COMPLIANCE FOR TODAY S CONSTRUCTION.

COMPLIANCE FOR TODAY’S

CONSTRUCTION

Public Works: Phase 4

Disclaimer

•

All information presented is based solely upon 

experience, opinion and research done.

•

_{Information presented is not intended to be} 

Objectives

•

Review and Questions

•

Fringe Benefits

•

Records

•

Audits

•

Penalties

Review and 

Questions

•

Apprentices

•

Overtime

•

Travel and Subsistence vs. 

Compensable Travel

■

Basic Hourly Rate

– minimum amount that is to be paid to the employee in 

their paycheck.

■

Employer Payments

– amount that needs to be paid to the employee

and/or on behalf of the employee (payment for Health and Welfare, Pension, 

Vacation and Holiday, Training, Other)

■

Paid to the employee

means money paid directly to the employee whether it is added to their basic 

hourly rate or paid on a separate payroll line or separate check.  

■

On behalf of the employee

means money paid to a fringe benefits plan, union trust, training fund 

contribution – money is still paid, but not directly to the employee. (See the Fringe Benefit lesson for 

more information)

■

You can have a split payment as well – some is paid out on behalf of the employee, the remaining can be 

paid to the employee directly.

■

Total Hourly Rate

– minimum amount the company is required to payout for 

work performed(Basic Hourly Rate + Employer Payments)

Basic Hourly Rate 

+ 

Employer Payments 

= Total Hourly Rate

What are Fringe Benefits?

What are Fringe Benefits?

•

Fringe Benefits are to be paid for each 

hour worked.  They are paid to all 

persons whose scope of work outlines 

payment of Fringe Benefits (Employer 

Payments).

•

Payments to the Employee must be paid 

when the basic rate is paid for the hours 

worked (with their regular paycheck).

•

Payments made on behalf of the 

Employee must be regularly to ensure 

compliance.  (at least quarterly, unless 

you are prepaying)

Paying on behalf of the employee 

vs. to the employee

When deciding how to pay out the fringe 

benefit requirement – you should consider 

the pros and cons of both options.

•

On behalf: 

•

Pros: save money through employer 

taxes, not duplicate money already 

being spent on company provided 

benefits.

•

Cons: additional administrative 

tasking 

•

To employee:

•

Pros: easier to document

•

Cons: no tax savings, may be paying 

double for benefits

Paying on behalf of the employee vs. to the employee

TOTAL SAVINGS: 

•

PER HOUR: $2.40

•

8‐HOUR DAY: $19.20

•

40‐HOURS WEEK: $96

•

2080‐HOUR YEAR: $4,992

On behalf of 

employee

To employee

Basic Hour Rate (BHR)

$20

$20

Fringe Benefit Package $8

$8

Total Taxable Income

$20

$28

Employer Cost

30% ( $6)

30% ( $8.40)

Paying on behalf of the employee

•

_When paying 

_{on behalf of the employee}

_–

you have two options:

•

Take credit for money the company is 

already spending on qualifying benefits

•

Pay all money into a bonefide fringe 

benefit plan

Fringe Benefits: applying 

payments already made

When you are paying into a bonefide fringe benefit plan you are able to take “credit” 

towards those payments.  Credit can be taken from benefits such as:

•

Health and welfare 

(health, dental, vision, life insurance)

•

Pension

(employer's contributions to 401k plan or other retirement plans)

•

Vacation

(vacation accrual that is paid out when the employee departs)

•

Training Contributions 

•

Worker Protection and Assistance Program related to Public Works

•

Collective Bargaining Agreement Payments 

(union due or association fees)

YOU ARE TAKING A CREDIT TOWARD A BENEFIT THE DIRECTLY EFFECTS THE WORKER 

IN QUESTION

Fringe Benefits: applying 

payments already made

Credit may be taken when paid accordingly:

ONLY ONE IS REQUIRED TO QUALIFY

1. Payments made to a trustee or third person pursuant to a 

plan, fund or program (Union, supplemental benefit plan)



