ว ชา ๑. บทน า ช อ สก ล รห สน กศ กษา ห อง ซ เซล (MICROSOFT OFFICE EXCEL) งในช ด และเป นโปรแกรมหน บวก ลบ ค ณ หาร ผลบวก นฐานทางคณ ตศาสตร เช น เม อกดป มน

การทดล

๑

.

บทน

ทํางาน (S ต่อไปจะเ โปรแกรม รูปแบบต เอกซ์เซล คณิตศาส ค้นหาข้อ เอกซ์เซล

๒

.

ส่วน

o

ลองที่

๖

:

กา

นํา

โปรแกรมไมโค SPREAD SHEE เรียกสั้นๆ ว่าเ มไมโครซอฟท์อ าราง ข้อมูลจา ลยังมีฟังก์ชันพ สตร์ระดับสูง ฟั มูล เป็นต้น เอ ตามความต้อง

นประกอบต่าง

OFFICE BUTTO Nam Offic Quic

ารใช้งานไมโ

ครซอฟท์ออฟ ET: อ้างอิง ราช อกซ์เซล) ถูกพ ออฟฟิศ(MICR ากตารางสามา พื้นฐานทางคณ ังก์ชันตรีโกณม อกซ์เซลยังสา การของผู้ใช้ได

งๆ ของโปรแก

ON me Box ce Button ck Access Toolba Worksheet Navi In

โครซอฟท์ออ

ฟิศเอกซ์เซล ( ชบัณฑิตยสถา พัฒนาขึ้นโดย ROSOFT OFFICE ารถจัดการแสด ณิตศาสตร์เช่น มิติ ฟังก์ชันทา มารถใช้ร่วมกั ด้อีกด้วย

กรมเอกซ์เซล

เมื่อกดปุ่ม (OPEN) กา ฯลฯ Form ar gation Tab nsert Worksheet

สาขาวิช

สถาบันเท

วิชา

อฟฟิศเอกซ์

(MICROSOFT น) ที่ได้รับควา บริษัทไมโครซ E SUITE)เอกซ์ ดงผลในรูปแบ น บวก ลบ คูณ างสถิติ ฟังก์ชัน กับฐานข้อมูลต่

ล

มนี้จะแสดงคําส ารสร้างไฟล์ให mula Bar Button

าวิศวกรรมค

ทคโนโลยีพระ

า

C

OMPUTE

ซ์เซล

(MICROS OFFICE EXCE ามนิยม โปรแก ซอฟท์ (MICRO ์เซลเป็นโปรแก บบกราฟหรือแ ณ หาร ผลบวก นทางการเงิน ฟ ต่างๆ รวมถึงก สั่งทั่วไปของไม ม่ (NEW) การ Ribbon

อมพิวเตอร์

ค

ะจอมเกล้าเจ้า

R

E

NGINEE SOFT OFFICE E EL) เป็นโปรแ กรมไมโครซอฟ OSOFT) และเ กรมสําหรับจัดก ผนภูมิแบบต่า ก ผลคูณ ฯลฯ ฟังก์ชันในการ การพัฒนาโปร มโครซอฟท์ออ รบันทึกไฟล์ (S Expand Form Vertical

คณะวิศวกรร

าคุณทหารลา

ERING

L

ABO EXCEL) แกรมประเภทแ ฟท์ออฟฟิศเอก เป็นโปรแกรมห การและคํานวณ างๆ ได้ นอกจา ฯ รวมไปถึงฟัง ตัดต่อคํา ฟังก์ แกรมสําหรับท อฟฟิศเช่นกา SAVE) การพิม mula Bar Scroll Bar Horizontal Scro

รมศาสตร์

าดกระบัง

RATORY แผ่นตาราง กซ์เซล (ซึ่ง หนึ่งในชุด ณข้อมูลใน ากนั้นแล้ว ังก์ชันทาง ก์ชันในการ ทํางานบน ารเปิดไฟล์ มพ์ (PRINT) oll Bar

o NAME BOX บริเวณนี้จะแสดงชื่อของเซล (CELL) ที่ผู้ใช้เลือกหรือที่ผู้ใช้กําลังทํางานอยู่ ทั้งนี้เอกซ์เซลทํางานในลักษณะเป็นตารางแต่ละตารางเรียกว่าเวิรค์ชีต (WORKSHEET) ซึ่งผู้ใช้สามารถเพิ่มเวิรค์ชีตได้โดยมีได้ไม่เกิน 65,000 เวิรค์ชีต ในหนึ่งไฟล์ ในแต่ละเวิรค์ชีตจะประกอบด้วยเซล (CELL) หลายๆ เซล โดยแต่ ละเซลจะมีชื่อที่กําหนดโดยตําแหน่งของเซลนั้น โดยตําแหน่งในแนวตั้งจะเป็น ตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจากA ถึงZ จากนั้นจะเป็นAA, AB,…, ZZ, AAA,…,XED รวม 16,384 หลัก และตําแหน่งในแนวนอนจะเป็นตัวเลข 1,2, ..., 1,048,576 ดังนั้นในแต่เวิร์คชีทจะมีจํานวนเซลทั้งหมด 17,179,869,184 เซล บริเวณ NAME BOX จะแสดงชื่อของเซลที่ผู้ใช้เลือกหรือทํางานอยู่ โดย สังเกตจากเซลที่ถูกเลือกว่าจะมีกรอบเน้นอยู่ที่เซลนั้นเซลที่ผู้ใช้เลือกหรือ ทํางานอยู่ด้วยนี้เรียกว่าช่องกัมมันต์ (ACTIVE CELL: อ้างอิง ราชบัณฑิตยสถาน) นอกจากนั้นแล้วผู้ใช้ยังสามารถเคลื่อนที่ไปยังเซลต่างๆ บนเวิร์คชีทได้ด้วยการระบุชื่อเซลนั้นๆ ในกล่องชื่อนี้

o QUICK ACCESS TOOLBAR แถบเครื่องมือหรือคําสั่งที่ใช้บ่อยๆโดยผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือลดได้โดยการกด

