• No results found

Information Sharing Protocol for Surrey Assault Data Sharing Programme

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Information Sharing Protocol for Surrey Assault Data Sharing Programme"

Copied!
16
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

 

Information Sharing Protocol for  

Surrey Assault Data Sharing Programme 

 

 

 

Title:     Information Sharing Protocol for Surrey Assault Data Sharing Programme 

Author:  Gail Hughes, Public Health Lead, Surrey County Council 

For review:  31st December 2014 

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(2)

Scope and Purpose 

1.  This information sharing protocol is a level 2, context specific Information Sharing 

Protocol (ISP) within Surrey’s two‐tier information sharing. This ISP is compliant with 

the  general  principles  for  information  sharing  set  out  in  Surrey’s  Multi‐Agency 

Information Sharing Protocol (MAISP). Organisations that sign up to this information 

sharing protocol are therefore bound by the principles of the Surrey MAISP, the level 1 

over‐arching protocol, and are automatically signed up to the Surrey MAISP.  

2.  This ISP is supplementary to the SEC Health ISP, the Pan Hampshire ISP and Surrey 

MAISP  and has  been agreed  between  the  participating  partner  organisations  to 

support the regular sharing of anonymised information on violence‐related injury 

(assault) for the purpose of informing health service commissioning and violence 

prevention activity within the local community. 

3.  This ISP covers the exchange of information between: 

SURREY 

Surrey County Council  Surrey Police 

Ashford & St Peter’s Hospitals NHS Trust  Surrey & Sussex Healthcare NHS Trust  Frimley Park Hospital NHS Foundation Trust    Royal Surrey County Hospital NHS Foundation Trust  Epsom & St Helier University Hospitals NHS Trust  Surrey Downs Clinical Commissioning Group (CCG)  East Surrey CCG 

Guildford & Waverley CCG  Surrey Heath CCG 

Elmbridge Borough Council  Guildford Borough Council 

Reigate and Banstead Borough Council 

Runnymede Borough Council 

Spelthorne Borough Council  Surrey Heath Borough Council  Tandridge District Council  Waverley Borough Council  Woking Borough Council 

(3)

Mole Valley District Council  Epsom & Ewell Borough Council 

HAMPSHIRE 

Hampshire County Council 

Hampshire Constabulary 

Hart District Council 

Rushmoor Borough Council 

North East Hampshire & Farnham CCG  Basingstoke & Deane Borough Council 

WEST SUSSEX 

West Sussex County Council  Sussex Police 

Crawley CCG 

BERKSHIRE 

Bracknell Forest Council  Thames Valley Police  Bracknell & Ascot CCG 

LONDON BOROUGH OF SUTTON  

Sutton Council 

Merton CCG 

Sutton CCG   

4.  It supports the information sharing partner organisations involved.   It details the 

specific purposes for sharing and the data being shared, the required operational 

procedures,  consent  processes,  and  legal  justification  that  underpins  the 

disclosure/exchange of information. 

5.  Partners may only use the information disclosed to them under this ISP for the specific 

purpose(s) set out in this document. 

 

Reporting Requirements

7.  Acute trusts are contractually obliged to collect and share certain key pieces of 

information about patients attending Emergency Departments, Urgent Care and 

(4)

2013/14 NHS standard contract for acute, ambulance, community and mental health 

and learning disability services, Schedule 6C, Reporting Requirements, which states: 

Report and provide monthly data and detailed information relating to violence‐

related injury resulting in treatment being sought from Staff in A&E departments,  Urgent Care and Walk in Centres, and from Ambulance Services Paramedics (where  the casualties do not require A&E department, Urgent Care and Walk in Centre  attendance), to the local Community Safety Partnership (CSP) in accordance with 

applicable Guidance (College of Emergency Medicine Clinical Guidance Information 

Sharing  to  Reduce  Community  Violence  (July  2009).   Format  and  method  of 

delivery shall be in accordance with the applicable Guidance 

As detailed under the terms of the contract the Acute Trusts are required to report 

and provide anonymised data and information relating to violence‐related injury to 

the local Community Safety Partnerships (CSPs) on a monthly basis.  This should be 

carried out in line with the minimum dataset approved by the College of Emergency 

Medicine (2009) and in accordance with the Information Standards Board (ISB) for 

Health  and  Social  Care  ‘Information  Sharing  to  Tackle  Violence  Data  Set’ 

Requirement  Stage  Submission  (2013).    This  directive  has  been  developed  to 

introduce a new  national standard for  patient  administration systems (PAS) to 

enable A&E departments to collect data on violent assault and make it available to 

share with approved third party organization. The data collected will be in support of 

the coalition government’s commitment to reduce violent crime.  