MUST PAY REGULARLY, NO LESS THAN QUARTERLY



CAN ONLY TAKE CREDIT FOR PAYMENTS ACTUAL MADE

2. The rate of actual costs to the employer reasonably 

anticipated in providing benefits to workers pursuant to 

an enforceable commitment communicated in writing to 

the workers affected (Vacation)

No credit may be taken for benefits required to be 

provided by 

LAW

. (federal, state, local)

•

Worker’s Compensation

•

Unemployment Benefits

•

Social Security

•

Medicare 

•

Paid Sick Leave

No credit can be taken for:

•

Bonuses (Christmas, good‐job, Tuesday bonues)

•

Cell phone

•

Company Vehicle

•

Reimbursement of expenses

Fringe Benefits: applying payments already made

YOU ARE TAKING A CREDIT TOWARD A BENEFIT THE DIRECTLY EFFECTS THE WORKER IN QUESTION

THERE CAN BE NO DEDUCTION OF THE BASIC HOURLY RATE

Annualization is a principle adopted from the Federal Department of 

Labor.  It is an enforceable method of calculating out credit allowances 

for company benefits.

•

Annualization provides a means to permit an employer to take credit only 

for employer contributions paid to work while employed on covered public 

works projects –

NOT FOR USE ON THE PRIVATE SIDE.

•

Pre‐payments (Annual, Quarterly, Monthly)

Fringe Benefits: applying 

payments already made

Steps to annualization payments being made:

1. Calculate out the cost for benefits for the year

•

How much will the health and welfare cost?

•

How much will the employer contributions be

to a pension/retirement plan (flat cost)

2. Determine how many hours an employee works 

in a year. (or how many hours they are expected 

to work)

3. Divide the cost / by the number of hours in a year 

= ANNUALIZATION CREDIT

It is not considered to be a 

violation to use the full year 

equivalent of 2,080 hours (40 

hours per week x 52 weeks per 

year) in determining the 

applicable credit unless, of 

course, the affected employee 

worked more than 2,080 hours.

An employee works as a carpenter. 

•

Basic hourly rate: 

$30

•

Fringe benefit package:  

$15

•

Training fund contributions:

$1

•

Total hourly rate:

$46



Employer provides the carpenter with medical insurance 

in the amount of $4,800 per year.



Employer would divide the total annual cost of the 

benefit by the total hours worked by the employee for 

the preceding year or by 2,080 hours.

•

Basic hourly rate: 

$30

•

Fringe benefit credit: 

$2.31

•

Remining fringe package:   

$12.69

•

Training fund contributions:

$1

•

Total hourly rate:

$46

Taking credit: applying payments already made

The annualization principle requires that when converting an employer’s 

contribution to a 

pension or health and welfare 

into an hourly amount, 

the amount of payments must be divided by the total number of hours 

worked in a year on 

all projects

, 

public and private

, not just the number of 

hours worked during that year on public projects.

•

Contractor makes annual payments in advance to cover the coming year 

and actual hours will not be determinable until the close of that year, 

the total hours worked the previous year by the workers performing 

work covered by California’s prevailing wage will be considered as 

representative of a normal work year.

•

Similarly, where the contractor pays monthly, hours worked the previous 

month or the same month last year can be used.

•

If the worker works the entire year only on projects covered by California’s 

prevailing wage laws, or under circumstances otherwise exempt under the 

exceptions set forth above in Labor Code § 1773.1(e)(1)‐(4), the employer would be 

entitled to take the full credit of $2.31 up to a maximum of $4,800. 

•

Conversely, if the worker worked only 1,500 hours of the year on projects covered 

by California’s prevailing wage laws and 580 hours of the year on other jobs which 

are not covered by California’s prevailing wage laws or are otherwise not exempted 

under Labor Code § 1773.1(e)(1)‐(4), the employer would be entitled to take a 

credit of only $2.31 per hour towards meeting the employer’s obligation to pay the 

prevailing wage on the California public works projects.  