ปุ่มลูกศรชี้ลงเล็กๆ ด้านขวาของแทปเครื่องมือ

o F_ORMULA B_AR บริเวณที่ผู้ใช้กําหนดสูตรการคํานวณหรือฟังก์ชันต่างๆ หรือเป็นบริเวณที่ผู้ใช้

ดูสูตรหรือฟังก์ชันของเซลนั้น

o EXPAND FORMULA BAR ปุ่มกดเพื่อให้มีบริเวณสําหรับกําหนดหรือดูสูตร/ฟังก์ชันมากขึ้น

o V_ERTICAL S_CROLL B_AR แถบเลื่อนหน้าจอในแนวตั้ง

o H_ORIZONTAL S_{CROLL BAR} แถบเลื่อนหน้าจอในแนวนอน

o WORKSHEET NAVIGATION TAB บริเวณที่ผู้ใช้เลือกเวิร์คชีท ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนชื่อเวิร์คชีทได้โดยการกดคลิก

สองครั้งบริเวณนี้หรือเลื่อนเมาส์มาบริเวณนี้แล้วกดปุ่มขวาแล้วเลือกการ เปลี่ยนชื่อ (RENAME)

o I_NSERT W_{ORKSHEET BUTTON} ปุ่มกดเพื่อเพิ่มเวิร์คชีท

o RIBBON แถบรวมชุดคําสั่งซึ่งประกอบไปด้วยส่วนสําคัญ๓ส่วนคือ

๑. แทป (TAB) ซึ่งเป็นชุดคําสั่งหลักๆ ของเอกซ์เซล

๒. กลุ่ม (GROUP) ซึ่งรวมคําสั่งที่เกี่ยวข้องกันเข้าด้วยกัน

การใช้แถบรวมชุดคําสั่งเป็นวิธีการใหม่ที่บริษัทไมโครซอฟท์นํามาใช้ ผู้ใช้สามารถใช้งานคําสั่งและฟังก์ชัน รวมถึงตัวเลือกต่างๆ ได้ง่ายกว่าโปรแกรมในยุคก่อนๆ โดยคําสั่งที่ใช้งานบ่อยที่สุดจะรวมกันอยู่ในกลุ่มแรกคือ แทปโฮม (HOME) และคําสั่งที่มีการใช้น้อยกว่าจะอยู่แยกกันในแทปอื่นๆ ในแต่ละแทปก็เป็นคําสั่งในเรื่องราวเดียวกัน ในแต่ละแทปยังมีการแบ่งเป็นกลุ่มของคําสั่งที่ทํางานใกล้เคียงกัน คํ า สั่ง ต่ า ง ๆ ที่อ ยู่บ น แ ถ บ ชุดคําสั่งจะเป็นคําสั่งที่มีการใช้งานบ่อย ที่สุด คําสั่งอื่นๆ ที่ไม่ค่อยได้ใช้งานจะไม่ แสดงไว้ ทั้งนี้เอกซ์เซลจะแสดงคําสั่ง เฉพาะที่ผู้ใช้น่าจะใช้ตามการทํางานของ ผู้ใช้ตัวอย่างเช่นเมื่อผู้ใช้ยังไม่ได้ทํางาน เกี่ยวกับแผนภูมิ คําสั่งต่างๆ เกี่ยวกับ การทํางานกับแผนภูมิจึงยังไม่จําเป็นต้อง แสดง เมื่อผู้ใช้สร้างแผนภูมิขึ้นมา เอกซ์ เซลจะแสดงแทปขึ้นอีกสามแทปคือการออกแบบ(DESIGN) การวางผัง(LAYOUT) และรูปแบบ(FORMAT)ซึ่งแทปการ ออกแบบนั้นมีรูปแบบแผนภูมิประเภทต่างๆ ให้ผู้ใช้ได้เลือกใช้ แทปการวางผังสําหรับการจัดวางชื่อแผนภูมิและส่วน ต่างๆ ของแผนภูมิ และแทปรูปแบบสําหรับการปรับสีและการเปลี่ยนรูปแบบลายเส้น เมื่อผู้ใช้เลิกใช้งานก็เพียงแต่คลิก เมาส์ข้างนอก เครื่องมือแผนภูมิต่างๆ (CHART TOOLS) ก็จะหายไป เมื่อผู้ใช้ต้องการปรับแต่งแผนภูมิก็เพียงแต่ใช้เมาส์ คลิกในแผนภูมิเครื่องมือต่างๆเหล่านี้ก็จะกลับมา ในกลุ่มคําสั่งที่มีสัญลักษณ์ (เรียกว่า DIALOG BOX LAUNCHER) อยู่บริเวณมุม ล่างขวาของกลุ่มคําสั่ง แสดงว่าผู้ใช้ยัง สามารถป รับแต่งคุณสมบัติอื่นๆ เพิ่มเติมได้อีก เมื่อใช้เมาส์คลิกที่ปุ่มนี้ แล้วจะปรากฏกล่องหน้าต่างขึ้นโดยมีค่า คุณสมบัติอื่นๆ ที่ผู้ใช้สามารถปรับแต่ง ได้ การใช้งานโปรแกรมแต่ละ โปรแกรมในชุดโปรแกรมไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ รวมถึงโปรแกรมไมโครซอฟท์ เอกเซลนั้น ผู้ใช้อาจใช้งานคําสั่งหรือ ฟัง ก์ ชัน ต่ า ง ๆ โ ด ย ใ ช้แ ป้ น พิม พ นอกเหนือไป จากการใช้เมาส์เป็น เส้นทางลัด (SHORTCUT) ในการใช้งาน คําสั่งเหล่านั้น แถบชุดคําสั่งหรือริบบอน นี้ถูกออกแบบให้ผู้ใช้สามารถใช้งาน แป้นพิมพ์ในการสั่งงานได้อย่างง่ายดาย โดยแถบชุดคําสั่งจะแสดงแป้นตัวอักษรที่สัมพันธ์กับคําสั่งนั้นๆ คําสั่งที่มีการใช้ งานบ่อยๆ นั้น ผู้ใช้กดแป้นน้อยครั้ง ถ้ามีการใช้งานไม่มากนักก็จะต้องกดแป้นพิมพ์จํานวนมากครั้งขึ้น

