CRM action plan and implementation status as of April 2012

Page 1 of 14 

CRM action plan and implementation status as of April 2012 

 

S

N 

 

Risk 

 

Current measures 

 

Detailed plan/activity 

 

Charge 

 

Status 

 

Details of 

implementation 

Time line 2011‐2012 

S O N D J F M A M J  J  A 

                  1.                Risk  of  preferential  treatment  to  cases/complai nts  by  the  Commission.    

The  Complaints  Evaluation  Committee (CEC) consisting  of  Chief  Investigation  Officer,  Follow‐up  section  officers  and  the  director  (chairman)  screens  and  recommends action against  all  complaints  for  further  review  and  decision  by  the  Commission (CM). 

 

In  the  event  of  major  discrepancy in the views of  the  latter,  Commission  clarifies the variation to the  CEC. 

 

 

Strengthen  the  existing  internal  control  measures  within  the  complaints  management  framework  by  developing  clear  Rules  of  Procedures for both CEC and  CM  –  to  ensure  transparent  system  of  dealing  with  complaints.  

   

Review  and  strengthen  the  pursueability  test  of  complaints/cases along with  the inclusion of provision for  prioritization of cases.             CEC  &  Commission                CEC            Done                  Done       

Rules  of  Procedure  developed  for  ensuring  transparent  system of dealing with  complaints.             Reviewed  and  strengthened  the  pursuability  provision  while  evaluating  complaints.           

While  there  is  a  system  of  ensuring  transparency  between  the  CEC  and  the  CM  on  differing  views  and  decision  on  complaints,  there  is  no  oversight  body  of  formal  mechanism  to 

ensure  that  the 

Commission is not biased.   

Document the role of CEC as  a  check  and  balance  with  respect  to  risks  of  preferential  treatment  of  cases and complaints by the  Commission members in the  ACC annual report for public  information.           Commission        Not  Done 

Since  the  internal  complaints 

management  system 

has  been 

strengthened, 

documenting  the  same  in  the  annual  report did not seem to  be relevant.  

Check  and  balance  is  not  only  for  the 

Commission alone but  also for the CEC.                           2.                                                            Risk  of  misusing  office  resources  by  the  employees of  the  Commission.                                        ACC Code of Ethics.                                           Ethics Committee to explore  the  possibility  of  undertaking  proactive  studies  in  vulnerable  areas  of  functioning  (vehicles,  funds,  office  equipments  etc).  

 

Also  develop  clear  Rules  of  Procedure  for  Ethics  Committee  –  outlining  the  frequency of meetings to be  conducted  including  their  functions and mandates.                 Ethics  Committee              Done         

Rules  of  Procedure  outlining  the 

frequency  of 

meetings,  functions  and  mandates  for  Ethics  Committee  have been developed.  

                       

 

Integrate a system of annual  internal  auditing  in  the  management system.    

The  Commission  should  constitute and command for  internal auditing for at least  once  in  a  financial  year  at  appropriate time.       AFD           Commission          Not  Done         

Internal  auditing  as  a 

part  of  the 

management  system  not  in  place  yet.  2011  internal  auditing  was  not  necessary  as  RAA  audited  both  LC  and  PLC  accounts  of  the  Commission.  

 

                       

 

Develop Terms of Reference  (ToR)  for  Internal  Auditors  with  some  accountability  mechanism.       AFD      Not  Done    General user guide for  auditing  is  followed  while auditing.  

Page 3 of 14 

   

 

Strictly  implement  the  existing system of managing  and  maintaining  the  inventory/supply  of  stocks  including office stationeries. 

OR 

Develop  an  inventory  system  to  check  on  the  receipt  and  issues  of  stock  including office equipments.        AFD                IT              Done            Implementing  the  existing  system  of  filling  requisition  forms and maintaining  records  in  stock  register.                                                           3.                        Risk  of  abusing  authority by  Investigation  Officers  during  Investigation.      Operations  Manual  provides  a  general  guideline for investigators.    

The manual may have to be  enriched  with  provision  of  detailed  do’s  and  don’ts  to  prevent the risk of abuse of  authority.  

 

 

In  addition  to  the  operational manual, develop  standard do’s and don’ts for  IOs  and  standardize  those  procedures/standards.    

Also  include  a  provision  on  debt checking in the dos and  don’ts  of  the  IOs  –  to  do  away  with  the  risk  of  IOs  getting  bribed  during  the  course of investigations.             ID            Ongoing                  

Draft  standard  do’s  and  don’ts  for  IOs  are  in  place  and  is  yet  to  be finalized.  

