งานบร หารงานท วไป ค ม อปฏ บ ต งานบ คลากรประจาสาน กงานคณบด คณะมน ษยศาสตร และส งคมศาสตร

งานบริหารงานทั่วไป ในการบริหารงานของคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ ภาระงานบริหารงานทั่วไปของส านักงาน คณบดี ผู้ปฏิบัติงานต้องใช้ความรู้ความสามารถทางวิชาการในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารจัดการ ภายในส านักงานหรือการบริหารงานทั่วไป ภายใต้การก ากับ แนะน า ตรวจสอบ และปฏิบัติงานอื่นตามที่ ได้รับมอบหมาย ซึ่งมีภาระงานและแนวทางการปฏิบัติงานดังนี้ “งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท า การรับ-การส่ง การเก็บรักษา การยืม การท าลาย ซึ่งเป็นการก าหนดขั้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณ ในทาง ปฏิบัติเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจ า ท าส าเนา ส่งหรือ สื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ท ารหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและท าลาย ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็วถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน การด าเนินงานต้องด าเนินงานด้วยระบบ เอกสาร ดังนั้นจึงต้องมีการก าหนดและการควบคุมงานสารบรรณให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย และน าเสนอ แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณ เฉพาะหัวข้อที่ส าคัญและปฏิบัติเป็นประจ าดังต่อไปนี้ ค าจ ากัดความ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่หน่วยงานได้รับจากหน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก เจ้าหน้าที่ธุรการผู้ปฏิบัติงาน คือ ผู้ท าหน้าที่รับเอกสาร และจัดเก็บเอกสารเข้าสู่ระบบจัดเก็บ เอกสาร จัดพิมพ์เอกสาร หนังสือสั่งการ แจกเอกสาร และงานการประชุม หน้าที่ความรับผิดชอบ เจ้าหน้าที่ธุรการผู้ปฏิบัติงาน = ผู้ท าหน้าที่จัดท าเอกสารตามค าสั่งของผู้บังคับบัญชา ผู้สั่งการ ผู้มีอ านาจลงนาม = อนุมัติ สั่งการหนังสือ ผู้สั่งการ = เพื่อเสนอ เพื่อพิจารณาหนังสือ เอกสารที่เกี่ยวข้อง 1. ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับเพิ่มเติม พ.ศ. 2548 2. ระเบียบการลา พ.ศ. 2555 แบบฟอร์มที่ใช้ 1. แบบฟอร์มหนังสือส่งภายนอก 2. แบบฟอร์มหนังสือส่งภายใน 3. แบบฟอร์มหนังสือสั่งการ 4. แบบฟอร์มการลา

การรับหนังสือ การรับหนังสือ คือ การรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงานเอกชนและบุคคล ซึ่งมีมาจากภายนอกและภายใน หนังสือที่รับไว้แล้วนั้นเรียกว่า “หนังสือรับ” กระบวนการ / ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1. จัดล าดับความส าคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อด าเนินการก่อนหลัง 2. ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอก เลขรับ วัน เดือน ปี และเวลา ที่รับเอกสารนั้นๆ 3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยแยกเป็นทะเบียนรับภายใน และทะเบียนรับ ภายนอก ดังนี้ 3.1 ทะเบียนหนังสือรับ วัน เดือน พ.ศ. ให้ลง วัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน 3.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงล าดับติดต่อกันไปตลอดปี ปฏิทินเลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ 3.3 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา 3.4 ลงวันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้ามา 3.5 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ต าแหน่ง 3.6 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ต าแหน่ง 3.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ 3.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น 3.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) 4. ลงทะเบียนในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-document) 4.1 เข้าระบบ E-document กรอกรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่าน 4.2 เลือกหน่วยงานคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ 4.3 ลงทะเบียนหนังสือรับ แยกหนังสือเข้า และบันทึกข้อความ 4.4 เลือกหัวข้อ “เพิ่มบันทึกข้อความ” หรือ “เพิ่มหนังสือเข้า” 4.5 วันที่รับ ให้ลงวันที่ ที่รับหนังสือ 4.6 เลขที่รับ ให้ลงเลขที่ของทะเบียนหนังสือที่รับเข้ามา 4.7 เลขที่หนังสือ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา 4.8 ลงวันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปี ของหนังสือที่รับเข้ามา 4.9 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง 4.10 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่ มีต าแหน่ง 4.11 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ 4.12 รายละเอียด ให้ลงรายละเอียด โดยการสรุปเรื่องย่อ 4.13 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