การใช้งานแป้นพิมพ์เป็นเส้นทาง ลัดในการใช้งาน ทําได้โดยการกดปุ่ม ALT ซึ่งจะปรากฏตัวอักษรที่สัมพันธ์กับคําสั่ง ปรากฏขึ้นมา ผู้ใช้เพียงแต่กดแป้นที่ สัมพันธ์กับแทปที่ต้องการ การใช้งานเอกซ์เซลนั้น ผู้ใช้จะ บันทึกข้อมูลต่างๆ ลงในเซลบนเวิร์คชีท เมื่อเริ่มต้นใช้งานจะเห็นได้ว่าเซลที่อยู่ ตําแหน่งบนซ้ายนั้นมีกรอบสีดําอยู่ กรอบสีดํานี้จะเป็นตัวระบุถึงตําแหน่งที่ข้อมูลจะบันทึกลงไป ผู้ใช้สามารถจะบันทึก ข้อมูลลงบนเซลไหนก็ได้ในเวิร์คชีทเมื่อผู้ใช้เลือกเซลไหนเซลนั้นจะมีสถานะเป็น“กัมมันต์”(ACTIVE CELL)และเซลนั้น จะมีกรอบสีดําระบุอยู่ นอกจากนั้นแล้วส่วนบนของหลักและแถวจะมีสีเน้น และบริเวณกล่องชื่อ (NAME BOX) จะปรากฏ ชื่อของเซลนั้น

๓

.

เริ่มต้นใช้งานเอกซ์เซล

เมื่อเริ่มต้นในงานเอกซ์เซลนั้น เมื่อผู้ใช้เปิดโปรแกรมขึ้นมาจะมีไฟล์ เปล่าเปิดขึ้นมาให้ใช้ได้ทันที แต่ถ้าผู้ใช้ ต้องการเปิดไฟล์ที่เคยใช้อยู่ก่อนก็อาจทํา ได้ด้วยการกดปุ่มMICROSOFT OFFICE BUTTON ด้านซ้ายบนของหน้าต่าง เอกซ์เซลแล้วเลือกการเปิดไฟล์ (OPEN) หรืออาจใช้แป้นลัด ALT+F+O คําสั่งที่เกี่ยวกับการแก้ไขและ การจัดรูปแบบของข้อมูลจะอยู่ในกลุ่ม ชุดรูปแบบ (FONT) ภายใต้แทปโฮม ตัวอย่างเช่นในการสร้างตารางข้อมูล ถ้า ผู้ใช้จัดรูปแบบของตัวอักษรบริเวณที่ เป็นหัวเรื่องให้เป็นตัวเข้ม (BOLD) จะทํา ให้เด่นขึ้นซึ่งทําได้โดยไปที่แทปโฮมและ บริเวณกลุ่มชุดรูปแบบ (FONT) จากนั้นก็ เลือกรูปแบบอักษรให้เป็นตัวเข้ม นอกจากนี้แล้วผู้ใช้ยังอาจปรับเปลี่ยนชุดรูปแบบตัวอักษรสีขนาดตามความต้องการ เมื่อผู้ใช้ต้องการคํานวณโดยใช้ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ต่างๆ นั้นก็สามารถได้อย่างไม่ยากเย็นและทําได้หลาย วิธี ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ใช้ต้องการหาผลรวม ก็เพียงแค่กดปุ่ม ผลรวม (SUM) ซึ่งอยู่ในกลุ่มการแก้ไข (EDITING) ภาย ในแทปโฮม ผู้ใช้เพียงแต่เลือกเซลที่อยู่ล่างสุดที่ต้องการหาผลรวมจากนั้นก็กดปุ่ม จะเห็นได้ว่าจะเห็นกรอบลางๆ ในเซลที่อยู่เหนือเซลเหล่านั้นถ้าผู้ใช้ต้องการหาผลรวมของเซลที่อยู่ในกรอบลางๆนั้นก็เพียงแต่กดปุ่มENTER ถ้า

