รายละเอียดและลักษณะงานที่ปฏิบัติ
1.
งานบริหารหนวยงาน
ประกอบดวย
1.1
บริหารจัดการทั่วไป
- กําหนดแนวทางการปฏิบัติงาน ภาระงานกํากับดูแล ประเมินผลงานของบุคลากร - กํากับ ดูแลความเรียบรอยใหคําแนะนําการดําเนินงานสารบรรณ ของมรอ. - จัดทําขอมูลประมาณการความตองการใชงบประมาณของหนวยงาน - ดูแล ควบคุมการใชงบประมาณ - จัดหา ควบคุมดูแล การใชงาน การซอมบํารุง วัสดุ ครุภัณฑใหเพียงพอ - รวบรวมขอมูล ประมวลผลการดําเนินงาน และจัดทํารายงานของกลุมงานตามที่รับสั่งการ - จัดทําเอกสาร สรุปขอมูลตาง ๆ ของงานสารบรรณตามที่สํานักงาน หรือกองกลางใหรายงาน 1.2 งานตรวจรางหนังสือออก ประกาศคําสั่งของมหาวิทยาลัย - ตรวจสอบขอมูล ตนเรื่อง หนังสือสั่งการ ใหออกหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย - พิจารณา ตรวจสอบ รูปแบบการออกหนังสือราชการ การ ประกาศ คําสั่ง - พิจารณาแกไข ใหปรับขอความ หนังสือราชการ ประกาศ คําสั่ง ที่นํามาผานการ ตรวจสอบใหถูกตองและเหมาะสม - ประสานแจงเจาหนาที่ ผูจัดพิมพ ใหมารับเอกสารไปแกไข หรือปรับขอความ ใหเหมาะสม - รับรองสําเนาหนังสือราชการที่ผานการตรวจสอบ 1.3 งานวิเคราะหเสนอแนวทางในการนําเสนอหนังสือตอผูบริหาร - ตรวจสอบ วิเคราะห หนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายใน ทุกฉบับที่เสนอผูบริหารเพื่อพิจารณา สั่งการวาเกี่ยวของ หรืออยูในความดูแล รับผิดชอบของผูบริหารสายงานใด - ตรวจสอบ คนหาขอมูลเดิม เพื่อใชประกอบในการวิเคราะห และสั่งการของผูบริหาร - พิจารณาแยกเรื่องหนังสือภายใน และหนังสือภายนอกที่มีมาถึงมหาวิทยาลัย เพื่อเนอรองอธิการ เรื่องที่ไดมีการ มอบหมายงานแลว
2. งานรับ –สงหนังสือภายใน และภายนอก ดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับ 2.1 ตรวจสอบ และลงทะเบียนรับ - ตรวจสอบความชัดเจน ถูกตอง ครบถวน ของเอกสารที่ไดรับกอนลงทะเบียนรับ และนําเสนอ - ติดตอประสานงานหนวยงานเพื่อขอขอมูลเพิ่มเติม หรือระบุแจงสิ่งที่บกพรองไว - พิจารณาความเรงดวนของเอกสาร เพื่อแยกเรื่องดําเนินการเรื่องเรงดวนกอน - บันทึกขอมูลการรับหนังสือภายใน และภายนอก เพื่อใชสืบคน ติดตาม ขอมูลการรับ-สงหนังสือ - จัดเขาแฟมผานการเสนอแนวทางการเดินหนังสือจากหัวหนางาน หรือ ผอ.สอ. – จัดเรื่องเขาแฟมเพื่อเสนอผูบริหารตามสายงานที่เกี่ยวของตามที่เสนอแนวทาง และสรุปการจัดเขาแฟม 2.2 จัดเรื่องเขาแฟมและนําเสนอสั่งการ - บันทึกคําสั่งการของผูบริหาร เพื่อมอบหนวยงานที่เกี่ยวของทราบ และดําเนินการ - ติดตาม และสืบคนเรื่องที่ลงทะเบียนรับไว กรณีมีผูมาสอบถาม หรือติดตามเรื่องระหวางการนําเสนอ - ตรวจสอบ และสรุปคําสั่งการของผูบริหาร ในหนังสือภายในและภายนอก ในสมุดทะเบียนรับใหเขาใจไดงาย และสะดวกกับการสืบคน หรือติดตามผูเกี่ยวของไดงาย - จัดทําสําเนาเอกสารใหหนวยงานที่เกี่ยวของตามคําสั่งการ และประสานแจงใหมารับไปดําเนินการ 