• No results found

รายละเอ ยดและล กษณะงานท ปฏ บ ต 1. งานบร หารหน วยงาน ประกอบด วย 1.1 บร หารจ ดการท วไป

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "รายละเอ ยดและล กษณะงานท ปฏ บ ต 1. งานบร หารหน วยงาน ประกอบด วย 1.1 บร หารจ ดการท วไป"

Copied!
5
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

รายละเอียดและลักษณะงานที่ปฏิบัติ

1.

งานบริหารหนวยงาน

ประกอบดวย

1.1

บริหารจัดการทั่วไป

- กําหนดแนวทางการปฏิบัติงาน ภาระงานกํากับดูแล ประเมินผลงานของบุคลากร - กํากับ ดูแลความเรียบรอยใหคําแนะนําการดําเนินงานสารบรรณ ของมรอ. - จัดทําขอมูลประมาณการความตองการใชงบประมาณของหนวยงาน - ดูแล ควบคุมการใชงบประมาณ - จัดหา ควบคุมดูแล การใชงาน การซอมบํารุง วัสดุ ครุภัณฑใหเพียงพอ - รวบรวมขอมูล ประมวลผลการดําเนินงาน และจัดทํารายงานของกลุมงานตามที่รับสั่งการ - จัดทําเอกสาร สรุปขอมูลตาง ๆ ของงานสารบรรณตามที่สํานักงาน หรือกองกลางใหรายงาน 1.2 งานตรวจรางหนังสือออก ประกาศคําสั่งของมหาวิทยาลัย - ตรวจสอบขอมูล ตนเรื่อง หนังสือสั่งการ ใหออกหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย - พิจารณา ตรวจสอบ รูปแบบการออกหนังสือราชการ การ ประกาศ คําสั่ง - พิจารณาแกไข ใหปรับขอความ หนังสือราชการ ประกาศ คําสั่ง ที่นํามาผานการ ตรวจสอบใหถูกตองและเหมาะสม - ประสานแจงเจาหนาที่ ผูจัดพิมพ ใหมารับเอกสารไปแกไข หรือปรับขอความ ใหเหมาะสม - รับรองสําเนาหนังสือราชการที่ผานการตรวจสอบ 1.3 งานวิเคราะหเสนอแนวทางในการนําเสนอหนังสือตอผูบริหาร - ตรวจสอบ วิเคราะห หนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายใน ทุกฉบับที่เสนอผูบริหารเพื่อพิจารณา สั่งการวาเกี่ยวของ หรืออยูในความดูแล รับผิดชอบของผูบริหารสายงานใด - ตรวจสอบ คนหาขอมูลเดิม เพื่อใชประกอบในการวิเคราะห และสั่งการของผูบริหาร - พิจารณาแยกเรื่องหนังสือภายใน และหนังสือภายนอกที่มีมาถึงมหาวิทยาลัย เพื่อเนอรองอธิการ เรื่องที่ไดมีการ มอบหมายงานแลว

(2)