ต้องการหาผลรวมของเซลอื่นแทนที่จะ กด ENTER ทันที ผู้ใช้เพียงแต่ใช้เมาส์ เลือกในเซลที่ต้องการหาผลรวมนั้นแล้ว จึงกด ENTER อีกวิธีหนึ่งซึ่งเป็นที่นิยม ของผู้ใช้ที่มีประสบการณ์การใช้งาน เอกซ์เซลมาพอสมควรคือการใช้ฟังก์ชัน หรือสูตรการคํานวณโดยตรง ณ บริเวณ FORMULA BAR ซึ่งทําได้โดยใช้เมาส์ เลือกไปยังเซลที่ต้องการหาผลรวม จากนั้นจึงพิมพ์ฟังก์ชันหรือสูตรการคํานวณโดยเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ(=)เพื่อบอกเอกซ์เซลว่าจะใช้ฟังก์ชัน ตามด้วยฟังก์ชันที่ต้องการใช้ และตามด้วยตัวแปรของฟังก์ชันภายในวงเล็บ ในกรณีของฟังก์ชัน SUM ตัวแปรที่ ต้องการคือ เซลต่างๆ ที่จะหาผลรวม การระบุเซลที่ต้องการหาผลบวก สามารถทําได้โดยการระบุโดยตรง เช่น =SUM(C1, C2, D1, D3) ในกรณีที่ข้อมูลที่ต้องการหาผลรวมอยู่ติดๆ กัน ผู้ใช้สามารถระบุเซลที่ติดๆ กันได้โดยใช้ เครื่องหมายทวิภาค(COLON :)เช่น=SUM(C2:C50)ซึ่งเป็นการคํานวณผลรวมของเซลC2ถึงC50สูตรการคํานวณที่ เอกซ์เซลใช้ในการคํานวณข้อมูลของเซลนั้นจะปรากฏที่บริเวณ FORMULA BAR ในที่นี้คือฟังก์ชัน SUM หากผู้ใช้ต้องการ ใช้ฟังก์ชันอื่นๆ ก็เพียงแต่เลือกจากชื่อฟังก์ชันที่ปรากฏเมื่อกดปุ่มเล็กทางขวามือของปุ่ม ฟังก์ชันทั้งหมดของ เอกซ์เซลสามารถหาได้จากการเลือก “MORE FUNCTION” เมื่อกดปุ่มเล็กทางขวาของปุ่ม แล้วค้นหาจากรายการ หรือจากHELPของเอกซ์เซล เมื่อใช้งานเอกซ์เซลนั้นผู้ใช้ควรจะใส่ หัวข้อของข้อมูลแต่ละประเภทกํากับไว้ เพื่อที่ผู้ใช้หรือผู้อื่นที่ผู้ใช้ส่งไฟล์ไปให้ เข้าใจว่าข้อมูลที่มีอยู่คืออะไร ซึ่งการ บันทึกหัวข้อควรจะมีทั้งข้อมูลทั้งในแนว หลักและแนวแถว จากตัวอย่าง หัวข้อใน แนวหลักจะเป็นชื่อเดือน หัวข้อในแนว แถวคือชื่อบริษัท ในการบันทึกข้อมูลในเซลนั้น ผู้ใช้ สามารถเลื่อนไปยังเซลอื่นได้โดยการกด TAB เมื่อต้องการเคลื่อนที่ไปใน แนวนอนหรือกด ENTER เมื่อต้องการ เคลื่อนที่ไปในแนวตั้ง เอกซ์เซลยังมีคุณสมบัติพิเศษสําหรับช่วยผู้ใช้ในการบันทึกข้อมูลอยู่สองอย่างคือ AUTOFILL และการ

