
การใช้ ผลรวม (AutoSum) เครืองหมาย ผลรวม หรือ AutoSum ( ) บนแถบริบบิน ใช ้สําหรับการบวกตัวเลขตามแนวตัง (column) หรือแนวนอน(row) อย่างรวดเร็ว ซึงมีวิธีการใช ้ ดังนี 1. ไปที ตําแหน่ง H1 พิมพ์ 5 แล ้วกด Enter 2. ทีตําแหน่ง H2 พิมพ์ 5 แล ้วกด Enter 3. ทีตําแหน่ง H3 พิมพ์ 5 แล ้วกด Enter 4. ขณะนี เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ทีตําแหน่ง H4 5. ไปทีแท็บหน ้าแรก กลุ่มการแก ้ไข คลิกปุ่มผลรวม ( ) 6. จะเกิดกรอบล ้อมรอบข ้อมูล และมีสูตรเกิดขึน ดังภาพ 7. ให ้กดปุ่ม Enter เพือตอบตกลง จะได ้ผลดังภาพข ้างล่างนี เคล็ดลับ: สามารถใช ้ผลรวมทีละหลาย ๆ คอลัมน์ ทังแนวตังและแนวนอน การคํานวณโดยอัตโนมัติ เมือมีการกรอกตัวเลขลงใน เซลล์ และมีการสังให ้คํานวณ Excel จะคํานวณให ้ แต่ถ ้าเมือมีการ เปลียนแปลงค่าในเซลล์ ถ ้าไม่ตังให ้ Excel คํานวณโดยอัตโนมัติ Excel ก็จะไม่คํานวณให ้ การตัง ค่าให ้คํานวณโดยอัตโนมัติ ทําได ้ดังนี 1. บนริบบินไปที แฟ้ม > ตัวเลือก 2. จะเปิดหน ้าต่างตัวเลือก ให ้คลิกแถบ สูตร 3. ถ ้าวงกลมหน ้าคําว่า “อัตโนมัติ” ในกลุ่ม การคํานวณสมุดงาน ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มี การคํานวณอัตโนมัติ