   

                       

   

Institute  a  system  of  reminding  the  investigators  on  the  core  values  and  competencies periodically.         ID      Done     

Done  as  and  when  required.                                  

Strictly  implement  the  system  of  assigning  a  team 

    ID      Done     

Every  case  is  assigned 

Currently, in order to avoid  this  particular  risk,  an  investigation  team  consists  of minimum two members.  

of  not  less  than  2  officials  for every case.  

 

Also  educate  the  general  public  on  the  appropriate  procedure  for  reporting  such  incidences  including  the  functions  and  roles  of  Ethics  Committee  during  such situations.             PED          Done    to a team of minimum  2 officials.      

Done  as  and  when  there  is  a  public  education program.                     4.                                      Risk of trading  privileged  information  by  employees  of  the  Commission  both  while  in  and  out  of  ACC.                                                                   

Institute  a  mandatory  system  of  signing  confidentiality  agreement  by  all  officials  leaving  the  ACC.         AFD & HRD      Done     

A  form  has  been  designed,  which  is  signed  by  anyone  leaving the ACC.    

                       

   

Enhance  information  (both  hard  and  soft)  management  system.  Study  and  see  how  information  can  be  shared  on a need‐to know basis.          AFD with ID        Ongoing     Office  Procedure  Automation  (OPA)  instituted.    

 IT  officer  is  in  the  process  of  developing  Document  Management  System  (DMS)  for  enhancing  information  (soft  copy) management.              

Study  and  see  how  to  bring  the  issue  of  post  employment  of  ACC 

    LD      Done     Although  the  provision  was  included  in  the  Anti‐ Corruption  Bill,  it  was 

Page 5 of 14  employees  within  the 

purview of legal jurisdiction.   

Incorporate in the amended  AC Act. 

 

rejected  by  the  Parliament  (while  enacting  the  Anti‐ Corruption Act 2011).    

Currently, LD is in the process of proposing the provision for post employment

restriction through Public Service Model Code of Conduct.                           5.                                        Risk  of  investigators  being  bribed  during  the  course of  Investigation  including  all  kind  of  gratifications.                                                                 Ensure  strict 

implementation  of  the  system  of  assigning  a  team  of  not  less  than  2  investigators for all cases.         ID      Done   

Every  case  is  assigned  to a team of minimum  2 officials.  

 

       

 

Establish  a  system  of  counseling  the  investigators  on  a  quarterly  basis.  Core  values  and  competencies  can  be  reminded  to  all  investigators periodically.             ID        Done          

Done  as  and  when  required.  

       

 

Institute  a  system  of  periodic  checking  on  the  indebtedness  of  the 

investigators  – 

crosschecking and validating  the  investigators’  financial  status  while  approving  loan  requests.         Secretariat            Done      Validating  and  crosschecking  of  financial  status  of  IOs  are done as and when  there  are  loan  requests.  

     

Institute  a  system  of  maintaining  and  updating  personal  information  including  the  loans  and  liabilities  of  all  employees  annually  –  obtain  information  from  individual  employees,  AD  and  other  relevant sources.               HRM            Done   

Basic  information  of  all  employees  is  regularly  updated  in  the  Civil  Service  Information  System  (CSIS).  However,  it  is  not  feasible  to  maintain  personal  information  on  loans  and liabilities.  

It will be developed as  a  part  of  integrity  vetting system.                                                     6.                          Risk  of  recruiting  wrong people   

ACC  follows  standard  recruitment  and  selection  procedure within the broad  framework of BCSR 2010.    

 

 

Continue  following  the  standard  recruitment  and  selection  procedure  within  the framework of BCSR.    

 

Also  discuss  the  matter/issue with the RCSC.           HRM          Done         

All  recruitments  done  as  per  the  general  framework  of  BCSR  2010.  

 

The  issue  of  recruitment  was  discussed  with  the  RCSC.                                     In view of the nature of the  organization,  it  needs  to  build a more robust system  of  recruitment  and  selection,  particularly,  integrity vetting.  

 

Develop  a  standard  recruitment  system  for  all  divisions  with  specific 

questions  and 

institutionalize the system.    

Include  reference  system  and  background  vetting  through  letter  of  reference.  Also explore outsourcing the              HRM              Done      

A  standard  criterion  for  recruitment  has  been  developed  within  the  broad  framework  of  BCSR  and  is  strictly  implemented.  

 

Cross  referencing  and  background  vetting 

Page 7 of 14  recruitment  function  on  as 

and ‐ when necessary basis.   

(only  partial)  of  applicants are done as  and when required.  

   

Implement  and  manage  system  of  declaring  Conflict  of Interest.        HRM      Done   

Conflict  of  Interest  declaration  system  implemented  in  all  decision  making  processes  including  investigation of cases.                         7.                      Risk  of  complaints  manipulation  by  the  Complaints  Evaluation  Committee  (CEC).                     Majority of the current CEC  members  are  investigation  officers.              Reconstitute  the 

membership  of  CEC  by  including  2  chiefs  of  the  PD  and PED (issue office order).      AFD      Done     

Chief  of  PD  and  PED  included  as  members  of CEC. 

                       

 

Enrich  conflict  of  interest  system  through  the  maintenance  of  family  data  and  enforce  it  strictly.  (Study  and  enrich  the  system of operating Conflict  of Interest.)          HRM        Done    Direct  family  members  details  are  maintained  in  the  online CSIS system.    

Conflict  of  Interest  declaration  system  enforced  whenever  necessary.    

       

 

Develop  and  ensure  strict  implementation of the Rules  of Procedure for CEC and its  functions and mandates.         CEC      Done   

CEC  conducted  as  per  the  Rules  of  Procedure developed.                                                

Include  a  provision  in  ACC                     

Review  of  ACC  Ethical  Code of Conduct (CoC)  had  to  be  based  on  the  model  Public  Service  Code  of 

                  8.                                              Risk  of  employees  using  ACC’s  name  (scare  tactics) to  gain  preferential  treatment.                                                                         

Ethical  Code  of  Conduct  during the review of the ACC  Ethical Code of Conduct.    

Strictly  implement  the  Ethical Code of Conduct.       PD    Not  Done    Conduct  (developed  by LD).     PD  and  relevant  officials  (who  have  attended  the  related  course) will review the  Ethical  Code  of  Conduct  based  on  the  model  Public  Service  Code  of  Conduct  within 2012.   

 

Ethics  Committee  to  also  proactively  monitor  the  employees  in  special  areas  of  vulnerability  and  functioning  –  employees  using  ACC’s  name  to  gain  preferential treatment   

Values  of  self  respect  and  consciousness  to  be  reminded  periodically  to  all  employees.               Ethics  Committee            Ongoing           Ethics  Committee  monitors  the 

employees  as  and  when  necessary.  However,  needs  to  be  more effective.  

                       

   

Design  and  develop  employee  identity  cards  with  adequate  security  features  –  integrated  security  features  (identity  details) for entering the ACC  office premises.         ADM  and  Project  Manager              Not  done        Automated  entry  access  control  system  through  biometrics  and  security  featured  employee  identity  cards  to  be  instituted  upon  completion  of  ACC office building.  

Page 9 of 14 

     

 

Educate  and  advocate  the  general  public  on  the  need  to  insist  on  production  of  such  identity  cards  by  any  ACC official.         PED      Done     

General  public  are  educated as and when  there  is  a  public  education program.                         9.                             

Risk  of  siding  a  particular  political  party  while  undertaking  anticorruption  education  program  and  risk  of  Commissioner s  being  politicized.                     Currently,  objectives/education  materials are discussed and 

endorsed  by  the 

Commission  prior  to 

undertaking  any 

educational  and  awareness  programs.                     

Add  a  provision  and  emphasize  the  need  to  be  apolitical  for  all  ACC  employees  while  reviewing  the  ACC  Ethical  Code  of  Conduct.           PD          Not  Done     

Review  of  ACC  Ethical  Code of Conduct (CoC)  had  to  be  based  on  the  model  Public  Service  Code  of  Conduct.  

 

PD  and  relevant  officials  (who  have  attended  the  related  course) will review the  Ethical  Code  of  Conduct  based  on  the  model  Public  Service  Code  of  Conduct  within 2012.   

                       

 

Formulate  clear  rules  of  engagement for the  Commission.         AFD      Done      Commissioners’  Disciplinary  Enquiry  rules formulated.                            

Enforce  existing  system  of  seeking  clearance  for  any  anti‐corruption  education  programs.  Draft  proper  protocol  on  the  preparation 

      PED        Done      Implementing  the  existing  system  of  seeking approval from  the  Commission  for  undertaking  anti‐

and  clearance  of  education  and advocacy materials.    corruption  education  programs.                             10 .                                            Risk  of  collusion  and  embezzlemen t  in  the  procurement  function.                                    