ข้อมูลที่เหลือให้ เช่นผู้ใช้บันทึก มกราคม กุมภาพันธ์ จากนั้นผู้ใช้เพียงแต่เลือกเซลทั้งสองนั้น แล้วขยับเมาส์มาที่มุมล่าง ขวาของเซลทั้งสองที่เลือกแล้วดึงเซลนั้นออกมา เอกซ์เซลจะเพิ่มข้อมูลให้ตามอนุกรมที่น่าจะเป็น ส่วนคุณสมบัติ AUTOCOMPLETE นั้นเอกซ์เซลจะเพิ่มข้อมูลให้เต็มเมื่อผู้ใช้พิมพ์ไปแล้วหนึ่งหรือสองอักษรหรือตัวเลขโดยข้อมูลที่เติมให้ เต็มนั้นคือข้อมูลที่ผู้ใช้เคยป้อนมาแล้วในเซลก่อน ๆ ถ้าผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลที่เอกซ์เซลเติมเต็มให้ ผู้ใช้ก็เพียงกดปุ่ม ENTER ถ้าไม่ต้องการก็เพียงแต่กดแป้นพิมพ์ต่อไป เมื่อผู้ใช้ต้องการแก้ไขข้อมูลที่อยู่ในเซล สามารถทําได้สามวิธี วิธีการแรกคือการ กดเมาส์คลิกคลิก(DOUBLE CLICK)ที่เซล นั้นแล้วพิมพ์แก้ไขที่เซลนั้น อีกวิธีหนึ่ง คือกดเมาส์คลิกที่เซลนั้นแล้วพิมพ์แก้ไข ที่ FORMULA BAR อีกวิธีหนึ่งคือคลิกที่เซล นั้นแล้วกดปุ่ม F2 เพื่อแก้ไขข้อมูลที่เซล นั้น ในบางกรณีเซลที่เราใช้มีการจัดรูปแบบ ไว้อยู่ก่อนแล้ว ถึงแม้ว่าผู้ใช้จะลบข้อมูล เหล่านั้นออกไปแล้วแต่ว่ารูปแบบของ ข้อมูลยังอยู่ นั่นคือเอกซ์เซลบันทึก รูปแบบที่เซลๆ นั้น ไม่ใช่จัดรูปแบบที่ ข้อมูลนั้น การลบรูปแบบออกจากเซล สามารถทําได้โดยการเลือกกลุ่มการ บันทึกข้อมูล (EDITING) ภายในแทปโฮม จากนั้นคลิกเลือก แล้วเลื่อนเมาส์ไปยังฟังก์ชันที่ต้องการ โดย CLEAR ALL คือการลบข้อมูลและรูปแบบข้อมูลCLEAR FORMAT คือการลบรูปแบบข้อมูลเท่านั้นCLEAR CONTENTS คือการลบข้อมูล โดยที่ไม่ลบรูปแบบข้อมูล และ CLEAR COMMENTS คือการลบความคิดเห็นออกโดยยังคงข้อมูลและรูปแบบไว้อยู่ เมื่อผู้ใช้ต้องการเพิ่มเซลว่างเพื่อบันทึก ข้อมูลสามารถทําได้โดยการเลือกไปที่ เซลที่ต้องการเพิ่มเซลว่างแล้วกดปุ่ม INSERT ในกลุ่มคําสั่งCELLS ภายใต้ แทปโฮม ทั้งนี้การเพิ่มเซลสามารถเพิ่ม หนึ่งเซล หรือเพิ่มทั้งแถว หรือเพิ่มทั้ง หลัก

การทํางานกับเอกซ์เซลจะเป็นการ ทํางานกับการคํานวณทางคณิตศาสต์ เป็นส่วนใหญ่ เมื่อผู้ใช้ต้องการให้เอกซ์ เซลคํานวณตัวเลข ผู้ใช้จะต้องเริ่มต้น ด้วยการพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ ( = ) ก่อนเพื่อบอกให้เอกซ์เซลเข้าใจว่าเป็น การใส่สูตรเพื่อคํานวณตัวเลขร่วมกับ ตัวดําเนินการทางคณิตศาสตร์เช่น บวก (+) ลบ (–) คูณ (*) หาร (/) ทั้งนี้หากผู้ใช้มีการใช้ตัวดําเนินการมากกว่าหนึ่งตัวนั้น เอกซ์เซลไม่ได้คํานวณตามลําดับจาก ซ้ายไปขวา แต่เป็นคํานวณแบบเลือกทําก่อนหลัง เช่น ดําเนินการคูณหรือหารก่อนการบวกหรือลบ นอกจากการ กําหนดสูตรการคํานวณโดยผู้ใช้แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถใช้ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์เช่นฟังก์ชัน SUM ตามที่ได้กล่าวไปแล้ว ข้างต้น บ่อยครั้งที่ผู้ใช้มีการใช้สูตรการคํานวณ ของเซลใกล้ ๆ กันเหมือน ๆ กัน ตัวอย่างเช่น การคํานวณค่าใช้จ่ายในแต่ ละเดือน ซึ่งจะมีการคํานวณโดยใช้สูตร เดียวกันแต่ข้อมูลมาจากต่างแนวหลัก การใช้สูตรคํานวณเดียวกันเช่นนี้ทําได้ โดยใช้คุณสมบัติ AUTOFILL ของเอกซ์ เซล โดยการเลือกไปที่เซลที่เราต้องการ คัดลอกสูตรคํานวณ (เซล B7 ตามตัวอย่าง) แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่มุมล่างขวาของเซลนั้น แล้วลากไปยังเซลที่เราต้องการ คัดลอกข้อมูลอีกวิธีหนึ่งสามารถทําได้โดยการคัดลอกเซลต้นทางด้วยการกดเมาส์ปุ่มขวาแล้วเลือกCOPY หรือกด CTRL-C แล้วไปยังเซลที่ต้องการคัดลอกจากนั้นเลื่อนเมาส์ไปยังกลุ่มคําสั่ง CLIPBOARD ภายในแทปโฮม จากนั้นกดปุ่ม เล็ก ๆ ภายใต้ปุ่ม PASTE แล้วเลือก PASTE FORMULAS

การใช้สูตรหรือฟังก์ชันเพื่อการคํานวณ นั้น นอกจากการระบุตัวเลขโดยตรงแล้ว ผู้ใช้สามารถคํานวณด้วยการอ้างอิงจาก เซลได้โดยการระบุชื่อเซลนั้น เช่น C5 หรือกลุ่มของเซล เช่น C3:C6 ซึ่ง หมายถึงข้อมูลจากเซล C3 ถึงเซล C6