5. จัดแฟ้มเสนอหนังสือต่อผู้บังคับบัญชา การเสนอหนังสือ คือ การน าหนังสือที่ด าเนินการชั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้วเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบ และลงชื่อการเสนอหนังสือให้เสนอไปตามสายการปฏิบัติงาน ตามล าดับชั้นผู้บังคับบัญชา โดยเจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอ และแยกหนังสือที่เสนอออกเป็นประเภทตาม ชั้นความลับ ความเร่งด่วน จัดล าดับว่าเป็นเรื่องที่ต้องสั่งการ พิจารณา หรือเพื่อทราบ แล้วใส่แฟ้มเสนอ ตามลักษณะความส าคัญของหนังสือแต่ละเรื่อง โดยหัวหน้าส านักงาน จะตรวจสอบแฟ้มก่อนน าเสนอคณบดี 6. บันทึกข้อสั่งการลงในทะเบียนรับทั้งภายในและภายนอก รวมทั้งในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-document) 7. น าส่งเอกสารไปยังผู้เกี่ยวข้อง 8. ส าเนาเอกสารเก็บในแฟ้ม (แยกตามประเภทหนังสือ)

ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (flow Chart)

การรับหนังสือราชการ

ทะเบียนรับ (manual) ลงทะเบียนหนังสือรับ ออกเลขรับ วันที่รับหนังสือ (1 นาที) ไม่ผ่าน ส่งคืน รวมเรื่องเข้าแฟ้ม (แยกตาม ประเภท (1 นาที) แจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ (2นาที) รับหนังสือจากหน่วยงาน ภายนอก / ภายใน เอกสารทั่วไป (1 นาที) เอกสารด่วน เสนอคณบดีพิจารณา สั่งการ (2 นาที) ตรวจสอบ คัดแยก จัดหมวดหมู่เอกสาร และ สิ่งพิมพ์ จดหมาย(1 นาที) เสนอหัวหน้าส านักงาน พิจารณา (2 นาที) บันทึกข้อสั่งการลงในทะเบียนรับ (1 นาที) ไม่ผ่าน ส่งคืน เจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ หัวหน้า ส านักงานคณบดี คณบดี เจ้าหน้าที่

ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (flow Chart)

การเสนอหนังสือราชการ

หน่วยงาน / สาขาวิชา / บุคคล ส านักงานคณะ(1 นาที) งานธุรการ(1 นาที) หัวหน้าส านักงานคณบดี (2 นาที) คณบดี (2นาที) ส านักงานอธิการบดี(3 นาที)

งานจัดท าค าสั่งแต่งตั้ง/ค าสั่งไปราชการ ค าสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ โดยมีรายละเอียด ดังนี้ - ค าสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือต าแหน่งของผู้มีอ านาจออกค าสั่ง - ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกค าสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นล าดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปี พุทธศักราชที่ออกค าสั่ง - เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกค าสั่ง - ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกค าสั่ง และอ้างถึงอ านาจที่ให้ออกค าสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึง ลงข้อความที่สั่งและวันใช้บังคับ - สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกค าสั่ง - ต าแหน่ง ให้ลงต าแหน่งของผู้ออกค าสั่ง ขั้นตอนการปฏิบัติ 1. เจ้าหน้าที่รับเรื่องขออนุญาตไปราชการ หรือหนังสือแต่งตั้งกรรมการด างานโครงการ 2. เสนอหัวหน้าส านักงานคณบดีตรวจสอบ 3. เสนอคณบดีอนุญาต 4. เจ้าหน้าที่ร่างพิมพ์ค าสั่งแต่งตั้งกรรมการด าเนินงานให้คณบดีลงนาม 5. เจ้าหน้าที่ร่างพิมพ์ค าสั่งไปราชการและจัดส่งไปยังส านักงานอธิการบดีเพื่อลงนามในค าสั่ง 6. ค าสั่งมีการแก้ไข หรือขอเอกสารเพิ่มเติมส่งคืนเจ้าของเรื่องเพื่อด าเนินการแนบเอกสารหลักฐานเพิ่ม 7. ค าสั่งที่ได้รับการอนุญาตส่งคืนบุคลากรเจ้าของเรื่อง 8. ถ่ายส าเนาเก็บเข้าแฟ้มค าสั่งเพื่อเป็นหลักฐานตามหลักงานสารบรรณ

ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (flow Chart) งานจัดท าค าสั่งแต่งตั้ง/ค าสั่งไปราชการ

เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติ รับหนังสือขออนุญาตไปราชการ หรือหนังสือ แต่งตั้งกรรมการด าเนินงาน (5 นาที) เสนอหัวหน้าส านักงานคณบดีตรวจสอบ (15 นาที) เสนอคณบดีพิจารณาอนุมัติ (20 นาที) จัดร่างพิมพ์ค าสั่ง (1 นาที) จัดส่งส านักงานอธิการบดีเพื่อลงนามในค าสั่ง (1 วัน) อนุมัติแล้ว ถ่ายส าเนาแจ้งบุคลากรเจ้าของเรื่อง (2 นาที) แยกประเภทจัดเก็บเข้าแฟ้มเอกสาร ตามหลักงานสารบรรณ (2 นาที)

งานประชุม (กรรมการประจ าคณะ และประชุมอาจารย์) จัดงานประชุมในที่นี้จะกล่าวถึงงานประชุมที่งานบริหารงานทั่วไปรับผิดชอบ คืองานประชุมกรรมการ ประจ าคณะ และการประชุมอาจารย์ประจ าภาคเรียน ซึ่งการประชุมกรรมการประจ าคณะ จะเป็นการ ประชุมร่วมกันระหว่างผู้บริหารคณะ กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิภายนอกมหาวิทยาลัย ตัวแทนคณาจารย์ ตัวแทนประธานสาขาวิชา หัวหน้าส านักงานคณบดี ส่วนการประชุมอาจารย์ประจ าภาคเรียน จะเป็นการ ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารให้คณาจารย์ที่สังกัดทราบก่อนเปิดภาคเรียน ซึ่งมีขั้นตอนด าเนินงานดังนี้ 1. รับเรื่องที่จะจัดประชุม คือ ผู้บริหารคณะมีเรื่องที่จะแจ้งให้ที่ประชุมทราบ 2. ก าหนดระเบียบวาระการประชุม คือ ผู้บริหาร ก าหนดระเบียบวาระประชุมดังนี้ 2.1 ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ 2.2 ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว 2.3 ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว 2.4 ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องพิจารณา 2.5 ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) 3. ออกหนังสือเชิญผู้เกี่ยวข้องในการประชุม มีรายละเอียดดังนี้ 3.1 ออกหนังสือเชิญประชุม 3.2 ระบุ เรื่องประชุม/วัน เดือน ปี/ เวลา /สถานที่จัดประชุม 3.3 สิ่งที่ส่งมาด้วยกับหนังสือเชิญประชุม คือ ระเบียบวาระการประชุม และสรุป รายงานการประชุมครั้งที่แล้วเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้ตรวจสอบแก้ไขล่วงหน้า 4. จัดเตรียมเอกสารประชุม 4.1 จัดเตรียมเอกสารตามวาระการประชุม 4.2 ส่งให้ผู้บริหารคณะตรวจสอบความถูกต้อง (ถ้าแก้ไข) ให้ด าเนินการแก้ไขข้อมูล ให้ถูกต้อง 4.3 ถ่ายเอกสารประชุมตามจ านวนผู้เข้าร่วมประชุม 4.4 จัดเตรียมสถานที่ประชุมให้เรียบร้อย 4.5 เตรียมรายชื่อลงทะเบียน 5. เตรียมอาหารว่าง/อาหาร 6. เริ่มประชุม 6.1 เมื่อครบองค์ประชุมตามเวลานัดหมายการประชุม มีเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลอาหารว่างเข้า เสิร์ฟแก่ผู้เข้าประชุม 7. สรุปรายงานการประชุม เสนอผู้บริหารพิจารณาหากมีการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลให้ ด าเนินการแก้ไขตามวาระการประชุมให้เรียบร้อย 8. ลงชื่อผู้บันทึกการประชุม และเสนอรายงานการประชุมให้คณบดีลงนาม ผู้ตรวจรายงาน การประชุม 9. จัดเก็บรายงานการประชุมเพื่อรอเข้ารับรองรายงานการประชุมครั้งต่อไป

ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (flow Chart)

งานจัดการประชุมกรรมการประจ าคณะ / ประชุมอาจารย์ประจ าคณะ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติ จัดท าหนังสือเชิญประชุม จองห้องประชุม จัดเตรียมวาระ / เอกสารการประชุม เลขานุการจดบันทึกการประชุม เลขานุการจัดท ารายงานการประชุม เสนอคณบดีตรวจ รายงานการประชุม (20 นาที) แจ้งเวียนมติที่ประชุมเพื่อรับทราบ/ ถือปฏิบัติ

