Terms of Reference (revised version 24 Augustus 2012 correction on description of deliverables)

Open

call

for

tender

9

July

2012

Terms

of

Reference

(revised

version

24

Augustus

2012

–

correction

on

description

of

deliverables)

Communication

Best

‐

Practices

for

Renewable

Energies

(RE

‐

COMMUNICATE)

–

Scoping

Study

IEA

Implementing

Agreement

on

Renewable

Energy

Technology

Deployment

(IEA

‐

RETD)

www.iea

‐

retd.org

Contents

Contents

Acronyms

Introduction

to

IEA’s

Implementing

Agreement

on

Renewable

Energy

Technology

Deployment

(IEA

‐

RETD)

1

The

Terms

of

Reference

1.1

Background

of

the

project

1.2

Objectives

of

the

project

1.3

Scope

of

work

1.3.1

Geographical

scope

1.3.2

Target

Audience

1.3.3

Topics

and

communication

techniques

1.4

Deliverables

2

Project

tasks

3

Reporting

requirements

4

Qualifications

and

budget

5

Evaluation

criteria

6

General

provisions

7

Application

process

Annexes

Acronyms

ExCo  Executive Committee of the IEA‐RETD  IB  Implementing Body 

IEA  International Energy Agency  PSG  Project Steering Group  OA  Operating Agent 

RET  Renewable Energy Technology 

IEA‐RETD  IEA Implementing Agreement on Renewable Energy Technology Deployment  ToR  Terms of Reference 

Introduction

to

IEA’s

Implementing

Agreement

on

Renewable

Energy

Technology

Deployment

(IEA

‐

RETD)

The IEA‐RETD was officially launched in September 2005 with five founding members. Current  members of the IEA‐RETD are Canada, Denmark, France, Germany, Ireland, Japan, Netherlands,  Norway, and United Kingdom. The IEA‐RETD’s mandate is to address cross‐cutting issues  influencing the deployment of renewable energy and act as a vehicle to accelerate the market  introduction and deployment of renewable energy technologies. More information on the IEA‐ RETD can be found on the organisation’s homepage www.iea‐retd.org. 

IEA‐RETD Vision 

Significantly higher utilisation of renewable energy technologies will result from international  cooperation encouraging more effective, efficient and rapid deployment. 

IEA‐RETD Mission 

The IEA‐RETD will act as a catalyst for an increased rate of renewable energy technologies  deployment, by: 

• proposing solutions and options to maximise (1) the share of renewable energy technologies  in the global, regional, and national energy systems, and (2) the contribution renewables  can make to climate change mitigation, security of energy supply and economic growth, and  • providing  recommendations on how to overcome  barriers and  means for  significant 

increased renewable energy deployment. 

IEA‐RETD objectives 

The IEA‐RETD objectives are to provide ways and means for an accelerated deployment and  commercialization of renewable energy, by: 

1. Empowering energy policy makers and energy market actors through the provision of  information and tools:  

• to make transparent and demonstrate the impact of renewable energy action and  inaction 

• to facilitate and show the best practice measures 

• to provide solutions for levelling the playing field between renewable energy and other  energy technologies 

• to  make  transparent  the  market  frameworks  for  renewable  energy,  including  infrastructure and cross‐border trade 

2. Demonstrating the benefits of involving private and public stakeholders in the accelerated  deployment of renewable energy technologies, by: 

• enhancing stakeholder dialogue 

1

The

Terms

of

Reference

The Terms of Reference (ToR) for this project specify the objectives of the solicited project and  outline the project tasks envisioned by the IEA‐RETD Executive Committee. Tenderers are asked  to elaborate on how the objectives of the study are best achieved and to propose additional  tasks or modifications  of the envisioned tasks,  if deemed  necessary to  improve project  deliverables. 

1.1

Background

of

the

project

An identified barrier to the widespread use of renewable energy technologies (RET) is the (mis‐)  perception in the public, at a political level and within the industry sector about the benefits,  opportunities and capabilities of RET. One reason is that the communication of the RE sector  may not be convincing enough. 