Methods 

7.  The methods of sharing the information covered by this agreement are as follows:   Assault datai is collected electronically in Accident and Emergency (A&E) departments 

using the hospital’s Patient Administration System (PAS) by A&E receptionists trained in 

the data collection process.                   i  Definition of assault: ‘the intentional use of physical force or power, threatened or actual, against oneself,  another person, or against a group or community, that either results in or has a high likelihood of resulting in  injury, death, psychological harm, maldevelopment, or deprivation’ (World Health Organisation, 1996) 

(5)

 The following Data Setii is collected from the patient: 

Reporting period start date  

Reporting period end date  

Site code (of treatment)  Arrival date time at A&E 

department 

Assault date time  

   Assault method    Body part   01 Fist   02 Feet   03 Head   04 Other (specify)  

05 Combination of body parts  

06 Pushed      Weapon   07 Glass   08 Bottle   09 Knife  

10 Other bladed or sharp object 

(specify)  

11 Any blunt object (specify)  

12 Firearm  

13 Explosive  

14 Other weapon (specify)    

Other  

15 Patient asked but does not 

know/refuses to say  

16 Unknown (e.g. unable to 

collect data as patient died)    

Assault location 

   

01 Home or private address  

02 Other location (specify)   

 Assault location description    

 

 Wherever possible the following additional data items should be captured, however 

it is at the discretion of individual trusts as to whether this data is shared.  This data 

improves the intelligence available for use by responsible authorities in licensing 

      

 

ii Data Set extract from Information Standards Board (ISB) for Health and Social Care ‘Information Sharing to  Tackle Violence Data Set’ Requirement Stage Submission (2013) 

(6)

reviews and representations against licensed premises who may be in breach of their 

licensing conditions:    

Town (freetext) 

Approximate age of victim using the following age bands: 

<18  18‐34  35‐54  55‐74  75+ 

Gender of victim 

Last pub/bar/club victim was drinking in (freetext)iii    

 Where 01 is recorded, the ‘Assault location description’ must NOT be completed, as 

this could identify the patient   

 In respect of the need for a free text option for ‘Assault method other description’ 

this is required to identify and capture those incidents of an unusual assault method 

e.g. assault by biting or sword, and those occurrences of clustered assault method 

e.g. a spate of assaults with brick or baseball bat.    

 In respect of the need for a free text option for ‘Assault location description’ this is 

required to accurately identify the geographic location of the assault. The experience 

of the Cardiff model has found that as most assaults are related to licensed premises 

and due to the frequent nature by which these premises change licensee and trading 

name and indeed the commonality of trading name e.g. The Red Lion, any codified 

method of  identifying the assault location  as practically unworkable. The  local 

knowledge of the A&E department reception staff has proven to be a more reliable 

and up to date form of local geographic intelligence. The free text field also allows 

the data set to capture those assault locations which are not related to a private 

residence or commercial premise e.g. an assault in the street.   

 It is not necessary to obtain informed consent from patients before collecting the 

above  data.    However,  to  enable  patients  to  make  an  informed  decision  on 

disclosure, all patients should be made aware of the purpose of the data collection ‐ 

that  the  information  they  supply  will  be  anonymised  and  shared  with  other 

organisations to help prevent community violence, and of their right to opt out.  

Surrey County Council encourages the use of materials (posters and leaflets) within 

A&E Departments to communicate information on the purpose of the data collection 

and sharing.  It is the responsibility of hospital trusts to produce materials    

   

      

(7)

 The data will be shared in two ways.  Anonymous assault data will be:   Uploaded on an excel spreadsheet onto the Surreyi website 

(www.surreyi.gov.uk)iv directly by acute trusts or; 

 Sent to the Public Health Team (gail.hughes@surreycc.gcsx.gov.uk) within 

Surrey County Council who will upload the excel spreadsheet onto the 

Surrey‐i website on behalf of the acute trust.   

This will be done on a monthly basis during the first week of each month, using a 

standard  excel  template  provided  by  Surrey  County  Council  (see  example  in 

Appendix A).  The data will be stored securely on the Surreyi portal and will only be 

visible and accessible to key professionals with designated permissions.   Once the 

data is received by Public Health Team/uploaded onto Surreyi, it will be securely 

emailed to Surrey Police for dissemination among Police Licensing Enforcement 

Officers and Alcohol Enforcement Team Officers.   