2. งานรับ –สงหนังสือภายใน และภายนอก ดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับ 2.1 ตรวจสอบ และลงทะเบียนรับ - ตรวจสอบความชัดเจน ถูกตอง ครบถวน ของเอกสารที่ไดรับกอนลงทะเบียนรับ และนําเสนอ - ติดตอประสานงานหนวยงานเพื่อขอขอมูลเพิ่มเติม หรือระบุแจงสิ่งที่บกพรองไว - พิจารณาความเรงดวนของเอกสาร เพื่อแยกเรื่องดําเนินการเรื่องเรงดวนกอน - บันทึกขอมูลการรับหนังสือภายใน และภายนอก เพื่อใชสืบคน ติดตาม ขอมูลการรับ-สงหนังสือ - จัดเขาแฟมผานการเสนอแนวทางการเดินหนังสือจากหัวหนางาน หรือ ผอ.สอ. – จัดเรื่องเขาแฟมเพื่อเสนอผูบริหารตามสายงานที่เกี่ยวของตามที่เสนอแนวทาง และสรุปการจัดเขาแฟม 2.2 จัดเรื่องเขาแฟมและนําเสนอสั่งการ - บันทึกคําสั่งการของผูบริหาร เพื่อมอบหนวยงานที่เกี่ยวของทราบ และดําเนินการ - ติดตาม และสืบคนเรื่องที่ลงทะเบียนรับไว กรณีมีผูมาสอบถาม หรือติดตามเรื่องระหวางการนําเสนอ - ตรวจสอบ และสรุปคําสั่งการของผูบริหาร ในหนังสือภายในและภายนอก ในสมุดทะเบียนรับใหเขาใจไดงาย และสะดวกกับการสืบคน หรือติดตามผูเกี่ยวของไดงาย - จัดทําสําเนาเอกสารใหหนวยงานที่เกี่ยวของตามคําสั่งการ และประสานแจงใหมารับไปดําเนินการ 2.3 ติดตามสืบคน และจัดเก็บเอกสาร - สืบคน และติดตามหนังสือที่อยูระหวางนําเสนอเมื่อมีผูรองขอ - สืบคนขอมูล หนังสือเดิมที่ไดมีการสั่งการ และมอบหมายผูเกี่ยวของเพื่อประกอบการเสนอแนวทางให ผูบริหาร - จัดทําหมวดหมู และจัดเก็บหนังสือภายใน และภายนอกที่มอบงานสารบรรณจัดเก็บประจําป - จัดเก็บสําเนาหนังสือที่เกี่ยวของการปฏิบัติงานสารบรรณ แยกตางหากเพื่อสะดวกการอางอิง/ใชงาน - จัดเก็บสมุดทะเบียนรับหนังสือภายใน และหนังสือภายนอกเพื่อใชสืบคนภายหลัง - สรุปรายการเอกสารที่จัดเก็บในแตละป และจัดเก็บเขาแฟมสันหนา ใหเปนระบบ - จัดทําบัญชีรายการเอกสารที่ประสงคจะทําลาย เมื่อครบอายุการจัดเก็บ

(3)

3. งานจัดทําหนังสือราชการประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย 3.1 จัดทําสมุดคุมเลขหนังสือออกและคําสั่งมหาวิทยาลัย - จัดทําสมุดคุมการออกหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่งมหาวิทยาลัย สมุดสรุปขอมูลคําสั่งไปราชการของ มหาวิทยาลัย ในแตละปปฏิทิน - รับผิดชอบในการตรวจสอบ กํากับ ดูแลความเรียบรอย ครบถวน ชัดเจน ของการกรอกขอมูลในสมุดคุม เลขหนังสือออกและสมุดคําสั่ง ใหเปนปจจุบัน และเปนไปตามลําดับที่ถูกตอง สะดวก งายตอการติดตาม สืบคน ตรวจสอบ ประสานงานภายหลัง - ตรวจสอบ ติดตาม คําสั่งที่หนวยงานอื่น ๆ ออกในนามมหาวิทยาลัยมาจัดตามลําดับเลขที่มีผูขอใชให ครบถวน ในแตละสัปดาห - ดูแล จัดเก็บขอมูลในสมุดคําสั่ง สมุดคุมเลขหนังสือออกของมหาวิทยาลัยใหอยูในสภาพเรียบรอย พรอมใชงาน 3.2 จัดพิมพหนังสือออก คําสั่ง ประกาศมหาวิทยาลัยและสํานักงานอธิการบดี - ราง / จัดพิมพหนังสือราชการ ประกาศ คําสั่ง ตามที่ผูบริหารสั่งการ หรือที่มิไดอยูในความ รับผิดชอบของ หนวยงานใดโดยเฉพาะ เชน หนังสือโตตอบทั่วไป หนังสือขอความอนุเคราะห หนังสือขออนุญาตมีอาวุธปน คําสั่งแตงตั้งคณะกรรมการดําเนินงานตาง ๆ คําสั่งการมอบหมายงานของอธิการบดี คําสั่งไปราชการ ประกาศ คําสั่ง อื่น ๆ ที่ผูบริหารสั่งการ หรือมอบใหงานสารบรรณจัดพิมพ - ตรวจสอบหลักฐาน เอกสารประกอบการจัดทําหนังสือ ประกาศ คําสั่งใหครบถวน ถูกตองตามขั้นตอนที่กําหนด และประสานกับหนวยงาน บุคคลกรณีขอมูลไมครบถวน ถูกตองตามระเบียบ แนวปฏิบัติ - ติดตาม รวบรวม ขอมูลเกี่ยวกับบุคลากร ผูบริหาร และแนวปฏิบัติตาง ๆ ที่มหาวิทยาลัยกําหนดขึ้นเพื่อใช ประกอบในการจัดทําหนังสือราชการใหถูกตอง เปนปจจุบัน 3.3 ติดตาม จัดเก็บเอกสารหนังสือออก คําสั่ง ประกาศมหาวิทยาลัย และสํานักงานอธิการบดี - จัดเก็บคําสั่งที่รวบรวมและเรียงลําดับเรียบรอยแลวในแฟมเก็บเอกสารใหเหมาะสม เปนระบบ สืบคนไดงาย - จัดทําบัญชีรายการเอกสารประกาศ คําสั่งของมหาวิทยาลัย ที่จัดเก็บในแตละแฟม - จัดทําสําเนาแยก ประกาศ คําสั่งที่เกี่ยวของกับนโยบาย แนวทางปฏิบัติสําคัญทางการบริหาร หรือคําสั่ง แตงตั้งกรรมการสําคัญตาง ๆ เพื่อรวบรวมเปนชุดขอมูล / รูปเลมประจําป และสะดวกตอการสืบคน ใชงาน - จัดเก็บเอกสารตนฉบับที่สแกนแลวใหเปนระบบสํารองไว และสามารถเรียกสืบคนไดงายหากมีความจําเปน - ตรวจสอบเอกสารที่จัดเก็บ จัดทําบัญชีรายการเอกสารที่ครบอายุการเก็บ สรุปรายการเอกสารที่สมควรขอ ทําลาย - พิจารณากําหนดหมวดหมูในการจัดเก็บสําเนาหนังสือราชการตาง ๆ ใหเหมาะสม สืบคนไดงาย - มีการจัดลําดับ หรือแบงลักษณะเก็บตามป - สแกนหนังสือราชการที่จัดเก็บ และบันทึกรายการขอมูลเพื่อเปนหลักฐานอยางเปนระบบและบันทึกลงใน แผน Cd-Rom - สแกนประกาศ คําสั่ง ที่ออกในนามมหาวิทยาลัย และบันทึกรายการขอมูลเพื่อเปนหลักฐานอยางเปนระบบ และบันทึกลงในแผน Cd-Rom - จัดทําคูมือ หรือแนวปฏิบัติประกอบในการจัดเก็บ และสืบคนขอมูลในความดูแล รับผิดชอบ

(4)

