ใบความรู้ที่ 3
วิชา คอมพิวเตอร์3 ง30203 (การสร้างฐานข้อมูลเบื้องต้น) หน่วยการเรียนรู้ เปิดปมชมฐานข้อมูล
เรื่อง เปิดโปรแกรม Microsoft office Access 2007
เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Enterprise 2007
หลังจากท าการติดตั้ง Microsoft Office Enterprise 2007 เสร็จเรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้คลิก Start คลิก All Programs คลิก Microsoft Office แล้วคลิกโปรแกรมที่ต้องการใช้งาน เช่น Microsoft Access 2007 เป็นต้น
เปิดโปรแกรม Access ด้วยขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุ่ม Start
2. เลื่อนเมาส์ไปที่ All Programs เลือก Microsoft office 3. คลิก Microsoft office Access 2007
ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access 2007 ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ใน Access 2007 ก่อนจะเริ่มท างานในฐานข้อมูล เราควรมาท าความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการท างาน ฐานข้อมูลนั้น มีส่วนประกอบที่ส าคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่ส าคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะ ประกอบไปด้วย
3
1
7
2
6
5
4
8
1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน 2. ปุ่ม Office = ใช้จัดเก็บเมนูค าสั่งต่าง ๆ เช่น การสร้างแฟ้ม การเปิดแฟ้ม การบันทึก การ บันทึกเป็น การพิมพ์ การจัดการ อีเมล ประกาศ ปิดฐานข้อมูล เอกสารล่าสุด และตัวเลือกของ Access 3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูค าสั่งที่ใช้ในโปรแกรม 4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ 5. พื้นที่การท างาน = ใช้แสดงรายการท างานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล 6. บานหน้าต่างน าทาง (Navigation Pane) = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล 7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด - ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล 8. แถบสถานะการท างาน = ใช้แสดงสถานะการท างานต่าง ๆ ของโปรแกรม Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดค าสั่งที่แบ่งเป็นแท็บ ๆ อยู่ส่วนบนของหน้าต่างรองจาก แถบ ชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเก่า บานหน้าต่างน าทาง เป็นพื้นที่ทางด้านซ้ายของหน้าต่างที่จะแสดงวัตถุฐานข้อมูล บาน หน้าต่างน าทางนี้มาแทนหน้าต่างฐานข้อมูลของ Access รุ่นก่อนหน้า
สรุปขั้นตอนการใช้งาน Access 2007 ขั้นตอนของการใช้งานนั้นมีรายละเอียดดังนี้ 1. การออกแบบฐานข้อมูล เป็นขั้นแรกสุด โดยเราจะต้องมาพิจารณาข้อมูลที่เราจะใช้งาน แล้วน ามาออกแบบตามทฤษฎีการ ออกแบบฐานข้อมูลซึ่งจะช่วยให้เราสร้างฐานข้อมูลที่มีความถูกต้องของข้อมูล ง่ายต่อการบ ารุงรักษา และการใช้งานร่วมกับฐานข้อมูลอื่น ๆ 2. การสร้างฐานข้อมูล เมื่อได้ออกแบบฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อมาเราจึงท าการสร้างฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้ โดย เริ่มจากการสร้างตารางขึ้นมาก่อน โดยใช้วัตถุ Table ซึ่งภายในตารางที่สร้างขึ้นจะมีฟิลด์ข้อมูลที่เก็บ ข้อมูลตามที่ออกแบบไว้ 3. การสร้างแบบฟอร์มเพื่อรับข้อมูล หลังจากสร้างตารางต่าง ๆ ภายในฐานข้อมูล เราจะน าเอาข้อมูลต่าง ๆ มาบรรจุลงและเพื่อให้การ น าข้อมูลต่าง ๆ เข้ามาเป็นเรื่องที่ใคร ๆ ก็ท าได้ จึงจ าเป็นต้องสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อรับข้อมูล ซึ่ง ออบเจ็กต์ Form จะช่วยให้เราสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการได้ 4. การสร้างคิวรีเพื่อดึงข้อมูล เมื่อมีข้อมูลพอประมาณแล้วเราอาจจะต้องการน