1
คูมือการนําเขา
Personal Information
ของ โปรแกรม
A1
2 1. การใสขอมูลเขาโปรแกรม A1 แบบ manual
a) การใส Organization setting
i. เปดโปรแกรมA1แลวเขาไปที่ Personnel Information -> Organization setting
3
iii. หากตองการเพิ่มรายการ Organization (แผนก) ใหคลิกที่“เพิ่ม(A)”
iv. จะเห็นหนาตางดังขางลางใหใสชื่อDept. Nameสําหรับแผนกที่ตองการเพิ่ม
v. กดบันทึก
4
vii. Organization สามารถทําเปนTreeไดคือมีแผนก(Organize)ยอยไดโดย
การเลือกSuper Dept.ดังรูปขางลาง
viii. ใสชื่อแผนกยอยดังรูปขางลาง
ix. เมื่อกดบันทึกจะเห็นวาแผนก Repairเปนแผนกยอยของแผนก Technic
หมายเหตุ: ชื่อทุกแผนกจะตองไมซ้ํากัน ไมวาจะเปนระหวางแผนกยอยใดๆก็ตามและการจะลบแผนกใดๆก็ตามตอง
ลบขอมูลพนักงานทุกคนในแผนกที่จะลบในเมนูPersonnel information-> Personnel entry ->
5
x. สําหรับการแกไขและลบแผนกที่เพิ่งใสใหกด“แกไข(E)” และ“ลบ(D)” ได b) การใส Personnel entry
i. ใหเรียกเมนู Personnel Information -> Personnel entry
ii. จะปรากฏหนาตางPersonnel entry
6
iv. การใสขอมูลสวนบุคคลเพิ่มใหคลิกที่“เพิ่ม (A)”
7
vi. รายการที่ตองใสคือรายการในรูปขางลางที่วงสีแดง(Work Id:กับชื่อ:) สวนเพศใหใส ตามความเปนจริงเสร็จแลวกดปุมบันทึก(S) ที่วงสีน้ําเงิน
8
viii. ลบทิ้งพนักงานถาวรหรือPersonnel entryตองใหคลิกลาออกจากงาน
ix. แลวจะเห็นหนาตางถามวาจะตั้งใหพนักงานที่เลือกอยูในสถานะลาออกหรือไมใหกดYes x. แลวจะเห็นหนาตางใหใสวันที่ที่ลาออก xi. หนาตางรายชื่อคนที่ลาออกจะแสดงขึ้นมา xii. ถาหากเลือกลบในหนาตางDimissionจะเปนการลบขอมูลพนักงานคนคนนั้นออกถาวร
9
c) การ ExportขอมูลพนักงานออกไปเปนไฟลExcel (นามสกุลXLS) i. ที่หนาตาง Personnel entryใหกดปุม “สงออก(O)”
ii. จะขึ้นหนาตางใหเซฟไฟลExcel (นามสกุล.XLS)
10
iii. เมื่อเปดไฟลExcel ที่เซฟในขั้นตอนกอนหนาจะเห็นดังรูปขางลาง
2. การปอนขอมูลพนักงานลงในไฟล Excel
a) เมื่อเปดไฟลExcel ที่ถูก Exportจากขอมูลพนักงาน(Personnel info) ของโปรแกรม A1
มาเทียบกับรายการชื่อพนักงานในหนาตางขอมูลพนักงาน(Personnel info)ของโปรแกรม A1จะเปนวาขอมูลจะmatchตรงกันคอลัมนตอคอลัมน
b) ใหใสขอมูลตามรูปแบบและลําดับดังนี้
i. Department:ใหใสชื่อแผนก(Department) ใน column Aของไฟล Excel ตั้งแตcell A2 – Axโดยที่ Ax หมายถึงเซลลใดๆในคอลัมน A,
11
Departmentตองมีอยูใน Organization ซึ่งถูกเพิ่มเปน Dept. Name: โดย
ชื่อของ Departmentจะมีไมซ้ํากัน ii. Work ID: ใหใสหมายเลขเปนหมายเลขรหัสพนักงานซึ่งตองไมซ้ํากันและสามารถ ขึ้นตนดวยเลขศูนยไดแนะนําใหใสเปนตัวเลขหาหลักเริ่มจาก00001 ถึง 99999 iii. Name: ใหใสทั้งชื่อและนามสกุลของพนักงาน iv. Enroll No.:ใหใสเปนหมายเลขลําดับที่ที่พนักงานคนนั้นๆถูกเพิ่มสามารถขึ้นตนดวย เลขศูนยได แนะนําใหใสเปนตัวเลขหาหลักเริ่มจาก00001 ถึง 99999เชนคนที่เพิ่ม เปนคนแรกควรจะมีคา00001คนที่ถูกเพิ่มเปนคนที่สองควรมีคาเปน 00002 หมายเลข Enroll No.ควรจะมี1คาตอ1พนักงานที่เพิ่มตอ1ครั้งและจะไมมีคาซ้ํา กันโดยปกติโปรแกรม A1จะกําหนดใหเองหากใสขอมูลพนักงานแบบ manual กับ โปรแกรม A1แตหากใสขอมูลพนักงานในไฟลExcelเพื่อ importใหใสเองตามหลักที่ กลาวไป
