Outlook Web Access 2003 New Features Guide

Global Information Services 

Outlook Web Access 2003 

New Features Guide 

Table of Contents 

After following a link, click  on the toolbar to return to the Table of Contents. 

OWA 2003  2 

Log­in Screen  2 

OWA View  3 

Reader Pane  4 

Flag an E­mail Message  5 

Tasks  6 

Rules  6 

Options  7 

About this Guide: 

This guide provides information on the new features of OWA 2003.  Please send comments to the Global Help  Desk. 

Getting Help 

Contact the Global Help Desk: 

Asia – Pacific ...+63 2 8194778  Europe...+44 20 7919 5400  US (toll­free) ...+1 877 861 9800  WHEM...+1 312 861 1366  [email protected]

OWA 2003 

Upgrading to Outlook Web Access 2003 will help you simplify the management of your messages and calendar  when working away from the office.  This document provides general information about the new features that we  hope you will find useful while using OWA 2003. 

Log­in Screen 

You may access OWA 2003 in the same way as you have in the past, using http://www.bakermckenzie.com/owa. 

At this point you will see your Log­in screen, which has the new addition of a Client option and a Security Option.

·  The default settings are Premium Client and Public Security.

·  The Client options are Premium and Basic.  The Premium option is the set default and provides all features  and enhancements of OWA 2003.  The Basic option is a scaled down version and should only be used if the  browser is below IE 5.01 or if you are connecting through a slow dial­up.

·  The Security options are Public or shared computer and Private computer.  Public or shared computer is  the set default, and the most secure option that time out of OWA after 15 minutes of inactivity.  This option  should always be used when connecting from a non­secure, “untrusted” (I.E. a non­Baker and McKenzie  computer) machine.  The Private computer option can be used when connecting from your own Baker and  McKenzie trusted computer.  With this option, OWA will timeout in 24 hours of inactivity.

·  Reminder: You must type <your login ID> in the User Name field to log in.

OWA View 

After logging in to OWA, you will notice the user interface looks a bit different; it has been designed to be more  user­friendly and intuitive to navigate through.

·  The most vital function when using OWA is the Log Off button, which is now conveniently located in the  upper right corner of the screen.  It continues to be imperative to exit OWA by clicking the Log Off button  after every session and closing all additional browser windows to help preserve the security of the information  stored in our system.

·  The left Navigation Pane contains an expandable folder structure very similar to the one you see in Outlook at  your desktop.  You can access the different functions of OWA 2003 by clicking on the different icons within  this structure, such as Calendar or Contacts.  Additionally, you can access these functions by clicking on the  shortcut links listed at the bottom of the left pane. 

Navigation  Pane

·  A View Options menu is another new feature of OWA 2003.  It can be found in the dark blue toolbar next to  the active function label.  You are able to choose different viewing or sorting options from this convenient  drop down menu.  Dependant upon what function is active (Inbox, Contacts, Sent Items, etc.) will depend on  what options are available in the menu.  The example shown below lists the options of the Inbox.

·  The Action icons in the light blue toolbar are now shown with different pictures instead of labels.  As always  you may hover over the icon with your mouse to view the icon label. 

Reader Pane 

There are now two options for viewing a message within the Reader Pane in OWA 2003:

·  On the right side

·  At the bottom of the window 

The Reader Pane is the same as a Preview Pane. 

Choose a Reading Pane option: 

1.  Select the Show/Hide Reading Pane icon  from the light blue toolbar  2.  Choose an option

3.  The reader pane will shift or disappear, according to your choice 

Flag an E­mail Message 

Flagging messages for follow­up or to note completion is often a helpful way to organize your messages. 

Activate a flag on a message: 

1.  Click the Flag icon next to the message.  This automatically selects the Red flag. 

2.  If you click the Flag icon again, you will see the Completed check mark. 

3.  Right­clicking on the Flag icon activates a pop­up menu that will allow you to select different colored flags for  your organizational needs. 

Reader Pane

Tasks 

Users of OWA 2003 can now view tasks in several different ways as shown from the View Options menu in the  dark blue toolbar. 

Rules 

The usage of Rules can assist in managing E­mail messages by automatically performing actions on incoming  messages. 

Select Rules from the bottom of the left navigation pane, you will see the screen below.  After making your  choices, click Save and Close to activate the new rules. 

·  A rule in gray type cannot be modified by Outlook Web Access because its conditions cannot be interpreted  or it does not specify an action to perform.

·  A rule in red type contains an error related to the folder you want the rule to move or copy the message to. 

Select the rule, click Change Rule, and then correct the rule.

·  If you open the Outlook 2000 or Outlook 2002 Rules Wizard after creating or modifying rules in Outlook Web  Access, you will be warned about a client­server conflict.  To preserve the rules you created in Outlook Web  Access, select Server in the message box. 

Options 

To further customize your experience while working with OWA 2003 several new Options have been added, as  shown below. 

Open and Save Options: 

1.  Click on the Options bar at the bottom of the Navigation Pane 

2.  It is important to remember to select Save and Close to activate any changes made. 

Messaging Options 

1.  Check the box “Automatically include my signature on outgoing messages”. 

2.  A blank window will appear.  You can either cut and paste your standard signature from your desktop Outlook  options, or you can type your signature directly in the window. 

3.  Click Save and Close in this window. 

4.  Also click Save and Close on the top toolbar in the Options screen.

5.  To verify the setting, choose New to compose a new message, the signature should automatically display at the  bottom of the new message screen. 

Reading Pane Options 

This will set how you want to mark items in the Reading Pane. 

Spelling Options 

This new feature can set specific spelling rules. 

Privacy and Junk Email 

The Filter Junk E­mail option should not be activated, as Postini is the Firm’s junk mail filter standard.  When  you first go into OWA 2003, this option may or may not be turned on.  Please make certain the box is unchecked. 

Once the Filter Junk E­mail option is turned off, the Manage Junk E­mail Lists… button is grayed out.  Click Save  and Close. 

Reminder Options 

By default reminder options are enabled.  Task reminders are a new option to OWA 2003.