2.3 ติดตามสืบคน และจัดเก็บเอกสาร - สืบคน และติดตามหนังสือที่อยูระหวางนําเสนอเมื่อมีผูรองขอ - สืบคนขอมูล หนังสือเดิมที่ไดมีการสั่งการ และมอบหมายผูเกี่ยวของเพื่อประกอบการเสนอแนวทางให ผูบริหาร - จัดทําหมวดหมู และจัดเก็บหนังสือภายใน และภายนอกที่มอบงานสารบรรณจัดเก็บประจําป - จัดเก็บสําเนาหนังสือที่เกี่ยวของการปฏิบัติงานสารบรรณ แยกตางหากเพื่อสะดวกการอางอิง/ใชงาน - จัดเก็บสมุดทะเบียนรับหนังสือภายใน และหนังสือภายนอกเพื่อใชสืบคนภายหลัง - สรุปรายการเอกสารที่จัดเก็บในแตละป และจัดเก็บเขาแฟมสันหนา ใหเปนระบบ - จัดทําบัญชีรายการเอกสารที่ประสงคจะทําลาย เมื่อครบอายุการจัดเก็บ
3. งานจัดทําหนังสือราชการประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย 3.1 จัดทําสมุดคุมเลขหนังสือออกและคําสั่งมหาวิทยาลัย - จัดทําสมุดคุมการออกหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย สมุดสรุปขอมูลคําสั่งไปราชการของ มหาวิทยาลัย ในแตละปปฏิทิน - รับผิดชอบในการตรวจสอบ กํากับ ดูแลความเรียบรอย ครบถวน ชัดเจน ของการกรอกขอมูลในสมุดคุม เลขหนังสือออกและสมุดคําสั่ง ใหเปนปจจุบัน และเปนไปตามลําดับที่ถูกตอง สะดวก งายตอการติดตาม สืบคน ตรวจสอบ ประสานงานภายหลัง - ตรวจสอบ ติดตาม คําสั่งที่หนวยงานอื่น ๆ ออกในนามมหาวิทยาลัยมาจัดตามลําดับเลขที่มีผูขอใชให ครบถวน ในแตละสัปดาห - ดูแล จัดเก็บขอมูลในสมุดคําสั่ง สมุดคุมเลขหนังสือออกของมหาวิทยาลัยใหอยูในสภาพเรียบรอย พรอมใชงาน 3.2 จัดพิมพหนังสือออก คําสั่ง ประกาศมหาวิทยาลัยและสํานักงานอธิการบดี - ราง / จัดพิมพหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่ง ตามที่ผูบริหารสั่งการ หรือที่มิไดอยูในความ รับผิดชอบของ หนวยงานใดโดยเฉพาะ เชน หนังสือโตตอบทั่วไป หนังสือขอความอนุเคราะห หนังสือขออนุญาตมีอาวุธปน คําสั่งแตงตั้งคณะกรรมการดําเนินงานตาง ๆ คําสั่งการมอบหมายงานของอธิการบดี คําสั่งไปราชการ ประกาศ คําสั่ง อื่น ๆ ที่ผูบริหารสั่งการ หรือมอบใหงานสารบรรณจัดพิมพ - ตรวจสอบหลักฐาน เอกสารประกอบการจัดทําหนังสือ ประกาศ คําสั่งใหครบถวน ถูกตองตามขั้นตอนที่กําหนด และประสานกับหนวยงาน บุคคลกรณีขอมูลไมครบถวน ถูกตองตามระเบียบ แนวปฏิบัติ - ติดตาม รวบรวม ขอมูลเกี่ยวกับบุคลากร ผูบริหาร และแนวปฏิบัติตาง ๆ ที่มหาวิทยาลัยกําหนดขึ้นเพื่อใช ประกอบในการจัดทําหนังสือราชการใหถูกตอง เปนปจจุบัน 3.3 ติดตาม จัดเก็บเอกสารหนังสือออก คําสั่ง ประกาศมหาวิทยาลัย และสํานักงานอธิการบดี - จัดเก็บคําสั่งที่รวบรวมและเรียงลําดับเรียบรอยแลวในแฟมเก็บเอกสารใหเหมาะสม เปนระบบ สืบคนไดงาย - จัดทําบัญชีรายการเอกสารประกาศ คําสั่งของมหาวิทยาลัย ที่จัดเก็บในแตละแฟม - จัดทําสําเนาแยก ประกาศ คําสั่งที่เกี่ยวของกับนโยบาย แนวทางปฏิบัติสําคัญทางการบริหาร หรือคําสั่ง