บทท 1 การใช งานเบ องต น

(1)

1

บทที่

1

การใชงานเบื้องตน

เรียกใชงานโปรแกรม

Microsoft Excel

1. คลิกปุม Start menu บนทาสกบารจากนั้นคลิกเมาสที่ All Program

2. คลิกเมาสที่ Microsoft Word หรือกรณีที่มีไอคอนของโปรแกรม Microsoft Word อยูบน เดสกทอปก็สามารถดับเบิลคลิกที่ไอคอนไดทันที

สวนประกอบตาง

ๆ

ของ

Word 2003

Restore Close Vertical Scroll Bar

Horizontal Scroll Bar Ruler Toolbar Options Formatting Toolbar Standard Toolbar Tab Menu Bar Title Bar Minimize Toolbar Options Status Bar

(2)

2

ชื่อสวนประกอบ ความหมาย

Title Bar แสดงชื่อไฟลที่ใชงานในขณะนั้น

Menu Bar รวบรวมคําสั่งทั้งหมดใน Excel

Tool Bar แถบเครื่องที่ชวยใหใชงานใน Excel สะดวกขึ้น

Formula Bar ใชแสดงหรือแกไขขอมูลในเซลล Name Box แสดงชื่อเซลลที่กําลังถูกเลือก Column Heading แสดงชื่อของคอลัมน Row Heading แสดงชื่อของหัวแถว Worksheet Area พื่นที่สําหรับใชงาน Sheet Tab แสดงชื่อชีตใชงาน Status Bar แถบแสดงสถานะ

Vertical/Horizontal Scroll Bar ใชเลื่อนดูขอมูลดายบน/ลาง, ซาย/ ขวา

ใชงานเมนูและทูลบาร

เมนูบาร(Menu Bar) : เปนชุดของคําสั่งโดยแยกเปนหมวดหมูเพื่อใหสะดวกในการเรียกใชงาน ทูลบาร(Tool Bar) : เปนปุมคําสั่งเพื่อใหผูใชงานไดทํางานดวยความสะดวกรวดเร็วกวาที่จะ เรียกใชคําสั่งจากเมนูบารโดยทูลบารจะมีอยูหลายทูลบารโดยมักจะเรียกใชขึ้นมาใหเหมาะสมกับ ลักษณะของงานที่จะทําเชนถาตองการสรางกราฟก็จะตองเรียกใชงานทูลบารChart เปนตน

แสดงทุกคําสั่งในแตละเมนู

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Customize 2. ที่แถบ Options ใหยกเลิกตัวเลือกแลวคลิกปุม Close

(3)

3

แยกทูลบาร

Standard

และ

Formatting

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Customize

2. ยกเลิกตัวเลือก Standard and Formatting toolbars share two row แลวคลิกปุม Close

ซอนและแสดงทูลบาร

1. คลิกเมนู View เลือกคําสั่ง Toolbar หรือคลิกเมาสขวาบริเวณทูลบาร 2. จากนั้นเลือกชื่อทูลบารที่ตองการซอนหรือแสดงโดยทูลบารที่กําลังถูกแสดงอยูจะมีเครื่องหมาย ถูกอยูขางหนา

ปดโปรแกรม

Microsoft Excel

วิธีการปดหรือออกจากโปรแกรม Excel มีอยูหลายวิธีดวยกันแตสําหรับวิธีที่งายที่สุดคือการคลิกที่ ปุม Close ที่อยูในแนวเดียวกันกับ Title Bar ดังรูป

(4)

4

บทที่

2

การปอนและแกไขขอมูล

ปอนขอมูล

1. เลือกเซลลที่ตองการจะปอนขอมูล 2. พิมพขอมูลตามที่ตองการเมื่อพิมพเสร็จใหกดแปน Enter แตถาตองการจะยกเลิกใหกดแปน Esc

แกไขขอมูล

วิธีการแกไขขอมูลมีอยู 2 วิธีหลักคือ 1. เลือกเซลลที่ตองการจะแกไขจากนั้นใหกดแปนพิมพ F2 2. ดับเบิลคลิกเมาสไปยังเซลลที่ตองการจะแกไข

ใชคําสั่ง

Undo

การใชคําสั่ง Undo หมายถึงเปนการยกเลิกการทํางานใน Excel จากครั้งลาสุดถอยหลังกลับไปซึ่ง จะสามารถ Undo ไดถึง 16 ครั้งโดยวิธีการใช Undo คือใหคลิกที่ปุม Undo บนทูลบาร

เลือกเซลลมากกวา

1

เซลล

เลือกเซลลที่อยูติดกัน

(5)

5

เลือกเซลลที่ไมอยูติดกัน

เลือกเซลลแรกที่ตองการจากนั้นกดแปน Ctrl คางไวแลวทําการคลิกเมาสไปยังเซลลอื่นๆที่ ตองการตอไปจนครบจํานวนเซลลตามที่ตองการจึงคอยปลอยแปน Ctrl

ยายขอมูลใน

เซลล

ยายดวยคําสั่ง

Cut & Paste

1. เลือกเซลลที่ตองการจะยายจากนั้นคลิกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Cut หรือคลิกที่ปุม Cut บนทูลบาร 2. เลือกเซลลปลายทางที่ตองการจะนําขอมูลไปวางจากนั้นคลิกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Paste หรือคลิกปุม Paste บนทูลบาร

ยายดวยการลากเมาส

1. เลือกเซลลที่ตองการจะยายชี้เมาสไปยังบริเวณขอบดานใดดานหนึ่งของเซลลที่ไดเลือกไว 2. จากนั้นใชเมาสลากไปยังตําแหนงที่ตองการแลวปลอยเมาส

กอบปขอมูล

1. เลือกเซลลที่ตองการจะกอบปแลวคลิกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Copy หรือคลิกปุม Copy บนทูลบาร

(6)

6 3. กดแปน Enter หรือถาตองการจะกอบปไปยังเซลลอื่นๆอีกหลายเซลลใหใชวิธีการคลิกเมนู

Edit แลวเลือกคําสั่ง Paste หรือคลิกปุม Paste บนทูลบารจะทําใหสามารถ Paste ไปไดเรื่อย ๆจนกวาเสนที่อยูลอมรอบขอมูลที่กอบปนั้นจะหายไป (โดยเสนที่อยูลอมรอบจะหายไปก็ ตอเมื่อมีการกดแปน Esc หรือมีการทํางานอยางอื่นเขามาแทนที่) เซล ล ที่ ถู ก ก อ บ ป จ ะ ยั ง สามารถPaste ไปไดเรื่อยๆ เมื่อเสนประยังปรากฏอยู