4. หนวยบริการการใชอาคารสถานที่ และธุรการทั่วไป 4.1 งานบริการอาคารสถานที่ - จัดทําสมุดรับลงทะเบียนเรื่องขอใชอาคารสถานที่ และจัดเตรียมแบบฟอรมการขอใชอาคารสถานที่ - ตรวจสอบปฏิทินกิจกรรมของมหาวิทยาลัย และบันทึกขอมูลการใชอาคารสถานที่ตามปฏิทินกิจกรรมในสมุดตาราง คุมการใชหอง และตารางบน Website – จัดทําสมุดตารางบันทึกการใชสถานที่ และกรอกขอมูลการใชอาคารสถานที่เพื่อเผยแพรบน Website - จัดเก็บ รวบรวมประกาศ คําสั่งตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการใชบริการอาคารสถานที่ - ตรวจสอบความถูกตองของเอกสารที่ใชประกอบการขอใชสถานที่ (กรณีนักศึกษาจัดกิจกรรม) - ติดตอ แจงประสานงาน แจงผลการขอใชกับผูขอใช ทั้งภายนอกและภายนอก - นําเสนอเรื่องขอใชสถานที่เพื่อเสนอผูบริหารสั่งการ - ประสานแจงเจาหนาที่ดูแลอาคารสถานที่ ในการจัดเตรียมสถานที่ พาผูขอใชดูสถานที่ - สําเนาแจงการใชอาคารสถานที่ใหเจาหนาที่รักษาความปลอดภัย ฝายประชาสัมพันธ ทราบ - ประสานการชําระเงินคาสถานที่ของผูใชบริการกับฝายการเงิน และสําเนาใบเสร็จรับเงินเก็บเปนหลักฐาน - ประสานขอมูลงานกับสํานักวางแผน สํานักสงเสริมวิชาการ และสํานักกิจการนักศึกษาเพื่อขอขอมูลการใชอาคาร สถานที่ สนามกีฬา ในแตละปการศึกษา เพื่อเปนขอมูลประกอบการใหบริการ - นําเสนอเรื่องการขอใชอาคารสถานที่เขาแฟมเพื่อเสนอผูบริหารพิจารณาสั่งการ - สรุปขอมูลการใชอาคารสถานที่ประจําป 4.2 งานแจงเวียนเอกสาร ประกาศคําสั่งจัดทําแบบฟอรมใหบริการในงานที่ไดรับมอบหมาย - ตรวจสอบ และสําเนาคําสั่ง หรือประกาศจากแฟมที่หนวยงานอื่นเสนอผูบริหารลงนามแลว เพื่อชวยรวบรวมจัดเก็บ - สําเนาคําสั่ง ประกาศ เพื่อแจงเวียนบุคคล หรือหนวยงานที่เกี่ยวเพื่อทราบ - จัดทําแบบฟอรมแจงเวียนหนังสือภายใน และภายนอก จัดทําแบบแจงเวียนเพื่อเปนหลักฐาน - จัดพิมพ อัดสําเนาแบบฟอรมใหบริการที่อยูในความรับผิดชอบของฝายธุรการใหบริการอัดสําเนาแบบฟอรมให บริการฝายอาคารสถานที่ และฝายยานพาหนะ - งานบริการถายสําเนาคําสั่งไปราชการ และใบตัดยอดขออนุญาตไปราชการใหกับบุคลากรที่มีคําสั่งไปราชการ เพื่อ จัดทําเรื่องยืมเงิน 4.3 งานเดินแฟมหนังสือราชการ - ดูแลรับผิดชอบการนําแฟมหนังสือราชการของฝาย และของหนวยงานอื่น ๆ ที่ผานผูอํานวยการสํานักงานอธิการบดี ขึ้นเสนอรองอธิการบดี หรืออธิการบดี และรับแฟมที่สั่งการแลวลงมาเพื่อคืนใหหนวยงานเจาของแฟม 4.4 งานรับ –สงโทรสาร(Fax) ของมหาวิทยาลัย - จัดทําสมุดทะเบียนรับโทรสาร และลงชื่อผูรับโทรสาร - ตรวจสอบความถูกตอง ชัดเจน ครบถวนของเอกสารที่จัดสงมา - ลงทะเบียนรับโทรสารที่สงมาในสมุดทะเบียนรับ - โทรศัพทติดตอประสานงานกับหนวยงานผูจัดสง กรณีไดรับเอกสารไมชัดเจน หรือไมครบถวน - โทรศัพทประสานแจงหนวยงานที่เกี่ยวของมารับเรื่องไปดําเนินการ - จัดทําสมุดบันทึกขอมูลการสงโทรสาร

(5)