แตงตั้งกรรมการสําคัญตาง ๆ เพื่อรวบรวมเปนชุดขอมูล / รูปเลมประจําป และสะดวกตอการสืบคน ใชงาน - จัดเก็บเอกสารตนฉบับที่สแกนแลวใหเปนระบบสํารองไว และสามารถเรียกสืบคนไดงายหากมีความจําเปน - ตรวจสอบเอกสารที่จัดเก็บ จัดทําบัญชีรายการเอกสารที่ครบอายุการเก็บ สรุปรายการเอกสารที่สมควรขอ ทําลาย - พิจารณากําหนดหมวดหมูในการจัดเก็บสําเนาหนังสือราชการตาง ๆ ใหเหมาะสม สืบคนไดงาย - มีการจัดลําดับ หรือแบงลักษณะเก็บตามป - สแกนหนังสือราชการที่จัดเก็บ และบันทึกรายการขอมูลเพื่อเปนหลักฐานอยางเปนระบบและบันทึกลงใน แผน Cd-Rom - สแกนประกาศ คําสั่ง ที่ออกในนามมหาวิทยาลัย และบันทึกรายการขอมูลเพื่อเปนหลักฐานอยางเปนระบบ และบันทึกลงในแผน Cd-Rom - จัดทําคูมือ หรือแนวปฏิบัติประกอบในการจัดเก็บ และสืบคนขอมูลในความดูแล รับผิดชอบ
4. หนวยบริการการใชอาคารสถานที่ และธุรการทั่วไป 4.1 งานบริการอาคารสถานที่ - จัดทําสมุดรับลงทะเบียนเรื่องขอใชอาคารสถานที่ และจัดเตรียมแบบฟอรมการขอใชอาคารสถานที่ - ตรวจสอบปฏิทินกิจกรรมของมหาวิทยาลัย และบันทึกขอมูลการใชอาคารสถานที่ตามปฏิทินกิจกรรมในสมุดตาราง คุมการใชหอง และตารางบน Website – จัดทําสมุดตารางบันทึกการใชสถานที่ และกรอกขอมูลการใชอาคารสถานที่เพื่อเผยแพรบน Website - จัดเก็บ รวบรวมประกาศ คําสั่งตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการใชบริการอาคารสถานที่ - ตรวจสอบความถูกตองของเอกสารที่ใชประกอบการขอใชสถานที่ (กรณีนักศึกษาจัดกิจกรรม) - ติดตอ แจงประสานงาน แจงผลการขอใชกับผูขอใช ทั้งภายนอกและภายนอก - นําเสนอเรื่องขอใชสถานที่เพื่อเสนอผูบริหารสั่งการ - ประสานแจงเจาหนาที่ดูแลอาคารสถานที่ ในการจัดเตรียมสถานที่ พาผูขอใชดูสถานที่ - สําเนาแจงการใชอาคารสถานที่ใหเจาหนาที่รักษาความปลอดภัย ฝายประชาสัมพันธ ทราบ - ประสานการชําระเงินคาสถานที่ของผูใชบริการกับฝายการเงิน และสําเนาใบเสร็จรับเงินเก็บเปนหลักฐาน - ประสานขอมูลงานกับสํานักวางแผน สํานักสงเสริมวิชาการ และสํานักกิจการนักศึกษาเพื่อขอขอมูลการใชอาคาร สถานที่ สนามกีฬา ในแตละปการศึกษา เพื่อเปนขอมูลประกอบการใหบริการ - นําเสนอเรื่องการขอใชอาคารสถานที่เขาแฟมเพื่อเสนอผูบริหารพิจารณาสั่งการ - สรุปขอมูลการใชอาคารสถานที่ประจําป 4.2 งานแจงเวียนเอกสาร ประกาศคําสั่งจัดทําแบบฟอรมใหบริการในงานที่ไดรับมอบหมาย - ตรวจสอบ และสําเนาคําสั่ง หรือประกาศจากแฟมที่หนวยงานอื่นเสนอผูบริหารลงนามแลว เพื่อชวยรวบรวมจัดเก็บ - สําเนาคําสั่ง ประกาศ เพื่อแจงเวียนบุคคล หรือหนวยงานที่เกี่ยวเพื่อทราบ - จัดทําแบบฟอรมแจงเวียนหนังสือภายใน และภายนอก จัดทําแบบแจงเวียนเพื่อเปนหลักฐาน - จัดพิมพ อัดสําเนาแบบฟอรมใหบริการที่อยูในความรับผิดชอบของฝายธุรการใหบริการอัดสําเนาแบบฟอรมให บริการฝายอาคารสถานที่ และฝายยานพาหนะ - งานบริการถายสําเนาคําสั่งไปราชการ และใบตัดยอดขออนุญาตไปราชการใหกับบุคลากรที่มีคําสั่งไปราชการ เพื่อ จัดทําเรื่องยืมเงิน 4.3 งานเดินแฟมหนังสือราชการ - ดูแลรับผิดชอบการนําแฟมหนังสือราชการของฝาย และของหนวยงานอื่น ๆ ที่ผานผูอํานวยการสํานักงานอธิการบดี ขึ้นเสนอรองอธิการบดี หรืออธิการบดี และรับแฟมที่สั่งการแลวลงมาเพื่อคืนใหหนวยงานเจาของแฟม 4.4 งานรับ –สงโทรสาร(Fax) ของมหาวิทยาลัย - จัดทําสมุดทะเบียนรับโทรสาร และลงชื่อผูรับโทรสาร - ตรวจสอบความถูกตอง ชัดเจน ครบถวนของเอกสารที่จัดสงมา - ลงทะเบียนรับโทรสารที่สงมาในสมุดทะเบียนรับ - โทรศัพทติดตอประสานงานกับหนวยงานผูจัดสง กรณีไดรับเอกสารไมชัดเจน หรือไมครบถวน - โทรศัพทประสานแจงหนวยงานที่เกี่ยวของมารับเรื่องไปดําเนินการ - จัดทําสมุดบันทึกขอมูลการสงโทรสาร
- จัดทําแบบฟอรมการขอสงโทรสาร และเก็บขอมูลผูมาใชบริการสงโทรสาร - เสนอเรื่องใหผูมีอํานาจพิจารณาลงนามอนุญาตในแบบฟอรมขอใชโทรศัพทติดตอ 001 เพื่อขอจัดสงโทรสาร ไปตางประเทศ - จัดเก็บเอกสารหลักฐานการขอสงโทรสารไปตางประเทศ เพื่อมอบฝาย ปชส.ทําเรื่องเบิกจาย - ดูแล รักษา เครื่องรับ - สง โทรสาร และจัดเตรียมวัสดุหมึก กระดาษโทรสารใหอยูในสภาพพรอมใชงาน 5. งานบริการรับฝาก-สงไปรษณีย 5.1 ดานการนําสงเอกสารและไปรษณียภัณฑ - รับจดหมายราชการจากหนวยงานตาง ๆ ในมหาวิทยาลัย ตรวจสอบความถูกตองของ เอกสารที่จัดสงในแตละวัน - จัดทํารายงานการฝากสงในแบบฟอรมฝากสงรายเดือน - ควบคุมหมายเลขการฝากสงจดหมายลงทะเบียน - จัดเก็บรวบรวม รักษาใบนําฝากสงรายเดือนเพื่อใชในกรณีที่ตองการตรวจสอบ - จัดเตรียมเอกสารการนําฝากสงในกรณีพิเศษ เชน จดหมายหรือพัสดุภัณฑลงทะเบียน จดหมาย หรือพัสดุภัณฑ ดวนพิเศษ - ประสานขอมูลเพิ่มเติมจากหนวยงานที่ประสงคจัดสงโดยชําระคาฝากสงรายเดือน 5.2 ดานการรับและนําจายเอกสาร - คัดแยกจดหมาย ไปรษณียภัณฑที่สงมาถึงมหาวิทยาลัย รวมทั้งนักศึกษา บุคลากร อาจารย หนวยงานภายใน ผูบริหารทั้งหมดของมหาวิทยาลัย - แจงใหผูรับผิดชอบของสวนราชการมารับไปรษณียภัณฑไปดําเนินการ - คัดแยกจดหมาย พัสดุภัณฑที่ระบุถึงมหาวิทยาลัย อธิการบดี นําสงฝายธุรการเพื่อดําเนินการ - จัดทําบัญชีผูรับจดหมายดวนพิเศษ พัสดุภัณฑ จดหมายลงทะเบียน ธนาณัติ เพื่อเปน หลักฐานการรับ 5.3 ดานการรายงานคาใชจาย - รวบรวมใบฝากสงรายเดือนของหนวยงานอื่น ๆ ภายในมหาวิทยาลัยที่รวมชําระคาฝากสงรายเดือน - แจงสรุปยอดคาใชจายที่หนวยงานไดจัดสงในแตละเดือนใหหนวยงานตาง ๆ ทราบเพื่อเบิกจายสมทบกับ สํานักงานอธิการบดี - จัดสงใบแจงหนี้จากไปรษณียอุตรดิตถ ซึ่งเปนคาใชจายทั้งหมดของมหาวิทยาลัยในการจัดสงไปรษณียภัณฑ ที่ฝากสงรายเดือนใหฝายพัสดุทราบและทําเรื่องเบิกจาย 5.4 ดานบริการทั่วไปของงานไปรษณีย - งานจําหนายตราไปรษณียากร ซองจดหมาย กลองพัสดุภัณฑตาง ๆ - ใหบริการรับชําระคาใชจายตาง ๆ ตามบริการที่ บ.ไปรษณียไทยกําหนด(Pay at Post)