เทคนิคการกอบปขอมูล

กอบปขอมูลดวย

AutoFill Handle

1. เลือกเซลลตนแบบที่ตองการจะกอบป 2. จากนั้นชี้เมาสไปที่จุด AutoFill (มุมขวาลางของเซลลที่เลือกไว) 3. จากนั้นใชเมาสลากไปในทิศทางที่ตองการโดยจะสามารถลากไดเพียงทีละ 1 ทิศทางเทานั้น AutoFill Handle

(7)

7

กอบปขอมูลดวย

Ctrl + Enter

1. เลือกพื้นที่เซลลทั้งหมดที่ตองการกอนที่จะพิมพขอมูลที่จะกอบปพิมพขอมูลตามที่ตองการ 2. จากนั้นกดแปน Ctrl + Enter จะทําใหสิ่งที่พิมพปรากฏอยูในทุกเซลลที่ไดเลือกไวกอนที่จะ พิมพ

ปอนขอมูลที่ซ้ํากันดวย

AutoComplete

การปอนขอมูลดวย AutoComplete นั้นจะชวยลดการปอนขอมูลที่ซ้ํากันโดยมีขอจํากัดวาจะตอง เปนขอมูลที่อยูในคอลัมนเดียวกันและไมมีการเวนบรรทัด ซึ่งวิธีการเพียงแคเริ่มพิมพตัวอักษร เริ่มตนโปรแกรมก็จะทําการใสตัวอักษรที่เหลือมาใหจากนั้นก็เพียงแคกดแปน Enter เชนถาคุณ เคยพิมพคําวา Windows มาแลวในเซลล A1 และคุณตองการจะพิมพคําวา Windows อีกครั้งใน เซลลตอมาคุณก็เพียงแคพิมพ W โปรแกรมก็จะทําการพิมพตัวที่เหลือมาใหแตถาหากวามีคําอื่นๆ ที่มีตัวอักษรขึ้นตนเหมือนกันก็จะตองพิมพตัวอักษรตัวตอไปเชน ถามีทั้งคําวา Windows และ Word ถาคุณพิมพ W AutoComplete จะไมแสดงเพราะฉะนั้นคุณจะตองพิมพ Wi หรือ Wo เพื่อระบุ วาตองการจะพิมพคําใดดังรูป

ยกเลิกการใชงาน

AutoComplete

กรณีที่ตองการยกเลิกการทํางานของ AutoComplete สามารถทําไดโดย 1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Options

2. คลิกแถบ Edit จากนั้นยกเลิกตัวเลือก Enable AutoComplete for Cell Values แลวคลิกปุม OK

(8)

8

ปอนขอมูลที่ซ้ํากันดวย

Pick from list

ลักษณะการทํางานของ Pick from list จะเหมือนกันกับ AutoComplete เพียงแตไมจําเปนตองพิมพ ตัวอักษรตัวแรกแตเพียงแคกดแปน Alt + Down Arrow (ลูกศรลง) ก็จะมีรายการขอมูลที่เคยพิมพ มาแลวในคอลัมนเดียวกันปรากฏออกมาจากนั้นก็เพียงเลือกขอมูลที่ตองการ

ปอนขอมูลแบบตอเนื่องดวย

AutoFill

1. คลิกเมาสในเซลลที่ตองการปอนขอมูลพิมพขอมูลเริ่มตนเชน January 2. เลือกเซลลที่ไดพิมพขอมูลเริ่มตนจากนั้นใชเมาสชี้ที่จุด AutoFill ของเซลลนั้นแลวลากเมาสไป ในทิศทางที่ตองการเพียงทิศใดทิศหนึ่งเชนลากลง หรือลากไปทางขวา

สรางชุดขอมูลดวย

Custom Lists

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Options จากนั้นคลิกแถบ Custom Lists 2. พิมพรายการขอมูลในชอง List Entries จากนั้นคลิกปุม Add และคลิกปุม OK

(9)

9

ลบรายการขอมูลออกจาก

Custom Lists

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Options จากนั้นคลิกแถบ Custom Lists 2. เลือกรายการที่ตองการจะลบจากชอง Custom lists แลวคลิกปุม Delete

(10)

10

บทที่

3

การใชงานแถว

(Row)

และคอลัมน

(Column)

ความหมายของแถวและคอลัมน

Row หมายถึงแนวนอนที่ปรากฏอยูในเวิรกชีต Column หมายถึงแนวตั้งที่ปรากฏอยูในเวิรกชีต Row Column

เลือกแถวและคอลัมน

ในแตละแถวหรือคอลัมนจะมีชื่อกํากับไวโดยถาเปนคอลัมนก็จะมีตัวอักษรภาษาอังกฤษกํากับไว เชนคอลัมน A สวนแถวก็จะมีตัวเลขกํากับไวเชนกันเชนแถวที่ 1 ซึ่งหัวแถวหรือหัวคอลัมนนั้นเรา จะเรียกวา Row Heading และ Column Heading เพราะฉะนั้นถาหากตองการเลือกขอมูลแถวใด หรือคอลัมนใดก็เพียงใชเมาสคลิกไปที่หัวแถวหรือหัวคอลัมนที่ตองการ

เลือกแถวและคอลัมนแบบตอเนื่อง

(11)

11

เลือกแถวและคอลัมนแบบไมตอเนื่อง

เลือกแถวหรือคอลัมนเริ่มตนที่ตองการจากนั้นกดแปน Ctrl คางไวแลวใชเมาสคลิกไปที่แถว หรือคอลัมนตอไปจนครบตามจํานวนที่ตองการจึงปลอยแปน Ctrl

ปรับความกวางคอลัมนและความสูงของแถว

โดยปกติสวนใหญและจะไมคอยนิยมปรับความสูงของแถวเพราะเนื่องจากวาความสูงของแถวจะ ปรับเองตามขนาดของตัวอักษรสวนคอลัมนเมื่อเราพิมพขอความเกินความกวางของคอลัมนเรา จะตองขยายเองโดยมีวิธีดังนี้ ชี้เมาสดานขวาของเสนแบงคอลัมนเชนถาตองการจะขยายคอลัมน A ก็จะตองชี้เมาสไปที่ ดานขวาของคอลัมน A จากนั้นใชเมาสลากไปทางดานขวาเพื่อขยายความกวางของคอลัมนถา ตองการยอใหลากเมาสไปทางซายแตถาตองการใหปรับความกวางคอลัมนใหพอดีกับขอความ ในคอลัมนนั้นๆใหดับเบิลคลิกที่เสนแบงคอลัมนที่กําลังชี้เมาสอยู