Procurement  Rules  is  strictly  followed.  However, 

the  procurement 

committee  does  not  involve  in  ascertaining  goods  during  subsequent  deliveries.             

Appoint  or  engage  different  officers  on  random  basis  to  check on the goods vis‐à‐vis  the  sample  during  the  delivery process.        Director  and  AFD      Done     

Done  as  and  when  required.  

       

 

All  employees  to  report  any  suspected  or  spurious  supply  of  goods  during  its  use in offices.      All  employees    Done   

All  employees  report  as  and  when  they  notice  or  detect  the  use  of  spurious  goods  to AFD.   

                       

Integrate  internal  audit  in  the management system.    

The  Commission  should  constitute and command for  internal auditing for at least  once  in  a  financial  year  at  appropriate time.    AFD           Commission          Not  Done       

Yet  to  be  instituted.  Internal  auditing  for  2011  not  done  because  of  RAA’s  auditing  of  both  LC  and PLC accounts.  

                       

 

Include  in  ACC  Ethical  Code  that  officials  cannot  borrow  money  other  than  from  legitimate  financial  institutions.  Also  include  a  provision  on  having  to  declare  debt  other  than  from  legitimate  financial  institutions  if  any  to  enable  authorities  to  check  on  the 

          PD            Not  Done   

Review  of  ACC  Ethical  Code of Conduct (CoC)  had  to  be  based  on  the  model  Public  Service  Code  of  Conduct  (developed  by LD).  

 

PD  and  relevant  officials  (who  have  attended  the  related 

Page 11 of 14  vulnerabilities  of 

procurement/finance  officers,  during  the  review  of  ACC  Ethical  Code  of  Conduct. 

 

course) will review the  Ethical  Code  of  Conduct  based  on  the  model  Public  Service  Code  of  Conduct  within 2012.                  11 .          Risk  of  Commission/C hairperson  being  unfair  to  a  particular  employee  for  vindictive  reasons.  

 

Generally,  employees  are  responsible  for  and  accountable  to  their  respective  division  heads.  Thus,  their  performance  evaluation,  based  on  pre‐ determined  work  target,  is  also  rated  by  the  heads.   Commission’s  direct 

supervision  and 

performance  assessment  is  limited to division heads. It,  however,  gets  to 

understand  other 

employees  through  its  direct  interactions  with  them.  

 

Explore  possibilities  of  redressing  such  issues  through  the  Ethics  Committee,  which  is  also  the  HR  Committee  to  give  the  victim  a  fair  chance  to  prove that he/she is actually  a victim of reprisal from the  Commission.             AFD          Done        

No  such  cases  as  of  now.     HR  committee  would  intervene if such cases  occur.                 

Unsolved  cases/issues  by  the  Ethics  committee/HR  Committee  should  be  further  directed  to  the  Administrative  Tribunal  which  is  to  be  established  under the RCSC.         Ethics  Committee        Done  All cases are first dealt  by  the  HR  Committee/Ethics  Committee  and  those  unsolved  cases  are  automatically 

forwarded  to  the  RCSC.                         12 .          Risk  of  leaking/manip ulating  asset  and  liability  information  by  the  Asset 

          ACC Code of Ethics governs  the  conduct  of  the  Asset  Administrator.  

 

Develop  clear  Guidelines  and  TOR  for  Asset  Administrators which should  include  the  provision  for  maintaining  confidentiality  as well.       Asset  Administrato r, PD      Done     

TOR  for  Asset  Administrators  and  Guidelines developed.  Will  have  to  keep  improving  –  dynamic  process 

                       

 

Strictly  implement  the  existing  system  of  AD 

    Asset      Done    

Asset  Declaration  log  and  audit  trail  system 

Administrator.   submission,  receipt  and  sharing  of  any  AD  related  information  to  the  declarants – concerned chief  to  monitor  periodically  (check and balance)    Administrato r, PD    instituted.    

Head  of  the  division  regularly monitors the  activities  of  the  Asset  Administrator.               13 .                  Risk  of  misleading the  management  during  systems  study  and  while  providing  recommendat ions.            

Prevention  Division  seeks  guidance or approval of the  commission  on  any  system  studies.  However,  there  is  no  standard  procedure  for  undertaking system studies  including  selection  of  fields/area. 

