ค ม อการใช โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO ส าน กงานป องก นควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา *********************

(1)

คูมือการใชโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร

PSO

สํานักงานปองกันควบคุมโรคที่

5 จังหวัดนครราชสีมา

********************* บทนํา โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร PSO คือฐานขอมูลที่จัดเก็บขอมูลภารกิจกลุมงานฐานขอมูล แฟมและเอกสารซึ่งฐานขอมูลเหลานี้มีความเกี่ยวของและเชื่อมโยงกันเปนฐานขอมูลเชิงสัมพันธ

จัดทําขึ้นดวยโปรแกรม Microsoft Access และ Visual Basic โดยงานสารสนเทศสํานักงาน ปองกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมาเปนผูจัดทําและพัฒนา เริ่มใชงานเมื่อเดือนธันวาคม

2547 เปนตนมา

ทรัพยากรที่ตองการใชในการติดตั้งโปรแกรม

1. คอมพิวเตอรที่มีระบบปฏิบัติการ Windows 9X ขึ้นไป

2. Microsoft Access 97 หรือ Microsoft Access 2000 3. ควรมีพื้นที่วางไมต่ํากวา 10 MB.

การติดตั้งโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร PSO

1. สรางโฟลเดอร ชื่อ PSO 1101 ไวที่ Desktop ของเครื่องคอมพิวเตอร

2. สรางโฟลเดอรยอยชื่อ ฐานขอมูลกลางไวที่โฟลเดอร PSO 1101 ที่สรางไวแลวตาม ขอ 1

3. Download โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร PSO จาก Web site ของสํานักงานปองกัน ควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมาที่ http://203.157.44.197/html/index.php

หัวขอโปรแกรม PSO มี 2 โปรแกรมไดแก DPC5_PSO.1101 สําหรับ Microsoft Access 97 และ DPC5_PSO.1101(2000) สําหรับ Microsoft Access 2000 มา เก็บไวที่ C:\Desktop\PSO 1101\ฐานขอมูลกลาง\ 4. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร PSO มีขนาดความจุในปจจุบัน 5.50 MB. การเรียกใชงาน 1. เรียกใชโปรแกรมที่ Desktop\PSO 1101\ฐานขอมูลกลาง\DPC5_PSO.1101.mdb 2. เรียกใชงานผานโปรแกรม Microsoft Access เมนูแฟม... เปดฐานขอมูล DPC5_PSO.1101.mdb

(2)

การใชงานโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร PSO 1. การเขาโปรแกรมดับเบิ้ลคลิกที่ DPC5_PSO.1101.mdb จะเขาสูโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร ดังภาพ ประกอบดวยขอมูลดังนี้ หมายเลข 1 คือ ขอมูลภารกิจ หมายเลข 2 คือ ขอมูลกลุมงาน หมายเลข 3 คือ ขอมูลฐานขอมูล หมายเลข 4 คือ ขอมูลแฟม หมายเลข 5 คือ ขอมูลเอกสาร หมายเลข 6 คือ ปุมคนหาแฟม หมายเลข 7 คือ ปุมคนหาเอกสาร หมายเลข 8 คือ ปุมพิมพรายงาน หมายเลข 9 คือ ปุมออกจากโปรแกรม 1 3 2 4 5 6 7 8 9

(3)

2. เลือกขอมูลภารกิจ มี 4 ตัวเลือก ไดแก รหัส 1 งานวิจัย รหัส 2 ถายทอดองคความรู รหัส 3 การเฝาระวังปองกันควบคุมโรค รหัส 4 งานสนับสนุน 3. เลือกขอมูลกลุมงาน มี 19 ตัวเลือก ไดแก รหัส 01.1 งานสารบรรณ รหัส 01.2 งานการเจาหนาที่ รหัส 01.3 งานการเงิน รหัส 01.4 งานพัสดุ รหัส 01.5 งานยานพาหนะ รหัส 02 กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ รหัส 3 กลุมโรคติดตอทั่วไป รหัส 41 งานเอดส

(4)

รหัส 42 งานวัณโรค รหัส 43 งานโรคเรื้อน รหัส 05 กลุมระบาดวิทยา รหัส 6 กลุมโรคไมติดตอ รหัส 07 กลุมโรคจากการประกอบอาชีพและสิ่งแวดลอม รหัส 08 กลุมโรคติดตอนําโดยแมลง รหัส 09 กลุมประชาสัมพันธและสารสนเทศ รหัส 08.1 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.1 ชัยภูมิ รหัส 08.2 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.2 นครราชสีมา รหัส 08.3 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.3 สุรินทร รหัส 08.4 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.4 ปากชอง

(5)