ลบแถวและคอลัมน

เลือกแถวหรือคอลัมนที่ตองการจะลบ คลิกเมนู Edit หรือคลิกเมาสปุมขวาที่คอลัมนที่จะลบแลวเลือกคําสั่ง Delete

(12)

12

ซอน

/

แสดงแถวและคอลัมน

เลือกแถวหรือคอลัมนที่ตองการจะซอน

คลิกเมนู Format เลือกคําสั่ง Row ถาตองการซอนแถวหรือเลือกคําสั่ง Column ถาตองการ ซอนคอลัมนจากนั้นเลือกคําสั่ง Hide (หรือสามารถคลิกเมาสขวาที่แถวหรือคอลัมนที่ตองการ จะซอนแลวเลือกคําสั่ง Hide)

ถาตองการจะยกเลิกการซอนใหเลือกแถวหรือคอลัมนใหครอบคลุมแถวหรือคอลัมนที่ถูกซอน อยูจากนั้นคลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง Row หรือ Column ตามแนวที่เลือกไวแลวเลือก คําสั่ง Unhide

(13)

13

บทที่

4

การใชงานเวิรกชีต

(Worksheet)

เปลี่ยนชื่อเวิรกชีต

1. เลือกชีตที่ตองการจะเปลี่ยนชื่อ 2. ดับเบิลคลิกที่ชื่อชีตที่เลือกไวจากนั้นพิมพชื่อชีตใหมที่ตองการแลวกดแปน Enter

เพิ่มจํานวนเวิรกชีต

คลิกเมนู Insert แลวเลือกคําสั่ง Worksheet ชีตใหมที่ถูกเพิ่มหรือแทรกขึ้นมาจะปรากฏอยูหนาเวิรกชีตที่เลือกไวกอนจะใชคําสั่ง Insert เชน ถาตอนแรกเลือกชีตที่ Sheet3 ชีตที่ถูกแทรกมาใหมก็จะอยูหนา Sheet3

เคลื่อนยายเวิรกชีต

_{เลือกชีตที่ตองการจะยาย}_{จากนั้นใชเมาสลากไปยังตําแหนงที่ตองการ}_{โดยสังเกตจากปุม} สามเหลี่ยมสีดําจะเปนสัญลักษณบอกถึงตําแหนงที่จะนําชีตไปวาง

ลบเวิรกชีต

เลือกชีตที่ตองการจะลบ

คลิกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Delete Sheet

การกอบปขอมูลทั้งเวิรกชีต

เลือกชีตที่ตองการจะกอบป

จากนั้นใชเมาสลากชีตที่จะกอบปพรอมกดแปน Ctrl จะเปนการกอบปเวิรกชีต จากนั้นปลอยเมาสและปลอยแปน Ctrl ชื่อชีตจะมีตัวเลขอยูในวงเล็บเพื่อไมใชมีชื่อชีต

(14)

14

ระบุจํานวนเวิรกชีตเมื่อสรางเอกสารใหม

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Options

2. คลิกแถบ General จากนั้นระบุจํานวนเวิรกชีตเริ่มตนที่ตองการในชอง Sheet in new workbook แลวคลิกปุม OK โดยสามารถกําหนดไดมากสุดคือ 255 ชีต

(15)

15

บทที่

5

การใชงานเวิรกบุค

(Workbook)

สรางเวิรกบุคใหม

1. คลิกเมนูFile แลวเลือกคําสั่งNew 2. คลิก Blank Document หรือคลิกที่ไอคอน

สรางเอกสารใหมจาก

Template

ของโปรแกรม

Excel

1. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง New 2. เลือกแถบ On my computer… 3. เลือกแถบที่ตองการเรียกใช Template เนื่องจากโปรแกรมจะแยก Template ออกเปน หมวดหมู 4. เลือกไอคอนของ Template ที่ตองการใชงาน แลวคลิกปุม OK

(16)

16

บันทึกเวิรกบุค

1. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง Save หรือคลิกปุม Save บนทูลบาร 2. ตั้งชื่อไฟลไมเกิน 255 ตัวอักษรในชอง File name แลวคลิกปุม Save

บันทึกเวิรกบุคเดิมเปนชื่อใหม

1. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง Save As

(17)

17

ปดเวิรกบุค

คลิกเมนู File แลวเลือกคําสั่ง Close หรือคลิกปุม Close บนทูลบาร

เปดเวิรกบุคเกาขึ้นมาแกไข

1. คลิกเมนู File แลวเลือกคําสั่ง Open หรือคลิกปุม Open บนทูลบาร 2. เลือกชื่อไฟลที่ตองการจากนั้นเลือกตัวเลือกในการเปดไฟลขึ้นมาจากปุม Open

(18)

18

บทที่

6

การสรางสูตรคํานวณ

ลําดับและเครื่องหมายที่ใชในการคํานวณ

การคํานวณใน Excel จะคํานวณตามลําดับความสําคัญของเครื่องหมายโดยจะเริ่มตํานวณตั้งแต เครื่องหมายดังตอไปนี้ ( ) เครื่องหมายวงเล็บ _^ _{เครื่องหมายยกกําลัง} _{* /}_{เครื่องหมายคูณและหาร} _{+ -}_{เครื่องหมายบวกและลบ}

สรางสูตรโดยอางอิงตําแหนงเซลล

ทุกครั้งที่จะทําการสรางสูตรคํานวณจะตองเริ่มตนดวยเครื่องหมาย = เสมอจากนั้นก็ตามดวยเซลล หรือตัวเลขเริ่มตนที่ตองการจะนํามาคํานวณตามดวยเครื่องหมายในการคํานวณและสุดทายคือ เซลลหรือตัวเลขที่จะใชเปนตัวคํานวณอีกตัวเลขจากนั้นกดแปน Enter ก็จะไดผลลัพธที่ถูกตองดัง ภาพตัวอยาง