- จัดทําแบบฟอรมการขอสงโทรสาร และเก็บขอมูลผูมาใชบริการสงโทรสาร - เสนอเรื่องใหผูมีอํานาจพิจารณาลงนามอนุญาตในแบบฟอรมขอใชโทรศัพทติดตอ 001 เพื่อขอจัดสงโทรสาร ไปตางประเทศ - จัดเก็บเอกสารหลักฐานการขอสงโทรสารไปตางประเทศ เพื่อมอบฝาย ปชส.ทําเรื่องเบิกจาย - ดูแล รักษา เครื่องรับ - สง โทรสาร และจัดเตรียมวัสดุหมึก กระดาษโทรสารใหอยูในสภาพพรอมใชงาน 5. งานบริการรับฝาก-สงไปรษณีย 5.1 ดานการนําสงเอกสารและไปรษณียภัณฑ - รับจดหมายราชการจากหนวยงานตาง ๆ ในมหาวิทยาลัย ตรวจสอบความถูกตองของ เอกสารที่จัดสงในแตละวัน - จัดทํารายงานการฝากสงในแบบฟอรมฝากสงรายเดือน - ควบคุมหมายเลขการฝากสงจดหมายลงทะเบียน - จัดเก็บรวบรวม รักษาใบนําฝากสงรายเดือนเพื่อใชในกรณีที่ตองการตรวจสอบ - จัดเตรียมเอกสารการนําฝากสงในกรณีพิเศษ เชน จดหมายหรือพัสดุภัณฑลงทะเบียน จดหมาย หรือพัสดุภัณฑ ดวนพิเศษ - ประสานขอมูลเพิ่มเติมจากหนวยงานที่ประสงคจัดสงโดยชําระคาฝากสงรายเดือน 5.2 ดานการรับและนําจายเอกสาร - คัดแยกจดหมาย ไปรษณียภัณฑที่สงมาถึงมหาวิทยาลัย รวมทั้งนักศึกษา บุคลากร อาจารย หนวยงานภายใน ผูบริหารทั้งหมดของมหาวิทยาลัย - แจงใหผูรับผิดชอบของสวนราชการมารับไปรษณียภัณฑไปดําเนินการ - คัดแยกจดหมาย พัสดุภัณฑที่ระบุถึงมหาวิทยาลัย อธิการบดี นําสงฝายธุรการเพื่อดําเนินการ - จัดทําบัญชีผูรับจดหมายดวนพิเศษ พัสดุภัณฑ จดหมายลงทะเบียน ธนาณัติ เพื่อเปน หลักฐานการรับ 5.3 ดานการรายงานคาใชจาย - รวบรวมใบฝากสงรายเดือนของหนวยงานอื่น ๆ ภายในมหาวิทยาลัยที่รวมชําระคาฝากสงรายเดือน - แจงสรุปยอดคาใชจายที่หนวยงานไดจัดสงในแตละเดือนใหหนวยงานตาง ๆ ทราบเพื่อเบิกจายสมทบกับ สํานักงานอธิการบดี - จัดสงใบแจงหนี้จากไปรษณียอุตรดิตถ ซึ่งเปนคาใชจายทั้งหมดของมหาวิทยาลัยในการจัดสงไปรษณียภัณฑ ที่ฝากสงรายเดือนใหฝายพัสดุทราบและทําเรื่องเบิกจาย 5.4 ดานบริการทั่วไปของงานไปรษณีย - งานจําหนายตราไปรษณียากร ซองจดหมาย กลองพัสดุภัณฑตาง ๆ - ใหบริการรับชําระคาใชจายตาง ๆ ตามบริการที่ บ.ไปรษณียไทยกําหนด(Pay at Post)

References

Related documents

T his best practices State Resource Guide discusses the many alter- native transportation fuels and vehicle technologies available in the marketplace today—ethanol, biodiesel,

They found significant differences between those physicians using a stand-alone e-prescribing system and those using one integrated into an electronic health record — and concluded

Most students support the involvement of an online instructor in the online discussion, and faculty members involved in these discussions function as helpers in the development

The 2007 FSAP Update acknowledged that Switzerland had made “impressive progress... to strengthen the financial sector supervisory framework since the 2001 FSAP”. Nevertheless, it

Digital currencies and their associated technology have the potential to drive       significant change in financial markets and services.. It is vital to the UK economy that UK    

[r]

Once the Reset instruction is accepted, any on-going internal operations will be terminated and the device will return to its default power-on state and lose all

2d at 1243 (¶¶7-8), this Court reversed a chancellor’s decision to modify child custody, because the chancellor failed to identify a specific change in circumstances that