 No patient identifiable information (PID) should be recorded by receptionists.  In the 

event that PID is entered in error (ie full address of victim/patient), then it is the 

responsibility of the acute trust to remove the identifiable information prior to 

sharing the data.     

Individuals Impacted by this ISP 

8.  The service users and/or carers which this ISP relates to include: 

 Patients attending A&E departments at the NHS trusts listed within at point 3 above.   

9.  The benefits include: 

  i)   A reduction in community violence 

  ii)  A reduction in assault attendances to A&E departments. 

 

Legal Justification for Sharing 

 

Please note:

 

Staff should not hesitate to share personal information in order to  prevent abuse or serious harm, in an emergency or in life‐or‐death situations. If  there are concerns relating to child or adult protection issues, the relevant  organisational procedures must be followed.

 

 

 

       iv 

For further information on the security of the Surreyi website, please see link below:  

(8)

Information to be Shared 

10.  Only the minimum necessary anonymous information consistent with the purposes 

set out in this document must be shared.  The data set is outlined at point 7 above. 

 

Fair Processing Information 

11.  The partners to this agreement recognise their duty under the Data Protection Act 

(1998) to provide information to individuals about fair processing.   The sharing of 

information under this agreement is covered by existing fair processing notices 

published by the partners to this agreement.     

Operational Procedures for Sharing 

12.  See point 7 above. 

 

Retention and Disposal 

13.  Information  disclosed  under  this  agreement  will  not  be  held  for  longer  than 

necessary to fulfil the purpose for which it was collected and will be disposed of 

securely  in  accordance  with  national  guidance  and  each  organisation’s  local 

information retention and disposal policy.  

 

Subject Access and Freedom of Information 

14.  Participating partner organisations acknowledge a duty to assist one another in 

meeting their individual responsibilities under the Data Protection Act 1998 and the 

Freedom of Information Act 2000 to provide information subject to this agreement 

in response to formal requests.   

 

Breach of Agreement 

15.  Any breach of this agreement should be reported and investigated in line with each 

partner  organisation’s  incident  reporting  and  management  procedure  and  any 

relevant statutory guidance. 

 

Complaints 

16.  Each partner organisation has a formal procedure by which individuals can direct 

their complaints regarding the application of this ISP.  

 

(9)

Review 

17.  This ISP will be subject to local approval and reviewed in 12 months or sooner if 

appropriate. 

Authorised Signatories 

 

In signing the document each signature is an undertaking to adopt the Agreement on behalf 

of  their organisation.    This  Information  Sharing Protocol  is  intended  to  facilitate  the 

exchange of information between signatories for any appropriate purpose.   Signatories to 

this protocol agree to the signatories’ commitments, and meet the standards outlined.  They 

commit  to  a  positive  and  legal  approach  to  information  sharing,  as  defined  in  this 

document. This protocol will be reviewed at least every 12 months.   Organisation

Executive (signature and print name)

Information Sharing Lead (print name and job title)

DPA Registration number

ISO 27001 Registration number (if available)

Date

When completed, please send a signed electronic or hard copy of this form to:   Gail Hughes: gail.hughes@surreycc.gcsx.gov.uk 

Public Health NHS Surrey 

Room G55 County Hall, Penrhyn Road 

Kingston Upon Thames 

KT1 2DN 

 

 

 

(10)

Contacts

 

20.  The primary contact for matters relating to the operation and management of this

  OA are: 

Information Sharing Partner Organisations  

SURREY  Responsible Persons 

Surrey County Council  Gail Hughes  Public Health Lead  gail.hughes@surreycc.gcsx.gov.uk  07881 328245    Richard Carpenter  Community Safety Officer ‐ Surrey Community Safety Unit  richard.carpenter@surreycc.gov.uk  0208 541 7334/7337    Surrey Police        Jamie Goldrick  Force Drugs & Alcohol Advisor  goldrick11924@surrey.pnn.police.uk  01483 637919    Ashford & St Peter’s Hospitals NHS Trust  Debbie Morgan  A&E Head Receptionist  Debbie.morgan@asph.nhs.uk    Surrey & Sussex Healthcare NHS Trust  Jackie Sandford  A&E Admin Lead  Jackie.sandford@sash.nhs,uk    Dr Julian Webb  Lead on Emergency Medicine  Julian.webb@sash.nhs.uk    Frimley Park Hospital NHS Foundation Trust    Karen Eifflaender  Head A&E Nurse  Karen.eifflaender@fph‐tr.nhs.uk    Linda Dawes  Head A&E Receptionist  linda.dawes@fph‐tr.nhs.uk    Royal Surrey County Hospital NHS Foundation  Trust  Tamsin Grant  A&E Senior clinical nurse manager  Tamsin.grant@nhs.net    Emily Lloyd   A&E Specialty Manager  Emily.lloyd1@nhs.net     