การคํานวณอางอิงตําแหนงเซลลแบบ

Relative

โดยปกติเวลาที่เราสรางสูตรนั้นจะไมนิยมพิมพเปนตัวเลขเขาไป เชนถามีตัวเลข 1000 อยูในเซลล A1 และเลข 9 อยูในเซลล B1 ถาหากตองการจะเอาเลขทั้งสองตัวนี้มาคูณกันเราจะไมสรางสูตร =1000*9 แตเราจะสรางสูตรเปน =A1*B1 เนื่องจากวาถาหากวาในเซลล A1 หรือ B1 มีการ เปลี่ยนแปลงคาก็จะทําใหผลลัพธเปลี่ยนไปตามโจทยโดยอัตโนมัติและถาหากวาในบรรทัดอื่นๆ หรือเซลลอื่นๆที่มีสูตรเหมือนกันก็สามารถที่จะกอบปสูตรดังกลาวไปไดทันทีโปรแกรมก็จะทําการ เปลี่ยนตําแหนงเซลลใหโดยอัตโนมัติเชนในชอง D3 เราสรางสูตร B3*C3 ถาหากกอบปเซลล D3 ลงไปไวที่ D4 สูตรก็จะเปลี่ยนเปน B4*C4 และถาหากกอบปลงไปเซลลอื่นๆ อีกก็จะเปลี่ยนสูตร ลักษณะนี้ไปเรื่อยๆโดยอัตโนมัติซึ่งจะเปนความสัมพันธหรือที่เรียกวา Relative

(19)

19

การคํานวณอางอิงตําแหนงเซลลแบบ

Absolute

ลักษณะการสรางสูตรแบบ Relative นั้นจะเหมาะสําหรับสูตรที่มีการยืดหยุนไปตามเซลลที่เราได กอบปสูตรแตถาหากกรณีที่เราตองการจะกําหนดใหเซลลใดเซลลหนึ่งเปนคาคงที่ไวนั้นโดยที่เวลา กอบปสูตรไปไวที่ไหนก็ตามเซลลนั้นก็จะตองคงที่ตลอดเวลาซึ่งเราสามารถล็อคเซลลนั้นไวไดโดย ในขณะที่สรางสูตรนั้นเมื่อไดคลิกเซลลที่จะลอคเรียบรอยแลวใหกดแปน F4 ทันทีเซลลนั้นก็จะถูก ล็อค เชนในเซลล E3 ตองการจะสรางสูตร D3*C1 แตตองการกําหนดให C1 เปนคาคงที่เมื่อสราง สูตรและหลังจากที่คลิกที่เซลล C1 เรียบรอยแลวใหกดแปน F4 ทันที่โปรแกรมก็จะทําการใส เครื่องหมาย $ ไวที่เซลล C1 เปน $C$1 นั่นหมายถึงเซลลนี้ไดถูกล็อคไวเรียบรอยแลวนั่นเองและ ถาหากวามีการกอบปสูตรไปยังเซลลอื่น ๆเชน E4 สูตรก็จะเปลี่ยนเปน D4*$C$1 ลักษณะการ สรางสูตรที่มีเซลลใดเซลลหนี่งเปนคาคงที่นั้นเราจะเรียกวา Absolute

กอบปสูตร

วิธีการกอบปสูตรมีอยูหลายวิธีดวยกันอาจจะกอบปเหมือนการกอบปขอมูลธรรมดาดวยคําสั่ง Copy & Paste ก็ไดหรือจะใชเทคนิคในการกอบปสูตรดวย AutoFill Handle หรือ Ctrl + Enter ก็ไดอีก เชนกัน

ดูผลลัพธจากการคํานวณดวย

AutoCalculate

ในกรณีที่มีขอมูลตัวเลขอยูหนึ่งชุดและตองการจะดูผลลัพธโดยที่ไมตองสรางสูตรก็สามารถทําได โดยเปนการทํางานของ AutoCalculate เพียงแคใชเมาสเลือกพื้นที่เซลลของขอมูลตัวเลขที่ตองการ จะดูผลลัพธและสามารถดูผลลัพธไดที่ชองดานลางของ Status Bar ไดดังรูป

(20)

20

เปลี่ยนฟงกชันใน

AutoCalculate

โดยเริ่มตนแลวคําสั่ง AutoCalculate จะตั้งไวที่ฟงกชัน Sum แตถาหากตองการจะดูผลลัพธจาก AutoCalculate เปนฟงกชันอื่นๆเชน Average, Max, Min, Count, Count Nums สามารถทําได โดยคลิกเมาสปุมขวาตรงตําแหนงที่แสดงผลลัพธจากนั้นใหเลือกฟงกชันที่ตองการ ถาหากไม ตองการใหแสดงผลลัพธใหเลือก None

ใช

AutoSum

ในการหาผลรวม

กรณีที่เราตองการรวมคาของตัวเลขจากหลายๆเซลลถาหากจะสรางสูตรโดยนําเซลลแตละเซลลมา + กันอาจจะทําใหไมสะดวกเทาไรนักจึงมีฟงกชัน Sum ที่ใชในการหาผลรวมของตัวเลขโดยเฉพาะ โดยวิธีการใชงานมีดังนี้ 1. เลือกเซลลที่ตองการจะใสผลลัพธ 2. คลิกที่ปุม Auto Sum บนทูลบาร 3. เลือกพื้นที่เซลลของขอมูลที่จะนําตัวเลขมารวมกันแลวกดแปน Enter

(21)

21

Condition Sum

1. เลือกพื้นที่เซลลทั้งหมดที่จะสรางเงื่อนไขและทําการหาผลรวม (หามเลือกเกินพื้นที่ที่จะใช) 2. คลิกเมนู Tools แลวเลือกคําสั่ง Condition Sum เลือกพื้นที่ที่จะสรางเงื่อนไขและหาผลรวมแลว

คลิกปุม Next

3. กําหนดคอลัมนที่จะทําการรวมตัวเลขที่ชอง Column to Sum

4. กําหนดเงื่อนไขที่ตองการในบรรทัดตอมาแลวคลิกปุม Add Condition ถาตองการยกเลิก เงื่อนไขใดทิ้งก็ใหเลือกเงื่อนไขที่ไมตองการในรายการแลวคลิกปุม Remove Condition จากนั้น คลิกปุม Next

(22)

22 5. เลือกรูปแบบการแสดงผลลัพธวาตองการจะใหแสดงเฉพาะผลลัพธอยางเดียวหรือตองการให

แสดง Parameter ออกมาดวยในกรณีนี้เลือกแบบหัวขอที่ 2 คือแสดง Parameter ออกมาดวย

6. เลือกตําแหนงเซลลที่จะนํา Parameter ไปใสแลวคลิกปุม Next

(23)