 

Finalize  the  system  study  protocol  for  undertaking  system study.         PD      Done      System Study Protocol  developed.                            

Strictly  implement  the  system study protocol while  conducting  any  system  related  studies  in  agencies/departments/divisi ons  and  services  –  Commission  to  ensure  the  same        PD  &  Commission      Done       

All  system  studies  are  conducted  based  on  the  System  Study  Protocol.                                     14 .        Risk  of  misinforming  the  media  by  ACC staff.  

 

There  is  a  designated  spokesperson 

(commissioner)  for  media.  All employees are aware of  the  system.  ACC  officers  share  information  with 

media  only  when 

commission  authorizes  to  do so.  

 

Develop  clear  rules  of 

engagement  on 

disseminating  information  to  media  (Media  and  Communication  Strategy)  and  restrict  all  from  engaging  in  providing  information  outside  the  framework  of  the  rules  of  engagement.             PED            Not  Done      Currently  a 

commissioner  is  the  designate 

spokesperson  of  ACC.  Proposed for technical  assistance  (ADB  consultants)  in  developing  Media  and  Communication  Strategy  and  should  be  completed  by  December 2012.  

Page 13 of 14                15 .            Risk  of  complaints  being  dropped/destr oyed  either  at  dispatch  section  or  at  the  level  where  the  complaint  is  addressed. 

 

All  written  complaints  are  jointly  opened  by  receptionist  and  Director  for  entry  in  the  complaint  register. 

 

All  walk‐in  complaints  are  received  by  Follow‐Up  section; and 

 

All  electronic  complaints  are  received  by  director,  chief  investigation  officer  and  follow‐up  section.  Compilation  of  such  complaints  is  based  on  the  emails  received  by  follow‐ up section. 

 

Complaints through fax are  received  by  PA  to  the  commission  since  there  is  only one fax machine.   

 

Draw up a proper system of  receiving  and  managing  complaints  and  clearly  lay  down  the  roles  and  responsibilities  of  the  complaint  registration  officer including the detailed  process  of  handling  complaints.             ID                      Done        Investigation  Management  System  (IMS) developed.    

Although  there  exists  ToR  for  complaint  registration,  roles  and  responsibilities  of  complaint Registration  Officer  have  to  be  developed.    Further  improvement 

expected  through  the  revision  of  the  operational manual.   

                       

 

Also  educate  the  general  public  on  the  process  of  complaints  handling  and  management.        PED      Done   

General  public  are  educated  on  the  complaints  management  system  as and when there is a  public  education  program.                             Devise  comprehensive  security measures to protect  electronic  complaint  emails 

from  being  dropped/destroyed.       IT Officer      Done      Security measures like  log  system  and  audit  trails  put  in  place  in  the ACC web domain.  

                       

   

 

Acquire  dedicated  fax  and  photo  copier  machines  for  classified documents.        AFD      Done    A  separate  photocopier  machine  has  been  purchased 

for  use  of 

photocopying 

classified  documents‐

to  prevent  leakage  of  information.            16 .       

Risk  of  fuel  and  spare  parts pilferage  by drivers.  

   

An  officer  accompanies  respective  drivers  to  fuel  vehicles. 

 

All  maintenance  and  replacement  of  spare  parts  are  done  on  work‐order  basis. 

 

Vehicle  log  book  is  also  strictly maintained by AFD.     Strict implementation of the  code of ethics.      AFD    Done 

All  employees  are  reminded on the need  to  implement  the  Ethical  Code  of  Conduct.  

                       

 

Standardize  a  system  on  vehicle  mileage  and  cost  of  maintenance  of  vehicles  based  on  all  factors,  viz.  mileage,  types  of  vehicles,  etc.  

 

Ensure  drivers  to  be  responsible  for  mileage  and  minor  maintenance  of  the  vehicles.                 AFD              Done         

System  of  calculating  vehicle  mileage  based  on  average  mileage,  type  of  vehicle,  weather  conditions  etc.  has  been  standardized  and  implemented.  

 

Compact  signed  with  the  drivers  –  accountability  fixed  (fuel  and  minor  spare  parts maintenance) 

       

 

The  concerned  division  to  monitor  and  manage  all  major  replacements  and  maintenance  including  repair  of  vehicle  equipments/spare parts.          AFD      Done        Administration section  monitors  and  manages  major  replacement  and  repair  of  vehicle  equipments/spare  parts.               Note: Next review will be conducted in October 2012.