ค ม อระบบบร หารจ ดการเอกสาร สาหร บผ ใช งาน

(1)

คู่มือระบบบริหารจัดการเอกสาร

ส าหรับผู้ใช้งาน

(2)

สารบัญ

ระบบบริหารจัดการเอกสาร 2 1.ความหมายของระบบ 2 2.เข้าสู่ระบบงาน 2 3.ขั้นตอนการเข้าใช้ระบบ 4 4.สิทธิ์ในการใช้งาน 7 5.การบริหารจัดการเอกสาร 7

-

การสร้างแฟ้มเอกสาร 7

-

การแก้ไขแฟ้มเอกสาร 9

-

การลบแฟ้มเอกสาร 9

-

การสร้างเอกสารใหม่ 10 6.การเรียกดูข้อมูล 12

(3)

ระบบบริหารจัดการเอกสาร

1.ความหมายของระบบ จัดเก็บเอกสารในระบบเป็นหมวดหมู่แบบล าดับชั้น ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือระบุที่อยู่ของแหล่ง จัดเก็บข้อมูล และเชื่อมโยงระบบการสืบค้นข้อมูล ส าหรับการค้นหาเอกสารในระบบได้ 2.เข้าสู่ระบบงาน ระบบนี้เป็นระบบที่ใช้งานผ่าน Browser ดังนั้นผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบได้โดยการเข้าโปรแกรม Browser ดังนี้

Internet Explorer Chrome Mozilla Firefox

ส าหรับผู้ใช้ Internet Explorer ควรเป็น Version 8.00 ขึ้นไป เมื่อเปิด Browser แล้ว พิมพ์ URL Address เพื่อเข้าหน้า แนะน าประชาสัมพันธ์ (Splash page) ศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ

รูปที่ 1 แนะน าประชาสัมพันธ์ (Splash page) ศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ

(4)

จากรูปที่ 1 คลิกที่ปุ่ม “เข้าสู่เว็บไซด์>>” จะแสดงหน้าจอหลักแสดงข้อมูลที่น่าสนใจและระบบงานทั้งหมด ของศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ กระทรวงแรงงาน

(5)

3.ขั้นตอนการเข้าใช้ระบบ 1.คลิกที่ “ระบบ Intranet/Social Network ของโครงการ” เพื่อเข้าสู่ระบบงานภายในที่ ใช้เฉพาะเจ้าหน้าที่ภายในศูนย์ข้อมูลแรงงาน แห่งชาติเท่านั้น 2. ใส่รหัสเข้าใช้งานและรหัสผ่านต่อจากนั้น คลิกที่ปุ่ม “OK” เมื่อเข้าสู่หน้าจอ ระบบงาน ทั้งหมดที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งาน 3. เมื่อใส่รหัสเข้าใช้งานและรหัสผ่านแล้วจะแสดงข้อมูลทั่วไของศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ กระทรวงแรงงาน หรือ ระบบ Intranet/Social Networks จากนั้นคลิกที่ หมายเลข 1 ระบบสารสนเทศ เพื่อเข้าถึง ระบบ บริหารการประชุม รูปที่ 3 หน้าจอหลักระบบIntranet/Social Networks เมื่อคลิกที่เมนู “ระบบสารสนเทศ” จะแสดงระบบสารสนเทศทั้งหมดของศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ

(6)

รูปที่ 4 หน้าจอหลักระบบสารสนเทศแบ่งแยกตามการใช้งาน

จากรูปที่ 4 แสดงระบบงานทั้งหมด การเข้าสู่ระบบงานท าได้โดยคลิกไปที่ภาพของแต่ละระบบงาน หากผู้ใช้ ได้รับสิทธิการใช้งานจะสามารถคลิกเข้าไปในระบบงานนั้นได้ ผู้ใช้คลิกที่หมายเลข 1 เพื่อเข้าสู่ “ระบบบริหาร จัดการเอกสาร”

(7)

รูปที่ 5 ระบบบริหารจัดการเอกสาร หน้าจอระบบบริหารจัดการเอกสารประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