(11)

Epsom & St Helier University Hospitals NHS Trust  Charlotte O'Brien  General Manager for Medicine  Charlotte.obrien@esth.nhs.uk  07554 437176    EPSOM GENERAL HOSPITAL:  Annali Lawrenson   ED Consultant  Annali.Lawrenson@esth.nhs.uk    Julia McAlister   Matron  Julia.McAllister@esth.nhs.uk    ST HELIER HOSPITAL:  Amir Hassan  ED Consultant  Amir.Hassan@esth.nhs.uk    Emma Payne   Acting Service ED Service Manager  Emma.Payne@esth.nhs.uk    Surrey Downs Clinical Commissioning Group (CCG)  Miles Freeman  Chief Officer  Miles.Freeman@surreydownsccg.nhs.uk    East Surrey CCG    Karen Devanny  Director of Quality and Safety  karen.devanny@eastsurreyccg.nhs.uk    North East Hampshire & Farnham CCG    Alison Huggett  Nursing and Quality Director   alison.huggett@hampshire.nhs.uk  01252 335080 / 07767648745    North West Surrey CCG  n/a  Guildford & Waverley CCG    Lucy Botting  Director of Quality and Governance (Executive Nurse)  Lucy.Botting@GuildfordWaverleyCCG.nhs.uk  01483 243463 / 07710134426     Surrey Heath CCG  n/a  Elmbridge Borough Council  Peter Kipps  Community Safety Manager  Elmbridge Borough Council  pkipps@elmbridge.gov.uk    Annabel Crouch  Community Safety Officer  Elmbridge Borough Council  acrouch@elmbridge.gov.uk 

(12)

Guildford Borough Council  Marie Clarke  Community Safety Officer  Guildford Borough Council  Marie.Clarke@guildford.gov.uk    Reigate and Banstead Borough Council  Debbie Stitt  Community Safety Manager  Reigate & Banstead Borough Council  debbie.stitt@reigate‐banstead.gov.uk    Ben Murray  Licensing Team Leader  Ben.Murray@reigate‐banstead.gov.uk  01737 276672    Runnymede Borough Council  Wendy Roberts  Community Safety Manager  Runnymede Borough Council  wendy.roberts@runnymede.gov.uk    Spelthorne Borough Council  Keith McGroary  Senior Community Safety Officer  Spelthorne Borough Council  k.mcgroary@spelthorne.gov.uk    Surrey Heath Borough Council  Jayne Boitoult  Community Safety Officer  Surrey Heath Borough Council  Jayne.Boitoult@surreyheath.gov.uk    Tandridge District Council  Hilary New  Community Safety Manager  Tandridge District Council  hnew@tandridge.gov.uk    Waverley Borough Council  Eve Bartlett  Community Safety Officer  Waverley Borough Council  eve.bartlett@waverley.gov.uk    Rosie Dray  Community Safety Officer  Waverley Borough Council  Rosie.Dray@waverley.gov.uk    Woking Borough Council  Camilla Edmiston  Community Safety Officer  Woking Borough Council  camilla.edmiston@woking.gov.uk    Mole Valley District Council  Patrick McCord  Partnerships & Community Development Manager  Mole Valley District Council  patrick.mccord@molevalley.gov.uk     

(13)

Stella Keen  Senior Partnerships & Community Safety Officer  Mole Valley District Council  stella.keen@molevalley.gov.uk    Epsom & Ewell Borough Council  Kelvin Shooter  Community Safety Officer  Epsom & Ewell Borough Council  kshooter@epsom‐ewell.gov.uk    Andrew Eperson  Head of Policy and Partnerships  Epsom & Ewell Borough Council  aeperson@epsom‐ewell.gov.uk      HAMPSHIRE      Responsible Persons  Hampshire County Council      Christine Jackson*  Deputy Director of Public Health   02380 383330  Christine.jackson2@hants.gov.uk    Hampshire Constabulary  Terry Cuss  Partnership Inspector  terry.cuss@hampshire.pnn.police.uk   01962 871382    Hart District Council  Caroline Ryan  Community Safety Manager  Caroline.ryan@hart.gov.uk   01252 774476    Samantha Charlton  Community Safety Analyst (Safer North Hampshire)  Samantha.Charlton@communitysafetynh.org    Rushmoor Borough Council  Caroline Ryan  Community Safety Manager  Caroline.ryan@hart.gov.uk   01252 774476    Samantha Charlton  Community Safety Analyst (Safer North Hampshire)  Samantha.Charlton@communitysafetynh.org    Basingstoke & Deane Borough Council   Samantha Charlton  Community Safety Analyst (Safer North Hampshire)  Samantha.Charlton@communitysafetynh.org    North East Hampshire & Farnham CCG  Alison Huggett  Nursing and Quality Director   alison.huggett@hampshire.nhs.uk  01252 335080 / 07767648745   