In November 2011 IEA‐RETD organised a workshop in Berlin that discussed the topics of ‘sending  clear messages’, and ‘getting the RE cost perception right’.   One of the conclusions was that  renewables  need  a  better  positioning,  which  could  be  achieved  through  improved  communication.1 

On 30 March 2012 a mini‐workshop was organised in Paris by IEA‐RETD together with REN21  and communication experts. Views on communication/marketing techniques, messages, and  possible  follow‐up  actions  were  discussed.  Based  on  this  input  the  IEA‐RETD  Executive  Committee decided to commission a scoping study shall have an analytical focus and give  answers to the questions: What successful communication strategies have been applied both for  RE and (comparable) non‐RE related issues in various countries? What lessons can be learned  and how could RETD facilitate in this process? 

1.2

Objectives

of

the

project

The objective of this scoping study is to provide ideas and techniques on how the benefits of  renewable energies can be better communicated to and by policy makers, decision makers and  – where appropriate – other stakeholders. Effective communication strategies will help policy  makers to accelerate the deployment of RE. 

The project has the overall goal to contribute to the creation of a realistic, positive, constructive  image and environment for renewable energy among the key stakeholders and the general  public, based  on factual  information; it will  create awareness and  understanding,  break  misconceptions and drive public support in favour of renewable energies. 

The discussion triggered by the project could potentially later‐on lead to a more comprehensive  approach of a communication strategy for RE. It will also help to give inspiration and tools on  how to better counter negative messages regarding RE. 

       1

1.3

Scope

of

work

1.3.1

Geographical

scope

In general  policy instruments for the  IEA‐RETD member countries are in focus although  examples and cases also of other relevant countries (e.g. US, Italy, Spain, China, Brazil) can be  given to illustrate challenges and solutions. 

1.3.2

Target

Audience

The target audience includes policy makers on supra‐national and national level, RE initiatives,  NGOs and RE industry decision makers as well as their respective communication experts. 

1.3.3

Topics

and

communication

techniques

The main focus is on renewable energies but communication experiences and techniques that  were successfully applied in other areas and that could potentially be transferred to the RE  sector should be explained as well.  

Communication techniques should go beyond large marketing campaigns (although discussing  them as well) and include e.g. the possibilities that are offered by conferences, websites, social  networks, newsletters, blogs, events, inclusion of experts or renowned persons etc. 

1.4

Deliverables

• A report that gives a comprehensive overview and analysis of communication techniques  and experiences that can be used to communicate the benefits of and information about  renewable energies. The report should be written in a style and format that is suitable for  policy makers and industry decision makers, highlighting key messages and considerations,  with more detailed background information in specific sections or annexes. 

• Two workshops to discuss the experiences and project findings among policy makers and  communication experts. 

• A PowerPoint presentation will summarise the methodology and key findings.   • A 1‐2 page Policy Paper for decision makers. 

For the detailed deliverables please see the description of the tasks in chapter 2. 

2

Project

tasks

Task

1:

Workshop

by

and

for

communication

experts

of

IEA

‐

RETD

governmental

organisations

The  objective  of  this  task  is  the  research  and  exchange  of  national  experiences  with  communication on renewable energy (or similar topics as for instance acceptance campaigns)  and definition of scope. 

In  general  communication  efforts  need  to  be  (or  are)  adapted  to  national  or  regional  requirements. Therefore it is proposed to invite communication experts from the IEA‐RETD‐ countries – primarily from energy ministries or agencies – to a workshop.  

The country representatives will present their experiences and examples of communication  activities including their ex‐post assessments. Potential differences by target group or topic  should be explained. Countries that cannot participate are asked to send their information prior  to the meeting. 

The IB will present potentially successful, potentially new ways of communication (via blogs,  social networks, events etc.) that may be useful to be further explored.  Examples and general  pros and cons will be given. The IB will need some days to prepare this information based on its  own experience and desk research.  

The special requirements of the stakeholders will be discussed in order to well focus the further  research of Task 2. 

Notes: 

• This workshop can be potentially aligned with the communication workshops the IEA  Secretariat has organised for the Implementing Agreements. 

• It may make sense to also invite some other RE related organisations but this will be  discussed in the inception phase. 

• The workshop will be organised by the IB but with the support of the OA regarding  logistics (venue, follow‐up to invitations, etc.). 

It is estimated that this phase will cover about 15% of the budget.  Deliverables: 

• Organisation  of  workshop  (invitations,  programme)  and  preparation  of  workshop 

materials 

• A powerpoint presentation to be used during the workshop for guiding the discussion 

• Long‐list of successful communication activities (incl. ex‐post assessments) and Specific 

requirements for Task 2 

• Workshop meeting minutes  

Task

2:

Communication

Techniques

Case

studies

The objective of this task is to systematically evaluate the country input from the workshop, and  to conduct a comparative analysis on the communication instruments and strategies used in  IEA‐RETD countries. 