หมายเลข 1 เมนูในการเข้าสู่ระบบสารสนเทศพื้นฐาน ประกอบด้วยระบบต่างๆ ดังนี้ 1) ระบบ Intranet/Social Network

2) ระบบบริหารจัดการเอกสาร

3) ระบบบริหารจัดการฐานความรู้ (Knowledge Based Management) 4) ระบบบริหารการประชุม (Meeting Management System)

5) ระบบบริหารจัดการ การด าเนินงานส าหรับเจ้าหน้าที่ประจ าศูนย์ หมายเลข 2 การจัดแบ่งตู้เอกสาร (Cabinet) ของระบบจัดเก็บเอกสารที่เจ้าหน้าที่สร้างขึ้น เพื่อใช้ ส าหรับจัดเก็บข้อมูลและไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วย 1) เอกสารหน่วยงานต่างๆ 2) ความคืบหน้าโครงการ 3) ผลการด าเนินงาน 4) ข่าว ประกาศ ค าสั่ง 5) เอกสารระบบ KM 6) จดหมาย หนังสือเวียน 7) คู่มือ แบบฟอร์ม 8) เอกสารการประชุม

(8)

4.สิทธิ์ในการใช้งาน ก าหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารไว้ ดังนี้ 1) บริหารจัดการเอกสาร 2) เรียกดูและค้นหา รูปที่ 6 แสดงการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานจ าแนกตามหน่วยงาน หมายเลข 1 หน้าหลัก เมื่อคลิกที่หน้าหลัก จะกลับไปที่หน้าจอ รูปที่ 4 ระบบบริหารจัดการเอกสาร หมายเลข 2 เอกสารของหน่วยงานต่างๆ ที่จัดเก็บเอกสาร หมายเลข 3 การเพิ่มชื่อหน่วยงานที่ต้องการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานตนเอง หรือ การ สร้างแฟ้มเอกสารหลัก ระบบจะแสดง + Add document เฉพาะผู้ที่ได้รับ สิทธิ์ “บริหารจัดการเอกสาร” 5.การบริหารจัดการเอกสาร การบริหารจัดกาเอกสาร หมายถึง ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิสามารถท าการสร้างแฟ้มเอกสาร (Folder) ใหม่ สร้างแฟ้มเอกสารย่อยและเอกสารภายในแฟ้มพร้อมทั้งแนบไฟล์เอกสาร มีฟังก์ชั่นการท างาน ดังนี้ การสร้างแฟ้มเอกสาร รูปที่ 7 เมนูแสดงรายชื่อแฟ้มเอกสาร

(9)

รูปที่ 8 ฟังก์ชั่นการสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ จากรูปที่ 7 แสดงรายชื่อแฟ้มเอกสาร คลิกที่หมายเลข 1 Documents จะแสดงหน้าจอรูปที่ 8 ฟังก์ชั่นการ สร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ ต่อจากนั้น คลิกที่หมายเลข 2 New Folder จะแสดงหน้าจอตามรูปที่ 9 รูปที่ 9 สร้างแฟ้มเอกสารใหม่ (New Folder) จากรูปที่ 9 ใส่ชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องการสร้างใหม่ ต่อจากนั้น คลิกปุ่ม “Save” เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าระบบ ต่อจากนั้นระบบจะกลับมาหน้าจอแสดงรายชื่อหน่วยงาน ปรากฏชื่อแฟ้มข้อมูลใหม่แสดงขึ้นด้านบนสุดของ รายการ ดังรูปที่ 10

(10)

การแก้ไขแฟ้มเอกสาร คลิก “Documents” ที่เมนูด้านบน เลือกรายการข้อมูลที่ต้องการแก้ไข โดยการคลิก  ต่อจากนั้น คลิกที่เมนูด้านบน (ต าแหน่งที่ลูกศรชี้) “Edit Properties” รูปที่ 11 ฟังก์ชั่นการแก้ไขชื่อแฟ้มข้อมูล รูปที่ 12 หน้าจอการแก้ไขชื่อแฟ้มข้อมูล เมื่อคลิก “Edit Properties” จะแสดงหน้าจอการแก้ไขชื่อแฟ้มข้อมูล เมื่อท าการแก้ไขเสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูลที่แก้ไขเรียบร้อยแล้ว การลบแฟ้มเอกสาร คลิก “Documents” ที่เมนูด้านบน เลือกรายการข้อมูลที่ต้องการแก้ไข โดยการคลิก  ต่อจากนั้น คลิก ที่เมนูด้านบน (ต าแหน่งที่ลูกศรชี้) “Delete Document”