(24)

24

เรียกใชงาน

Function Average, Max, Min

Function Average

ฟงกชัน Average เปนฟงกชันที่ใชในการหาคาเฉลี่ยของตัวเลขชวงหนึ่งโดยมีรูปแบบของสูตรดังนี้ =AVERAGE(Number1:Number…)

ดังรูปตัวอยาง

Function Maximum

และ

Minimum

ฟงกชัน Maximum เปนฟงกชันที่ใชในการหาคามากที่สุดของตัวเลขชวงหนึ่งสวน Minimum เปน ฟงกชันที่ใชในการหาคานอยที่สุดโดยมีรูปแบบของสูตรดังนี้

= MAX (Number1:Number…)

(25)

25

Function IF

เปนฟงกชันที่มีเงื่อนไขเขามาเกี่ยวของเพื่อใหไดผลลัพธที่ตองการออกมา ซึ่งกอนที่จะเขาไปใช ฟงกชัน IF ผูใชงานจะตองทราบกอนวาตองการคําตอบ โดยมีเงื่อนไขอะไรอยูบางหรือตองตีโจทยที่ ผูใชงานตองการใหแตกนั่นเองโดยวิธีในการตีโจทยงายๆเชนจากภาพตัวอยาง ตองการใหคิดคาคอมมิชชันใหพนักงานขายในบริษัท โดยมีเงื่อนไขวา ถาพนักงานคนใดใหสวนลด ลูกคาเกินจากที่บริษัทกําหนดจะไมไดคอมมิชชันโดยใหแสดงคําวา “No Commission” แตถาไมเกิน จะไดคอมมิชชันจากยอดขายที่ขายไดเพราะฉะนั้นจากโจทยนี้แตกออกมาไดวา อะไรคือเงื่อนไข ถาพนักงานขายใหสวนลดลูกคาเกิน 10% ถาเงื่อนไขเปนจริง พนักงานขายคนนั้นจะไมไดคอมมิชชันโดยใหแสดงคําวา “No Commission” ถาเงื่อนไขเปนเท็จ พนักงานขายคนนั้นจะไดคอมมิชชันตามอัตราที่บริษัทกําหนดไวคือ 1% จากนั้นเริ่มเขาการใชงานฟงกชัน IF โดยมีขั้นตอนการทํางานดังตอไปนี้ 1. เลือกเซลลที่จะใสผลลัพธจากตัวอยางคือเซลล F5 2. คลิกปุม Paste Function บนทูลบาร 3. ดานซายเลือกกลุมฟงกชัน Logical หรือ All สวนดานขวาเลือกฟงกชัน IF แลวคลิกปุม OK

(26)

26 4. ใสเงื่อนไขที่ตองการในชอง Logical Test 5. ใสคําสั่งคํานวณที่ตองการถาเงื่อนไขเปนจริงในชอง Value_if_true 6. ใสคําสั่งคํานวณที่ตองการถาเงื่อนไขเปนเท็จในชอง Value_if_false แลวคลิกปุม OK จะได ตัวอยางดังรูป 7. จากนั้นจะไดผลลัพธดังรูปแลวใชวิธีการกอบปผลลัพธจากเซลลแรกไปยังเซลลอื่นของพนักงาน คนตอไป

Nested IF (Function IF

ซอน

IF)

เปนฟงกชันที่มีเงื่อนไขมากกวา 1 เงื่อนไขเขามาเกี่ยวของเชนโจทยตัวอยางตองการใหคํานวณ โบนัสของพนักงานโดยมีเงื่อนไขดังนี้คือ _{พนักงานคนใดที่ทํางานเกิน}₁₅_ป_{นับจากวันนี้}_{ใหตรวจสอบตอวา} o _{ถาเงินเดือนมากกวา}_60,000_บาท_{จะไดโบนัส}₆_{เดือน} o ถาเงินเดือนนอยกวา 60,000 บาทจะไดโบนัส 8 เดือน สําหรับพนักงานที่ทํางานไมถึง 15 ปนับจากวันนี้ o ถาเงินเดือนมากกวา 30,000 บาทจะไดโบนัส 4 เดือน o _{ถาเงินเดือนนอยกวา}_30,000_บาท_{จะไดโบนัส}₆_{เดือน} 1. เพื่อใหสะดวกในการใชงานฟงกชัน IF ใหพิมพวันที่ที่จะใชเปรียบเทียบไวในเซลลใดเซลลหนึ่ง ในชีตเดียวกันกับขอมูลดังภาพตัวอยางคือเซลล H1

(27)

27 2. เลือกเซลลแรกที่ตองการจะใสผลลัพธจากนั้นคลิกปุม 3. ดานซายเลือกกลุมฟงกชัน Logical หรือ All สวนดานขวาเลือกฟงกชัน IF แลวคลิกปุม OK 4. ในชอง Logical Test ใหใสเงื่อนไขวาวันที่เริ่มงานของพนักงานคนแรกมีคานอยกวาวันที่ที่ กําหนดไวหรือไม (นั่นคือหมายความวาพนักงานคนนั้นเริ่มงานกอนวันที่ที่กําหนดหรือไม) ดู สูตรจากภาพตัวอยาง 5. ถัดมาในชอง Value_if_true ใหกําหนดวาถาเงื่อนไขเปนจริงเราจะตองไปเช็คเงื่อนไขตอไปอีก ชั้นหนึ่งนั่นคือใหคลิกปุมฟงกชัน IF ในชอง Name Box 6. จากนั้นจะปรากฏหนาจอของฟงกชัน IF อันใหมขึ้นมาใหก็ใหทําการใสเงื่อนไขที่สองนั่นคือ ตรวจสอบวา เงินเดือนของพนักงานคนนี้มากกวา 60,000 บาทหรือไมถาเกินจะไดโบนัส 6 เดือนแตถาไมเกินจะไดโบนัส 8 เดือนจะไดสูตรดังภาพตัวอยางแลวคลิกปุม OK

(28)