To do so the IB shall further describe and research 1‐3 successful RE communication activities 

per country that had a measurable impact using as basis the cases presented at the workshop.  Further interviews with stakeholders and desk research will provide additional ideas and  opinions of the situation of RE communication and potential improvements. It may be necessary  to also analyse differences in the energy sectors. Differences between countries may be  described on a high level. It is not the intention to derive concrete recommendations per  country but to rather collect examples and explain why they were successful (if some non‐ successful communication activities are available, they may be briefly described as well). 

Furthermore, the IB shall research and describe successful communication techniques for a 

topic comparable to RE, i.e. topics that require a certain (sometimes technical) knowledge, e.g.  complex issues like health, retirement provisions, etc.). The aim is to educate the target group,  i.e. the RE sector, in those techniques and making them aware of their possibilities. Short SWOT  analyses may help to understand the effects that communication techniques can have.  

The  IB  shall  conduct  a  number  of  additional  stakeholder  interviews  from  RE  related  organisations (IRENA, IEA, REEEP, REN21, NGOs, RE industry associations and companies) to  explore their views and experiences, and to find relevant case studies. 

The focus should be on campaigns/techniques that:  

• Are/were mainly government driven since the project’s target group are mainly policy  makers. This means that especially public entities like ministries and energy agencies should  be interviewed and their campaigns investigated. However, certain RE associations or RE  companies may be potentially included in the scope as well to also get the industry’s input.  • Are/were not  too  cost  intensive  (due  to  general  budget  constraints  that limit  both 

governments and industry). Where possible quantifications of the results from case studies  should be given. 

It is estimated that Task 2 will cover about 50% of the budget.  Deliverables: 

• A draft (short) report, summarising the findings of Task 1 and 2, that will be sent to the 

workshop participants.   

Task

3:

Conclusions

and

Recommendations

In this task the conclusions and recommendations of the study will be derived by assessing the  results of Task 1 and 2. The “do’s and don’ts” and lessons learned from the country cases shall  be described. It shall be concluded which forms/techniques of communication can best reach  the  main  target  group  (policy  makers)  and  which  ones  may  be  better  to  reach  other  stakeholders (like industry decision makers) and/or the general public. 

A discussion of options on how IEA‐RETD and its member countries could follow‐up on this  project shall be included. 

It is estimated that this task will cover about 10% of the budget.  Deliverables: 

• Draft report with conclusions and recommendations for policy makers and market actors. 

• Presentation on the overall findings of the project (to be used in workshop of Task 4). 

Task

4:

Stakeholder

Workshop

and

Communication

Stakeholder workshop 

A second workshop shall be organised at the end of the project to present and discuss the  results, and get further ideas for a potential follow‐up project. 

For this workshop the list of invitees will be larger: Communication experts from e.g. ministries  and energy agencies, as well as representatives from other RE stakeholders like IEA RED, REN21,  IRENA, NGOs, RE industry etc. 

The input and conclusions from this workshop shall be included in the report. The OA will  support with the logistics of the workshop organisation (venue, follow‐up to invitations, etc.). 

Communication of results 

The IB shall develop a brief communication plan that indicates how the results of the project can  be utilised to influence the target audience after project completion. This includes a two‐page 

policy paper and a PowerPoint presentation with the project’s main approach, findings and  recommendations including back‐up slides.  

It is estimated that this task will cover about 25% of the budget.  Deliverables: 

• Invitations to the workshop (supported by the OA) 

• Workshop meeting minutes 

• Brief communication and follow up plan for the project 

o List of stakeholders that should receive the report 

o List of potential events where the project can be presented 

• Final report 

• Powerpoint presentation on the overall findings of the project 

• Text for a two‐page policy paper.  

3

Reporting

requirements

The project will be carried out in close co‐operation with the Project Steering Group (PSG). Draft  reports according to the expected tasks and deliverables defined above must be submitted by  the IB to the Operating Agent (OA) for review and feedback by the PSG. The PSG consists of both  IEA‐RETD representatives and international energy experts and is supported by the Operating  Agent of the IEA‐RETD. 