v. Gender:เพศใสเปนMaleหรือFemale
vi. ID No.: หมายเลขบัตรทางราชการที่ใชอางอิงบุคคลเชนบัตรประชาชนใบขับขี่ vii. Attendance type: ใสรหัสบอกชวงการเขาออกทํางานของพนักงานเชน0 =เขา
ตามชวงเวลา, 1 = เขานอกชวงเวลา
viii. Week end:ใส Week end Idที่โปรแกรมA1ตั้งไวในเมนูTime
Attendance Management -> Weekend Configure เชนW001
คือหยุด1.5วันคือบายวันเสารและวันอาทิตยทั้งวัน, W002 คือหยุดหนึ่งวันคือวัน
อาทิตยเทานั้น, W003คือหยุดสองวันคือวันเสารและวันอาทิตย ix. Entry Date: วันที่บรรจุเขาทํางาน
x. Remark:ขอความโนตตางๆของพนักงานคนนี้
xi. Operator: ผูใชงาน (user)ของโปรแกรม A1 ที่ใสคาพนักงานคนนั้นๆ
xii. Operation Date: วันที่ใสขอมูลลงโปรแกรมA1 หากใชการนําเขาจากไฟลตาราง Excel(.xls)คอลัมนนี้จะใสเปนวันที่และเวลาที่โปรแกรมนําเขาโดยไมสนวาคาจาก
ตารางไฟลExcelมีคาใด
หมายเหตุ:
-คาName และ Work IDตองใสเสมอไมวาจะเปนการนําขอมูลพนักงานเขาจากไฟล Excelหรือการใสแบบmanual
12
- คาEnroll No. จะตองนํามา match กับคา Regist No.เมื่อนําเขาขอมูลพนักงาน
จากไฟลExcel เสมอ
c) เมื่อใสรายการขอมูลพนักงานในไฟล Excelเรียบรอยแลวใหทําการนําเขาดังนี้ i. คลิกที่“นําเขา(I)”ในหนาตาง Personnel entry
ii. จะเห็นหนาตางใหเลือกไฟล Excelที่จะ import คลิกที่ปุม […]
13
iii. ใหเลือกไฟลExcelที่ใสขอมูลพนักงานดังที่กลาวไวในหัวขอ[ 2.การปอนขอมูล
พนักงานลงในไฟล Excel -> b) ใหใสขอมูลตามรูปแบบและลําดับดังนี้ -> (i Department: ถึง xii Operation Date: ) ]
iv. หากไฟล Excel ที่เปดสามารถนําเขาขอมูลไดจะปรากฏหนาตางดังขางลาง
14
v. คลิก OKแลวจะเห็นหนาตางถัดไปดังขางลาง
vi. การจับคูคอลัมนที่จะถูกเขียนลงฐานขอมูลโปรแกรม A1กับคอลัมนของตาราง ไฟล Excel ขอมูลพนักงานตองจับคูใหถูกตองอยางนอยสามคาที่วงเปนสีแดงในรูปขางลางคือ Work ID:, Employee name:, และ Regist No.โดยใหจับคูคา Regist No. กับคา Enroll No# เสร็จแลวคลิกปุม“ตอไป(N)”
15
vii. จะเห็นหนาตางดังรูปขางลางใหคลิกปุม “ตอไป(N)”
viii. ตอมาจะเห็นหนางตางแสดงตัวอยางการนําเขาหากถูกตองดีแลวใหคลิกปุม“ตอไป(N)”
16 ix. ตอมาจะแสดงขอมูลผลลัพธการนําเขาเชนถามีบุคคลที่ซ้ํากันอยูแลวจะขึ้นใน“จํานวน ขอมูลบุคคลที่ไมถูกตอง” แลวใหคลิก“ตอไป(N)” (มีปุมเดียวใหเลือก) x. แลวจะขึ้นหนาตางแสดงวานําเขาขอมูลเสร็จสิ้นแลว xi. จะเห็นวามีขอมูลพนักงานที่ถูกนําเขาจากไฟล Excelที่ไมซ้ํากับที่มีอยูในโปรแกรม A1 อยูแลวเพิ่มขึ้นมาในหนางตางPersonnel entry รายการพนักงานกอนการนําเขาไฟลExcel (MIS_2.xls)
17 รายการพนักงานหลังการนําเขาไฟลExcel (MIS_2.xls)