28 7. จากนั้นจะกลับสูเวิรกชีตใหคลิกที่เซลลเดิมที่แสดงผลลัพธออกมาแลวคลิกปุม อีกครั้ง 8. คลิกเมาสในชอง Value_if_false แลวคลิกปุม ฟงกชัน IF ใน ชอง Name Box จะปรากฏหนาจอของฟงกชัน IF ขึ้นมาใหมอีกอัน แลวตรวจสอบเงื่อนไขที่ เหลือวา ถาพนักงานสวนที่เหลือที่ทํางานไมถึง 15 ป ก็จะใหทําการตรวจสอบเงื่อนไขวา เงินเดือนเกิน 30,000 บาทหรือไมถาเกินจะไดโบนัส 4 เดือน แตถาไมเกินจะไดโบนัส 6 เดือน ดังรูป 9. คลิกปุม OK 2 ครั้งจะไดผลลัพธที่ตองการที่เหลือก็ใชวิธีการกอบป

(29)

29

Function VLOOKUP

ฟงกชัน VLOOKUP นั้นเปนฟงกชันที่ใชในการเปรียบเทียบซึ่งมีเงื่อนไขมากกวา 1 เงื่อนไขเชนการ คิดเกรดใหกับนักเรียน แตกอนที่จะใชฟงกชันนี้เราจะตองทําการสรางตารางเปรียบเทียบขึ้นมา เตรียมไวกอนดังตอไปนี้

สรางตารางเปรียบเทียบ

การสรางตารางเปรียบเทียบสําหรับใชกับฟงกชัน VLOOKUP นั้นจะตองเปนตารางแนวตั้งโดยแบง ออกเปน 2 คอลัมนคอลัมนแรกจะตองเปนตัวเลขที่ใชในการเปรียบเทียบและเรียงลําดับจากนอยลง ไปหามากที่สุด สวนคอลัมนที่สองคือขอมูลที่จะใชแสดงผลลัพธออกมาหลังจากเปรียบเทียบเสร็จ เรียบรอยแลว

ใชงานฟงกชัน

VLOOKUP

1. เลือกเซลลที่จะใสผลลัพธจากนั้นคลิกที่ปุม Paste Function เลือกกลุมฟงกชัน Lookup & Reference จากชองดานซายแลวเลือกฟงกชัน VLOOKUP จากชองดานขวาแลวคลิกปุม OK

(30)

30 2. คลิกเมาสในชอง Lookup Value แลวเลือกเซลลที่จะนําขอมูลมาเปรียบเทียบ 3. คลิกเมาสในชอง Table Array จากนั้นใชเมาสเลือกพื้นที่ของตารางเปรียบเทียบแลวกดแปน F4 เพื่อล็อคตารางนั้นไวใหคงที่ 4. ใสหมายเลขของคอลัมนในตารางเปรียบเทียบที่จะนํามาแสดงเปนผลลัพธนั่นคือเลข 2 ซึ่ง หมายถึงคอลัมนที่ 2 ของตารางเปรียบเทียบนั่นเองแลวคลิกปุม OK

Function HLOOKUP

ฟงกชัน HLOOKUP จะเหมือนกับฟงกชัน VLOOKUP เกือบทั้งหมดแตกตางตรงสวนที่เปนตาราง เปรียบเทียบเทานั้นเองซึ่งจะตองเปนแนวนอนดังภาพตัวอยาง

ใชงานฟงกชัน

HLOOKUP

1. เลือกเซลลที่จะใสผลลัพธจากนั้นคลิกที่ปุม Function เลือกกลุมฟงกชัน Lookup & Reference จากชองดานซายแลวเลือกฟงกชัน HLOOKUP จากชองดานขวาแลวคลิกปุม OK

(31)

31 2. คลิกเมาสในชอง Lookup Value แลวเลือกเซลลที่จะนําขอมูลมาเปรียบเทียบ 3. คลิกเมาสในชอง Table Array จากนั้นใชเมาสเลือกพื้นที่ของตารางเปรียบเทียบแลวกดแปน F4 เพื่อล็อคตารางนั้นไวใหคงที่ 4. ใสหมายเลขของคอลัมนในตารางเปรียบเทียบที่จะนํามาแสดงเปนผลลัพธนั่นคือเลข 2 ซึ่ง หมายถึงคอลัมนที่ 2 ของตารางเปรียบเทียบนั่นเองแลวคลิกปุม OK

ใชงาน

Lookup Wizard

การใช Lookup Wizard จะเหมาะสําหรับการคนหาขอมูลหนึ่งที่เราตองการจากขอมูลที่มีปริมาณ มากๆโดยวิธีการใชงานมีดังตอไปนี้ 1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Lookup… 2. เลือกพื้นที่ขอมูลทั้งหมดที่ตองการจะเขาไปคนหาขอมูลแลวคลิกปุม Next 3. เลือกคอลัมนและแถวที่ตองการจะคนหาขอมูลแลวคลิกปุม Next

(32)

32 4. เลือกรูปแบบการแสดงผลลัพธวาจะแสดงเฉพาะผลลัพธอยางเดียวในหัวขอแรกหรือตองการจะ

แสดงทั้งขอมูลที่ตองการจะคนหารวมทั้งผลลัพธดวยในหัวขอที่สองแลวคลิกปุม Next

5. จากขอ 4 ในกรณีที่เลือกหัวขอที่ 2 ใหเลือกตําแหนงเซลลที่ตองการจะนําผลลัพธตางๆไปวาง จนกระทั่งจบขั้นตอนสุดทาย

(33)

33

เพิ่มคําสั่ง

Lookup Wizard

จาก

Add-Ins

ในบางครั้งคําสั่ง Lookup… อาจจะไมไดแสดงใหเห็นอยูในเมนู Tools เราสามารถที่จะเพิ่มคําสั่ง เหลานี้ไดตามขั้นตอนดังตอไปนี้

1. คลิกเมนู Tools แลวเลือกคําสั่ง Add Ins… 2. เลือกตัวเลือก Lookup Wizard แลวคลิกปุม OK

3. จากนั้นรอสักครูโปรแกรมจะทําการติดตั้งคําสั่ง Lookup Wizard ใหโดยสามารถตรวจสอบได จากเมนู Tools จะมีคําสั่ง Lookup Wizard ปรากฏขึ้นมา

(34)

34

ใชคําสั่ง

Goal Seek

ในการคนหาเปาหมายที่ตองการ

1. เลือกเซลลที่ตองการใหเปนไปตามเปาหมายที่ตองการ 2. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Goal Seek

3. ระบุเซลลที่ตองการกําหนดใหเปนเปาหมายซึ่งเลือกไวแลวในขอที่ 1 ในชอง Set cell 4. กําหนดเปาหมายที่ตองการในชอง To value