The IB must deliver all reports in English, including an inception report after the project contract  being signed and within the timeframe indicated below. The share of different tasks in total  project budget expressed as percentages in these terms of reference are indicative. The PSG  Chairperson, at the proposal of the IB and the IEA‐RETD’s Operating Agent, can re‐allocate the  resources available from one task to another as deemed necessary. 

Progress reports must be delivered to the IEA‐RETD Operating Agent every three months after  the completion of the first phase until the project is completed. The progress reports are  intended to provide the PSG and the IEA‐RETD ExCo members with an update on the progress of  the report, both in terms of costs and status of project milestones. The reports shall clearly  indicate the methodology used and the results of each task, as well as the resources used for the  execution of work (budget vs. actual). 

Milestones

for

the

project

The following milestones are foreseen for the completion of the above mentioned tasks:   

July 9, 2012  Publication of tender 

September 7, 2012  Deadline submission of proposals 

September 19  Decision of the Project Steering Group to award the project  September 24  Contract signed, start of project 

October/early  November 2012 

1. Workshop 

November 15  Draft deliverables of task 1  December 15  Draft deliverables Task 2  January 15  Draft deliverables Task 3  January/February 

2013 

2. Workshop 

February 28, 2013  Draft deliverables Task 4 

March 15, 2013  Final deliverables (report, power point presentation, policy paper)   

4

Qualifications

and

budget

The tenderers qualifications are described under chapter 5 ‘Evaluation Criteria’.  The proposal shall include:  

• A technical proposal, written in English of no more than 20 pages, excluding the three  annexes; 

• Annexes: 

o Project team members CVs with a description of experience related to the  research areas, including references (maximum two pages per person) and how  these relate to the requirements in this Terms of Reference; 

o A reference list with a description of 5 to 10 related projects (project name,  client, narrative description, date, size, etc.);  

o The project budget including time and task allocation for each team member in  a document separate from the technical proposal. The budget proposal for the  project must be in Euros. The offer should be exclusive of Value Added Tax  (VAT) or similar taxes. The offer should contain a breakdown of persons‐days  over tasks and experts (with tariffs), and any non‐personnel costs as well as I  and indicative budget for the workshop travel expenses to venues in Europe.  

The IB/consortium needs to have thorough knowledge of communication techniques but also 

general RE/energy knowledge and experience (to avoid that the PSG needs to educate the IB  on energy issues). It is the clear intention to tap into the knowledge of communication or  marketing companies even though those may usually not participate in this kind of project.   Any change to both the composition of the team, and the relative contribution of the team  members during the execution of the project, requires approval by the PSG. 

The technical proposal should address clearly and in sufficient depth the points that are subject  to the evaluation criteria against which the proposal will be evaluated. Simply repeating the  statement contained in the terms of reference is not sufficient. In order to facilitate the  evaluation of proposals, IEA‐RETD requests that tenderers address and present topics in the  order of the evaluation criteria under the same headings. To avoid duplication, tenderers may  refer to different sections of their proposals by identifying the specific paragraph and page  number where the subject topic has already been addressed. 

A single company/firm or a consortium of companies is eligible for this study. Consortium bids  must identify a Project Leader, who will be the contact for the Project Authority throughout the  study and  will be  responsible  for managing  the  Consortium  and  for submitting  various  deliverables of the study on behalf of the Consortium. Payments will be made to the company of  the Project Lead, which will be responsible for allocating the payment between consortium  members. 

5

Evaluation

criteria

The project proposal will be evaluated on the following criteria: 

1. Approach/methodology/vision:  Thorough  understanding  of  the  importance  and  objectives of the project, approach and methodology to meet each element of the  proposed tasks, recognition of possible problems and proposed solutions; includes  innovative aspects, i.e. ideas, proposals and aspects that were either not mentioned in  the ToR and that can increase the value of the deliverables. 

2. Project Management: Consistent, feasible and coherent  work  plan: scheduling of  deliverables and necessary sub‐steps; quality control, contingency plan, organization of  tasks and suitability of each team members assigned to each task; readability of project  proposal, adherence to above mentioned proposal requirements and quality of English  language; 

3. Experience:  Significant  and  recent  knowledge  and  experience  of  the  company/consortium and the proposed team members in the topical area of this tender  and in providing advice and reporting on issues related to renewable and conventional  energy, policies and programs including presentations to international audiences.  This criterion includes direct access to  cost data  and industry insight as  well as  knowledge of policy measures for the technologies and countries in scope. 

Significant means a minimum of 5 reports/projects; recent means in the last 5 years.  Dates of completion are required. 