งานศูนย์วิจัยเฉพาะทางการปกครองท้องถิ่นและสังคม

ศูนย์วิจัยเฉพาะทางด้านการปกครองท้องถิ่นและการพัฒนาสังคม คณะมนุษยศาสตร์และ สั ง ค ม ศ า ส ต ร์ (ศ ว ท .ค ม ส .) “ Specialized Research Center on Local Administration and Development, Faculty of Humanities and Social Sciences (SRC on LASD”

วัตถุประสงค์ของศูนย์ฯ 1. เพื่อพัฒนางานวิจัยของคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์สู่ความเป็นเลิศทางการวิจัย 2. เพื่อแสวงหาแหล่งทุนสนับสนุนการวิจัย 3. ให้ค าปรึกษาทางด้านการปกครองท้องถิ่นและการพัฒนาสังคมแก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น 4. เป็นศูนย์กลางในการให้ค าปรึกษาและการบริหารโครงการประเมินความพึงพอใจในการให้บริการ ขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นและการพัฒนาสังคม 5. เป็นศูนย์กลางในการท าโพล ส ารวจประชามติ วิเคราะห์ และการประเมินสถานการณ์ใน ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับสาธารณชนในทุกด้าน การบวนการ / ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1. จัดท าหนังสือประสานงาน เสนอคณบดีลงนาม 2. ส่งไปยังหน่วยงานภายนอก พร้อมแบบตอบรับ 3. หน่วยงานภายนอกตอบรับ 4. ประสานงานบุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อแจ้งผลการตอบรับ 1. จัดท าสัญญาจ้าง 2 ฉบับ เสนออธิการบดีลงนาม 2. ร่างหนังสือส่งสัญญาจ้าง เสนอคณบดีลงนาม 3. เมื่อตกลงท าสัญญาเรียบร้อยแล้ว ผู้เกี่ยวข้องด าเนินการตามขั้นตอนต่อไป เมื่อด าเนินการแล้วเสร็จ 4. จัดท าหนังสือส่งรายงานการประเมินความพึงพอใจ เสนอคณบดีลงนาม 5. จัดส่งไปยังหน่วยงาน พร้อมแบบฟอร์มหนังสือรับรองการใช้ประโยชน์ 6. เมื่อได้รับแจ้งจากบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้ด าเนินการเบิกจ่าย 7. จัดท าเอกสารชุดเบิก เสนอผู้บริหารลงนาม 8. ส่งเอกสารชุดเบิก ไปฝ่ายการเงินของมหาวิทยาลัย

ผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (flow Chart)

งานศูนย์วิจัยเฉพาะทางการปกครองท้องถิ่นและสังคม

ขั้นตอนที่ 1 ขั้นตอนที่ 2 ขั้นตอนที่ 3 ร่างหนังสือ ประสานงาน (2 นาที) ส่งหนังสือไปหน่วยงานภายนอก (2 นาที) เสนอคณบดี ลงนาม (2 นาที) รับแบบตอบรับจากหน่วยงาน ภายนอก (1 นาทีป เสนออธิการบดี ลงนาม (3 นาที) จัดท าสัญญา 2 ฉบับ (3 นาที) แจ้งผู้เกี่ยวข้อง ทราบ (1 นาที) ร่างหนังสือส่งสัญญา (2 นาที) ส่งหนังสือไปหน่วยงานภายนอก / พร้อมสัญญาจ้าง (2 นาที) เสนอคณบดี ลงนาม (2 นาที)

ขั้นตอนที่ 4 ขั้นตอนที่ 5 ขั้นตอนที่ 6 ร่างหนังสือส่งเล่ม ประเมิน (2 นาที) ส่งหนังสือไปหน่วยงานภายนอก / หนังสือรับรองการใช้ประโยชน์ / เล่มประเมินความพึงพอใจ 2 เล่ม(2 นาที) เสนอคณบดี ลงนาม (2 นาที) ฝ่ายการเงินมหาวิทยาลัย รับเช็คจากผู้ว่าจ้าง จัดท าชุดเบิก (3 นาที) เสนอหัวหน้าส านักงาน ลงนาม (2 นาที) เสนอรองคณบดีฝ่าย แผนฯ ลงนาม (3 นาที) ส่งฝ่ายการเงินมหาวิทยาลัย (2 นาที) แจ้งอาจารย์ผู้รับประเมินทราบ (2 นาที) รับเล่มประเมินความพึงพอใจ ไว้ที่คณะ 1 เล่ม (1 นาที) หน่วยงานภายนอก ส่งสัญญามา ส านักงานคณะ อาจารย์ผู้รับประเมินด าเนินการ ตามขั้นตอน (ในส่วนของ อาจารย์)