การอ้างอิงข้อมูลจากเซลภายในเอกซ์เซลมีอยู่สองประเภท คือการอ้างอืงแบบสัมพัทธ์(RELATIVE REFERENCE) และ การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (ABSOLUTE REFERENCE) การ อ้างอิงแบบสัมพัทธ์นั้น เมื่อผู้ใช้คัดลอกสูตรหรือใช้ คุณสมบัติ AUTOFILL นั้นเซลที่อ้างอิงแบบสัมพัทธ์จะ เปลี่ยนไป ในขณะที่การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เซลที่ถูกอ้างอิง จะไม่เปลี่ยนเมื่อผู้ใช้ต้องการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ผู้ใช้เพียงแต่เพิ่มเครื่องหมาย$นําหน้าชื่อเซล ในบางกรณี เอกซ์เซลไม่สามารถทํางานได้เนื่องจากมีการ ระบุข้อมูลผิดพลาดหรือผิดประเภท ซึ่งเอกซ์เซลจะแสดง ข้อมูลความผิดพลาดนั้นให้ปรากฏบนเซลนั้น ๆ แทนที่จะ แสดงข้อมูล เช่นแสดงเครื่องหมาย #### เมื่อความกว้าง ของเซลนั้นไม่กว้างพอที่จะแสดงข้อมูลของเซลนั้นแสดง เครื่องหมาย #REF! เมื่อข้อมูล ณ เซลที่อ้างอิงไม่สมบูรณ์ เซลที่อ้างอิงไปนั้นอาจถูกลบไปหรือถูกทับด้วยข้อมูลประ เทภอื่น แสดงเครื่องหมาย #NAME? เมื่อผู้ใช้พิมพ์ชื่อ ฟังก์ชันผิดพลาดหรือใช้ชื่อที่เอกซ์เซลไม่รู้จักซึ่งในบางครั้งเอกซ์เซลจะแสดงปุ่ม ร่วมด้วย ซึ่งถ้าผู้ใช้กดที่ปุ่มนี้แล้ว เอกซ์เซลจะเสนอวิธีการแก้ไขความผิดพลาด ในการคํานวณวันที่ของเอกซ์เซลนั้น เอกซ์เซลจะนับหรือคํานวณวันโดยเริ่มจากวันที่ ๑ มกราคม ค.ศ. ๑๙๐๐ เป็นวันหมายเลข ๑ และต่อ ๆ ไป ดังนั้นวันที่ ๑๗ กรกฏาคม ๒๕๕๒ (ค.ศ. ๒๐๐๙) จึงเป็นวันหมายเลข ๔๐๐๑๑ และ วันที่ ๒๒ สิงหาคม ๒๕๕๓ (ค.ศ. ๒๐๑๐) จึงเป็นวันหมายเลข ๔๐๔๑๒ ดังนั้นผู้ใช้จึงคํานวณหาจํานวนวันได้โดยการลบ วันที่ทั้งสอง ทั้งนี้เป็นเพราะเอกซ์เซลพิจารณาวันที่เป็นตัวเลข ๆ หนึ่ง ฟังก์ชันของเอกซ์เซลหนึ่งคือ TODAY() ซึ่งจะ แสดงวันปัจจุบันซึ่งอาจนําไปใช้คํานวณจํานวนวันจากจุดหนึ่งถึงปัจจุบันได้

ถ้าต้องการคํานวณวันทํางาน คือเฉพาะวันจันทร์ถึง วันศุกร์เท่านั้น การนําวันสองวันมาลบกันตรง ๆ จะ ได้ผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง ทั้งนี้เอกซ์เซลจัดเตรียม ฟังก์ชันสําหรับการณ์นี้คือฟังก์ชัน NETWORKDAYS ซึ่งจะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ การสร้างแผนภูมิในเอกซ์เซลนั้นสะดวก มากและไม่ยากโดยมีขั้นตอนดังนี้ ๑)เลือกข้อมูลที่ต้องการนํามาแสดงเป็นแผนภูมิ รวมถึงหัวเรื่องทั้งในแนวหลักและแนวแถว ๒) เลือกไปที่แทป INSERT เลือกปุ่ม COLUMN ใน กลุ่มคําสั่ง CHART หรือเลือกแผนภูมิประเภทอื่น ๆ ที่อยู่ในกลุ่มคําสั่งนั้น ๓) เมื่อเลือกแผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิประเภทอื่นที่ เลือกจะเห็นแผนภูมิในแบบที่เลือกในรูปแบบต่าง ๆ ให้เลือกได้ ผู้ใช้สามารถเลื่อนแผนภูมิเหล่านั้นไป วางณตําแหน่งที่ต้องการหรือลดขยายขนาดได้ ตามต้องการ เมื่อสร้างแผนภูมิเสร็จแล้วก็น่าจะตกแต่งแผนภูมิที่ ได้โดยการใส่หัวเรื่อง และคําอธิบายข้อมูลใน แนวนอนและแนวตั้ง ซึ่งทําได้หลายวิธี วิธีที่ง่าย ที่สุดคือรูปแบบที่ต้องการจากกลุ่มคําสั่ง CHART LAYOUTS ในแทปการออกแบบ (DESIGN) ถ้าต้องการเปลี่ยนสีหรือรูปแบบของแผนภูมิก็ เพียงแต่เลือกรูปแบบที่ต้องการจากกลุ่มคําสั่ง CHART STYLES ภายในแทปการออกแบบ

๔

.