5. ระบุเซลลที่มีผลในการเปลี่ยนเปาหมายใหเปนไปตามที่กําหนดในชอง By changing cell แลว คลิกปุม OK

(35)

35

ใชงาน

Auditing Toolbar

1. คลิกเมนู Tools เลือกคําสั่ง Auditing จากนั้นเลือกคําสั่งยอย Show Auditing Toolbar

2. จากนั้นทูลบาร Auditing ก็จะปรากฏขึ้นมาโดยแตละปุมทําหนาที่แตกตางกันไปดังตอไปนี้ ลบวงกลม ที่มาของตัวเลข ลบเสนแสดงที่มา ที่ไปของตัวเลข ลบเสนแสดงที่ไป ลบทุกเสน ใส Comment วงกลมขอมูลที่ผิดจากเงื่อนไข คนหาจุดผิดพลาดของสูตร

(36)

36

บทที่

7

การตกแตงขอมูลในเวิรกชีต

หลังจากที่ไดทําการปอนขอมูลแลวก็คงจะเหลือในสวนของการตกแตงเวิรกชีตใหขอมูลนั้นนาสนใจ ยิ่งขึ้น และอีกทั้งยังชวยใหการอานเอกสารนั้นงายและเพื่อใหดูสวยงามนั่นเองโดยในเนื้อหาก็จะ แยกออกเปนหัวขอดังตอไปนี้

จัดรูปแบบตัวอักษรโดยรวม

1. เลือกเซลลที่ตองการจากนั้นคลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Font จากนั้นเลือกรูปแบบตางๆและขนาดตามที่ตองการแลวคลิกปุม OK

เปลี่ยนแบบตัวอักษร

1. เลือกเซลลที่ตองการจะเปลี่ยนแบบตัวอักษร 2. คลิกลูกศรจาก Drop Down ของ Font บนทูลบาร 3. จากนั้นเลือกรูปแบบที่ตองการ

(37)

37

เปลี่ยนขนาดตัวอักษร

1. เลือกเซลลที่ตองการจะเปลี่ยนขนาดตัวอักษร

2. คลิกลูกศรจาก Drop Down ของ Font Size บนทูลบาร 3. จากนั้นเลือกหมายเลขขนาดที่ตองการ

เปลี่ยนลักษณะตัวอักษร

1. เลือกเซลลที่ตองการจะเปลี่ยนลักษณะตัวอักษร 2. คลิกปุม Bold ถาตองการเปลี่ยนใหเปนตัวหนาหรือตองการยกเลิกใหคลิกซ้ํา 3. คลิกปุม Italic ถาตองการเปลี่ยนใหเปนตัวเอียงหรือตัองการยกเลิกใหคลิกซ้ํา 4. คลิกปุม Underline ถาตองการเปลี่ยนใหเปนตัวขีดเสนใตหรือถาตองการยกเลิกใหคลิกซ้ํา 5. ทั้งสามปุมไมจําเปนตองคลิกทุกปุมก็ได

เปลี่ยนสีตัวอักษร

1. เลือกเซลลที่ตองการเปลี่ยนสีตัวอักษร

(38)

38

จัดรูปแบบการวางขอความ

โดยปกติในการจัดรูปแบบการวางขอความในแตละเซลลไมวาจะเปนชิดซาย, ชิดขวาหรือตรงกลาง เราสามารถใชงานอยางงาย ๆ โดยการเลือกเซลลที่ตองการแลวคลิกปุม Left, Right หรือ Center บนทูลบาร 1. เลือกเซลลที่ตองการจากนั้นคลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Alignment แลวเลือกรูปแบบในการวางขอความตามที่ตองการแลวคลิกปุม OK

จัดขอความใหอยูกึ่งกลางระหวางหลายเซลล

1. พิมพขอความที่ตองการจะจัดกึ่งกลางใหอยูเซลลแรกของชวงที่ตองการเชนถาตองการให ขอความอยูในระหวางเซลล B2 ถึง F2 ใหพิมพขอความในเซลลแรกของชวงที่ตองการคือ B2 ดังรูปตัวอยาง 2. จากนั้นเลือกพื้นที่เซลลตั้งแต B2 ถึง F2

(39)

39 3. คลิกเมนู Format เลือกคําสั่ง Cells แลวคลิกแถบ Alignment

4. จากนั้นในชอง Horizontal ใหเลือก Center Across Selection แลวคลิกปุม OK

รวมเซลลหลายเซลลใหเปนเซลลเดียวกัน

1. วิธีการพิมพขอความและวิธีการเลือกเซลลจะทําเหมือนกันกับวิธีการจัดขอความใหอยูกึ่งกลาง ระหวางหลายเซลลแตจะแตกตางตรงที่สามารถทําไดทั้งแนวตั้งและแนวนอน

2. คลิกปุม Merge and Center บนทูลบาร

3. ถาตองการยกเลิกจะตองคลิกเมนู Format เลือกคําสั่ง Cells จากนั้นคลิกแถบ Alignment 4. ยกเลิกตัวเลือก Merge cells ออกแลวคลิกปุม OK

จัดยอหนาตัวอักษรในแตละเซลล

1. เลือกเซลลที่ตองการจัดยอหนา (Left Indent)

2. คลิกปุม Increase Indent ถาตองการยอหนาเขาไปหรือคลิกปุม Decrease Indent ถาตองการถอยกลับมาจะไดผลลัพธดังภาพตัวอยาง

(40)

40

ใสลวดลายและสีพื้น

1. เลือกเซลลที่ตองการใสลวดลายและสีพื้นจากนั้นคลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Patterns แลวเลือกรูปแบบตามที่ตองการจากนั้นคลิกปุม OK

การตีกรอบ

1. เลือกเซลลที่ตองการตีกรอบจากนั้นเลือกคําสั่ง Format แลวเลือกคําสั่ง Cells คลิกแถบ Border 2. เลือกรูปแบบเสนที่ตองการจากชอง Style แลวเลือกสีที่ตองการจากชอง Color 3. เลือกตําแหนงที่จะใสกรอบจากสวนทางดานซายใน Presets หรือ Border แลวคลิกปุม OK 4. ถาตองการจะยกเลิกกรอบที่ตีไวใหคลิกปุมNone

(41)