าข้อมูลส่วนใดส่วนหนึ่งขึ้นมาใช้งาน ก็ สามารถใช้ออบเจ็กต์ Query เพื่อเรียกข้อมูลที่ต้องการนั้นขึ้นมาได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งข้อมูลที่ต้องการ นั้นเราสามารถกลั่นกรอง หรือคัดเฉพาะที่ต้องการจริง ๆ โดยการก าหนดเงื่อนไขให้กับออบเจ็กต์ Query ได้ 5. การสร้างรายงาน เมื่อฐานข้อมูลมีข้อมูลมากขึ้น มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล ย่อมท าให้เกิดความต้องการที่จะ น าข้อมูลขึ้นมาดูซึ่งแง่มุมในการดูนั้นมีหลายแบบ ท าให้เราต้องใช้งานออบเจ็กต์ Report มาช่วยสร้าง รายงาน โดยการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล หรือ Query ที่ต้องการน าเสนอในรูปแบบที่ง่ายต่อการท า ความเข้าใจ 6. การแสดงผ่านทางเว็บเพจ จะใช้งานออบเจ็กต์ Pages ท าหน้าที่น าเอาข้อมูลจากฐานข้อมูลไปแสดงผลในรูปเว็บเพจผ่าน ทางอินเตอร์เน็ต หรืออินทราเน็ตในองค์กร ซึ่งจะช่วยเพิ่มช่องทางในการรับรู้ข้อมูลจากอินเตอร์เน็ต ได้อย่างทั่วถึงและง่ายดาย 7. การบันทึกค าสั่งเพื่อความสะดวก
เราสามารถน าเอาค าสั่งต่าง ๆ หรือการกระท าซ ้า ๆ เหล่านั้นมาเรียงร้อยแล้วบันทึกเก็บเอาไว้ เพื่อสั่งงานได้อย่างสะดวกในภายหลัง โดยใช้ออบเจ็กต์ Macro ในการรวบรวมค าสั่งต่าง ๆ เหล่านั้นแล้วบันทึกเก็บไว้ 8. การเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม เมื่อการท างานมีความซับซ้อนมากขึ้น เราต้องการความสะดวกจากการท างาน อาจจ าเป็นต้อง พึ่งพาการเขียนโปรแกรม ซึ่งออบเจ็กต์ Module จะท าหน้าที่ช่วยให้เราเขียนโปรแกรมในภาษา VBA (Visual Basic for Application) เพื่อสั่งงาน Access 2007 หรือโปรแกรมอื่น ๆ ในชุด Office ได้อย่างมี ประสิทธิภาพ 9. การบ ารุงรักษาและดูแลฐานข้อมูล ระบบการท างานจะท าได้อย่างถูกต้องแต่เมื่อผ่านการใช้งานไปนาน ๆ จะพบปัญหาอีก เช่น การที่ระบบท างานผิดพลาด ท างานช้าลงไป หรือแม้แต่การบุกรุกข้อมูลจากผู้ไม่หวังดี เป็นต้น ท าให้ เราต้องมีการใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อท าหน้าที่ส ารองข้อมูล วิเคราะห์ปัญหา ท าการปรับปรุงให้ ท างานได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงเครื่องมือที่ป้องกันการบุกรุกซึ่ง Access 2007 ได้เตรียมไว้ให้แล้ว การก าหนดโครงสร้างของตาราง เมื่อเราสามารถการก าหนดได้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้งานอะไร นั่นก็หมายถึงสามารถ ระบุได้ว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องน ามาจัดเก็บในฐานข้อมูล ผู้เรียนอาจจะต้องเริ่มจากการ สอบถามถึงการใช้งานของผู้ใช้งานว่าต้องการใช้งานอย่างไร มีรายงานหรือข้อมูลใดบ้างที่อยากจัดเก็บ แล้วรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นมาท าการออกแบบฐานข้อมูล ต้องก าหนดให้ได้ว่าตารางหลักจะมีข้อมูล อะไรบ้าง ตารางเสริมควรมีเท่าที่จ าเป็น จากตัวอย่างจะมีตารางดังต่อไปนี้ 1. ตาราง ฐานข้อมูลนักเรียน เป็นตารางหลัก ท าหน้าที่รับข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดของ นักเรียนมาเก็บไว้ 2. ตาราง อ าเภอ/เขต เป็นตารางเสริม ท าหน้าที่เก็บข้อมูลชื่ออ าเภอ/เขตที่ 3. ตาราง ต าบล/แขวง เป็นตารางเสริม ท าหน้าที่เก็บข้อมูลชื่อต าบล/แขวง ตาราง ฐานข้อมูลนักเรียน ประกอบด้วยหลายเขตข้อมูล (ฟิลด์ )ต่าง ๆ ดังนี้
ตาราง อ าเภอ/เขต ประกอบด้วยเขตข้อมูล(ฟิลด์) เดียว ดังนี้
ตาราง ต าบล/แขวง ประกอบด้วยเขตข้อมูล(ฟิลด์) เดียว ดังนี้
เมื่อเราก าหนดโครงสร้างตารางเสร็จแล้วก็จะน าไปออกแบบตาราง (Table) เพื่อเก็บข้อมูลไว้ เป็นแนวทางส าหรับสร้างฐานข้อมูล ในบทต่อไปจะเป็นขั้นตอนการน ามาสร้างไฟล์ฐานข้อมูลจริงบน Microsoft office Access 2007