การใช้งานฟังก์ชันตรรกศาสตร์ในเอกซ์เซล

การใช้งานฟังก์ชันตรรกศาสตร์ในเอกซ์เซลสามารถใช้งานได้ 2

วิธี ได้แก่ การใช้งานการป้อนฟังก์ชันลงไปในเซลโดยตรง เริ่มต้นด้วย

เครื่องหมายเท่ากับ (=) แล้วตามด้วยชื่อฟังก์ชันที่ต้องการใช้ โดยเอกซ์เซลจะแสดงชื่อฟังก์ชัน ที่เลือกพร้อมตัวช่วยใน การใช้งานฟังก์ชันหรือเลือกจากเมนู“FORMULARS”และเลือกCATEGORY เป็น“LOGICAL”

สําหรับฟังก์ชันตรรกศาสตร์ที่จะแนะนําให้รู้จักคือฟังก์ชัน IF, AND และ RO ซึ่งสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ ร่วมกันได้

ฟังก์ชัน IF มีรูปแบบการใช้งาน คือ =IF(LOGICAL_TEST,VALUE_IF_TRUE,VALUE_IF_FALSE)

ฟังก์ชัน AND มีรูปแบบการใช้งาน คือ =AND(LOGICAL1,LOGICAL2,…)

ฟังก์ชัน RO มีรูปแบบการใช้งาน คือ =OR(LOGICAL1,LOGICAL2,…)

ตั้วอย่างการใช้งานฟังก์ชัน IF

=

IF(C

2="

A

"

,

4

,IF(C

2="

B

"

,

3

,IF(C

2="

C

"

,

2

,IF(C

2="

D

"

,

1

,IF(C

2="

F

"

,

0

,

""

))))) และเมื่อเลื่อนเมาส์ไปยังมุมเซลจนเมาส์

เปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย

+ แล้วดับเบิ้ลคลิก

๕

.

แบบฝึกหัดใช้งานเอกซ์เซล

a.

ตารางสูตรคูณ

ให้นักศึกษาทดลองสร้างไฟล์เอกซ์เซล และสร้างตารางสูตรคูณ โดยให้คูณตั้งแต่ตัวเลข [1:15] X [1:15] กําหนดให้ - สร้างอยู่ในเวิรค์ชีตที่ 1 ชื่อ “HW1 สูตรคูณ” - หลักA มีความกว้างเป็น5 และหลักB ถึงหลักP มีความกว้างเป็น4

- แถวและหลักที่เป็นตัวตั้งและตัวคูณใช้ฟอนท์ COURIER NEW ขนาด 11 PTS. และเป็นตัวเน้น (BOLD) สีแดง

- ผลลัพธ์ของการคูณใช้ฟอนท์ MICROSOFT SANS SERIF ขนาด 10 PTS. และเป็นตัวเอียง (ITALIC) สีดํา

เกร็ดความรู้ o การคูณนั้นสามารถใช้ตัวดําเนินการคูณ (*) หรือฟังก์ชัน PRODUCT ก็ได้ o ลองใช้คุณสมบัติAUTOFILL ของเอกซ์เซล o ใช้คุณสมบัติการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ b.

ตารางคํานวณจํานวนวัน

ให้นักศึกษาทดลองสร้างไฟล์เอกซ์เซลสําหรับป้อนข้อมูลปฎิทินการศึกษาโดยคํานวณวันที่เหลืออยู่ กําหนดให้ป้อนข้อมูลในต่างๆในเซลที่ไม่มีสีและใส่เฉพาะสูตรหรือฟังก์ชันในเซลสีเหลืองและมีรูปแบบตาม ตัวอย่างกําหนดให้ - สร้างอยู่ในเวิรค์ชีตที่ 2 ชื่อ “HW2 ปฎิทิน” - ทุกครั้งที่เปิดไฟล์ขึ้นมาในเซล C1 จะแสดงวันที่ เดือน และ ปี ปัจจุบัน ตามรูปแบบที่กําหนด - ในเซล C2 จะคํานวณอายุโดยอาศัยข้อมูลปีจากเซล C1 และปีจากเซล C2 (วันเกิดที่ป้อน) - ในเซล D6:D15คํานวณวันที่เหลืออยู่โดยอาศัยข้อมูลจากเซล C1 และข้อมูลในเซล C6:C15 หากวันที่ ”วันนี้” ในเซล C1 เลยวันที่ในหลัก C ที่แถวใดแล้วจะไม่แสดงผลใดๆ - ในเซล E6:E15คํานวณเดือนที่เหลืออยู่โดยอาศัยข้อมูลจากเซล C1 และข้อมูลในเซล C6:C15 หาก วันที่ ”วันนี้” ในเซล C1 เลยวันที่ในหลัก C ที่แถวใดแล้วจะไม่แสดงผลใดๆ

เกร็ดความรู้

o การจัด FORMAT CELLS

o ฟังก์ชัน TODAY, ฟังก์ชัน YEAR, ฟังก์ชัน MONTH, ฟังก์ชัน IF o การ + หรือ -เซล o ใช้คุณสมบัติการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ c.