(14)

WEST SUSSEX    Responsible Persons    West Sussex County Council  Holly Margetts*   Quality and Development Manager ‐ Alcohol Misuse  holly.margetts@westsussex.gcsx.gov.uk  01243 815393 / 07920 542658    Sussex Police    Jean Irving  Force Licensing & Public Safety Manager  Licensing Unit, Operations Dept  Jean.Irving@sussex.pnn.police.uk   01273 404221 Ext: 45268 / 07909 893682    Crawley CCG  n/a    BERKSHIRE      Responsible Persons  Bracknell Forest Council  Lisa McNally  Public Health Consultant  Lisa.McNally@bracknell‐forest.gov.uk    Gill Biddle*  Community Safety Information Officer  Gill.biddle@bracknell‐forest.gov.uk  01344 352268    Ian Boswell   Community Safety Manager   ian.boswell@bracknell‐forest.gov.uk   01344 352121 / 07795 968536    Thames Valley Police  Chief Inspector Simon Bowden  Local Police Area Commander (Bracknell Forest)   simon.bowden@thamesvalley.pnn.police.uk   01344 823410    Peter Owen‐Smith  Project Support Officer  Neighbourhood Policing and Partnerships  Peter.Owen‐Smith@thamesvalley.pnn.police.uk  01865 846187    Bracknell & Ascot CCG      Mary Purnell  Head of Operations  Mary.purnell@nhs.net     

LONDON BOROUGH OF SUTTON  

    Responsible Persons    Sutton Council      Sue Tree  Senior Public Health Commissioner  Sue.Tree@sutton.gov.uk  0208 770 4564   

(15)

Ian Kershaw  Head of  Planning and Performance‐ Sutton Safer  Partnership (police plus community)  Ian.kershaw@sutton.gov.uk    Chris Lyons  Performance & Information Manager  Chris.lyons@sutton.gov.uk    Sutton CCG    Megan Milmine  QIPP Programme Director  Megan.milmine@nhs.net  0208 2510145    Merton CCG      Dr. Kay W Eilbert  Director of Public Health  London Borough of Merton  Kay.eilbert@merton.gov.uk    *Area Lead   

(16)

APPENDIX

 

A

 

Surrey Hospital Assault Data ‐ Submission template (extracted from excel)

 

 

  Reporting 

Hospital  

Date & time  of assault  Assault  type  Which body  part or weapon  was used?  Assault  location  Name of  Town/Village Exact  location  Last pub/bar/club   victim was   drinking in  Approx age   of victim  Gender   of victim  1                                2                                3                                4                                5                                6                                7                                8                                9                                10                                11                                12                                13                                14                                15                                16                                17                                18                                19                                20                               

 

References

Related documents

Hofstra NSLIJ SOM-Cohen Childrens- University of Maryland Medical Center. Pediatrics

The amplifier will produce a lot more power at higher voltages, but the goal was to operate at 50 V on the drains to provide a comfortable safety margin on the voltage rating of

With 10 years of medical device related experience, he has published work on the design and optimization of bone fracture internal fixation devices, blood flow through

tent attorney would, and in fact did, know that the claim was barred by the statute of limitations. This holding thus does not foreclose all FDCPA liability in bankruptcy

China: The maximum residues limits of veterinary drugs in animals origin food.. Guidance on Method Validation..  GB/T 27404-2008 Criterion on quality control of laboratories-

The image classification algorithm based on convolutional neural network gives a lot of new ideas to target detection and object segmentation and achieves very

In this paper, we propose and implement a portfolio of post-quantum cryptographic primitives (CPA- secure encryption, CCA-secure KEM, CCA-secure public- key encryption, key exchange

Elliot and McGregor’s Achievement Goal Questionnaire (AGQ) and Elliot and Murayama’s revised Achievement Goal Questionnaire (AGQ-R) are widely used to assess