•

Therefore, although an employer 

may have paid $4,800 

in insurance premiums for 

that year, the employer is entitled to take a total annual 

credit of only $3,465.00 

(1,500 x. $2.31) against its prevailing wage obligation because the employer may 

take the credit only for those hours worked on a public works project. 

Pay as you go option: 

Just as with the training fund contributions – we do 

not make payments until after the hour are worked.

Contractors are not limited to the individual 

amounts specifically listed under the various 

categories (such as pension, health & welfare, etc.,) 

of benefits specified in a wage determination in 

taking credit for providing Employer Payments. 

Rather, the contractor may take credit for the 

aggregate total of permissible Employer Payments 

made on behalf of the affected worker.

An employee works as a carpenter. 

•

Basic hourly rate: 

$30

•

Fringe benefit package:  

$15

•

Health and Welfare 

$7

•

Pension   

$3

•

Vacation and Holiday 

$4

•

Other 

$1

•

Training fund contributions: $1

•

Total hourly rate:

$46

Fringe Benefits: paying as the hours are worked

The aggregate total of permissible Employer Payments is $15.00. Absent contractual 

obligations which may apply to a contractor, the total of $15.00 per hour may be paid 

by an employer in full or in part to any category of permissible Employer Payments. 

Thus, an employer may choose to contribute $10.00 of the aggregate total to a 

qualifying plan. Paying the remainder of $5.00 directly to the workers. 

You can also take credit ($2.31 and put the total remaining or 

part of the remaining to a pay as you go plan)

Proof of where the money was paid.

•

Copies of the benefit invoices (showing cost per employee)

•

Copies of payment coupons/paid invoice/paid receipt

•

Copy of your calculations (SHOW YOUR MATH)

Records

KEEP

FOR 3‐YEARS FROM NOTICE OF COMPLETION

•

Requires each public works contractor and subcontractor to keep accurate 

payroll records, including the name, address, social security number, work 

classification, straight time and overtime hours worked each day and week, 

and the actual wages paid to each worker.

•

Payroll Records to mean “[a]ll time cards, cancelled checks, cash receipts, 

trust fund forms, books, documents, schedules, forms, reports, receipts or 

other evidences which reflect job assignments, work schedules by days and 

hours, and the disbursement by way of cash, check, or in whatever form or 

manner, of funds to a person(s) by job classification and/or skill pursuant to 

a public works project.”

•

Both Certified Payroll Records and the Electronic Certified Payroll Records 

are required.

Requests for Records

DLSE Requests For Records 

•

Labor Code § 1776(b)(2) requires contractors and 

subcontractors to make a certified copy of all payroll records as 

available for inspection or furnished to DLSE, upon DLSE’s 

written request, to be provided.

•

Failure to timely “file” (furnish) the requested records subjects 

the contractor, or affected subcontractor, can result in 

monetary penalties. (10‐working days)

•

Blank copies of DIR Form A‐1‐131 and DLSE Form PW 26 are 

enclosed.  

•

The requested records should be mailed (first class and certified 

mail, return receipt requested) and/or sent electronically 

(facsimile or e‐mail).  Satisfactory evidence (certified mail 

receipt, facsimile confirmation, or email receipt) reflecting the 

date of receipt by the contractor will be needed to calculate 

monetary penalties assessed for noncompliance. 

DLSE Requests For Records 

•

Initial Request

•

Payroll Records (A‐1‐131 and the Fringe Benefit Statement (aka 

Statement of Employer Payments – PW 26)

•

DAS 140 forms + confirmation pages

•

DAS 142 forms + confirmation pages

•

Proof of training fund contribution payments

•

Follow‐up Request

•

Proof of Fringe Benefit payments

•

Authorization for Deduction forms

Requests for Records

•

Labor Code § 1776(e) mandates special handling of CPRs obtained by DLSE 

and two other public entities ‐‐

awarding bodies and the Division of 

Apprenticeship Standards (“DAS”)

•

Before making CPRs available for inspection as copies, and furnished upon request to 

the public or any other public agency pursuant to Labor Code § 1776(b)(3), CPRs 

obtained by DLSE staff must be “marked or obliterated to avoid disclosure” of 

workers’ names, addresses and social security numbers. 