(11)

รูปที่ 13 ฟังก์ชั่นการลบแฟ้มข้อมูล

เมื่อคลิก “Delete Document “ จะมี POPUP หน้าต่างใหม่ขึ้นมาถามเพื่อยืนยันการลบข้อมูล กรณี ต้องการลบคลิกปุ่ม “OK”

การสร้างเอกสารใหม่

จากรูปที่ 6 คลิก “+ Add document “ เพื่อเตรียม Upload ไฟล์ขึ้นเครื่องแม่ข่าย ต าแหน่งในการแนบ ไฟล์ประเภทต่างๆ อยู่ที่ต าแหน่งหมายเลข 2 เลือกไฟล์ที่ต้องการน าเข้าระบบจัดเก็บเอกสาร จากนั้น คลิกปุ่ม “Ok”

รูปที่ 14 การ Upload Document สร้างแฟ้มเอกสารใหม่ จากรูปที่ 14 อธิบายการท างานได้ ดังนี้

หมายเลข 1 Choose File เพื่อเลือกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร

Overwrites existing Files  กรณีที่ Upload ชื่อไฟล์ที่เคยน าขึ้นไปแล้ว ให้ระบบท าการแทนที่ ไฟล์เดิมได้เลย

(12)

ให้ระบบจัดการไฟล์ให้ หมายเลข 2 แฟ้มข้อมูล (Folder) แฟ้มข้อมูลที่ก าลังจะสร้างไฟล์จัดเก็บเอกสาร กรณีที่ต้องการเปลี่ยน แฟ้มข้อมูลท าได้โดยการ คลิกปุ่ม “Choose Folder” ที่หน้าจอจะแสดงรายการแฟ้มเอกสารทั้งหมด ของตู้เอกสารของ หน่วยงานต่างๆ จากนั้น เลือกแฟ้มที่ต้องการแล้ว คลิกปุ่ม “Ok” เมื่อผู้ใช้ท าการ Upload File ที่ต้องการจัดเก็บแล้ว จะต้องด าเนินการใส่ข้อมูลรายละเอียดของเอกสารที่ จัดเก็บ มีหน้าจอ ดังนี้ รูปที่ 15 รายละเอียดเอกสารที่จัดเก็บ จากรูปที่ 15 แสดงการใส่ข้อมูลรายละเอียดเอกสารที่จัดเก็บ อธิบายได้ดังนี้ หมายเลข 1 แสดงผลการ Upload File หมายเลข 2 ชื่อไฟล์ที่ท าการ Upload File หมายเลข 3 รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์เอกสารที่ท าการจัดเก็บ

(13)

หมายเลข 4 วันที่สร้างเก็บเอกสาร ผู้สร้างเอกสาร หมายเลข 5 วันที่ท าการแก้ไขปรับปรุงและผู้ท าการแก้ไขเอกสาร หลังจากนั้น คลิกปุ่ม “Save” เพื่อท าการบันทึกข้อมูลเข้าระบบ รูปที่ 16 เอกสารที่ท าการจัดเก็บเรียบร้อยแล้ว 6.การเรียกดูข้อมูล ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์ใช้งาน “การเรียกดูข้อมูล” จะสามารถท าการค้นหา เปิดดูไฟล์แนบในเรื่องนั้นๆ จะไม่ สามารถท าการแก้ไข เพิ่มเอกสารใหม่ แนบเอกสารเพิ่มเติมได้ จะไม่มี ฟังก์ชั่น “+ Add document” รูปที่ 17 การแสดงแฟ้มข้อมูล ส าหรับสิทธิ์ การเรียกดูข้อมูล รูปที่ 18 การแสดงรายการเอกสาร ส าหรับสิทธิ์ การเรียกดูข้อมูล