ตารางบันทึกข้อมูล น.ศ. และตัดเกรด

ให้นักศึกษาทดลองสร้างไฟล์เอกซ์เซลสําหรับป้อนข้อมูลนักศึกษา และคะแนนในแต่ละวิชา ตาม ตัวอย่างเอกสารหน้า 14 โดยมีข้อกําหนดดังนี้(ข้อมูลรหัสประจําตัวประชาชน ชื่อ สกุล เบอร์โทร คะแนน น.ศ. ให้ใส่เลขใดก็ได้ แต่อย่างน้อยต้องมี 33 แถว) - สร้างอยู่ในเวิรค์ชีตที่ 3 ชื่อ “HW3 เกรด” - ในหลัก B ตั้งแต่แถว 10 เป็นต้นไป สามารถป้อนรหัสประจําตัวประชาชน จํานวน 13 หลักได้ - สร้างเวิรค์ชีตที่ 4 ชื่อ “PREFIX” เก็บข้อมูลดังนี้ - ในหลัก C ตั้งแต่แถว 10 เป็นต้นไป สามารถป้อนข้อมูล นาย / นาง / นางสาว ได้จาก DROP-DOWN ดังนี้ - ในหลัก E ตั้งแต่แถว 10 เป็นต้นไป สามารถป้อนข้อมูลเบอร์โทร ของนักศึกษาจํานวน 9 ตัว แล้ว แสดงผลตามรูปแบบ X-XXXX-XXXX - ในหลัก G, I, K, M, O, Q และ S ตั้งแต่แถว 10 เป็นต้นไป ใช้สําหรับป้อนคะแนนรายวิชา MATH, PROGRAMMING, PROGRAMMING LAB, DIGITAL, DIGITAL LAB, BASIC ELECT และ COM ENG LAB ตามลําดับโดย แสดงผลเป็นทศนิยม 2 ตําแหน่ง

- ในหลัก H, J, L, N, P, R และ T ตั้งแต่แถว 10 เป็นต้นไป จะเป็นการคํานวณเกรดในแต่ละวิชาจากคะแน ในหลัก G, I, K, M, O, Q และ โดยสามารถปรับเงื่อนไขของเกรดแต่ละวิชาได้จากข้อมูลในเซล A1:D6 - ในหลัก G, I, K, M, O และ Q แถวที่ 2 ถึง 6 จะนับจํานวน น.ศ. ที่ได้ A, B, C, D และ F ในแต่ละวิชา - ในเซล A1:D6 เป็นตามรูปแบบที่กําหนดในตัวอย่าง - ในเซล F8:F9 เป็นตามรูปแบบที่กําหนดในตัวอย่าง - ในหลักFตั้งแต่แถว10 เป็นต้นไปจะคํานวณเกรดเฉลี่ยของน.ศ.แต่ละคนแสดงผลเป็นทศนิยม2 ตําแหน่ง โดยอาศัยข้อมูลเกรดในหลัก H, J, L, N, P, R,T และจํานวนหน่วยกิตแต่ละวิชาในแถวที่ 9 - ในแถว F ที่คํานวณเกรดเฉลี่ยจะแสดงผล DATA BAR ตามตัวอย่าง (เกรดเฉลี่ยใกล้ 4.00 BAR จะยาว,

เกรดเฉลี่ยใกล้ 0.00 BAR จะสั้น) - เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารจะแสดงเฉพาะส่วนที่อยู่ในตัวอย่างหน้า 15 (เท่านั้น)โดยอยู่ใน1 หน้ากระดาษ เกร็ดความรู้ o การจัดFORMAT CELLS o ใช้ HELP “DROP-DOWN” o ฟังก์ชัน IF o ใช้คุณสมบัติการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ o ฟังก์ชัน COUNTIF o ฟังก์ชัน LOOKUP o การใช้ CONDITIONAL FORMATTING o การใช้ PRINT AREA o การใช้PAGE SETUP d.

งานที่ต้องส่ง

o บันทึกไฟล์EXCEL ที่ทําการทดลองโดยมีชื่อไฟล์รูปแบบเป็น XXXXXXXX_LAB6.XLSXโดย XXXXXXXX เป็นรหัสนักศึกษา o ไฟล์ PDF เวิรค์ชีตที่ 3 ชื่อ “HW3 เกรด” ชื่อไฟล์มีรูปแบบเป็น XXXXXXXX_LAB6.PDF o ไฟล์ทั้งหมดให้ E-MAIL ส่ง o พิมพ์เวิรค์ชีตที่3ชื่อ“HW3เกรด” ส่ง

- ให้นักศึกษาสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายประจําสัปดาห์ดังตัวอย่างโดยมีรายการไม่น้อยกว่า5 รายการ - ใช้สูตรsum เพื่อหารายรับและรายจ่ายรวม - ใช้excel คํานวณหาเงินคงเหลือ - จากนั้นนําเฉพาะรายจ่ายไปสร้างกราฟวงกลม(Pie) โดยเขียนชื่อของกราฟให้สมบูรณ์ - ตีเส้นตารางรวมเซลล์และเลือกสูตรโดย ตัวอย่าง