•

This is called a fully redacted copy.

•

Two Exceptions: 

•

CPRs furnished to a “joint labor‐management committee” established pursuant to the 

Federal Labor Management Cooperation Act of 1978 ‐

limited to the workers’ social 

security numbers only.

•

Agencies that are included in the Joint Enforcement Strike Force on the Underground 

Economy established pursuant to California Unemployment Insurance Code section 

329, and other law enforcement agencies investigating violations of law ‐

without any 

redaction of names, addresses, and social security numbers. 

Requests for Records

•

Records to your Prime Contractors: 

it does not 

stipulate that you cannot send full records to your 

Prime Contractor.  If sending full copies, the Prime 

Contractor assumes the responsibilities to ensure 

those records are kept safe.  

*Best Practice: 

•

Have the full copy within your office, ready and 

available for inspection.

•

Have a partially redacted copy for your Prime 

Contractor that includes: name and last 4.

•

Have a fully redacted copy ready for any requests 

received by the DLSE.

You can simply save them 3 times by using the “Save As” 

feature.

example:   

WK1‐CPR‐Project A vs. WK1‐CPR‐Project A‐Partial vs. 

WK1‐CPR‐Project A‐Redacted

Requests for Records

Fines and Penalties

•

$100 for each working day and a possibility that payment will be withheld for failure to 

supply records upon request.

•

You have 10 business days to comply before they can asses fines/penalties.

•

$40‐$200 can be assessed per calendar day, per employee, for wage underpayments 

(intentional or not), until employee is properly paid (CLC 1775).

•

$10‐$25 daily for each worker for everyday that each worker or mechanic worked in 

excess of 8 hours a day, 40 hours a week and did not receive proper overtime pay.

•

$100‐$300 each day for misusing apprentices (using them out of their scope, not 

following ratio guidelines, not requesting, not paying properly)

•

$400‐$2,000 for bidding on a project while not having a current DIR registration

•

$10,000 for working on a project while not having a current DIR registration (includes 

offending contractor, prime contractor, and the awarding body)

Let’s not forget other fines and penalties that may be assessed as outlined in the 

originating contract between you and your general.

Civil Wage and Penalty Assessments (“CWPAs”)

•

CWPA shall be served not later than 18 months after the filing of a valid notice of 

completion in the office of the county recorder in which the public work was performed, 

or not later than 18 months after acceptance of the public work, whichever occurs last.  

•

Labor Code § 1742 provides contractors served with a CWPA an opportunity to timely 

request administrative review of the monetary assessment. If no hearing is requested 

“within 

60 days after service

,” the CWPA becomes final (Labor Code § 1742(a)), and 

enables DLSE to either obtain contract funds withheld by the awarding body or, if 

insufficient funds have been retained, to enter a court judgment against the contractors 

served, without the necessity of an administrative hearing and without filing a lawsuit.  

(Labor Code §§ 1742(d) and (e).)  

•

If any of the contractors served with the CWPA do timely transmit a written request for a 

review hearing, a hearing will be provided by the DIR before the assessment can become 

a final order.  (Labor Code § 1742(b).) The administrative review process involves several 

different participants from DLSE and DIR, and their respective roles follow. 

Jobsite postings

You may have to have them posted (poster board, 

bulletin board, or the like) or in a job‐site binder.

Keep onsite or readily available with the Supervisor.

•

Industrial Welfare Commission (IWC) Order 16‐2001 

•

(Wages, hours and working conditions)

•

Wage Determinations for that project

•

Contractor’s License

•

Worker’s Comp Certificate

•

DIR Registration

•

Redacted Certified Payroll