Bidders shall include (a) only projects that were undertaken by the proposed team  members and (b) a brief explanation briefly how that reference/project is relevant to 

the ToR, in terms of data, experience, similar conditions, transferable knowledge,  deliverables, etc. The latter point may be shown in a table format.  

Experience of PSG members with the bidder and/or proposed team members will be  considered in the evaluation. 

Price per person days: The total price per person days of the proposal, including any travel and  subsistence costs.  

The contract will be awarded according to the criteria given above, on the basis of the most  advantageous tender. 

A maximum of 5 points can be awarded for each of the three technical criteria for a total of  maximum 15 points per proposal. Only bids that have reached a total score of a minimum of 9  and a minimum score of 3 for each criterion will be taken into consideration for awarding the  contract. The points are given according to the following scheme: 0 points: no information; 1  point: poor; 2 points: fair; 3 points: good; 4 points: very good; 5: excellent. Half points may be  given to rank proposals among each other. 

The  assessment  will  be  based on each  tenderer’s  bid,  potentially supplemented  with a  telephone interview by the Project Steering Group. 

All the information will be assessed in the light of the criteria set out in these Terms of  Reference.  

6

General

provisions

The Implementing Body (IB) is expected to interact closely with the Operating Agent (OA) and  Project Steering Group (PSG) throughout the project. The OA/PSG will provide support with co‐ ordination of the project as well available material relevant to the completion of the project.  The standard procedures and contract for external Contractors to the IEA‐RETD will be utilised  for this project (see Annexes). 

The proposed time schedule shall not be revised by the contractor without the approval of the  PSG. The Implementing Body will take responsibility for its own schedule within the time frame  proposed. 

The Stichting Foundation Renewable Energy Technology Deployment (the IEA‐RETD Foundation)  acts as the legal entity that is responsible for the operation of the IEA Renewable Energy  Technology  Deployment  Implementing  Agreement,  in  accordance  with  the  Implementing  Agreement, the annual Programme of Work and Budget; and for the implementation of  decisions of the Executive Committee of the IEA‐RETD. The IEA‐RETD Foundation will be the  formal contracting party for the Implementing Body. 

The bureau of the IEA‐RETD Foundation is managed by Ecofys Netherlands B.V., under the  responsibility of David de Jager, Operating Agent. 

7

Application

process

The deadline for submission of proposals is: 

  Friday, 7 September 2012, at 12:00 noon (Central European Time). 

Proposals must be submitted by e‐mail to the following e‐mail address: 

  [email protected] ([email protected]) 

with “RE‐COMMUNICATE” in the subject line and to the attention of Kristian Petrick on behalf of  the Operating Agent of IEA‐RETD.  

For any additional inquiries regarding the project or application process, please contact the  Operating  Agent  at  the  e‐mail  address  mentioned  above  with  copy  to  [email protected] . 

Annexes

ANNEX I  IEA IMPLEMENTING AGREEMENT FOR RENEWABLE ENERGY TECHNOLOGY DEPLOYMENT    Available at www.iea‐retd.org under About IEA‐RETD ‐ Documents or via the direct link:    http://iea‐retd.org/wp‐content/uploads/2011/09/RETD‐IA‐Text.pdf 

ANNEX II  ORDER OF BUSINESS IN THE IEA‐RETD IMPLEMENTING PLAN 2006‐2010 (UPDATE JANUARY 

2010) 

  Available at www.iea‐retd.org under About IEA‐RETD ‐ Documents or via the direct link:    http://iea‐retd.org/wp‐content/uploads/2011/09/RETD‐Order‐of‐business‐2010‐01‐public.pdf    

ANNEX III TEMPLATE FOR IEA‐RETD INCEPTION AND PROGRESS REPORTS 

  Available at www.iea‐retd.org under About IEA‐RETD ‐ Documents or via the direct link:    http://iea‐retd.org/wp‐content/uploads/2011/09/RETD‐project‐monitoring‐template‐2010‐

01.pdf   

ANNEX IV TEMPLATE FOR IEA‐RETD FINANCIAL STATEMENTS 

  Available at www.iea‐retd.org under About IEA‐RETD ‐ Documents or via the direct link:    http://iea‐retd.org/wp‐content/uploads/2012/03/RETD‐project‐financial‐statement.xls   

ANNEX V  EXAMPLE OF AN IEA‐RETD CONTRACT