41

จัดรูปแบบตัวเลข

1. เลือกเซลลที่ตองการแลวคลิกเมนู Format จากนั้นเลือกคําสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Number จากนั้นเลือก Number ในชอง Category 3. สวนทางดานขวาจะมีตัวอยางแสดงใหเห็นในชอง Sample 4. สามารถกําหนดจํานวนจุดทศนิยมไดที่ชอง Decimal places 5. จากนั้นกําหนดใหมีเครื่องหมายคอมมา ( , ) ไดในชอง Use 1000 Separator 6. เลือกรูปแบบของตัวเลขที่ติดลบไดในชอง Negative numbers แลวคลิกปุม OK

จัดรูปแบบตัวเลขประเภทวันที่และเวลา

1. เลือกเซลลที่ตองการแลวคลิกเมนู Format จากนั้นเลือกคําสั่ง Cells 2. คลิกแถบ Number จากนั้นเลือกกลุม Date ทางดานซายมือแลวเลือกรูปแบบวันที่จากดาน ขวามือตามที่ตองการแลวคลิกปุม OK

(42)

42

จัดรูปแบบตัวเลขประเภทวันที่และเวลา

3. เลือกเซลลที่ตองการแลวคลิกเมนู Format จากนั้นเลือกคําสั่ง Cells 4. คลิกแถบ Number จากนั้นเลือกกลุม Date ทางดานซายมือแลวเลือกรูปแบบวันที่จากดาน ขวามือตามที่ตองการแลวคลิกปุม OK

กอบปรูปแบบ

1. เลือกเซลลตนแบบที่ตองการจะกอบปจากนั้นคลิกปุม Format Painter บนทูลบาร 2. จากนั้นจะสังเกตเห็นวาตัวชี้เมาสนั้นจะมีรูปแปรงติดมาดวยใหนําเมาสไปคลิกตําแหนงเซลล ปลายทางที่ตองการจะกอบปรูปแบบนั้นๆ

(43)

43

ลบรูปแบบ

1. เลือกเซลลที่ตองการจะลบรูปแบบ

2. คลิกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Clear จากนั้นเลือกคําสั่งยอย Format

ใชงาน

AutoFormat

1. เลือกขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบทั้งหมด 2. คลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง AutoFormat

(44)

44

จัดรูปแบบโดยมีเงื่อนไข

(Conditional Formatting)

1. เลือกเซลลที่ตองการจะจัดรูปแบบโดยมีเงื่อนไขเขามาเกี่ยวของเชนถาเปนตัวเลขที่ <3000 ให เปลี่ยนสีตัวอักษรเปนสีแดงหรือถาหากตัวเลขที่ >3000 ใหเปลี่ยนตัวเลขเปนสีน้ําเงิน

2. คลิกเมนู Format แลวเลือกคําสั่ง Conditional Formatting 3. จากนั้นกําหนดเงื่อนไขพรอมรูปแบบตามที่ตองการ 4. กรณีที่มีมากกวา 1 เงื่อนไขควรจะเริ่มตนจากเงื่อนไขที่นอยกอนจากนั้นคลิกปุม Add แลว กําหนดเงื่อนไขที่ตองการตอไปซึ่งจะสามารถสรางเงื่อนไขไดเต็มที่ 3 เงื่อนไข

ยกเลิกเงื่อนไขในการจัดรูปแบบ

1. เลือกพื้นที่ที่เคยกําหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบขอมูลจากนั้นคลิกเมนู Format แลวเลือก คําสั่ง Conditional Formatting 2. คลิกปุม Delete จากนั้นเลือกเงื่อนไขที่ตองการจะลบแลวคลิกปุม OK

(45)

45

บทที่

8

การพิมพเวิรกชีต

ดูเอกสารกอนพิมพ

(Print Preview)

1. คลิกเมนู File แลวเลือกคําสั่ง Print Preview

2. จากนั้นโปรแกรมจะแสดงเอกสารกอนพิมพใหดูถาหากตองการกลับสูเวิรกบุคปกติใหคลิกปุม Close

กําหนดขนาดกระดาษและแนวการวางกระดาษ

1. คลิกเมนู File แลวเลือกคําสั่ง Page Setup

2. คลิกแถบ Page จากนั้นกําหนดแนวการวางกระดาษในสวนของ Orientation 3. กําหนดขนาดกระดาษในชอง Paper size

(46)

46

กําหนดระยะหางระหวางขอมูลกับขอบกระดาษ

1. หลังจากผานขั้นตอนของการกําหนดขนาดกระดาษที่ผานมาแลวใหคลิกที่แถบ Margins 2. กําหนดระยะหางของขอบกระดาษกับขอมูลตามที่ตองการ 3. ถาตองการใหขอมูลอยูกลางหนากระดาษสามารถกําหนดไดจากชอง Center on page

ใสหัว

/

ทายกระดาษ

(Header/Footer)

1. จากนั้นถาตองการกําหนดใหแสดงขอความตางๆที่หัวหรือทายกระดาษเชนชื่อไฟลวันที่ หรือเลขหนาในคําสั่ง Page Setup ใหคลิกแถบ Header/Footer

(47)

47

สรางหัว

/

ทายกระดาษ

(Header/Footer)

จากขั้นตอนการใส Header/Footer ขางตนนั้นเปนการเลือกรูปแบบที่มีอยูแลว แตถาตองการจะ สราง Header หรือ Footer ขึ้นมาเองเชนตองการใหมีชื่อของผูที่สรางไฟลนี้ไวที่ Header ตรงกลาง หนากระดาษเราสามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้

1. ในแถบ Header/Footer ใหคลิกปุม Custom Header เพื่อสรางหัวกระดาษหรือคลิกปุม Custom Footer ถาตองการสรางทายกระดาษ

2. จากนั้นใหพิมพขอความที่ตองการในชองกลาง ถาตองการตกแตงตัวอักษรใหใชเมาสระบาย แลวคลิกที่ปุม A แลวเลือกรูปแบบตัวอักษรตามที่ตองการ

ระบุชวงขอมูลที่ตองการพิมพ

(Print area)

1. ในขณะที่กําลังใชงานอยูที่เวิรกชีตใหเลือกพื้นที่เซลลที่ตองการจะพิมพ

2. คลิกเมนู File เลือกคําสั่ง Print Area แลวเลือกคําสั่ง Set Print Area (กรณีที่ตองการยกเลิกให เลือก Clear Print Area)

(48)

48

แบงหนาพิมพ

(Page Break)

1. เลือกแถวหรือคอลัมนที่ตองการใหขึ้นหนาใหมแลวคลิกเมนู Insert จากนั้นเลือกคําสั่ง Page Break

2. ห