4. เลือกขอมูลฐานขอมูล ซึ่งฐานขอมูลมี 2 ชุดดังนี้ 4.1 ภารกิจรหัส 1 งานวิจัย , รหัส 2 ถายทอดองคความรูและรหัส 3 การเฝาระวัง ปองกันควบคุมโรค จะมีฐานขอมูลใหเลือก 10 ฐานขอมูลไดแก รหัส 01 ขอมูลโรค รหัส 02 ขอมูลดานประชากรสภาพแวดลอม รหัส 03 ขอมูลแผนงาน / โครงการ รหัส 04 ขอมูลวิชาการวิจัย รหัส 05 ขอมูลคูมือแนวทางการปฏิบัติงาน รหัส 06 ขอมูลเครือขายหนวยงานที่เกี่ยวของ รหัส 07 ขอมูลดานยุทธศาสตรนโยบายพรบ. กม. รหัส 08 ขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญ รหัส 09 ขอมูล Web Site รหัส 10 ขอมูลอื่นๆ 4.2 ภารกิจรหัส 4 งานสนับสนุน จะมีฐานขอมูลใหเลือก 12 ฐานขอมูลไดแก รหัส 01 ขอมูลธุรการ รหัส 02 ขอมูลการเจาหนาที่ รหัส 03 ขอมูลการเงิน รหัส 04 ขอมูลพัสดุ รหัส 05 ขอมูลยานพาหนะ รหัส 06 ขอมูลวิชาการ รหัส 07 ขอมูลคูมือแนวทางการปฏิบัติงาน รหัส 08 ขอมูลหนวยงานที่เกี่ยวของ รหัส 09 ขอมูลนโยบายพรบ. กม. รหัส 10 ขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญ รหัส 11 ขอมูล Web Site รหัส 12 ขอมูลอื่นๆ

(6)

5. เมื่อเลือกขอมูลที่ตองการจะแสดงรายชื่อแฟมทั้งหมดที่อยูในภารกิจกลุมงานฐานขอมูล นั้นและจะแสดงรายชื่อเอกสารทั้งหมดที่อยูในแฟมดวย

(7)

6. การคนหาแฟม 6.1 คลิกที่ปุมคนหาแฟม 6.2 เติมขอความบางสวนของชื่อแฟมที่ตองการคนหาในชองชื่อแฟม 6.3 คลิกที่ปุมเริ่มคนหา 6.4 จะแสดงรหัสแฟมชื่อแฟมสถานที่เก็บแฟมที่ทานตองการทราบ 6.5 รหัสแฟม 1-05-03-001 จะแสดงถึง 1 (ภารกิจวิจัย) – 05 (กลุมระบาดวิทยา) – 03 (ฐานขอมูลแผนงาน / โครงการ) – 001 (แฟมที่) 6.6 แฟมที่คนหาพบมีจํานวน 30 ระเบียน (แฟม) 6.7 ออกจากการคนหาแฟมคลิกที่ปุม Close Form 7. การคนหาเอกสาร 7.1 คลิกที่ปุมคนหาเอกสาร 7.2 เติมขอความบางสวนของชื่อเอกสารที่ตองการคนหาในชองชื่อเอกสาร 7.3 คลิกที่ปุมเริ่มคนหา 7.4 จะแสดง รหัสภารกิจ รหัสกลุมงาน รหัสฐานขอมูล รหัสแฟมลําดับเอกสาร ชื่อ เอกสารสถานที่เก็บเลขที่หนังสือและวันที่หนังสือ ของเอกสารที่ทานตองการทราบ 7.5 เอกสารที่คนหาพบมีจํานวน 30 ระเบียน (เอกสาร) 7.6 ออกจากการคนหาเอกสารคลิกที่ปุม Close Form

(8)

8. การพิมพรายงาน

8.1 คลิกที่ปุมพิมพรายงาน

8.2 เลือกรายงานจากภารกิจ

8.3 เลือกภารกิจที่ตองการพิมพรายงาน

(9)

8.5 แสดงรายงานจากภารกิจงานวิจัย ถาตองการพิมพออกทางเครื่องพิมพเลือกเมนู แฟม.. พิมพหรือคลิกที่ปุม

8.6 ออกจากการคนหาเอกสารคลิกที่ปุมปดและคลิกที่ปุม Close Form

9. การออกจากโปรแกรม

(10)

ประโยชนการใชงาน 1. การจัดเก็บแฟมและเอกสารเปนระบบมากยิ่งขึ้น 2. มีความสะดวกในการจัดเก็บขอมูล 3. มีระบบการคนหาชื่อแฟมชื่อเอกสารและสามารถทราบตําแหนงที่เก็บแฟมเอกสารทําให คนหาแฟมและเอกสารไดอยางสะดวกและรวดเร็ว 4. สามารถเพิ่มลบและปรับปรุงขอมูลได ทําใหขอมูลมีความคลอบคลุม และทันสมัยอยู เสมอ 5. สามารถทํารายงานตามภารกิจและจัดพิมพได ---